Cumplimiento normativo en el proceso de creación de una empresa

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  • Estado: Redacción actual VIGENTE
  • Orden: Mercantil
  • Fecha última revisión: 05/07/2019

Puede resultar abrumadora la cantidad de normativa y trámites que hay que realizar para poder materializar aquello que se sueña en un momento concreto de la vida, y se quiere convertir en una empresa donde poder hacer realidad nuestro proyecto. Sin embargo, es imprescindible establecer las políticas y procedimientos adecuados para garantizar que la nuestra cumple y cumplirá a lo largo de su desarrollo con el marco normativo aplicable.

 

El cumplimiento normativo es una de las necesidades básicas de la empresa, por lo que deberá contar en primer lugar, con la adecuada prevención de riesgos laborales, como respuesta a la búsqueda de la mejora constante de la seguridad y salud de los trabajadores, y por ello, se llevarán a cabo distintas medidas y actividades para prevenir los riesgos que derivan de las condiciones del trabajo, que serán en todo caso revisadas por técnicos especialistas en Prevención de Riesgos Laborales, mediante la conocida evaluación de riesgos.

En segundo lugar, de conformidad con lo dispuesto en las normativas vigentes en protección de datos personales, como son el Reglamento (UE) 2016/679 de 27 de abril de 2016 (GDPR) y la Ley Orgánica (ES) 3/2018, de 5 de diciembre, es necesario tener implantada en la empresa una política de protección de datos que asegure el buen uso de los datos que se reciban en virtud de los servicios prestados. Para ello, deberemos poder asegurar la confidencialidad entre nuestra empresa y aquellos que nos ceden sus datos personales, protegiéndolos en todo caso frente a los riesgos existentes, optimizando los procesos de seguridad de los sistemas informáticos y estructurando la documentación recibida.

Por último, y no por ello menos importante, deberemos contar con un Programa de compliance, en virtud del cual se garantizará que la actividad que va a realizar la empresa y todos los empleados de la misma, se hará en cumplimiento de las normas legales y cualquier disposición que tenga la obligación de cumplir, o que haya decidido de forma voluntario hacerlo.

En definitiva, debemos tener recogido el conjunto de protocolos que serán usados para prevenir la infracción de normas.

Una de las funciones que debe tener la empresa como persona jurídica, es la de garantizar que el marco normativo aplicable no sea infringido, por lo que deben vigilar y combatir los riesgos de posibles incumplimientos legales.

No están solamente incluidas las normas legales, como las leyes o los reglamentos, sino también deben incluirse las políticas internas, compromisos con clientes, proveedores y terceros, y especialmente los códigos éticos que la empresa se haya comprometido a respetar.

Objetivos:

1. Identificación: localizar los riesgos a los que se enfrenta la empresa, teniendo en cuenta su severidad, impacto y probabilidad de que se den.

2. Prevención: evitar los riesgos, identificándolos, definiendo controles y formando a los empleados en cumplimiento normativo.

3. Detección: encontrar las deficiencias de la empresa, realizar auditorías y supervisar la efectividad de los controles.

4. Solución: darle respuesta a cada conflicto que pudiese surgir en la relación con el cumplimiento normativo.

Para cumplir con todos ellos, la empresa diseñará a medida las políticas y procedimientos adecuados y suficientes, que formarán parte de la cultura de la organización y deberán respetarse en el día a día, para evitar que se cometan conductas delictivas, y se actúe en todo momento conforme a lo que marca la Ley, tanto en materia penal, como en prevención de riesgos laborales, protección de datos y el resto de materias.

La función del Programa de Cumplimiento Normativo, suele estar relacionada con la prevención de los delitos, para poder así evitar a su vez una posible responsabilidad penal de las personas jurídicas, pero es importante que las medidas tengan también repercusión en todas las materias jurídicas que afectan a la labor de emprendimiento, por lo que debe estar completamente adaptado a las circunstancias específicas de la empresa que se pretende crear.

Es importante, dar solución a todos los temas que más allá de los afectados por el Derecho Penal, requieren regulación dentro del ámbito de la empresa, ya que personas jurídicas, al igual que las físicas, tienen derechos, deberes y obligaciones, por lo que también deben ser cumplidores de la ley, basándose en la ética empresarial.

La clave finalmente es adecuar el comportamiento de los que formen parte de la empresa de tal manera que se cumpla con las exigencias legales.

A la hora de empezar de cero una empresa, es importante que los valores sean adquiridos por los integrantes de la misma desde el principio, teniendo por tanto un buen gobierno corporativo en el que se evite el abuso y el riesgo de que se den actuaciones negligentes y desleales, que dará lugar en todo caso a una responsabilidad social corporativa.

En definitiva, el Programa de Cumplimiento Normativo es un protocolo de actuación para impedir que se utilice la empresa, sus medios y sus recursos para cometer cualquier tipo de infracción.

En relación con el cumplimiento normativo, se ahondará en los conceptos en la parte IV, donde se desarrollarán temas fundamentales como la necesidad de contar con un servicio de prevención de riesgos laborales, de protección de datos y de compliance penal.

«CUMPLIMIENTO NORMATIVO:

PROCEDIMIENTOS Y BUENAS PRÁCTICAS para IDENTIFICAR Y CLASIFICAR RIESGOS y poder así ESTABLECER MECANISMOS INTERNOS DE PREVENCIÓN, GESTIÓN, FORMACIÓN, DETECCIÓN, MINIMIZACIÓN Y CONTROL.»

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