Caso práctico: ¿tienen las asesorías obligación de conservar la información de los clientes? (FISCAL)

PLANTEAMIENTO

Un cliente de una asesoría, descontento con el trato recibido en los últimos meses, decide cambiar de asesoría. La asesoría llevaba prestándole servicio durante los últimos diez años.

Se pregunta esta acerca de las obligaciones, por su parte, como colaborador social, respecto a la salvaguarda de la información fiscal y contable que obra en su poder en relación con este cliente.

RESPUESTA

La obligación de salvaguardar la documentación de los contribuyentes es única y exclusivamente de estos. Efectivamente, la normativa no establece obligación alguna a los asesores o gestores respecto de la conservación de la documentación de los contribuyentes que contraten sus servicios en el desarrollo de su actividad como colaboradores sociales.

No obstante lo anterior, es lo cierto que existen ciertas situaciones en las que cabe la posibilidad por parte de las asesorías y gestorías de conservar información de sus clientes. Sobre esta cuestión se ha pronunciado la Dirección General de Tributos en su consulta vinculante (V3340-13), de 12 de noviembre de 2013, al establecer que:

«Respecto de la obligación de conservar las nóminas de los trabajadores de las empresas clientes, el artículo 29 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria,  regula las obligaciones tributarias formales derivadas de las relaciones jurídico-tributarias. En concreto, el apartado 2, letra e), de dicho precepto establece que los obligados tributarios deben "conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias".

Solo en el supuesto de que la documentación a la que se refiere la consulta incidiese en el cumplimiento de las obligaciones tributarias del consultante, este debería conservarla a efectos fiscales, tal y como se derivaría del artículo 29.2.e) de la LGT.

En relación con la entrega de la documentación a las antiguas empresas clientes, debe destacarse que la normativa tributaria regula las obligaciones tributarias derivadas de las relaciones jurídico-tributarias, no correspondiendo a este centro directivo pronunciarse sobre la obligación de entrega de la documentación a las empresas clientes en la medida en que excede del ámbito tributario en sentido estricto, al referirse a una relación jurídico privada entre la consultante y su cliente».

No obstante lo anterior también hay que tener en cuenta lo que dispone el artículo 33 de la LOPDGDD, en sus apartados 3 y 4, según el cual:

«3. El responsable del tratamiento determinará si, cuando finalice la prestación de los servicios del encargado, los datos personales deben ser destruidos, devueltos al responsable o entregados, en su caso, a un nuevo encargado.

No procederá la destrucción de los datos cuando exista una previsión legal que obligue a su conservación, en cuyo caso deberán ser devueltos al responsable, que garantizará su conservación mientras tal obligación persista.

4. El encargado del tratamiento podrá conservar, debidamente bloqueados, los datos en tanto pudieran derivarse responsabilidades de su relación con el responsable del tratamiento».

En consecuencia, habrá de contemplarse no solo que existe una obligación legal de destruir o devolver los datos, sino que cuando estos tienen incidencia sobre la actividad, por ejemplo la factura que emitimos a dicho cliente, o sobre las posibles repercusiones legales o administrativas que podamos tener por la prestación de los servicios, podremos conservar la documentación que exclusivamente se vea afectada por tales situaciones. Nótese, a este respecto, sobre la devolución de los datos cuando estos poseen la obligación legal de conservarse, que prácticamente todos los documentos en el ámbito fiscal y contable poseen obligación de salvaguarda (en concreto, todos los relacionados con la justificación de las operaciones, beneficios fiscales, deducciones, bonificaciones, bases pendientes...).

En conclusión, la obligación de salvaguardar la documentación de los contribuyentes es única y exclusivamente suya a pesar de que exista la creencia de que las asesorías y gestorías deben hacerlo.