Concepto, contenido, metodología, procedimiento y plazo para la realización de una auditoria de prevención de riesgos laborales. Emisión del informe de auditoría

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  • Estado: Redacción actual VIGENTE
  • Orden: Laboral

Una auditoria de prevención de riesgos laborales puede ser definida como la evaluación sistemática, documentada, periódica, objetiva e independiente de la eficacia, efectividad y fiabilidad del sistema de gestión para la prevención de riesgos laborales, así como si el sistema es adecuado para alcanzar la política y objetivos de una organización en esta materia.

 

El Reglamento de los Servicios de Prevención (RD 39/1997, de 17 de enero), establece que deberán someterse a Auditoria todas las empresas que no hayan concertado la totalidad de las actividades preventivas con un Servicio de Prevención Ajeno. Cuando la empresa concierta parte de la actividad preventiva con un Servicio de Prevención Ajeno, aquellas actuaciones concertadas no deben ser auditadas, no obstante el auditor deberá conocer:

  • El contenido del concierto a fin de delimitar el alcance de la auditoria.
  • El alcance y resultados de dichas actividades en cuanto tengan relación con las restantes actividades de la empresa, que sí están sujetas a Auditoria.

A los efectos previstos en el apartado anterior, las empresas de hasta 50 trabajadores cuyas actividades no estén incluidas en alguno de grupos que se relacionan a continuación, que desarrollen las actividades preventivas con recursos propios y en las que la eficacia del sistema preventivo resulte evidente sin necesidad de recurrir a una auditoria por el limitado número de trabajadores y la escasa complejidad de las actividades preventivas, se considerará que han cumplido la obligación de la auditoria cuando cumplimenten y remitan a la autoridad laboral una notificación sobre la concurrencia de las condiciones que no hacen necesario recurrir a la misma según modelo Notificación sobre las condiciones que no hacen necesario recurrir a la auditoria del sistema de prevención, siempre que la autoridad laboral no haya ordenado lo contrario.

  • a. Trabajos con exposición a radiaciones ionizantes en zonas controladas (RD 53/1992, de 24 de enero).
  • b. Trabajos con exposición a agentes tóxicos y muy tóxicos, y en particular a agentes cancerígenos, mutagénicos o tóxicos para la reproducción, de primera y segunda categoría (RD 363/1995, de 10 de enero y RD 1078/1993, de 2 de julio).
  • c. Actividades en que intervienen productos químicos de alto riesgo (RD 886/1988, de 15 de julio).
  • d. Trabajos con exposición a agentes biológicos de los grupos 3 y 4, según la Directiva 90/679/CEE y sus modificaciones, sobre protección de los trabajadores contra los riesgos relacionados a agentes biológicos durante el trabajo.
  • e. Actividades de fabricación, manipulación y utilización de explosivos, incluidos los artículos pirotécnicos y otros objetos o instrumentos que contengan explosivos.
  • f. Trabajos propios de minería a cielo abierto y de interior, y sondeos en superficie terrestre o en plataformas marinas.
  • g. Actividades en inmersión bajo el agua.
  • h. Actividades en obras de construcción, excavación, movimientos de tierras y túneles, con riesgo de caída de altura o sepultamiento.
  • i. Actividades en la industria siderúrgica y en la construcción naval.
  • j. Producción de gases comprimidos, licuados o disueltos o utilización significativa de los mismos.
  • k. Trabajos que produzcan concentraciones elevadas de polvo silíceo.
  • l. Trabajos con riesgos eléctricos en alta tensión.

Por el contrario no están obligadas a someterse a Auditoría:

1.- las empresas que conciertan con uno o varios Servicios de Prevención Ajenos, si el concierto incluye todas las especialidades preventivas (seguridad, higiene industrial, ergonomía, psicosociología y vigilancia de la salud).

2.- Las empresas de hasta seis trabajadores cuyas actividades no estén incluidas en el Anexo I del Real Decreto 39/97 y por lo tanto debido al número limitado de trabajadores y a la escasa complejidad de las actividades preventivas, se demuestre que la eficacia del sistema preventivo resulte evidente. En este caso se considerará que han cumplido con la obligación de auditoría cuando cumplimenten y remitan a la autoridad laboral un escrito de notificación.

