Caso práctico: obligaciones y plazos de conservación de documentación en la empresa

En este caso práctico determinamos cual es el período en que una empresa debe conservar la documentación relacionada con las obligaciones tributarias y contables.

PLANTEAMIENTO

¿Cuáles son las obligaciones de conservación de documentación en una empresa?

¿Durante cuanto tiempo es preciso conservar dicha documentación?

RESPUESTA

- Plazo mínimo de conservación: el plazo mínimo de conservación es de seis años tal como dispone el Código de Comercio.

- Interrupción de la prescripción: el plazo de seis años que establece la normativa mercantil cubre de forma suficiente el plazo de prescripción de cuatro años de las obligaciones tributarias; no obstante, cuando la prescripción se interrumpe, puede determinar la necesidad de conservar los libros por encima del plazo mínimo de seis años, ya que la obligación tributaria todavía no ha prescrito.

- Datos con origen en ejercicios prescritos: si existiese la necesidad de justificar las bases u otras partidas pendientes de compensar procedentes de ejercicios prescritos, la documentación deberá ser conservada por el tiempo que pretendan acreditarse las bases, cuotas o deducciones aplicadas. 

El artículo 29 de la LGT establece lo siguiente respecto de las obligaciones tributarias formales:

"1. Son obligaciones tributarias formales las que, sin tener carácter pecuniario, son impuestas por la normativa tributaria o aduanera a los obligados tributarios, deudores o no del tributo, y cuyo cumplimiento está relacionado con el desarrollo de actuaciones o procedimientos tributarios o aduaneros.

2. Además de las restantes que puedan legalmente establecerse, los obligados tributarios deberán cumplir las siguientes obligaciones:

(...)

d) La obligación de llevar y conservar libros de contabilidad y registros, así como los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos cuando la obligación se cumpla con utilización de sistemas informáticos. Se deberá facilitar la conversión de dichos datos a formato legible cuando la lectura o interpretación de los mismos no fuera posible por estar encriptados o codificados.

En todo caso, los obligados tributarios que deban presentar autoliquidaciones o declaraciones por medios telemáticos deberán conservar copia de los programas, ficheros y archivos generados que contengan los datos originarios de los que deriven los estados contables y las autoliquidaciones o declaraciones presentadas.

e) La obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias."

Por su parte, el artículo 66 de la LGT establece que:

"Prescribirán a los cuatro años los siguientes derechos:

a) El derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación.

b) El derecho de la Administración para exigir el pago de las deudas tributarias liquidadas y autoliquidadas."

En concreto, el artículo 19 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación establece que:

"1. Los empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, los siguientes documentos:

a) Las facturas recibidas.

b) Las copias o matrices de las facturas expedidas conforme al artículo 2.1 y 2.

c) Los justificantes contables a que se refiere el número 4.º del apartado uno del artículo 97 de la Ley del Impuesto.

d) Los recibos a que se refiere el artículo 16.1, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.

e) Los documentos a que se refiere el número 3.º del apartado uno del artículo 97 de la Ley del Impuesto, en el caso de las importaciones.

Esta obligación incumbe asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como a quienes, sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del Impuesto, aunque en este caso sólo alcanzará a los documentos que se citan en los párrafos a) y c).

2. Los documentos deben conservarse con su contenido original, ordenadamente y en los plazos y con las condiciones fijados por este Reglamento."

Por tanto, vemos como la normativa establece una premisa básica: han de conservarse todos aquellos documentos que justifiquen o sean relevantes para la determinación de la deuda tributaria por un período mínimo de 4 años, que es el plazo máximo que posee la administración para bien determinar la deuda tributaria, bien exigir su pago.

Sin embargo, este período temporal puede verse afectado, entre otras razones por la interrupción del plazo de prescripción que se dé como consecuencia de actuaciones de la administración en cualquier procedimiento tributario. En este sentido establece el artículo 8 de la LGT que se regularán en todo caso por ley el establecimiento y modificación de los plazos de prescripción así como sus causas y cómputo de los mismos.

En este sentido desarrolla el artículo 68 de la LGT el concepto de interrupción de los plazos de prescripción al establecer que:

"1. El plazo de prescripción del derecho a que se refiere el párrafo a) del artículo 66 de esta Ley se interrumpe:

a) Por cualquier acción de la Administración tributaria, realizada con conocimiento formal del obligado tributario, conducente al reconocimiento, regularización, comprobación, inspección, aseguramiento y liquidación de todos o parte de los elementos de la obligación tributaria que proceda, aunque la acción se dirija inicialmente a una obligación tributaria distinta como consecuencia de la incorrecta declaración del obligado tributario.

b) Por la interposición de reclamaciones o recursos de cualquier clase, por las actuaciones realizadas con conocimiento formal del obligado tributario en el curso de dichas reclamaciones o recursos, por la remisión del tanto de culpa a la jurisdicción penal o por la presentación de denuncia ante el Ministerio Fiscal, así como por la recepción de la comunicación de un órgano jurisdiccional en la que se ordene la paralización del procedimiento administrativo en curso.

c) Por cualquier actuación fehaciente del obligado tributario conducente a la liquidación o autoliquidación de la deuda tributaria.

