Comunicación del contenido de los contratos y de sus copias básicas

Normativa relevante en materia de comunicación del contenido de los contratos de trabajo

Distinta normativa fija la obligación y alcance de las obligaciones de comunicación de las copias básicas del contrato de trabajo tanto a los Servicios Públicos de Empleo como a la representación legal de los trabajadores:  

• Arts. 4.1 g), 8.3, 12, 33, 64 y 65 del Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores.
• Art. 10.3 de la Ley Orgánica de Libertad Sindical.
• Real Decreto 1424/2002, de 27 de diciembre, por el que se regula la comunicación del contenido de los contratos de trabajo y de sus copias básicas a los Servicios Públicos de Empleo.
• Orden ESS/1727/2013, de 17 de septiembre, por la que se modifica la Orden TAS/770/2003, de 14 de marzo, por la que se desarrolla el Real Decreto 1424/2002, de 27 de diciembre, por el que se regula la comunicación del contenido de los contratos de trabajo y de sus copias básicas a los Servicios Públicos de Empleo, y el uso de medios telemáticos en relación con aquella.
• Orden TAS/770/2003, de 14 de marzo, por la que se desarrolla el Real Decreto 1424/2002, de 27 de diciembre, por el que se regula la comunicación del contenido de los contratos de trabajo y de sus copias básicas a los Servicios Públicos de Empleo, y el uso de medios telemáticos en relación con aquella.
• Art. 40.1 a) del Real Decreto Legislativo 5/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público.
• Directiva 2002/14/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de marzo de 2002, por la que se establece un marco general relativo a la información y a la consulta de los trabajadores en la Comunidad Europea.
• Ley 38/2007, de 16 de noviembre, por la que se modifica el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/1995, de 24 de marzo, en materia de información y consulta de los trabajadores y en materia de protección de los trabajadores asalariados en caso de insolvencia del empresario.
• Real Decreto 1659/1998, de 24 de julio, por el que se desarrolla el artículo 8.5 de la Ley del Estatuto de los Trabajadores en materia de información al trabajador sobre los elementos esenciales del contrato de trabajo.

Comunicación del contenido de los contratos de trabajo, sus prórrogas, o sus copias básicas a los Servicios Públicos de Empleo

El empresario está obligado a comunicar a la oficina pública de empleo, en el plazo de los diez días siguientes a su concertación y en los términos que reglamentariamente se determinen, el contenido de los contratos de trabajo que celebre o las prórrogas de estos, deban o no formalizarse por escrito (art. 8.3 del ET).

Como colectivos con peculiaridades destacar:

a) Los contratos de puesta a disposición: la empresa usuaria deberá informar a los representantes de los trabajadores sobre cada contrato de puesta a disposición y motivo de utilización, dentro de los diez días siguientes a la celebración. En el mismo plazo deberá entregarles una copia básica del contrato de trabajo o de la orden de servicio, en su caso, del trabajador puesto a disposición, que le deberá haber facilitado la empresa de trabajo temporal (art. 9 de la Ley 14/1994, de 1 de junio).

b) Contrato de alta dirección: a pesar de que la norma no lo concreta, esta modalidad contractual ha de entenderse integrada dentro de la obligación empresarial de comunicar SEPE el contenido del contrato en un plazo de diez días desde su formalización. Igualmente, el empresario deberá notificar a los representantes de los trabajadores la contratación del directivo en un plazo no superior a diez días desde su formalización, sin ser en todo caso necesario facilitarles una copia del mismo.

Comunicación del contenido de los contratos de trabajo y de sus copias básicas a la representación legal de los trabajadores

El empresario entregará a la representación legal de los trabajadores una copia básica de todos los contratos que deban celebrarse por escrito, a excepción de los contratos de relación laboral especial de alta dirección sobre los que se establece el deber de notificación a la representación legal de los trabajadores (art. 8.4 del ET).

Con el fin de comprobar la adecuación del contenido del contrato a la legalidad vigente, esta copia básica contendrá todos los datos del contrato a excepción del número del documento nacional de identidad o del número de identidad de extranjero, el domicilio, el estado civil, y cualquier otro que, de acuerdo con la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen, pudiera afectar a la intimidad personal. El tratamiento de la información facilitada estará sometido a los principios y garantías previstos en la normativa aplicable en materia de protección de datos.

La copia básica se entregará por el empresario, en plazo no superior a diez días desde la formalización del contrato, a los representantes legales de los trabajadores, quienes la firmarán a efectos de acreditar que se ha producido la entrega.

Posteriormente, dicha copia básica se enviará a la oficina de empleo. Cuando no exista representación legal de los trabajadores también deberá formalizarse copia básica y remitirse a la oficina de empleo.

