Resolución de 7 de septiembre de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, en el recurso interpuesto contra la nota de calificación extendida por la registradora mercantil y de bienes muebles II de Valencia, por la que se rechaza la legalización de libros de una sociedad correspondiente al ejercicio 2014., - Boletín Oficial del Estado, de 01 de Octubre de 2015

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  • Órgano: Direccion General de los Registros y del Notariado
  • Fecha: 07 de Septiembre de 2015

Hechos

I

Se solicitó del Registro Mercantil de Valencia la práctica de legalización de libros correspondientes al ejercicio 2014 con presentación de la documentación en formato electrónico del libro diario, libro de inventario y cuentas anuales y libro de actas.

II

La referida documentación fue objeto de la siguiente nota de calificación: «Doña Laura María Cano Zamorano, Registradora Mercantil de Valencia Mercantil, previo el consiguiente examen y calificación, de conformidad con los artículos 18 del Código de Comercio y 6 del Reglamento del Registro Mercantil, ha resuelto no practicar la legalización solicitada conforme a los siguientes hechos y fundamentos de derecho: Hechos Diario/asiento: 132/21065. Presentación: 29/04/2015. Entrada: 3/2015/521446,0 Sociedad: Afianza Gestión, Sociedad Limitada. Profesional Hoja: v-123792. Fundamentos de Derecho (defectos). En la certificación de la diligencia de cierre que se acompaña la fecha de expedición -30/04/2015- es incoherente respecto a la de la presentación en esta oficina -29/04/2015-. Artículo 97, 112, 366 y 368 del Reglamento del Registro Mercantil (R.D. 1784/1996, de 19 de julio). Defecto de carácter subsanable. En relación con la presente calificación (&) Valencia, a doce de mayo de dos mil quince».

III

Contra la anterior nota de calificación, don J. R. V. y don J. M. S. F., en nombre y representación de la sociedad «Afianza Gestión, S.L.P.», interpusieron recurso en virtud de escrito de fecha 11 de junio de 2015, en el que alegan lo siguiente: Que, conforme a los artículos 18 del Código de Comercio y 6 del Reglamento del Registro Mercantil, los registradores calificarán la legalidad de las formas extrínsecas de los documentos, y que, sin embargo, en la calificación la registradora entra a calificar el documento de forma intrínseca o esencial, al valorar su contenido.

IV

La Registradora emitió informe el día 19 de junio de 2015, ratificándose en su calificación, y elevó el expediente a este Centro Directivo.

Fundamentos de derecho

Vistos los artículos 18 y 25 y siguientes del Código de Comercio; 18 y la disposición final decimotercera de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización; los artículos 329 a 337 del Reglamento del Registro Mercantil; las Instrucciones de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 31 de diciembre de 1999, y 12 de febrero y 1 de julio de 2015, y las Resoluciones de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 16 de febrero de 2000; 26 de julio de 2001, y 5 de agosto de 2014, así como la resolución de contestación a consulta de fecha 23 de julio de 2015.

1. La única cuestión que plantea este expediente consiste en determinar si procede o no la legalización de unos libros de empresario correspondientes al ejercicio cerrado el día 31 de diciembre de 2014 y que han sido para ello presentados en el Registro Mercantil el día 29 de abril de 2015. De la certificación de cierre del libro de actas en papel que los acompaña resulta una diligencia de cierre de fecha 30 de abril de 2015. A juicio de la registradora Mercantil, esta última circunstancia impide la legalización. Los recurrentes entienden por su parte que la calificación desborda los límites legales.

2. Para dar respuesta a la cuestión planteada hay que partir del artículo 18.1 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, que dice así: «1. Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio. 2. Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador. 3. El Registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el correspondiente código de validación».

Como ha afirmado esta Dirección General (vid. Resolución de 5 de agosto de 2014), la solución prevista en la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, supone una clara mejora en la llevanza de la contabilidad de los empresarios que, no debe perderse de vista, cumple una función de interés general (vid. Resolución de 16 de febrero de 2000). La universalización en la utilización de aplicaciones informáticas y la extensión obligatoria del sistema de transmisión de los libros al Registro Mercantil mediante procedimientos telemáticos, unidos a la exigencia de empleo de sistemas de firma electrónica reconocida, aportan un evidente reforzamiento de los procedimientos de legalización de libros y por ende, de la seguridad jurídica.

Consciente de las dificultades inherentes al proceso de transición de un sistema a otro, esta Dirección General ha dictado sus Instrucciones de 12 de febrero y de 1 de julio de 2015 y, como afirma el preámbulo de esta última: «procurando que el tránsito desde el anterior sistema al vigente sea lo más flexible y sencillo posible, tanto para los empresarios obligados como para los registradores mercantiles responsables de su gestión». En el mismo sentido y con la misma finalidad facilitadora es de ver la resolución de esta Dirección General en contestación a consulta de fecha 23 de julio de 2015.

