Verificaciones a realizar para hacer el cierre contable

Los cierres contables se han de realizar al menos una vez al año, si bien es más que recomendable realizar cierres mensuales o en su defecto trimestrales para poder tener toda la información posible para realizar la mejor toma de decisiones sobre tu negocio.

Para poder realizar un adecuado cierre, además del trabajo administrativo del día a día, se han de realizar diversas acciones para conseguir un buen cierre contable, a continuación os detallo algunas de las principales acciones a realizar:

• Inmovilizado

- Se debe registrar las altas y bajas de inmovilizado, asegurándose para el caso de las bajas de identificar el coste, deterioro y amortización acumulada que hay en el balance para darlo de baja en contabilidad.

- Revisar el inmovilizado en curso, se ha de verificar si ya están puestos en marcha estos activos para empezar a amortizarlos y se ha de controlar si ha entrado algún activo que esté en fase de construcción / instalación y por el que se deba dar de alta como inmovilizado en curso y por tanto no empezar a amortizar aún.

- Dotación de amortización, se ha de calcular la dotación de amortización del año y contabilizar la correspondiente cuenta 68X a 28X.

- Analizar si hay algún deterioro de activo, por ejemplo, si tenemos una construcción sobre la que se hizo una tasación y el valor de tasación es inferior al Valor Neto Contable, se deberá registrar un deterioro.

• Existencias

- Revisar la valoración de existencias, normalmente la valoración de existencias la realiza el sistema automáticamente, pero tenemos que revisar estas valoraciones y dar la información correcta al sistema, por que si por ejemplo incorporamos una nueva máquina que de manera totalmente automática produce los productos terminados de la compañía, habrá que modificar en el sistema los costes de producción e indicarle que no meta costes de mano de obra directa…

- Analizar el deterioro de existencias, tenemos que comparar el coste unitario de cada producto y compararlo con su precio de venta y dotar una provisión en caso de que el precio de venta sea inferior al valor contable de las existencias.

Además si las existencias no tienen rotación habrá que dotar una provisión por deterioro también, por ejemplo, si tus existencias normalmente están una media de dos meses en tu almacén antes de su venta, deberíamos dotar deterioro por existencias que lleven por ejemplo dos años en nuestro almacén sin rotación alguna.

Por último, se deberá analizar si aplica algún tipo de provisión por devolución de existencias en garantía.

- Realizar el asiento de variación de existencias, deberemos verificar que la diferencia entre el importe en balance de las existencias de este año vs el año pasado nos cuadra con las cuentas de variación de existencias de la cuenta de resultados.

- Inventario del año, se deberá hacer un inventario para verificar que las existencias que figuran en contabilidad cuadran con las existencias reales en nuestro poder (también se puede hacer un inventario de inmovilizado para verificar que se ha llevado un adecuado control sobre las altas y las bajas).

• Cuenta de resultados

- Analizar si hay ventas pendientes de facturar, en varios sistemas contables se puede sacar un report de albaranes pendientes de facturar, por lo que si eres una empresa que no presta servicios, con este report puedes saber que importe has de emitir facturas.

Si eres una empresa que presta servicios, deberás revisar todos los pedidos de servicios no facturados y analizar en detalle en que punto están, ya que si se ha prestado el servicio o una parte del servicio habrá que facturarlo.

- Analizar si hay compras pendientes de recibir factura del proveedor, en este caso se ha de hacer seguimiento de todos los servicios recibidos y de las existencias recibidas y de las que no se ha recibido factura para hacer la provisión de facturas pendientes de recibir en caso de que el proveedor no te haya mandado la factura antes de cerrar la contabilidad.

- Revisar las diferencias entre el importe total de las facturas de compra y el importe que estipulaba en el pedido, normalmente la mayoría de programas de gestión poseen este tipo de report para consultarlo, esto sirve para detectar cambios de precios y otras discrepancias.

- Regularización de ingresos y gastos, el importe neto de las cuentas 6 y 7 deberá coincidir con el importe de la cuenta 129 que es el resultado contable del ejercicio.

- Contabilizar los gastos y provisiones de personal, además de la contabilización de las nóminas de los trabajadores, se deberá hacer la correspondiente provisión por remuneraciones pendientes de pago en caso de haber vacaciones no disfrutadas (y que no se pierdan el derecho a disfrutarlas si pasa del año natural), en caso de existir bonus o el de pagas extras.

• Tributación

- Compensar las cuentas de IVA 472 y 477, se debe cancelar los saldos de estas cuentas y en función de si el importe neto es un saldo deudor o acreedor se deberá registrar en la cuenta 4750 o la 4700.