Los representantes de la Administración, así como los de las organizaciones sindicales y de las asociaciones empresariales, que tengan acceso a la copia básica de los contratos en virtud de su pertenencia a los órganos de participación institucional que reglamentariamente tengan tales facultades, observarán sigilo profesional, no pudiendo utilizar dicha documentación para fines distintos de los que motivaron su conocimiento.

Completando lo previsto en el texto estatutario añadir:

• El deber de información contenido en el art. 35.5 ET constituye una obligación, y tal obligación no es renunciable. (SAN n.º 207/2015, de 4 de diciembre de 2015,  ECLI:ES:AN:2016:389).
• Esta obligación respecto de «cada trabajador» individualmente considerado tiene otra manifestación que se inscribe dentro de las competencias «de vigilancia» asignados a la representación legal de los trabajadores (artículos 35.5 y 64.1.2.º del ET).
• La copia, calificada de básica, a que se refieren los arts. 8.3 y 64.1.2.º del ET, debe contener «todos los datos del contrato», salvo los acotados legalmente: documento nacional de identidad, domicilio, estado civil y cualquier otro que, de acuerdo con la LO 1/82, pudiera afectar a la intimidad personal; campo limitado entre los que, como norma general no se incluye ni la jornada, ni la retribución del trabajador.
• En el supuesto de no existir representación legal de los trabajadores se deberá, igualmente, formalizar copia básica para su posterior remisión a la oficina de empleo. (STS, rec. 63/2003, de 11 de diciembre de 2003, ECLI:ES:TS:2003:8000, SAN n.º 98/2015, de 3 de junio de 2015, ECLI:ES:AN:2015:2021 y STSJ Cataluña n.º 2841/2012, de 17 de abril de 2012, ECLI:ES:TSJCAT:2012:4154).
• La retribución o salario no es un dato de carácter personal ni íntimo susceptible de reserva para salvaguardar el respeto a la intimidad (STS, rec. 6/2008, de 19 de febrero de 2009, ECLI:ES:TS:2009:1051). Según la reciente STS n.º 580/2021, de 26 de mayo de 2021, ECLI:ES:TS:2021:2211  a pesar de que el art. 28ET exigiendo un registro retributivo el TS valida la práctica empresarial de entregar copia básica del contrato de trabajo incorporando en cuanto al salario la expresión «según pacto», o consignando una determinada cantidad, que coincide con el salario mínimo de convenio, pero no el salario real del trabajador.
• Se reconoce a los delegados sindicales el derecho a acceder a la misma documentación e información que la empresa ha de poner a disposición del comité de empresa (art. 64 del ET).
• El mandato legal excluye del deber de comunicar la copia básica, respecto a determinados contratos (los de alta dirección) y determinados datos (los estrictamente personales), pero en ningún punto amplia la obligación de suministrar al comité datos que no figuran en el contrato original. Es más, si así lo hiciera no cumpliría el precepto. No sería cumplir el mandato el que en el contrato original se exprese que el salario será según convenio y, posteriormente, en la copia fijar la cantidad numérica que corresponde. De obrarse así es cuando se ocultaría al Comité la posibilidad de comprobar si se estaba obrando o no correctamente. (STS, rec. 2714/1997, de 24 de marzo de 1998, ECLI:ES:TS:1998:1957).
• Sin perjuicio de la información sobre previsiones en materia de subcontratación a la que se refiere el art. 64 del ET cuando la empresa concierte un contrato de prestación de obras o servicios con una empresa contratista o subcontratista, deberá informar a los representantes legales de sus trabajadores sobre los siguientes extremos contenidos en los apdos. 4 y 5 del art. 42 del ET).
• En caso de sucesión de empresa, el cedente y el cesionario deberán informar a los representantes legales de sus trabajadores respectivos afectados por el cambio de titularidad siguiendo el art. 44.6 del ET.
• La empresa usuaria deberá informar a los representantes de los trabajadores sobre cada contrato de puesta a disposición y motivo de utilización, dentro de los diez días siguientes a la celebración (art. 9 de la Ley 14/1994, de 1 de junio).

Siguiendo la esfera de lo anterior, la DA 3.ª del RD 1561/1995 de 21 de septiembre sobre jornadas especiales de trabajo, señala que la representación de los trabajadores tiene derecho a «ser informados mensualmente por el empresario de las horas extraordinarias realizadas por los trabajadores, cualquiera que sea su forma de compensación, recibiendo a tal efecto copia de los resúmenes a que se refiere el apartado 5 del artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores». 

