Diseño e implantación de un protocolo interno de desconexión digital

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  • Estado: Redacción actual VIGENTE
  • Orden: Laboral
  • Fecha última revisión: 14/04/2021

Para que el protocolo para la desconexión digital suponga una herramienta eficaz hemos de cumplir un contenido mínimo.

Protocolo de derecho a la desconexión digital

El derecho a la desconexión digital fuera del horario de trabajo se conceptúa como la limitación al uso de las tecnologías de la comunicación para garantizar fuera del tiempo de trabajo legal o convencionalmente establecido, el respeto de su tiempo de descanso, permisos y vacaciones de los trabajadores, así como de su intimidad personal y familiar, según la Ley del Estatuto de los Trabajadores 20bis y la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal y Garantía de los Derechos Digitales LOPDGDD ("Protocolo de derecho a la desconexión digital del Grupo Repsol"). Se requiere por tanto que el empleador elabore una política interna dirigida a trabajadores, incluidos los que ocupen puestos directivos, bajo los parámetros fijados por el art. 88 LOPDGDD. Es un protocolo que tiene el carácter de obligatorio, obligación impuesta por la LOPDGDD y requiere la audiencia de la RLT, lo que no es lo mismo tampoco que un acuerdo con la RLT.

Como es lógico, la política interna que se profese no podrá ser contraria a lo estipulado en la negociación colectiva, ni con los principios de la LOPDGDD, encontrando en este último texto legal referencias de obligado cumplimiento a la hora de redactar nuestro Protocolo (arts. art 87.1 y 87.3 LOPDGDD) que no está de más recordad:

"Artículo 87. Derecho a la intimidad y uso de dispositivos digitales en el ámbito laboral.

1. Los trabajadores y los empleados públicos tendrán derecho a la protección de su intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por su empleador.

2. El empleador podrá acceder a los contenidos derivados del uso de medios digitales facilitados a los trabajadores a los solos efectos de controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales o estatutarias y de garantizar la integridad de dichos dispositivos.

3. Los empleadores deberán establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales respetando en todo caso los estándares mínimos de protección de su intimidad de acuerdo con los usos sociales y los derechos reconocidos constitucional y legalmente. En su elaboración deberán participar los representantes de los trabajadores.

El acceso por el empleador al contenido de dispositivos digitales respecto de los que haya admitido su uso con fines privados requerirá que se especifiquen de modo preciso los usos autorizados y se establezcan garantías para preservar la intimidad de los trabajadores, tales como, en su caso, la determinación de los períodos en que los dispositivos podrán utilizarse para fines privados.

Los trabajadores deberán ser informados de los criterios de utilización a los que se refiere este apartado".

En relación a los protocolos internos y desconexión digital pueden estandarizarse una serie de externos siempre teniendo presente la necesidad de adaptación a cada organización:

  • El protocolo incluirá en su ámbito funcional a todas las personas trabajadoras, incluidas las que ocupen puestos directivos.
  • La prohibición de conexión mediante medios digitales empresa-trabajador, como regla general, fuera de horario laboral supone un respeto absoluto al tiempo de descanso, permisos, vacaciones de la persona trabajadora, así como de su intimidad personal y familiar.
  • Las modalidades de ejercicio de este derecho de desconexión digital siempre atendiendo a la naturaleza y objeto de la relación laboral (es necesario tener en cuenta el sector y la actividad a desarrollar) y potenciación del derecho a la conciliación de la actividad laboral y la vida personal y familiar.
  • Será necesario formular en paralelo una serie de acciones de formación y sensibilización del personal sobre el uso de los medios tecnológicos y la necesidad de ejercer este derecho a la desconexión digital, incluyendo esto en las políticas de prevención de riesgos laborales.
  • Delimitación taxativa de las causas que justifican la interrupción de ese descanso. La tendencia actual en la negociación colectiva es la de impulsar el derecho a la desconexión digital una vez finalizada la jornada laboral, fijándose excepciones como “fuerza mayor”, o dependiendo del nivel de responsabilidad o funciones de cada trabajador en la empresa, por lo que se hace necesario delimitar las excepciones.
  • Se podrían añadir protocolos concretos sobre contraseñas, seguridad de la información, logueo y deslogueo, mensajes de respuesta, o retraso en la entrega de correos electrónicos, para controlar el cumplimiento de este derecho.