3. Una de las cuestiones que la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, hizo necesario considerar fue el tratamiento que los registradores mercantiles debían dar a los libros legalizados en blanco con anterioridad a su entrada en vigor.

Dice así el apartado sexto de la Instrucción de 12 de febrero de 2015: «Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia, todo ello a los efectos del artículo 334.2 del Reglamento del Registro Mercantil y artículo 18.3 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre. Si en dichos libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social citado, asientos contables, contratos o actas de un ejercicio posterior, se procederá igualmente al cierre del libro en cuestión, trasladando dicho asientos, contratos o actas, al libro correspondiente que deberá enviarse telemáticamente».

Por su parte el apartado quinto de la Instrucción de 1 de julio de 2015 afirma lo siguiente: «Los libros legalizados en blanco (sean de actas, de registro de socios o de acciones nominativas o de otra índole), que contengan asientos relativos a un ejercicio iniciado después del 29 de septiembre de 2013 y cerrado no más tarde del día 31 de diciembre de 2014 que no hayan sido trasladados a un nuevo libro en formato electrónico, no precisan ser presentados de nuevo a legalización. En el caso de que los empresarios no dispongan de hojas en blanco suficientes para incorporar todas las actas o asientos correspondientes al ejercicio 2014, podrán solicitar del Registro Mercantil la legalización de libros u hojas en blanco que resulten necesarias».

Ha sido la resolución de consulta de fecha 23 de julio de 2015, la que ha explicado de forma sistemática la aplicación de dichas instrucciones. Como puso de relieve la Resolución de este Centro Directivo de 5 de agosto de 2014, la reforma llevada a cabo por la Ley de apoyo a los emprendedores y su internacionalización tras su entrada en vigor el día 29 de septiembre de 2013 supuso un profundo cambio en relación al régimen vigente hasta entonces. Desde dicha fecha y por aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, no cabe legalización previa de libros encuadernados en blanco o de libros no encuadernados y formados por hojas en blanco; no cabe la legalización posterior de libros encuadernados en papel tras su utilización; no cabe presentar para su legalización los libros en soporte papel ni en soporte de disco óptico u otro de naturaleza similar. Dicha Resolución también llamó la atención sobre el hecho de que la ausencia de regulación de un régimen de transitoriedad suponía la necesidad de establecer medidas que permitieran que tan importante cambio normativo se pudiera llevar a cabo de un modo razonable y así entendió que para los ejercicios abiertos antes de la entrada en vigor de la Ley era aplicable la normativa vigente al tiempo del inicio del ejercicio.

La Instrucción de 12 de febrero de 2015, consciente de la necesidad de profundizar en la cuestión y tras reiterar las consecuencias de la entrada en vigor de la Ley (apartados primero, segundo, tercero, cuarto y quinto), establece determinadas especialidades con la evidente intención de facilitar al máximo la transición hacia el nuevo sistema. La Instrucción distingue entre la situación de los libros cuyo contenido no está ligado al ejercicio social de la sociedad (libros registro de socios o de acciones nominativas cuyo contenido puede no verse alterado por el mero transcurso del tiempo, instrucción décima), de aquellos otros cuyo contenido sí que está ligado al ejercicio social por reflejar los acuerdos que durante el mismo han adoptado los órganos sociales (instrucciones séptima y octava).

Tratándose de libros previamente legalizados en blanco (supuesto del artículo 332 del Reglamento del Registro Mercantil), la Instrucción sexta prevé que una vez finalizado el ejercicio social iniciado con anterioridad al 29 de septiembre de 2013, se proceda al cierre del libro en la misma fecha en que corresponda al ejercicio social (hasta el día 28 de septiembre de 2014 como máximo), abriéndose a continuación un nuevo libro ya en formato electrónico. Pero aun sino se ha procedido así y se ha continuado plasmando asientos en los libros con posterioridad al cierre del ejercicio social, el inciso final de la Instrucción sexta permite, sin límite temporal, el cierre posterior aunque trasladando los asientos así realizados al nuevo libro en formato electrónico. La reciente Instrucción de 1 de julio de 2015 acota el supuesto de hecho en su apartado quinto al establecer que los libros legalizados en blanco y que contengan asientos correspondientes a ejercicios posteriores al 29 de septiembre de 2013 y cerrados no más tarde del día 31 de diciembre de 2014 no precisarán ser presentados de nuevo a legalización. En definitiva se distinguen dos regímenes, el de libros en blanco y legalizados en los que se hallan hecho constar asientos de ejercicios cerrados no más tarde del 31 de diciembre de 2014, respecto de los que no es preciso hacer nada, y asientos llevados a cabo en ese mismo tipo de libros de ejercicios iniciados a partir del 1 de enero de 2015 que necesariamente deben acogerse al nuevo sistema mediante el mecanismo previsto en la Instrucción de 12 de febrero de 2015 (apartado sexto).

