Caso práctico: Cotización de dietas y gastos de desplazamiento tras las modificaciones normativas en los años 2012 y 2013

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  • Orden: Laboral
  • Fecha última revisión: 13/04/2016
  • Origen: Iberley

PLANTEAMIENTO

Cotización de dietas y gastos de desplazamiento tras las modificaciones normativas.

El Art. 17 ,Real Decreto-ley 20/2012, de 13 de julio, de medidas para garantizar la estabilidad presupuestaria y de fomento de la competitividad (con efectos de 15/07/2012) y el posterior DF3 ,Real Decreto-ley 16/2013, de 20 de diciembre (con efectos de 22/12/2013), modificaron en su momento elderogado  Art. 109 ,Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio (actual Art. 147 ,Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre) que regula las bases de cotización homogeneizando el tratamiento de ciertas rentas que hasta ese momento estaban exentas de cotización pero se consideraban rentas a efectos del IRPF y están gravadas.

RESPUESTA

Actualmente, las dietas y gastos de desplazamiento las excepciones en la cotización, se hallan sujetas a límites de carácter cuantitativo, siendo necesario cotizar por las cantidades que excedan:

  • Gastos de estancia (en municipio distinto), exceso del importe justificado
  • Gastos de manutención con pernocta (en España y municipio distinto), exceso de 53,34€/día
  • Gastos de manutención con pernocta (en el extranjero), exceso de 91,35€/día
  • Gastos de manutención sin pernocta (en España en municipio distinto), el exceso de 26,68€/día
  • Gastos de manutención sin pernocta (en el extranjero), exceso de 48,08€/día
  • Kilometraje: Exceso de 0,19 € por kilómetro recorrido

ANÁLISIS

El actual apdo. 2, Art. 147 ,LGSS dice:

“[…] 2. Únicamente no se computarán en la base de cotización los siguientes conceptos:

a) Las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto, cuando utilice medios de transporte público, siempre que el importe de dichos gastos se justifique mediante factura o documento equivalente.

b) Las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto, no comprendidos en el apartado anterior, así como para gastos normales de manutención y estancia generados en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia, en la cuantía y con el alcance previstos en la normativa estatal reguladora del Impuesto sobre la Renta de la Personas Físicas.

c) Las indemnizaciones por fallecimiento y las correspondientes a traslados, suspensiones y despidos.

Las indemnizaciones por fallecimiento y las correspondientes a traslados y suspensiones estarán exentas de cotización hasta la cuantía máxima prevista en norma sectorial o convenio colectivo aplicable.

Las indemnizaciones por despido o cese del trabajador estarán exentas en la cuantía establecida con carácter obligatorio en el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, en su normativa de desarrollo o, en su caso, en la normativa reguladora de la ejecución de sentencias, sin que pueda considerarse como tal la establecida en virtud de convenio, pacto o contrato.

Cuando se extinga el contrato de trabajo con anterioridad al acto de conciliación, estarán exentas las indemnizaciones por despido que no excedan de la que hubiera correspondido en el caso de que este hubiera sido declarado improcedente, y no se trate de extinciones de mutuo acuerdo en el marco de planes o sistemas colectivos de bajas incentivadas.

Sin perjuicio de lo dispuesto en los párrafos anteriores, en los supuestos de despido o cese como consecuencia de despidos colectivos, tramitados de conformidad con lo dispuesto en el artículo 51 del texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, o producidos por las causas previstas en el artículo 52.c) del citado texto refundido, siempre que en ambos casos se deban a causas económicas, técnicas, organizativas, de producción o por fuerza mayor, quedará exenta la parte de indemnización percibida que no supere los límites establecidos con carácter obligatorio en el mencionado Estatuto para el despido improcedente.

d) Las prestaciones de la Seguridad Social, las mejoras de las prestaciones por incapacidad temporal concedidas por las empresas y las asignaciones destinadas por estas para satisfacer gastos de estudios dirigidos a la actualización, capacitación o reciclaje del personal a su servicio, cuando tales estudios vengan exigidos por el desarrollo de sus actividades o las características de los puestos de trabajo.

e) Las horas extraordinarias, salvo para la cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social. [..]”

Esta redacción supone que, actualmente, han de incluirse en la base de cotización ciertos conceptos que historicamente estaban exentos:

  • Cantidades por quebranto de moneda
  • Indemnizaciones por desgaste de útiles o herramientas
  • Indemnizaciones por gastos por adquisición de prendas de trabajo
  • Los productos en especia concedidos por la empresa
  • Las percepciones por matrimonio

En relacion con las dietas y gastos de desplazamiento las excepciones en la cotización, se hallan sujetas a límites de carácter cuantitativo. De tal modo que las percepciones que superen el umbral fijado bien en el reglamento bien en la propia ley, aún entregadas con carácter indemnizatorio, integrarán la base de cotización. Con carácter general, se exceptúan de gravamen o retención las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos que pueden ser considerados como normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, siempre que cumplan los siguientes requisitos:

  1. Los gastos de manutención y estancia deben producirse en municipio distinto del lugar de trabajo habitual del trabajador y del que constituya su residencia habitual.
  2. Los desplazamientos y permanencia de los trabajadores en un municipio diferente del habitual de trabajo y del de residencia no pueden ser superiores a los 9 meses ininterrumpidos (1)
  3. Los gastos deben producirse por alojamiento y manutención en establecimientos de hostelería.
  4. Deben acreditarse los días y lugares de desplazamiento, así como su razón o motivo.
  5. Las cuantías máximas diarias no gravadas ni sujetas a retención, de acuerdo con el Art. 9 ,Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, son las que aparecen en el cuadro siguiente:

..

