Caso práctico: ¿existe obligación de llevar a cabo la contabilidad en un programa homologado de facturación?

PLANTEAMIENTO

Ante las nuevas medidas introducidas por la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, han sido muchos los contribuyentes que han pensado que ahora existe una obligación de llevar a cabo su contabilidad o el registro de operaciones a través de un software homologado por la Administración tributaria o que no se permite llevar la contabilidad en el formato que los contribuyentes deseen pero, ¿existe alguna obligación de llevar a cabo la contabilidad en un programa o formato determinado?

RESPUESTA

No, la única obligación que existe es respecto al formato que deben seguir los documentos para su aportación a la Administración tributaria cuando estos son requeridos en el seno de un procedimiento.

Programa de facturación homologado

La respuesta rápida y sencilla es que no, no existe limitación alguna al formato o programa informático que los contribuyentes utilicen para el desarrollo de sus registros contables. Es normal, sin embargo, entender que cuando la Ley 11/2021, de 9 de julio, introduce en su artículo decimotercero los dos siguientes apartados, puede inducir a error el pensar que es obligatorio el uso de programas o formatos tasados por la Administración:

Cuatro. Se añade una nueva letra j) en el apartado 2 del artículo 29 de la LGT, que queda redactada de la siguiente forma:

«j) La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad». 

Veintiuno. Se añade un nuevo artículo 201 bis de la LGT, con la siguiente redacción:

«Artículo 201 bis. Infracción tributaria por fabricación, producción, comercialización y tenencia de sistemas informáticos que no cumplan las especificaciones exigidas por la normativa aplicable.
1. Constituye infracción tributaria la fabricación, producción y comercialización de sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión por parte de las personas o entidades que desarrollen actividades económicas, cuando concurra cualquiera de las siguientes circunstancias:

a) permitan llevar contabilidades distintas en los términos del artículo 200.1.d) de esta Ley;

b) permitan no reflejar, total o parcialmente, la anotación de transacciones realizadas;

c) permitan registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas;

d) permitan alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable;

e) no cumplan con las especificaciones técnicas que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, así como su legibilidad por parte de los órganos competentes de la Administración Tributaria, en los términos del artículo 29.2.j) de esta Ley;

f) no se certifiquen, estando obligado a ello por disposición reglamentaria, los sistemas fabricados, producidos o comercializados».

Por tanto, lo que se determina de manera taxativa es la utilización de programas informáticos o sistemas que no garanticen la integridad de lo en ellos recogido o la utilización de sistemas informáticos que permitan llevar una doble contabilidad o modificarla artificialmente para que no se refleje la imagen real de la misma siguiendo el principio de imagen fiel.

La operativa de esta infracción se da sobre todo en cajas registradoras y TPVs que, al realizar un cargo o pago, realizan de manera simultánea un doble apunte contable, para entendernos, uno en «A», donde se reflejan bien un ingreso menor que el ingreso real por la transacción, se lleva a cabo un duplicado del apunte o directamente no queda reflejada la operación, y uno en «B», que permite tener la contabilidad real, siguiendo los principios de imagen fiel, de la operación. De esta manera, puede llevarse a cabo una minoración de los ingresos reales buscando una menor tributación efectiva o pueden inflarse estos de manera artificiosa para, entre otras cosas, llevar a cabo blanqueo de capitales.

Evidentemente, la contabilidad que se presentará por parte de la entidad que ha instalado el software, a efectos impositivos y contables, será la contabilidad «A» que es una contabilidad «trucada» y que no tiene coincidencia con la realidad de las operaciones.

En ningún momento hace referencia la norma a que deban utilizarse ni programas contables concretos ni que no pueda llevarse la contabilidad de una empresa de la manera que el contable decida, aunque cabría pensar que cuando se habla del concepto de «programas homologados de facturación». Sin perjuicio de la obligatoriedad que las normas contables y registrales aplicables impongan al contribuyente.

Por si fuese necesario ahondar un poco más en la nueva infracción del artículo 201 bis de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, le dejamos el siguiente enlace donde se lleva a cabo un desarrollo en profundidad del mismo.

Formato de los documentos aportados a la Administración tributaria

No obstante, sí conviene recordar que existen una serie de requisitos que deben cumplir las contabilidades y demás documentos aportados a la Administración tributaria en el seno de un procedimiento administrativo. En concreto, la Administración tributaria emite y actualiza los ejemplos de formatos admitidos por ella como válidos a la hora de llevar a cabo al presentación de determinadas operaciones, especialmente para los libros registro de profesionales y autónomos.