El certificado electrónico, herramienta imprescindible para relacionarse con la Administración

Desde la implantación de las Sedes Electrónicas de las Administraciones Públicas se han generalizado los trámites on-line de los ciudadanos, que han ido relegando a las tramitaciones presenciales debido a su mayor agilidad y eficacia. Las gestiones realizadas por vía electrónica a través de internet evitan desplazamientos y colas innecesarias, a la vez que proporcionan el aliciente de no estás sujetas a un horario ni a una apertura o cierre de oficinas por ser festivo o fin de semana. 

Para realizar trámites a través de internet, una herramienta imprescindible es el certificado electrónico. Se trata de un fichero informático que permite a una persona física o a una entidad identificarse en internet mediante la asociación de una persona y unos datos. Esta asociación que debe ser certificada por una Autoridad Certificadora, que es quién lo emite. 

El certificado electrónico sirve también para realizar una firma digital, que tendrá la misma validez y usos que la rúbrica manual en un papel. Para obtener un certificado admitido en los trámites con la Administración Tributaria, conforme a lo dispuesto en la Orden HAP/800/2014, de 9 de mayo, hay que dirigirse a un prestador de servicios autorizado por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo. Los certificados más utilizados son los que se obtienen a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).

EL CERTIFICADO ELECTRÓNICO DE LA FNMT

La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre permite la obtención de certificados para personas físicas y para personas entidades

- Certificado de persona física: se emite sin coste a cualquier ciudadano que esté en posesión de su DNI o NIE.

- Certificado de representante: los certificados de representante, como su nombre indica se emiten a aquellas personas físicas que representan a una persona jurídica (S.L, S.A..) o a una entidad sin personalidad jurídica (comunidades de bienes, asociaciones...).

Los certificados de representante presentan tres variantes:

1.- Certificado para Administrador Único o Solidario. Puede obtenerlo el administrador único de una S.A o de una S.L o los administradores solidarios (administrador solidario es aquél que comparte el cargo con otro u otros pero que cualquiera de ellos puede tomar decisiones por si solo o firmar documentos. No requiere el consentimiento de los otros). Es lo opuesto a los administradores mancomunados, que deben tomar decisiones conjuntas y firmar todos los documentos también en conjunto. Este certificado no sirve para este último modelo de administración. 

2. Certificado de representante de persona jurídica. Se expide a personas físicas como representantes de personas jurídicas (salvo en el caso de administradores únicos o solidarios). Pueden solicitar este certificado:

• las sociedades que tengan como administrador único a otra sociedad;
• las S.L y S.A (representante mancomunado, apoderado, socio único, presidente, consejero, consejero delegado solidario, administrador conjunto, liquidador...) y tiene poderes específicos de representación que le permitan obtener este tipo de certificado;
• sociedades colectivas, comanditarias o cooperativas, sociedades civiles;
• asociaciones de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo: fundaciones, partidos políticos, sindicatos, asociación de consumidores y usuarios, organización empresarial, federación deportiva u otras asociaciones sin personalidad jurídica.
• entidades extranjeras con personalidad jurídica, organismos públicos, instituciones religiosas;
• gobiernos de las CC.AA., ayuntamientos o diputaciones.
• sociedad agraria en transformación, agrupación de interés económico, etc.

3.- Certificado de representación de entidad sin personalidad jurídica. Se expiden a comunidades de bienes, herencias yacentes, titularidad compartida de explotaciones agrarias, comunidades de propietarios, corporaciones, juntas vecinales, UTES, no residentes con establecimiento permanente; fondos de inversión o de otro tipo, órganos de la Administración central y autonómica excepto las CC.AA.

El certificado puede utilizarse en la mayor parte de las Administraciones del Estado: 

- Administración Central: AEAT, Catastro, INE, ICAC, loterías, BOE, Mercado de valores, Seguridad Social, Justicia, Renfe.......

- Administración autonómica

- Administración local y otros.