Concepto, contenido, metodología y plazo

1.- La auditoría es un instrumento de gestión que persigue reflejar la imagen fiel del sistema de prevención de riesgos laborales de la empresa, valorando su eficacia y detectando las deficiencias que puedan dar lugar a incumplimientos de la normativa vigente para permitir la adopción de decisiones dirigidas a su perfeccionamiento y mejora; para ello se llevará a cabo un análisis sistemático, documentado y objetivo del sistema de prevención, que incluirá los siguientes elementos:

  • a. Comprobar cómo se ha realizado la evaluación inicial y periódica de los riesgos, analizar sus resultados y verificarlos en caso de duda.
  • b. Comprobar que el tipo y planificación de las actividades preventivas se ajusta a lo dispuesto en la normativa general, así como a la normativa sobre riesgos específicos que sea de aplicación, teniendo en cuenta los resultados de la evaluación.
  • c. Analizar la adecuación entre los procedimientos y medios requeridos para realizar las actividades preventivas necesarias y los recursos de que dispone el empresario, propios o concertados, teniendo en cuenta, además, el modo en que están organizados o coordinados, en su caso.
  • d. En función de todo lo anterior, valorar la integración de la prevención en el sistema general de gestión de la empresa, tanto en el conjunto de sus actividades como en todos los niveles jerárquicos de ésta, mediante la implantación y aplicación del Plan de prevención de riesgos laborales, y valorar la eficacia del sistema de prevención para prevenir, identificar, evaluar, corregir y controlar los riesgos laborales en todas las fases de actividad de la empresa.

A estos efectos se ponderará el grado de integración de la prevención en la dirección de la empresa, en los cambios de equipos, productos y organización de la empresa, en el mantenimiento de instalaciones o equipos y en la supervisión de actividades potencialmente peligrosas, entre otros aspectos.

2.- La auditoría deberá ser realizada de acuerdo con las normas técnicas establecidas o que puedan establecerse y teniendo en cuenta la información recibida de los trabajadores. Cualquiera que sea el procedimiento utilizado, la metodología o procedimiento mínimo de referencia deberá incluir, al menos:

  • a. Un análisis de la documentación relativa al plan de prevención de riesgos laborales, a la evaluación de riesgos, a la planificación de la actividad preventiva y cuanta otra información sobre la organización y actividades de la empresa sea necesaria para el ejercicio de la actividad auditora.
  • b. Un análisis de campo dirigido a verificar que la documentación referida en el párrafo anterior refleja con exactitud y precisión la realidad preventiva de la empresa. Dicho análisis, que podrá realizarse aplicando técnicas de muestreo cuando sea necesario, incluirá la visita a los puestos de trabajo.
  • c. Una evaluación de la adecuación del sistema de prevención de la empresa a la normativa de prevención de riesgos laborales.
  • d. Unas conclusiones sobre la eficacia del sistema de prevención de riesgos laborales de la empresa.

3.- La primera auditoría del sistema de prevención de la empresa deberá llevarse a cabo dentro de los doce meses siguientes al momento en que se disponga de la planificación de la actividad preventiva.

La auditoría deberá ser repetida cada cuatro años, excepto cuando se realicen actividades citadas anteriormente (anexo I, RD 39/1997, de 17 de enero), en que el plazo será de dos años. Estos plazos de revisión se ampliarán en dos años en los supuestos en que la modalidad de organización preventiva de la empresa haya sido acordada con la representación especializada de los trabajadores en la empresa. En todo caso, deberá repetirse cuando así lo requiera la autoridad laboral, previo informe de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y, en su caso, de los órganos técnicos en materia preventiva de las comunidades autónomas, a la vista de los datos de siniestralidad o de otras circunstancias que pongan de manifiesto la necesidad de revisar los resultados de la última auditoría.

4.- El empresario deberá consultar a los trabajadores y permitir su participación en la realización de la auditoría (art. 18.2, LPRL).

Informe de auditoría

1-. Los resultados de la auditoría deberán quedar reflejados en un informe que la empresa auditada deberá mantener a disposición de la autoridad laboral competente y de los representantes de los trabajadores.

2.- El informe de auditoría deberá reflejar los siguientes aspectos:

  • a. Identificación de la persona o entidad auditora y del equipo auditor.
  • b. Identificación de la empresa auditada.
  • c. Objeto y alcance de la auditoría.
  • d. Fecha de emisión del informe de auditoría.
  • e. Documentación que ha servido de base a la auditoría, incluida la información recibida de los representantes de los trabajadores, que se incorporará al informe.
  • f. Descripción sintetizada de la metodología empleada para realizar la auditoría y, en su caso, identificación de las normas técnicas utilizadas.
  • g. Descripción de los distintos elementos auditados y resultado de la auditoría en relación con cada uno de ellos.
  • h. Conclusiones sobre la eficacia del sistema de prevención y sobre el cumplimiento por el empresario de las obligaciones establecidas en la normativa de prevención de riesgos laborales.
  • i. Firma del responsable de la persona o entidad auditora.

