Asientos contables

Con los asientos contables se refleja, no solamente cada operación que la empresa realiza, si no los cambios que tienen lugar a nivel interno. Por ejemplo, que una obligación pase de ser considerada a largo plazo a ser considerada a corto plazo.

Hay varias formas aceptadas de reflejar por escrito un asiento contable, pero hay ciertos elementos que debe contener  y normas que debe cumplir.

Debe contener:

• La fecha de la operación que se refleja.
• El concepto, que ha de ser una breve descripción de la operación.
• El número de orden o referencia que ese asiento tiene dentro del Libro Diario. Este número también no servirá para localizar apuntes en el Libro Mayor.
• El código dentro de la empresa de cada una de las cuentas afectadas en la operación.
• El nombre de cada una de las cuentas afectadas en la operación.
• El importe por el que cada una de las cuentas afectadas en la operación se ve modificada.

Debe cumplir con el Principio de Partida Doble (enunciado por Fray Luca Pacioli en 1494) y que se basa en lo siguientes principios:

1. No hay deudor sin acreedor.
2. A una o más cuentas deudoras corresponden una o más cuentas acreedoras por el mismo importe.
3. En todo momento, la suma de lo anotado en el Debe ha de ser igual a la suma de lo anotado en el Haber.
4. Todo el que recibe debe a la persona que da o entrega.
5. Todo valor que ingresa es deudor y todo valor que sale es acreedor.
6. Toda pérdida es deudora y toda ganancia acreedora.

El principio número 1 también podría expresarse como “A cada partida corresponde una contrapartida”

Los principios número 2 y 3 se podrían resumir de la siguiente forma: Todo asiento ha de estar cuadrado para poder darse por finalizado o cerrado.

La forma que toma puede ser, pero no exclusivamente, una de las siguientes:

1) Fecha del Asiento, concepto del asiento con breve descripción

nº de asiento

--------------------X--------------------

#debe_____(nº de cuenta)nombre de la cuenta

a

nombre de la cuenta (nº de cuenta) _____haber#

--------------------X--------------------

2) Fecha del Asiento, concepto del asiento con breve descripción

nº de asiento 

--------------------X--------------------

#debe_____(nº de cuenta)nombre de la cuenta

a

nombre de la cuenta (nº de cuenta) _____haber#

--------------------X--------------------

(1)

3)

4)

(2)

Tengamos en cuenta que a día de hoy hay un gran número de programas informáticos para la llevanza de la contabilidad, incluso hay empresas que contratan a otras para que les creen programas propios. En cada programa los asientos pueden verse reflejados de una forma u otra. Lo importante es que cumplan con el Principio de Partida Doble y que muestren los elementos básicos.

(1) En los ejemplos 1) y 2) hay quien opta por indicar solamente el número de cuenta, indicándolo entre paréntesis. La almohadilla (#) y los guiones bajos ( ______ ) se utilizan para delimitar el importe; es decir, para que no se le puedan añadir cifras y, por tanto, modificarlo. Los guiones y las cruces ( --------------------X-------------------- ) que se utilizan para delimitar los asientos tienen la misma utilidad, la de que no se puedan añadir más importes y cuentas a los asientos y, por tanto, falsear sus valores. Ambas costumbres de delimitación provienen de la contabilidad registrada manualmente, en los asientos registrados por medios informáticos no aparecen al visualizar un asiento.

(2) Los ejemplos 3) y 4) suelen darse tanto en asientos realizados a mano como con medios informáticos.