¿Qué puede ocurrir si no contamos con un protocolo de derecho a la desconexión digital?

Si consideramos que el derecho a la desconexión digital es un derecho fundamental incardinado en el derecho a la salud en caso de incumplimiento del derecho la persona trabajadora podría recabar su tutela judicial en cualquier momento, además de suponer un incumplimiento de la LPRL, y podría ser considerada una infracción muy grave de la LISOS por lo que la empresa podría también ser sancionada por la Inspección de Trabajo.

¿La desconexión digital es un derecho o una obligación?

La desconexión digital se reconoce como un derecho, aunque no como una obligación, aplicable a todas las personas trabajadoras salvo que así se especifique para el empresa en concreto. Esto implica expresamente que, aquellas personas trabajadoras que realicen comunicaciones fuera del horario laboral establecido podrían, en principio, hacerlo con total libertad; sin embargo, deben asumir que no tendrán respuesta alguna hasta el día hábil posterior.

Las únicas excepciones serían las reconocidas para casos de emergencia o similares dentro del protocolo existente. Es más, las horas usadas por el empleado para atender llamadas telefónicas o correos electrónicos fuera de su jornada laboral deben tratarse como una prolongación de esta y computarse, cotizarse y abonarse como horas de trabajo extraordinarias.

Estructura de un protocolo para la desconexión digital

Con el fin de que nuestro protocolo suponga una herramienta eficaz para definir la política interna empresarial y una cultura de la organización adaptada a la realidad empresarial y las situaciones específicas de la plantilla podemos estandarizar la siguiente estructura:

1. Ámbito de aplicación

El protocolo será de aplicación a todas las personas que trabajan en la compañía, debiendo matizar su obligatoriedad con independencia del ámbito de aplicación del convenio colectivo aplicable (puede integrar al personal de alta dirección excluido de este) y del tipo de prestación de servicios presencial o teletrabajo.

Ejemplos:

"TIS garantizará el derecho a la desconexión digital tanto a las personas trabajadoras que realicen su jornada de forma presencial como a los supuestos de realización total o parcial del trabajo a distancia, así como en el domicilio de la persona trabajadora vinculado al uso con fines laborales de herramientas tecnológicas." (Acuerdo de medidas para la desconexión digital: Telefónica Ingeniería de Seguridad, SAU. BOE: 07/01/2020)).

2. Negociación (art 88.3 LOPDGDD)

Los temas de jornada y horario constituyen condiciones de trabajo que afectan profundamente al régimen de vida de los trabajadores y por lo tanto constituyen una de las materias más sensibles sobre las que se impone la necesidad de la negociación, por lo que no es de extrañar que en nuestro país vía negociación colectiva se estuviese regulando la desconexión digital incluso con carácter previo a la entrada en vigor de la LOPDGDD. La actual regulación reconoce, de forma muy amplia y genérica, el derecho a la intimidad en el uso de los dispositivos digitales de las personas trabajadoras, el derecho a la desconexión digital y el derecho a la intimidad frente al uso de dispositivos de videovigilancia y geolocalización, dejando un amplio margen de libertad a las partes para proceder a su regulación (arts. 88.3 LOPDGDD; 20 bis del Estatuto de los Trabajadores).

A TENER EN CUENTA. El art. 88 LOPDGDD promueve el derecho a la desconexión digital mediante negociación colectiva o, en su defecto, a través de un acuerdo entre la empresa y la representación legal de los trabajadores.

Ejemplos:

"El personal laboral tiene derecho a la desconexión digital a fin de garantizar, fuera del tiempo de trabajo, el respeto de su tiempo de descanso, permisos y vacaciones o bajas por enfermedad, así como a su intimidad personal y familiar.

Las empresas, previa audiencia a los representantes legales del personal de plantilla, elaborarán un protocolo, que podrá contemplar, entre otros aspectos, el derecho de desconexión digital, y especialmente tanto los supuestos de realización total o parcial del trabajo a distancia así como en el domicilio de las personas trabajadoras, como aquellos en los que, a título enunciativo, la prestación laboral exija disponibilidad o realización de guardias fuera del horario laboral, en la que se definirán las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión y las acciones de formación y sensibilización del personal sobre un uso razonable de las herramientas tecnológicas." (Art. 21 Convenio colectivo del Grupo Cetelem. (BOE: 18/02/2021)).

