Puesta en marcha de las actuaciones notariales «online»

La Ley 11/2023, de 8 de mayo, publicada en el BOE de 9 de mayo de 2023, supuso la trasposición de determinadas directivas de la Unión Europea, entre ellas, la relativa a la digitalización de actuaciones notariales y registrales. Es por ello que modifica la Ley Hipotecaria y la Ley del Notariado con el objetivo de facilitar la prestación de los servicios notariales y registrales sin necesidad de presencia física.

Por lo que aquí interesa, debemos hacer referencia a la modificación de la Ley del Notariado (art. 34 de la Ley 11/2023, de 8 de mayo) cuya entrada en vigor está prevista a los 6 meses de la publicación de la norma en el BOE, es decir, entrará en vigor el 9 de noviembre de 2023.

Esto supone un antes y un después en las actuaciones notariales, ya que, por primera vez, a partir de esta fecha, los notarios podrán prestar servicios online, es decir, sin necesidad de desplazarse, pero con la misma seguridad jurídica que cuando se acude a una notaría. La autorización y firma de los documentos notariales por vía online se llevará a cabo en la sede electrónica notarial mediante el uso de videoconferencia y firma electrónica cualificada. El acceso a la sede se hará a través del Portal Notarial del Ciudadano.

El preámbulo de la Ley 11/2023, de 8 de mayo, se refiere a la finalidad de la modificación de la Ley del Notariado en los siguientes términos:

«La Ley del Notariado se modifica con el fin de regular un protocolo electrónico que refleje las matrices de los instrumentos públicos, la posibilidad de consulta digital motivada de un índice único informatizado general por el Consejo General del Notariado y las administraciones públicas y la introducción de un nuevo artículo que establece la posibilidad de otorgamiento de ciertos instrumentos a través de videoconferencia y comparecencia electrónica, así como disposiciones en materia de seguridad y archivos.

Se introducen las modificaciones pertinentes en la legislación sobre medidas fiscales, administrativas y de orden social para permitir la utilización por registradores de sistemas de videoconferencia e interoperabilidad con otros Registros, a los efectos del ejercicio de sus respectivas funciones públicas establecidas en la Ley Hipotecaria y demás leyes que le sean de aplicación y el acceso por los interesados en la aplicación abierta en la sede electrónica de los registradores utilizando los sistemas de identificación electrónica. Asimismo, se dispone que los sistemas de información y comunicación que se utilicen por registradores y notarios deberán ser interoperables entre sí para facilitar su comunicación e integración».

Entonces ¿cuáles son las actuaciones notariales que podrán realizarse electrónicamente? Para dar respuesta a esta cuestión es necesario traer a colación el apartado 3 del artículo 17 bis y el nuevo artículo 17 ter de la Ley del Notariado los que, tras la modificación operada por la citada Ley 11/2023, de 8 de mayo, permitirán a partir del 9 de mayo de 2023 la realización telemática de las actuaciones que señalamos a continuación.

Por un lado, el notario podrá expedir, con el consiguiente ahorro en papel y desplazamientos, copias autorizadas con su firma electrónica cualificada bajo las mismas condiciones que las copias en papel, con la indicación al pie de copia del destinatario, previa comprobación de su interés legítimo. La copia autorizada se remitirá a través de la sede electrónica notarial. Del mismo modo remitirá copia simple electrónica con mero valor informativo, incorporando la sede electrónica notarial sello electrónico con marca de tiempo confiable.

Por otro lado, podrán otorgar y autorizar a través de videoconferencia como cauce para el ejercicio de la función pública notarial los siguientes actos o negocios jurídicos:

• Las pólizas mercantiles. La remisión de la póliza por la entidad de crédito a la sede electrónica notarial implicará su consentimiento al negocio documentado, salvo que en ella se prevea lo contrario.
• La constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles de toda clase previstos en la legislación mercantil, así como el otorgamiento de cualquier otro acto societario, siempre que en caso de contener aportaciones de los socios al capital social sean dinerarias.
• Los poderes de representación procesal, para la actuación ante las Administraciones públicas, así como los electorales, y los poderes para actos concretos. No será posible la autorización por videoconferencia de poderes generales o preventivos.
• La revocación de poderes, excepto los generales preventivos.
• Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
• Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.
• Los testimonios de legitimación de firmas.
• Los testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.
• Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
• La conciliación, salvo que el notario considere conveniente la presencia física para el buen fin del expediente.
• Aquellos otros actos y negocios jurídicos que se determinen reglamentariamente.

Como hemos visto existen otros trámites notariales frecuentes en la práctica ciudadana que quedan fuera del sistema anterior —testamentos en general, documentos matrimoniales, hipotecas...—, si bien esto no supone que los particulares no puedan aprovechar el portal digital de los notarios y sistemas como la videoconferencia para agilizar los trámites.

En definitiva, a partir del 9 de noviembre de 2023 se espera que la práctica notarial en general sea más ágil, si bien respetando en todo momento la máxima seguridad que al respecto proporciona el uso de la firma electrónica cualificada de los notarios, su sede electrónica y la red privada notarial.