El Reglamento sobre reconocimiento de documentos públicos entre países miembros de la UE es aplicable.

A pesar de encontrarse en vigor desde el 15 de agosto de 2016 ha sido a partir del 16 de febrero de 2019 cuando resultará aplicable el Reglamento sobre reconocimiento de documentos públicos entre países miembros de la Unión Europea.

La aplicación del Reglamento, obligatoria en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro, simplifica la circulación de determinados documentos públicos.

Fin a una serie de procedimientos burocráticos

• Se suprime la obligatoriedad del sello de autenticidad (la apostilla). Los documentos públicos (por ejemplo, una partida de nacimiento, un acta de matrimonio o una resolución judicial) y sus copias certificadas expedidas por las autoridades de un país de la UE deben ser aceptados como auténticos por las autoridades de otro país de la UE sin necesidad de la apostilla como hasta el momento;
  
  
• Se suprime la obligación que se imponía a los ciudadanos de facilitar al mismo tiempo el original del documento público y una copia certificada; cuando un país de la UE permite la presentación de una copia certificada de un documento público en lugar del original, las autoridades de dicho país deben aceptar una copia certificada del mismo en el país de la UE en el que se haya expedido el documento público;
  
  
• el Reglamento suprime la obligación que se imponía a los ciudadanos de facilitar una traducción de los documentos públicos; si el documento público no está redactado en una de las lenguas oficiales del país de la UE que solicita el documento, los ciudadanos pueden solicitar a las autoridades un impreso estándar multilingüe, disponible en todas las lenguas de la UE; este impreso puede adjuntarse a su documento público para soslayar los requisitos de traducción; cuando un ciudadano presenta un documento público junto con un impreso estándar multilingüe, la autoridad receptora solo podrá exigir una traducción del documento público en circunstancias excepcionales; dado que no todos los impresos estándar multilingües se expiden en todos los países de la UE, los ciudadanos pueden comprobar aquí qué formularios se expiden en su país de la UE;

• si las autoridades del país de la UE receptor exigen una traducción certificada del documento público presentado por el ciudadano, deben aceptar una traducción certificada hecha en cualquier país de la UE.

Salvaguardias contra los documentos públicos fraudulentos

• Si la autoridad receptora tiene dudas fundadas sobre la autenticidad de un documento público que le haya sido presentado, podrá comprobar su autenticidad ante la autoridad de expedición en el otro país de la UE a través de la actual plataforma informática, el Sistema de Información del Mercado Interior (IMI).

¿Qué documentos públicos entran en el ámbito de aplicación del reglamento?

Es importante destacar que el Reglamento aborda la autenticidad de los documentos públicos, pero no el reconocimiento de sus efectos jurídicos en otro país de la UE. El reconocimiento de los efectos jurídicos de un documento público sigue estando regulado por la legislación nacional del país de la UE en el que el ciudadano presenta el documento.

Se entiende por «documentos públicos» los documentos expedidos por una autoridad pública, como:

• los documentos dimanantes de un órgano jurisdiccional o de un funcionario vinculado a un órgano jurisdiccional;
• los documentos administrativos;
• las actas notariales;
• las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados;
• los documentos diplomáticos y consulares.

De esta forma, la Administración española no podrá exigir la apostilla de un documento público expedido en otro Estado de la Unión Europea,  cuando el objetivo del mismo sea sobre estas materias o ámbitos:

• el nacimiento;
  
  
• el hecho de que una persona está viva;
  
  
• la defunción;
  
  
• el nombre;
  
  
• el matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil);
  
  
• el divorcio, la separación judicial o la anulación del matrimonio;
  
  
• la unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para registrarse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada);
  
  
• la cancelación del registro de una unión de hecho, la separación judicial o la anulación de una unión de hecho registrada;
  
  
• la filiación;
  
  
• la adopción;
  
  
• el domicilio o la residencia;
  
  
• la nacionalidad;
  
  
• la ausencia de antecedentes penales;
  
  
• el derecho de sufragio activo y pasivo en las elecciones municipales y en las elecciones al Parlamento Europeo.

Fuente: Portal Europeo de e-Justicia