¿Qué es y cómo se crea un plan de formación para la empresa?

Un plan de formación de empresa es un documento estratégico que detalla un conjunto estructurado de acciones diseñadas para mejorar las habilidades, conocimientos y competencias de los empleados en un entorno laboral específico. Este plan es esencial para el desarrollo y la competitividad de las empresas, especialmente en un mercado laboral en constante evolución. A continuación, se describe de manera detallada cómo elaborar un plan de formación de empresa:

Definición del plan de formación de empresa

Un plan de formación de empresa es una herramienta que permite a las organizaciones identificar las necesidades formativas de sus empleados y diseñar un conjunto de acciones formativas para satisfacer dichas necesidades. Este plan tiene como objetivo principal mejorar las competencias profesionales de los trabajadores, lo que a su vez contribuye a la mejora de la productividad y competitividad de la empresa.

Pasos para elaborar un plan de formación de empresa

1. Análisis de necesidades formativas

Realizar un diagnóstico inicial para identificar las necesidades formativas de la empresa. Esto incluye evaluar las competencias actuales de los empleados y las competencias necesarias para alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa. En este primer análisis pueden resultar de interés: 

• Herramientas de clasificación europea de capacidades/competencias, cualificaciones y ocupaciones (ESCO). Esta herramienta es una clasificación multilingüe que describe, identifica y clasifica las ocupaciones, las competencias y las cualificaciones relevantes para el mercado laboral y la educación en la Unión Europea.
  
  A la hora de realizar un plan de formación de empresa, ESCO sirve paras identificar las competencias y cualificaciones necesarias para diferentes ocupaciones, facilitando la detección de carencias formativas en su personal.
• Evaluación de la situación actual. La realización de un diagnóstico de las competencias actuales de los empleados y su comparación con las competencias requeridas permite a la empresa identificar las brechas de habilidades y conocimientos que existen entre el estado actual de los empleados y las necesidades futuras de la organización.
  
  Este proceso consiste en identificar, medir y desarrollar las competencias de los empleados, que incluyen habilidades, conocimientos y actitudes necesarias para desempeñarse eficazmente en un puesto de trabajo.

• Detección de brechas formativas. Una brecha formativa se refiere a la diferencia entre las competencias actuales de los empleados y las competencias necesarias para cumplir con los objetivos estratégicos de una organización a nivel formativo. Detectar estas brechas es esencial para elaborar un plan de formación empresarial efectivo ya que nos sitúa en el punto de partida teniendo en cuenta las necesidades futuras de formación para cada puesto.

2. Definición de objetivos formativos

Siguiendo los resultados del diagnóstico realizado, en relación con los desequilibrios y/o desigualdades a corregir y mejorar, debemos establecer una serie de metas en la formación.

A la hora de confeccionar el plan hemos de diferenciar entre aquellos objetivos generales (que se cumplirán con el desarrollo del plan en general) de aquellos objetivos específicos (que se concretan para actuar sobre parámetros concretos detectados de desigualdad en la organización).

• Objetivos generales: se refieren a las líneas maestras del plan de formación y a aquellos temas genéricos, respecto de los que es necesario actuar, siendo únicos para cada empresa en función de los datos obtenidos en la fase de diagnóstico y sobre los que se establecerán las medidas a tomar (acciones), las persona y/o departamentos responsables, los recursos humanos y materiales necesarios para su consecución e indicadores de seguimiento para su posterior evaluación.
• Objetivos específicos: a partir de los objetivos generales se desarrollan unos objetivos específicos para cada área de formación identificada y el conjunto de medidas que los integran, incluyendo las referencias a las personas responsables, indicadoras y/o criterios de seguimiento y calendario para cada una de las áreas.

Lo recomendable sería establecer unos objetivos a largo plazo que puedan servir como referencia durante todo el proceso y, a la vez, fijar unos objetivos concretos a corto plazo, progresivos y coherentes con los generales. 

3. Diseño del plan de formación

En esta fase se dará el contenido al plan de formación con la fijación por escrito de objetivos, acciones y plazos concretos. Para ello debemos prestar especial atención a los temas y competencias que se abordarán en cada acción formativa, los métodos de formación que se utilizarán (seminarios, mesas redondas, cursos de reciclaje referentes a su especialidad, cursos de formación específicos, etc.) y cuantificar los costes.

En paralelo se puede solicitar a la representación legal de las personas trabajadoras su participación.

4. Implementación del plan y comunicación a la plantilla

Esta fase se asocia al momento en el que se ponen en práctica las acciones previstas en el plan de igualdad una vez definidas las características, objetivos, recursos, responsables y ámbito temporal de las acciones a realizar. Lo recomendable sería contar con un calendario de formación donde quede constancia a modo de cronograma de fechas y duración de cada acción formativa, la asignación de responsables de la supervisión de cada acción formativa y aspectos prácticos como el mantenimiento básico de la actividad laboral durante la formación.