SENTENCIAS RELEVANTES

STSJ Madrid n.º 12650/2011, de 4 de noviembre, ECLI:ES:TSJM:2011:12650

«(...) la tendencia legal, en armonía con el derecho derivado de la Unión Europea, no es otra que la potenciación de los derechos de información y consulta de los representantes legales de los trabajadores y, en atención al artículo 10.3 de la Ley Orgánica de Libertad Sindical, de los representantes sindicales y, por tanto, de los Sindicatos a quienes estos últimos representan en el seno de las empresas. Para finalizar, hacer notar que el artículo 40.1 de la Ley 7/2.007, de 12 de abril, del Estatuto Básico del Empleado Público, precepto que se anuda a las funciones y legitimación de los órganos de representación, prescribe, entre aquellas primeras, la de "recibir información, sobre la política de personal, así como sobre los datos referentes a la evolución de las retribuciones, evolución probable del empleo en el ámbito correspondiente y programas de mejora del rendimiento [párrafo a)], en tanto que el e) se refiere a la tarea de "vigilar el cumplimiento de las normas vigentes en materia de condiciones de trabajo, prevención de riesgos laborales, Seguridad Social y empleo y ejercer, en su caso, las acciones legales oportunas ante los organismos competentes", labor sindical de vigilancia, supervisión y control en materia de empleo y condiciones laborales que se tornaría ilusoria si para el conocimiento de los distintos nombramientos de personal estatutario temporal únicamente se hiciera entrega por la nueva Dirección Gerencia de tan repetidos listados con datos disociados, lo que determina el rechazo de este segundo motivo y, con él, del recurso en su integridad, y sin que haya lugar, por último, a la imposición de costas, desde el mismo momento que el SERMAS asumió, tiempo ha, la gestión de la prestación de asistencia sanitaria que con anterioridad tuvo atribuida el extinto Instituto Nacional de la Salud (INSALUD)».

SAN n.º 118/2019, de 18 de octubre, ECLI:ES:AN:2019:3862

La copia básica de los contratos que la empresa entregue a la RLT debe contener el salario real pactado, no siendo válida la expresión «según pacto» o «el salario mínimo del convenio colectivo» si éste no es el real. Señala la Sala:

«(...) si bien la retribución o salario no es un dato de carácter personal ni íntimo susceptible de reserva para salvaguardar el respeto a la intimidad. Se trata de un elemento esencial del contrato de trabajo, de naturaleza contractual, laboral y profesional, no siendo necesario recabar el consentimiento previo del trabajador individual para que los representantes sindicales puedan acceder, en su caso, a dicho dato».

«Además, en relación a la información sobre los niveles retributivos de los trabajadores afectados, no cabe entender que la misma vulnere el derecho a la intimidad de aquellos, puesto que tal como ha declarado el Tribunal Constitucional en la sentencia n.º 142/1993, de 22 de abril , que resolvió el recurso de inconstitucionalidad presentado contra la Ley 2/1991 que establecía el deber de entrega de la copia básica de los contratos a los representantes de los trabajadores el conocimiento de la retribución percibida por el trabajador no permite reconstruir la vida íntima del empleado ni invade la esfera de la privacidad del trabajador, pues las retribuciones que éste obtiene de su trabajo no pueden en principio desgajarse de la esfera de las relaciones sociales y profesionales que el trabajador desarrolla fuera de su ámbito personal e íntimo, para introducirse en este último».

STSJ Madrid n.º 863/2008, de 24 de noviembre, ECLI:ES:TSJM:2008:22701

«(...) cumplidos los requisitos normativamente exigidos para que el relevo pueda tener lugar, la falta de notificación a la oficina de empleo —al menos, de no mediar fraude suficientemente acreditado— no supone el incumplimiento de un requisito constitutivo para que dicha operación pueda tener lugar, tal y como, por otra parte, se infiere del contenido del RD 1424/2002, de 27 de diciembre, por el que se regula la comunicación del contenido de los contratos de trabajo y de sus copias básicas a los Servicios Públicos de Empleo, en relación con el art 8.3 del ET en general (forma del contrato de trabajo) y con el 12.6 del propio Estatuto en particular (contratos de relevo), por lo que no es dable una consecuencia como la exigida por la entidad gestora, sin perjuicio, en su caso, de cualquier otra que procediese, lo que no es objeto de este litigio».

STS, rec. 6/2008, de 19 de febrero 2009, ECLI:ES:TS:2009:1051

Conociendo de un conflicto colectivo planteado por la representación sindical de los trabajadores reclamando a la empresa que facilite información sobre las retribuciones mensuales actualizadas al año en curso de todos los trabajadores de la empresa, amparándose en jurisprudencia constitucional, del amplio contenido del derecho a la información de las representaciones sindicales, en tanto que tales, y de que el salario no es un dato de carácter personal ni íntimo susceptible de reserva que requiera del consentimiento de los trabajadores, desestima el recurso porque considera que la empresa cumple suficientemente con las exigencias del art. 1 de la Ley 2/1991, sobre derechos de información de los trabajadores en materia de contratación, ya derogada y ahora regulada en el artículo 8.4 del Estatuto de los Trabajadores con la entrega de la copia básica y de la información sobre los salarios por categorías y departamentos, sin que el convenio colectivo aplicable amplíe en esta materia los derechos establecidos en dicha ley y sin que el Sindicato demandante haya expuesto algún tipo de concreta justificación que hiciera necesario el conocimiento de los datos solicitados en relación con el ejercicio de las funciones que constitucionalmente tiene reconocidas.