3.- El contenido del informe de auditoría deberá reflejar fielmente la realidad verificada en la empresa, estando prohibida toda alteración o falseamiento del mismo.

4.- La empresa adoptará las medidas necesarias para subsanar aquellas deficiencias que los resultados de la auditoría hayan puesto de manifiesto y que supongan incumplimientos de la normativa sobre prevención de riesgos laborales.

Proceso de Auditoría

De forma esquemática el proceso de Auditoría puede resumirse en las siguientes fases:

1.- Solicitud de la Auditoría

La empresa selecciona la Entidad Auditora que va a realizar la Auditoría.

  • a. La auditoría deberá ser realizada por personas físicas o jurídicas que posean, además, un conocimiento suficiente de las materias y aspectos técnicos objeto de la misma y cuenten con los medios adecuados para ello.
  • b. Las personas físicas o jurídicas que realicen la auditoría del sistema de prevención de una empresa no podrán mantener con la misma vinculaciones comerciales, financieras o de cualquier otro tipo, distintas a las propias de su actuación como auditoras, que puedan afectar a su independencia o influir en el resultado de sus actividades.

Del mismo modo, tales personas no podrán realizar para la misma o distinta empresa actividades de coordinación de actividades preventivas, ni actividades en calidad de entidad especializada para actuar como servicio de prevención, ni mantener con estas últimas vinculaciones comerciales, financieras o de cualquier otro tipo, con excepción de las siguientes:

El concierto de la persona o entidad auditora con uno o más servicios de prevención ajenos para la realización de actividades preventivas en su propia empresa.

El contrato para realizar la auditoría del sistema de prevención de un empresario dedicado a la actividad de servicio de prevención ajeno.

3.- Cuando la complejidad de las verificaciones a realizar lo haga necesario, las personas o entidades encargadas de llevar a cabo la auditoría podrán recurrir a otros profesionales que cuenten con los conocimientos, medios e instalaciones necesarios para la realización de aquéllas.

2.- El Plan de Auditoría

Es el Documento que la Entidad Auditora envía, con anterioridad a la Auditoría, a la empresa, para que conozca cómo se va desarrollar ésta.

Incluye entre otros: el alcance, la documentación a utilizar, el equipo auditor y el calendario.

3.- Reunión inicial

Reunión que los auditores y los auditados llevan a cabo al inicio de las Auditorías para conocerse y aclarar aquellos aspectos relacionados con el desarrollo de ésta que sean necesarios para la buena marcha de la misma.

4.- Visita general a la empresa

Visita general a los centros e instalaciones de la empresa sin perjuicio de que posteriormente puedan visitarse de nuevo determinadas partes o instalaciones.

5.- La búsqueda de evidencias

Parte básica de la auditoría, durante la cual el equipo auditor analiza los procesos de trabajo, la documentación y los registros, que le permitan evaluar el sistema de prevención de la empresa y soportar el Informe de Auditoría.

6.- Reunión final

Reunión realizada al final de la Auditoría, durante la cual el equipo auditor explica a los miembros de la empresa auditada los resultados de la misma.

7.- Informe de auditoría

Documento emitido por el equipo auditor, en el cual se reflejan objetivos y alcance de la auditoría, metodología y criterios de valoración y los resultados de la misma.

El informe de la auditoría deberá remitirse a la empresa, la cual está obligada a mantenerlo a disposición de los trabajadores y de la autoridad laboral competente.

Auditorías voluntarias

1.- Sin perjuicio del cumplimiento de lo dispuesto anteriormente, las empresas podrán someter con carácter voluntario su sistema de prevención al control de una auditoría o evaluación externa para permitir la adopción de decisiones dirigidas a su perfeccionamiento y mejora.

2.- Las auditorías voluntarias podrán realizarse en aquellos casos en que la auditoría externa no sea legalmente exigible o, cuando siéndolo, se realicen con una mayor frecuencia o con un alcance más amplio a los establecidos en este capítulo.

3.- Las auditorías voluntarias del sistema de prevención realizadas por las empresas (arts. 30, apartados 2, 3 y 5, 31, 31 bis, 32 y 33, RD 39/1997, de 17 de enero) serán tenidas en cuenta para la concesión de los incentivos que reglamentariamente se determinen que se destinarán especialmente a las pequeñas y medianas empresas (art. 5.3, LPRL).

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