- Contabilización del Impuesto de Sociedades.

- Cruce de las declaraciones tributarias del año con la información contable, por ejemplo algo en la contabilidad o en la presentación del IVA estaría mal si tienes unas ventas del año de 1 millón de euros y hubieseis declarado solo 500 mil euros de bases de IVA Repercutido.

- Revisión de que se han presentado todas las declaraciones tributarias en plazo y forma a lo largo del año.

• Grupo

- Conciliar los saldos y transacciones con grupo, se debe cruzar los datos con las empresas del grupo para comprobar que efectivamente los ingresos, gastos, clientes, proveedores, deudas y créditos grupo están registrados por la cuantía correcta.

Hay que tener especial cuidado con el cruce de las facturas pendientes de emitir y recibir al grupo dado que en estas provisiones es donde suelen surgir las principales partidas conciliatorias.

• Créditos, deudas y tesorería

- Reclasificar los créditos y deudas que vencen en menos de un año de las cuentas de largo plazo a las cuentas del corto plazo.

- Analizar si hay deterioro de saldos deudores, se debe analizar si hay algún indicio de insolvencia en los saldos deudores y créditos y hacer la correspondiente provisión. Asimismo, en caso de que haya saldos provisionados en ejercicios anteriores que finalmente se han cobrado, se deberá registrar una reversión por deterioro.

- Cruzar el importe de los auxiliares de clientes y de proveedores con los importes de las cuentas contables del balance.

- Tener un adecuado control de los intereses financieros, tenemos que verificar si nos han llegado los intereses financieros de todos los productos financieros y de los que no han llegado hacer la correspondiente provisión de intereses.

- Realizar las conciliaciones bancarias, cuadrando el saldo según el extracto bancario y la contabilidad, reconociendo contablemente las partidas conciliatorias en base a la fecha valor de cada cobro/pago y no a la fecha operación.

- Realizar el cuadre de caja, realizando un recuento de todo el efectivo y cuadrandolo con todos los movimientos desde la fecha inicial (anterior recuento) hasta el momento actual y revisando que cuadra con el importe reflejado en contabilidad.

- Hacer una previsión de cobros y pagos al menos a un mes vista para verificar que se van a poder afrontar todos los pagos y para en el cierre del mes siguiente analizar por que los cobros previstos finalmente no se han producido.

• Otros

- Analizar las posibles provisiones, se debe analizar si hay algún posible pasivo a registrar derivado de despidos comunicados en el ejercicio actual y que se realizarán en el año siguiente o los derivados de demandas judiciales.

- Analizar los seguros contratados, verificando que se han pagado las primas, que la compañía tiene una adecuada cobertura en caso de siniestro y que la prima pagada está adecuadamente periodificada.

- Revisión de que la cuenta 555 partidas pendientes de aplicar está a 0 y en caso de no ser así reclasificar los importes de esta cuenta a la cuenta correcta según su naturaleza.

- Reunirse con los abogados de la empresa, tienen que decirnos si en alguna de las demandas que han puesto a la compañía creen que sea probable que se vaya a perder, por que de ser así habría que dotar una provisión por responsabilidades por el importe que nos reclama el demandante, además para los litigios resueltos durante el año debemos verificar si han tenido algún impacto contable y si se han registrado correctamente.

- Cálculo de periodificaciones, se debe registrar como ingresos o gastos anticipados aquellos gastos e ingresos que se han cobrado / pagado y no se han devengado en el ejercicio del que hacemos el cierre contable.

- Analizar los abonos realizados, en la medida de lo posible se ha de intentar analizar los abonos realizados, para detectar por ejemplo si se hizo un abono para emitir una nueva factura y finalmente se olvidó de emitir la nueva factura, o de si hay algún problema de otra índole y se están haciendo abonos de forma indebida.

- Ha de cuadrar el balance, tenemos que asegurarnos que el importe de total activo es el mismo que el de total pasivo + patrimonio neto, si no es el mismo importe tendremos que identificar y arreglar el asiento contable en el que no cuadra el total debe con el total haber.

- Breve análisis del balance y la cuenta de resultados, es muy recomendable echarle un vistazo en profundidad para detectar posibles errores y subsanarlos, por ejemplo, si el inmovilizado tiene un valor negativo se hace evidente que la dotación de amortización del año la hemos echo mal, si bajan los márgenes de forma significativa e injustificada puede ser que nos estemos dejando de contabilizar gastos o nos falten importes por facturar, etc.. etc...

Esto es una guía breve de los principales verificaciones durante el cierre contable, podéis dejar vuestros comentarios para completarla.