Caso práctico: Cotización de dietas y gastos de desplazamiento tras las modificaciones normativas en los años 2012 y 2013

PLANTEAMIENTO

Cotización de dietas y gastos de desplazamiento tras las modificaciones normativas.

El Art. 17 ,Real Decreto-ley 20/2012, de 13 de julio, de medidas para garantizar la estabilidad presupuestaria y de fomento de la competitividad (con efectos de 15/07/2012) y el posterior DF3 ,Real Decreto-ley 16/2013, de 20 de diciembre (con efectos de 22/12/2013), modificaron en su momento elderogado  Art. 109 ,Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio (actual Art. 147 ,Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre) que regula las bases de cotización homogeneizando el tratamiento de ciertas rentas que hasta ese momento estaban exentas de cotización pero se consideraban rentas a efectos del IRPF y están gravadas.

RESPUESTA

Actualmente, las dietas y gastos de desplazamiento las excepciones en la cotización, se hallan sujetas a límites de carácter cuantitativo, siendo necesario cotizar por las cantidades que excedan:

• Gastos de estancia (en municipio distinto), exceso del importe justificado
• Gastos de manutención con pernocta (en España y municipio distinto), exceso de 53,34€/día
• Gastos de manutención con pernocta (en el extranjero), exceso de 91,35€/día
• Gastos de manutención sin pernocta (en España en municipio distinto), el exceso de 26,68€/día
• Gastos de manutención sin pernocta (en el extranjero), exceso de 48,08€/día
• Kilometraje: Exceso de 0,19 € por kilómetro recorrido

ANÁLISIS

El actual apdo. 2, Art. 147 ,LGSS dice:

Esta redacción supone que, actualmente, han de incluirse en la base de cotización ciertos conceptos que historicamente estaban exentos:

• Cantidades por quebranto de moneda
• Indemnizaciones por desgaste de útiles o herramientas
• Indemnizaciones por gastos por adquisición de prendas de trabajo
• Los productos en especia concedidos por la empresa
• Las percepciones por matrimonio

En relacion con las dietas y gastos de desplazamiento las excepciones en la cotización, se hallan sujetas a límites de carácter cuantitativo. De tal modo que las percepciones que superen el umbral fijado bien en el reglamento bien en la propia ley, aún entregadas con carácter indemnizatorio, integrarán la base de cotización. Con carácter general, se exceptúan de gravamen o retención las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos que pueden ser considerados como normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, siempre que cumplan los siguientes requisitos:

1. Los gastos de manutención y estancia deben producirse en municipio distinto del lugar de trabajo habitual del trabajador y del que constituya su residencia habitual.
2. Los desplazamientos y permanencia de los trabajadores en un municipio diferente del habitual de trabajo y del de residencia no pueden ser superiores a los 9 meses ininterrumpidos (1)
3. Los gastos deben producirse por alojamiento y manutención en establecimientos de hostelería.
4. Deben acreditarse los días y lugares de desplazamiento, así como su razón o motivo.
5. Las cuantías máximas diarias no gravadas ni sujetas a retención, de acuerdo con el Art. 9 ,Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, son las que aparecen en el cuadro siguiente:

En el caso de pago de dietas sin justificación documental es necesario acreditar la realidad del desplazamiento y la justificación del mismo. (2)

BASE JURÍDICA

- Art. 17 ,Real Decreto-ley 20/2012, de 13 de julio, de medidas para garantizar la estabilidad presupuestaria y de fomento de la competitividad.

- DF3 ,Real Decreto-ley 16/2013, de 20 de diciembre, de medidas para favorecer la contratación estable y mejorar la empleabilidad de los trabajadores.

- Derogado Art. 109 ,Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social.

- Art. 17 ,Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social.

(1) No se considera interrumpida la permanencia por ausencias temporales como vacaciones, enfermedad, etc, sino por el cambio de destino.
Para el cómputo de los citados 9 meses ha de tenerse en cuenta:
2.a) El plazo de nueve meses se computa de fecha a fecha, aunque el periodo de desplazamiento se encuentre comprendido en dos diferentes años naturales.
2.b) Si el plazo de 9 meses comprende parte de dos ejercicios, y en el segundo período se supera el mencionado plazo, la empresa pagadora de las dietas debe proceder a practicar la regularización de la retención, pero sin que se incluyan en esta regularización las dietas percibidas por el trabajador en el ejercicio anterior.
2.c) Si el desplazamiento y permanencia del trabajador a lo largo del año sea superior al límite máximo de 9 meses sumando los desplazamientos a distintos municipios en el mismo año; ello no impediría la aplicación de la exceptuación de gravamen de las dietas, siempre que se cumpla el resto de los requisitos reglamentarios

(2) Si las cantidades pagadas a tanto alzado son superiores a las indicadas, aún en el caso de que las máximas indicadas no alcanzaren a cubrir el gasto real efectuado por el trabajador, el exceso estará sujeto al impuesto y, consecuentemente, a su sistema de retenciones. Por el contrario, si los gastos reales no alcanzan los importes máximos indicados en el anterior cuadro, pero la empresa pagadora los satisface, el exceso entre el gasto y la dieta no está sujeto al Impuesto ni a su sistema de retenciones.