2. El plazo de prescripción del derecho a que se refiere el párrafo b) del artículo 66 de esta ley se interrumpe:

a) Por cualquier acción de la Administración tributaria, realizada con conocimiento formal del obligado tributario, dirigida de forma efectiva a la recaudación de la deuda tributaria.

b) Por la interposición de reclamaciones o recursos de cualquier clase, por las actuaciones realizadas con conocimiento formal del obligado en el curso de dichas reclamaciones o recursos, por la declaración del concurso del deudor o por el ejercicio de acciones civiles o penales dirigidas al cobro de la deuda tributaria, así como por la recepción de la comunicación de un órgano jurisdiccional en la que se ordene la paralización del procedimiento administrativo en curso.

c) Por cualquier actuación fehaciente del obligado tributario conducente al pago o extinción de la deuda tributaria."

Una vez se produce la interrupción de la prescripción por cualquiera de los motivos señalados y una vez finalice el procedimiento correspondiente que determina el reinicio del período de prescripción, estamos otra vez al principio del período de prescripción recogido en el artículo 66 de la LGT. Sin ahondar más en esta cuestión, que desde luego daría para un desarrollo mucho más extenso, la obligación general de preservar la documentación, como vemos, puede verse afectada por alguno de los motivos recogidos en el artículo 68 de la LGT y esto determinará que se extienda la obligación de preservar dicha documentación otros cuatro años y, así se producirá, cada vez que se interrumpa el plazo de prescripción.

Por otro lado, el artículo 66 bis de la LGT establece lo siguiente respecto de la potestad de la Administración Tributaria para comprobar e investigar:

"1. La prescripción de derechos establecida en el artículo 66 de esta Ley no afectará al derecho de la Administración para realizar comprobaciones e investigaciones conforme al artículo 115 de esta Ley, salvo lo dispuesto en el apartado siguiente.

2. El derecho de la Administración para iniciar el procedimiento de comprobación de las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación, prescribirá a los diez años a contar desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario establecido para presentar la declaración o autoliquidación correspondiente al ejercicio o periodo impositivo en que se generó el derecho a compensar dichas bases o cuotas o a aplicar dichas deducciones.

(...)

La comprobación a que se refiere este apartado y, en su caso, la corrección o regularización de bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o deducciones aplicadas o pendientes de aplicación respecto de las que no se hubiese producido la prescripción establecida en el párrafo primero, sólo podrá realizarse en el curso de procedimientos de comprobación relativos a obligaciones tributarias y periodos cuyo derecho a liquidar no se encuentre prescrito.

3. Salvo que la normativa propia de cada tributo establezca otra cosa, la limitación del derecho a comprobar a que se refiere el apartado anterior no afectará a la obligación de aportación de las liquidaciones o autoliquidaciones en que se incluyeron las bases, cuotas o deducciones y la contabilidad con ocasión de procedimientos de comprobación e investigación de ejercicios no prescritos en los que se produjeron las compensaciones o aplicaciones señaladas en dicho apartado."

El precepto aquí señalado se entiende respecto del Impuesto sobre Sociedades en particular, donde se recogen una serie de deducciones que quedan pendientes de cumplimientos de requisitos posteriores, como podría ser la libertad de amortización que se da a las Empresas de Reducida Dimensión por inversión en investigación y desarrollo que quedará supeditada al aumento medio de la plantilla durante los años siguientes. Por otro lado, se establece derivado de la compensación de Bases Imponibles Negativas que se establece en el artículo 26 de la LIS y para dotar de cierta seguridad jurídica al contribuyente la potestad de la Administración de comprobar únicamente por un período de 10 años las Bases Imponibles Negativas que se pretendan compensar, siendo obligación del contribuyente el acreditar de manera suficiente las Bases Negativas a compensar en períodos posteriores al décimo.

En este sentido, la documentación ha de conservarse por todo el período en que gocemos de las deducciones y por todo el período en que queramos compensar bases imponibles negativas.

Así mismo, toda empresa, o profesional que desarrolle actividad económicas y se encuentre sujeto a la normativa del IS, debe de llevar la contabilidad conforme a lo establecido en el Código de Comercio. En este sentido, se establece en el artículo 30 del Código de Comercio lo siguiente:

"1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo."

En consecuencia, de todo lo anterior podemos concluir lo siguiente:

• Plazo mínimo de conservación: el plazo mínimo de conservación es de seis años tal como dispone el Código de Comercio.
• Interrupción de la prescripción: el plazo de seis años que establece la normativa mercantil cubre de forma suficiente el plazo de prescripción de cuatro años de las obligaciones tributarias; no obstante, cuando la prescripción se interrumpe, puede determinar la necesidad de conservar los libros por encima del plazo mínimo de seis años, ya que la obligación tributaria todavía no ha prescrito.
• Datos con origen en ejercicios prescritos: si existiese la necesidad de justificar las bases u otras partidas pendientes de compensar procedentes de ejercicios prescritos, la documentación deberá ser conservada por el tiempo que pretendan acreditarse las bases, cuotas o deducciones aplicadas.