España

Extranjero

Gastos de alojamiento y manutención (gastos Justificados)

Cuantía justificada documentalmente

Cuantía justificada documentalmente

Gastos de alojamiento y manutención (sin justificar el pago)

Con pernoctación

53,34 €/dia

91,35 €/ dia

Sin pernoctación

26,67 €/dia

48,08 €/ dia

Gastos de viaje y desplazamiento

Desplazamiento en transporte público

Cuantía justificada documentalmente

Cuantía justificada documentalmente

Desplazamiento en coche propio del empleado

0, 19 €/ km + gastos de peaje y aparcamiento

0, 19 €/ km + gastos de peaje y aparcamiento

En el caso de pago de dietas sin justificación documental es necesario acreditar la realidad del desplazamiento y la justificación del mismo. (2)

BASE JURÍDICA

- Art. 17 ,Real Decreto-ley 20/2012, de 13 de julio, de medidas para garantizar la estabilidad presupuestaria y de fomento de la competitividad.

- DF3 ,Real Decreto-ley 16/2013, de 20 de diciembre, de medidas para favorecer la contratación estable y mejorar la empleabilidad de los trabajadores.

- Derogado Art. 109 ,Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social.

- Art. 17 ,Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social.

(1) No se considera interrumpida la permanencia por ausencias temporales como vacaciones, enfermedad, etc, sino por el cambio de destino.
Para el cómputo de los citados 9 meses ha de tenerse en cuenta:
2.a) El plazo de nueve meses se computa de fecha a fecha, aunque el periodo de desplazamiento se encuentre comprendido en dos diferentes años naturales.
2.b) Si el plazo de 9 meses comprende parte de dos ejercicios, y en el segundo período se supera el mencionado plazo, la empresa pagadora de las dietas debe proceder a practicar la regularización de la retención, pero sin que se incluyan en esta regularización las dietas percibidas por el trabajador en el ejercicio anterior.
2.c) Si el desplazamiento y permanencia del trabajador a lo largo del año sea superior al límite máximo de 9 meses sumando los desplazamientos a distintos municipios en el mismo año; ello no impediría la aplicación de la exceptuación de gravamen de las dietas, siempre que se cumpla el resto de los requisitos reglamentarios

(2) Si las cantidades pagadas a tanto alzado son superiores a las indicadas, aún en el caso de que las máximas indicadas no alcanzaren a cubrir el gasto real efectuado por el trabajador, el exceso estará sujeto al impuesto y, consecuentemente, a su sistema de retenciones. Por el contrario, si los gastos reales no alcanzan los importes máximos indicados en el anterior cuadro, pero la empresa pagadora los satisface, el exceso entre el gasto y la dieta no está sujeto al Impuesto ni a su sistema de retenciones.

Dietas
Gastos de desplazamiento
Base de cotización
Estancia
Gastos de locomoción
Indemnización por despido
Residencia
Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas
Medios de transporte
Transporte público
Persona física
Convenio colectivo aplicable
Cese del trabajador
Ejecución de la sentencia
Acto de conciliación
Contrato de Trabajo
Bajas indemnizadas
Despido colectivo
Prestación de incapacidad temporal
Fuerza mayor
Causas económicas
Despido improcedente
Accidente de Trabajo o Enfermedad Profesional
Puesto de trabajo
Horas extraordinarias
Desgaste de útiles
Gastos de manutención
Residencia habitual
Vacaciones

RDLeg. 8/2015 de 30 de Oct (TR. Ley General de la Seguridad Social -LGSS-) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 261 Fecha de Publicación: 31/10/2015 Fecha de entrada en vigor: 02/01/2016 Órgano Emisor: Ministerio De Empleo Y Seguridad Social

RDLeg. 2/2015 de 23 de Oct (Estatuto de los Trabajadores) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 255 Fecha de Publicación: 24/10/2015 Fecha de entrada en vigor: 13/11/2015 Órgano Emisor: Ministerio De Empleo Y Seguridad Social

Real Decreto 439/2007 de 30 de Mar (Reglamento del IRPF y modifica el Real Decreto 304/2004 -Reglamento de Planes y Fondos de Pensiones-) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 78 Fecha de Publicación: 31/03/2007 Fecha de entrada en vigor: 01/04/2007 Órgano Emisor: Ministerio De Economia Y Hacienda

RD-Ley 16/2013 de 20 de Dic (Medidas para favorecer la contratación estable y mejorar la empleabilidad de los trabajadores) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 305 Fecha de Publicación: 21/12/2013 Fecha de entrada en vigor: 22/12/2013 Órgano Emisor: Jefatura Del Estado

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