PASOS PARA OBTENER EL CERTIFICADO

La obtención del certificado electrónico debe tramitarse desde el equipo en el que tengamos intención de utilizarlo. Una vez obtenido, el certificado puede exportarse a otro equipo, pero el original siempre quedará en el mismo y deberá renovarse desde allí (en defecto de renovación, puede obtenerse otro nuevo y descargarse en un equipo diferente)

Los pasos para tramitar la obtención pueden verse en la página web de la Agencia Tributaria.

En resumen sería:

- entrar en la página de la FNMT, teniendo en cuenta que solo podemos utilizar Internet Explorer o Mozzilla Firefox,

- pinchar en el tipo de certificado que deseamos obtener (menú vertical izquierdo);

- configurar el navegador según las instrucciones, (menú vertical derecho "Configuración del navegador par obtener/renovar el certificado")

- seguir los pasos de obtención: elegir el certificado que deseamos obtener, introducir nuestros datos y obtener un código. Con ese código y nuestro DNI acudiremos a identificarnos, normalmente a una delegación de Hacienda o a una oficina de la Seguridad Social.

En el caso de personas físicas, lo más usual es elegir la opción "Obtener certificado software". Si se dispone de DNI-e puede obtenerse el certificado sin necesidad de acudir a identificarse. Sería todo el trámite telemático. Lo mismo sirve para la obtención de certificado de Administrador Único o Solidario. Los certificados de representante de entidades tienen un coste previo a su descarga que puede abonarse con tarjeta.

USOS DEL CERTIFICADO

El certificado tiene dos usos fundamentales: identificarse y firmar documentos. 

La identificación nos permite comprobar la información que consta a nuestro nombre en la web a la que deseamos acceder y la firma nos permite realizar trámites on-line. Podemos consultar, por ejemplo, las citas médicas que tenemos pendientes (cambiarlas, anularlas o solicitar otras nuevas), las multas de tráfico en la web de la Dirección General de Tráfico, la inscripción en el padrón municipal; cumplimentar datos del censo de población y viviendas, realizar trámites para la solicitud de subvenciones, presentar y liquidar impuestos, recursos y reclamaciones, visualizar nuestra vida laboral en la página de la Seguridad Social, nuestros periodos cotizados, altas y bajas en los distintos regímenes en los que hayamos estado....

Los usos son múltiples, pero el más habitual es la presentación y acceso a las liquidaciones de impuestos, siempre que dicha presentación se haya realizado por vía electrónica. Todos los tramites que realicemos por esta vía (solo posibles si disponemos de certificado o medio equivalente de identificación) quedarán almacenados en la Sede Electrónica y podremos acceder a ellos todas las veces necesarias. Tan solo se realiza el borrado de impuestos, en los casos que sea procedente, cuando han superado el plazo de prescripción. Esto evita tener que conservar los documentos en papel y evita pérdidas de las que sería difícil obtener un duplicado. 

Accediendo a la Sede electrónica con certificado digital podremos:

- presentar impuestos y contestar recursos; dar de alta o baja obligaciones fiscales o censales 

- consultar lo que hemos presentado telemáticamente: impuestos, comunicaciones, expedientes (podremos ver todas las etapas de un expediente; las notificaciones que nos han enviado y lo que nosotros hemos contestado); 

- ver el estado en el que se encuentra un expediente, una comprobación o una liquidación. Por ejemplo, en el caso de la Renta, nos informará si nuestra presentación ha sido correcta y está aceptada por la Administración; si se está comprobando o si se ha mandado la orden de pago al banco y en qué fecha).

El certificado nos permitirá también firmar cualquier documento en sustitución de la firma manual. Si queremos mandar cualquier informe o reclamación de forma privada, ese documento será válido una vez inserta la firma electrónica, sin necesidad de imprimirlo y firmarlo a bolígrafo. De este modo, podemos proceder a su envío telemático de una manera más ágil. 

El certificado electrónico es equivalente al DNI-e en muchos aspectos, aunque su uso es más amplio. A su vez, el DNI-e solo puede ser utilizado por personas físicas de manera particular. Las entidades deben utilizar el certificado electrónico que, de hecho, es obligatorio en sus relaciones con la Administración Tributaria y con la Seguridad Social.