Finalmente para el supuesto de sociedades que por justa causa no hayan podido presentar los libros correspondientes a ejercicios cerrados no más tarde del 31 de diciembre de 2014 en formato electrónico, la disposición vigesimocuarta autoriza al registrador a legalizar libros completados en formato papel (supuesto del artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil), facilitando aún más el tránsito hacia el nuevo sistema.

El régimen legal por tanto parte de una regla general consistente en que para ejercicios societarios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013 la presentación telemática de los libros obligatorios en formato electrónico debe realizarse conforme al nuevo sistema (Instrucción primera y séptima) sin que sea posible la legalización previa de libros en formato papel y en blanco (Instrucción cuarta).

Por excepción, los libros previamente legalizados en blanco podrán ser utilizados hasta el cierre del ejercicio correspondiente momento en el que deben cerrarse aperturándose nuevos libros en el nuevo formato. Si el libro no se ha cerrado y se han seguido practicando asientos con posterioridad a dicha fecha, pero no más tarde del 31 de diciembre de 2014 no procede una nueva legalización; por el contrario si el libro no se ha cerrado y se ha continuado plasmando asientos correspondientes a ejercicios iniciados con posterioridad al 1 de enero de 2015, debe procederse al cierre del libro con traslado de estos últimos asientos al nuevo libro que ha de aperturarse en formato electrónico (Instrucción sexta).

Las Instrucciones de 12 de febrero y 1 de julio de 2015 han procurado facilitar el tránsito de un sistema en el que se preveían hasta cuatro formas distintas de llevar a cabo la legalización de libros obligatorios a un sistema caracterizado porque la legalización es siempre posterior al cierre del ejercicio, porque el formato del soporte debe ser únicamente electrónico y porque el medio de presentación ha de ser siempre telemático. La previsión es que las sociedades hayan podido adaptar adecuadamente sus procedimientos de modo que, en cualquier caso, el nuevo sistema esté plenamente operativo para ejercicios iniciados con posterioridad al 31 de diciembre de 2014.

4. En el supuesto de hecho que da lugar a la presente la sociedad presenta para su legalización un libro de actas en formato electrónico acompañado de la diligencia de cierre del anterior libro a que se refiere la instrucción sexta de la de 12 de febrero de 2015. La fecha de la diligencia de cierre es posterior a la fecha de presentación en el Registro Mercantil. Los recurrentes entienden que la registradora entra a calificar el contenido de la documentación presentada excediéndose del ámbito de su calificación.

Es evidente que el recurso no puede prosperar. El evidente error de fecha que resulta de los hechos, y que los recurrentes no discuten, no puede acceder a los libros del Registro pues éste no puede contener datos contradictorios que induzcan a error a los que consulten su contenido (vid. instrucción primera de la de 1 de julio de 2015).

La registradora Mercantil ha actuado dentro del ámbito de su competencia como resulta del número 3 del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre. La fecha de la diligencia de cierre del libro llevado conforme al anterior sistema de legalización no tiene por qué coincidir con la de cierre del ejercicio pero es evidente que no puede ser posterior a la presentación en el Registro Mercantil (vid. instrucción sexta de la de 12 de febrero de 2015). La calificación de esta circunstancia está englobada dentro de la formal a que se refiere el artículo 18.3 citado sin afectar al fondo pues se limita a la coherencia intrínseca de los datos que va a publicar el Registro sin entrar en su contenido.

Como resulta de las instrucciones decimonovena y vigésima de la de 12 de febrero de 2015 el Registrador debe calificar no sólo la solicitud presentada sino también el resto de los documentos presentados (entre los que se encuentra la diligencia de cierre a que se refiere este expediente), calificación que se extiende a la verificación de que se han llevado a cabo de acuerdo a lo establecido en la Ley y en la propia Instrucción lo que implica, evidentemente, la coherencia de sus fechas.

La cuestión en realidad no es nueva. Téngase en cuenta que de acuerdo al sistema de legalización anterior (vid. artículo 330.1.3.ª del Reglamento del Registro Mercantil), la solicitud debía hacer referencia a la fecha de cierre del libro anterior de la misma clase a aquél que se solicitaba, fecha que, evidentemente no podía ser posterior a la de su presentación en el Registro Mercantil.

En consecuencia, esta Dirección General ha acordado desestimar el recurso y confirmar la nota de calificación de la Registradora.

Contra esta resolución los legalmente legitimados pueden recurrir mediante demanda ante el Juzgado de lo Mercantil de la provincia donde radica el Registro, en el plazo de dos meses desde su notificación, siendo de aplicación las normas del juicio verbal, conforme a lo establecido en la disposición adicional vigésima cuarta de la Ley 24/2001, 27 de diciembre, y los artículos 325 y 328 de la Ley Hipotecaria.

Madrid, 7 de septiembre de 2015.-El Director General de los Registros y del Notariado, Francisco Javier Gómez Gálligo.

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