El compromiso de la empresa con la formación y la finalidad de la misma debe ser conocido por la plantilla mediante todos los canales disponibles en la empresa, como intranet, reuniones, comunicados, correos electrónicos, tablones de anuncios, entre otros. 

5. Evaluación, seguimiento y revisión 

Tras la programación e implantación del plan de formación, debe realizarse una evaluación con el objetivo de conocer el grado de cumplimiento del mismo, la necesidad de nuevas acciones, valorar la efectividad de las desarrolladas, tasar los resultados, procesos e impactos del plan, etc.

Dentro del contenido esencial de nuestro plan ha de configurarse un sistema de seguimiento, evaluación y revisión periódica conforme estipule el calendario de actuaciones definido.

6. Documentación

Es recomendable mantener un registro detallado de todas las acciones formativas, incluyendo objetivos, contenidos, metodologías, y resultados.

Ejemplo de buenas prácticas y algunas posibilidades que deben valorarse

• Apoyo a la formación. Para facilitar el derecho a la formación, a aquellos trabajadores/as que cursen estudios académicos y de formación o perfeccionamiento profesional se les garantizará:
• Preferencia en su caso para elegir turno de trabajo.
• Derecho a elegir turno de vacaciones, sólo para hacerlas coincidir con periodos anteriores a exámenes.
• Adecuar el horario de trabajo de manera que éste permita la asistencia al curso de formación.
• Permisos retribuidos para la concurrencia a exámenes.
• Cuando la persona trabajadora asista a la formación organizada por la empresa o aquellas otras que sin ser organizadas por la empresa sean propuestas por el trabajador y autorizadas por el empresario, será considerado como tiempo de trabajo efectivo.

• Conciliación. Para facilitar la incorporación a la formación con independencia de la situación familiar sería recomendable:
• Concesión de permisos y licencias para la formación. Durante el disfrute de este permiso se podrá participar en los cursos de formación que convoque la empresa.
• Permitir la flexibilidad en el aprendizaje. Establecer distintas posibilidades y horarios para la asistencia y el acceso a esta formación (presencial, on-line, etc.).
• Lo recomendable es que la empresa intente que la mayoría de los cursos se realicen durante la jornada laboral, siempre y cuando las circunstancias del curso lo permitan atendiendo en su caso a la idoneidad del lugar de impartición, formador, participantes, costes y cualquier otra circunstancia análoga. No obstante, en la negociación colectiva encontramos ejemplos en los que la participación en los cursos de formación que la empresa señale es obligatoria, tanto si se realizan en horas de trabajo o fuera de la jornada laboral. Cuando la formación resulte obligatoria total o parcialmente fuera del horario laboral, de acuerdo a las normas internas, la empresa abonará a los empleados y empleadas los gastos que puedan tener con motivo de desplazamientos y manutención y se compensará con igual número de horas que las realizadas en el curso. Este aspecto se definirá en convenio colectivo.
• Ascensos. La promoción se deberá basarse, junto a otros parámetros, en la formación y cualificación adquiridas.
• Utilidad. La formación deberá estar centrada específicamente en el puesto de trabajo o función de cada trabajador/a y adaptarse a la evolución del mismo.
• Proponer la formalización de convenios de colaboración con otras entidades públicas o privadas cuando sea necesario para el plan formativo o desarrollo de los cursos.
• Universalización de la formación dentro de la empresa. Lo ideal sería el acceso al plan de formación por parte de todas las personas trabajadoras en plantilla, no obstante, es habitual encontrar con requisitos como un periodo mínimo de antigüedad en la empresa.
• Financiación de la formación individual por parte del trabajador. Otra medida de interés puede ser la posibilidad de que la empresa financie, en todo o en parte,  cursos relacionados con la actividad ejercida por el trabajador dentro de la empresa. Para ello debe instaurarse un modelo de solicitud y un responsable de cada sección o departamento para que admita o deniegue la misma.
  
  El coste total de los cursos o acciones formativas comprenden múltiples conceptos: matrícula,  material didáctico, gastos de desplazamiento, coste de ausencia del puesto de trabajo, etc. es importante concretar exactamente las partidas que cubrirá la empresa. También, para que la empresa efectúe el reembolso de los gastos, será necesario que el trabajador presente los justificantes de pago.
• Configuración de organismos propios. La configuración de una Comisión Paritaria de Formación y Promoción Profesional donde se fijen las prioridades en materia de formación es una opción establecida por múltiples convenios (a modo de ej.: convenio colectivo estatal de oficinas de farmacia). En estos casos corresponderá a este organismo definir el plan de formación y asegurarse de su implantación.