Comunicación a la persona trabajadora de los elementos esenciales del contrato de trabajo y las principales condiciones de ejecución

Sin perjuicio de las obligaciones en materia de formalización por escrito del contrato de trabajo y de los derechos de información de los representantes de los trabajadores en materia de contratación citados (art. 8.4 del ET), así como del cumplimiento de las obligaciones, requisitos y procedimientos establecidos en materia de modificación del contrato de trabajo, «cuando la relación laboral sea de duración superior a cuatro semanas, el empresario deberá informar por escrito al trabajador, en los términos y plazos que se establezcan reglamentariamente, sobre los elementos esenciales del contrato y las principales condiciones de ejecución de la prestación laboral, siempre que tales elementos y condiciones no figuren en el contrato de trabajo formalizado por escrito» (art. 8.5 del ET).

En el caso de la obligación de informar a los trabajadores, el Real Decreto 1659/1998, de 24 de julio, configura dos supuestos especiales:

a) Información adicional en los supuestos de prestación de servicios en el extranjero

Cuando un trabajador tenga que prestar normalmente sus servicios en el extranjero la información de su relación laboral deberá ser completada con los siguientes extremos (Real Decreto 1659/1998, de 24 de julio):

1. La duración del trabajo que vaya a prestarse en el extranjero.
2. La moneda en que se pagará el salario.
3. Las retribuciones en dinero o en especie, tales como dietas, compensaciones por gastos o gastos de viaje, y las ventajas vinculadas a la circunstancia de la prestación de servicios en el extranjero.
4. En su caso, las condiciones de repatriación del trabajador.

La información sobre la moneda en que se pagará el salario y las retribuciones en dinero o en especie podrá derivarse de una referencia a las disposiciones legales o reglamentarias o a los convenios colectivos de aplicación que regulen dichos extremos, siempre que tal referencia sea precisa y concreta para permitir al trabajador el acceso a la información correspondiente.

Lo dispuesto en los apartados anteriores no será de aplicación en caso de que la duración del trabajo en el extranjero no rebase las cuatro semanas.

b) Información sobre la modificación de las condiciones de la relación laboral

El empresario deberá informar por escrito al trabajador sobre cualquier modificación de los elementos y condiciones siguientes:

1. La identidad de las partes del contrato de trabajo.
2. La fecha de comienzo de la relación laboral y, en caso de que se trate de una relación laboral temporal, la duración previsible de la misma.
3. El domicilio social de la empresa o, en su caso, el domicilio del empresario y el centro de trabajo donde el trabajador preste sus servicios habitualmente. Cuando el trabajador preste sus servicios de forma habitual en diferentes centros de trabajo o en centros de trabajo móviles o itinerantes se harán constar estas circunstancias.
4. La categoría o el grupo profesional del puesto de trabajo que desempeñe el trabajador o la caracterización o la descripción resumida del mismo, en términos que permitan conocer con suficiente precisión el contenido específico del trabajo.
5. La cuantía del salario base inicial y de los complementos salariales, así como la periodicidad de su pago.
6. La duración y la distribución de la jornada ordinaria de trabajo.
7. La duración de las vacaciones y, en su caso, las modalidades de atribución y de determinación de dichas vacaciones.
8. Los plazos de preaviso que, en su caso, estén obligados a respetar el empresario y el trabajador en el supuesto de extinción del contrato o, si no es posible facilitar este dato en el momento de la entrega de la información, las modalidades de determinación de dichos plazos de preaviso.
9. El convenio colectivo aplicable a la relación laboral, precisando los datos concretos que permitan su identificación.
10. Trabajadores que prestan sus servicios en el extranjero:

- La duración del trabajo que vaya a prestarse en el extranjero.

- La moneda en que se pagará el salario.

- Las retribuciones en dinero o en especie, tales como dietas, compensaciones por gastos o gastos de viaje, y las ventajas vinculadas a la circunstancia de la prestación de servicios en el extranjero.

- En su caso, las condiciones de repatriación del trabajador.

Dicha información por escrito no será necesaria cuando, la información se derive de una referencia a las disposiciones legales o reglamentarias o a los convenios colectivos que sean de aplicación y se produzca una modificación de los mismos.