Caso práctico: ¿Existe obligación de llevar a cabo la contabilidad en un programa homologado de facturación?

PLANTEAMIENTO

Tras la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, muchos contribuyentes pensaron que surgía una obligación de llevar a cabo la contabilidad o el registro de operaciones a través de un software homologado por la Administración tributaria. 

¿Existe alguna obligación de llevar a cabo la contabilidad en un programa o formato determinado?

RESPUESTA

La respuesta rápida y sencilla es que no se impone a los contribuyentes la obligación de llevar a cabo sus registros contables a través de un programa o formato determinado. Ahora bien, si se utiliza un sistema o programa  informático o electrónico, este sí tendrá que reunir una serie de requisitos o especificaciones, según se verá. 

A tal respecto, conviene destacar que las novedades introducidas por la Ley 11/2021, de 9 de julio, fueron las siguientes:

• Por una parte, se añadió una nueva letra j) al apartado 2 del artículo 29 de la LGT:

«2. Además de las restantes que puedan legalmente establecerse, los obligados tributarios deberán cumplir las siguientes obligaciones

(...)

j) La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad».

• Por otra, se incorporó un nuevo artículo 201 bis a la LGT, que regula la infracción tributaria por fabricación, producción, comercialización y tenencia de sistemas informáticos que no cumplan las especificaciones exigidas por la normativa aplicable:

«1. Constituye infracción tributaria la fabricación, producción y comercialización de sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión por parte de las personas o entidades que desarrollen actividades económicas, cuando concurra cualquiera de las siguientes circunstancias:

a) permitan llevar contabilidades distintas en los términos del artículo 200.1.d) de esta Ley;

b) permitan no reflejar, total o parcialmente, la anotación de transacciones realizadas;

c) permitan registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas;

d) permitan alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable;

e) no cumplan con las especificaciones técnicas que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, así como su legibilidad por parte de los órganos competentes de la Administración Tributaria, en los términos del artículo 29.2.j) de esta Ley;

f) no se certifiquen, estando obligado a ello por disposición reglamentaria, los sistemas fabricados, producidos o comercializados.

2. Constituye infracción tributaria la tenencia de los sistemas o programas informáticos o electrónicos que no se ajusten a lo establecido en el artículo 29.2.j) de esta Ley, cuando los mismos no estén debidamente certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados.

La misma persona o entidad que haya sido sancionada conforme al apartado anterior no podrá ser sancionada por lo dispuesto en este apartado.

3. Las infracciones previstas en este artículo serán graves.

4. La infracción señalada en el apartado 1 anterior se sancionará con multa pecuniaria fija de 150.000 euros, por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas y por cada tipo distinto de sistema o programa informático o electrónico que sea objeto de la infracción. No obstante, las infracciones de la letra f) del apartado 1 de este artículo se sancionarán con multa pecuniaria fija de 1.000 euros por cada sistema o programa comercializado en el que se produzca la falta del certificado.

La infracción señalada en el apartado 2 anterior, se sancionará con multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio, cuando se trate de la infracción por la tenencia de sistemas o programas informáticos o electrónicos que no estén debidamente certificados, teniendo que estarlo por disposición reglamentaria, o se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados».

Por lo tanto, básicamente, lo que se prohíbe es la utilización de programas o sistemas informáticos que no garanticen la integridad de lo recogido en ellos o que permitan llevar una doble contabilidad o modificarla de manera artificial.

Sin embargo, la norma no hace referencia en ningún momento a que el contribuyente deba utilizar determinados programas contables, al margen de que (evidentemente) deban cumplirse las normas contables o registrales que en cada caso resulten de aplicación. Eso sí, de utilizarse un programa informático o electrónico, el mismo tendría que reunir las características ya expresadas para evitar la comisión de la infracción prevista en el artículo 201 bis de la LGT. 

A TENER EN CUENTA. A pesar de todo, sí conviene recordar que existen una serie de requisitos que deben cumplir las contabilidades y demás documentos para su aportación a la Administración tributaria en el seno de un procedimiento administrativo. En concreto, la administración tributaria emite y actualiza los ejemplos de formatos admitidos por ella como válidos a la hora de llevar a cabo la presentación de determinadas operaciones, especialmente para los libros registro de profesionales y autónomos.