"Para favorecer la conciliación de la vida personal y profesional, y garantizar el descanso de los empleados, se reconoce el derecho a la desconexión digital una vez finalizada la jornada laboral del empleado. Facultad de desconexión de los dispositivos digitales, no responder emails, mensajes y llamadas profesionales fuera de su horario de trabajo, salvo causa de fuerza mayor." (Convenio colectivo de Philips Iberica, SAU. (BOE 08/12/2018)).

3. Reconocimiento del derecho a desconexión y buenas prácticas en desconexión digital

Por lo general vía convenio colectivo se fijará la obligación de reconocimiento del derecho de los trabajadores a no responder a los mails o mensajes profesionales fuera de su horario de trabajo en consonancia con la normativa citada el principio. No obstante, las partes firmantes del protocolo han de reflejar la necesidad de impulsar el derecho a la desconexión digital una vez finalizada la jornada laboral. Es decir, nuestro protocolo en primera instancia ha de reconocer de forma expresa del derecho de los trabajadores/as a la intimidad en relación con el entorno digital y con el uso de dispositivos digitales puestos a su disposición por las empresas y el derecho a la desconexión digital en el ámbito laboral.

¿Qué analizar antes de empezar?

En un primer momento, con el fin de concretar medidas específicas de desconexión de forma específica y medible hemos de analizar:

a) Calendario laboral de empresa: de forma anual las empresas, previo informe de los representantes de los trabajadores y consulta con los mismos, elaborarán un calendario laboral que comprenderá: a) horario de trabajo; b) distribución anual de los días de trabajo; c) festivos; d) descansos semanales o entre jornadas; e) otros días inhábiles. Ha de tenerse siempre en cuenta la jornada máxima legal o, en su caso, la pactada.

Siempre respetando lo dispuesto en los convenios colectivos o contratos de trabajo, la elaboración del calendario corresponde a la empresa. No obstante, esta facultad empresarial no es absoluta, ya que deberá respetar tanto las normas de carácter necesario –fiestas nacionales y locales, así como las pactadas en convenio– y el conjunto de condiciones que vengan rigiendo la jornada como resultado de acuerdos entre las partes o de una voluntad unilateral de la empresa cuando, en este último caso, se haya incorporado al acervo contractual de los trabajadores. (STS, rec. 118/2004, de 16 de junio de 2005, ECLI:ES:TS:2005:3941 y STSJ Cataluña n.º 7/2013, de 5 de febrero de 2013, ECLI:ES:TSJCAT:2013:1701).

b) Regulación de las festividades laborales: los trabajadores tendrán derecho a un descanso mínimo semanal, pero al margen de este se establecerán las denominadas fiestas laborales (con carácter retribuido y no recuperable). No podrán exceder de 14 al año, de las que dos serán locales. (STS, rec. 171/2003, de 13 de octubre de 2004, ECLI:ES:TS:2004:6437 y STSJ Madrid, rec. 3272/1999, de 25 de enero de 2000, ECLI:ES:TSJM:2000:733 ).

c) Duración y límites de la jornada laboral: la duración y los límites de la jornada laboral vienen establecidos por el art. 34 ET y el convenio colectivo de aplicación.

d) Registro de jornada: la norma estatutaria establece el registro obligatorio de las horas extraordinarias (art. 35.5 ET) y de los trabajadores a tiempo parcial [art. 12 4 c) ET]. El tipo de sistema de registro responderá a la libre elección de la empresa, siempre que garantice la fiabilidad e invariabilidad de los datos y refleje, como mínimo, cada día de prestación de servicios, la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada.

e) Permisos laborales retribuidos: todos las personas trabajadoras tienen derecho a permisos retribuidos para ausentarse de su puesto de trabajo, previo aviso y justificación, por alguno de los motivos regulados en el apdo. 3 del art. 37 ET, no obstante, mediante negociación colectiva podrán mejorarse y ampliarse dichos permisos.

f) Derecho a vacaciones retribuidas: las personas trabajadoras tienen reconocido constitucionalmente, el derecho a vacaciones periódicas retribuidas con cargo al empresario en el art. 38 Estatuto de los Trabajadores, que no puede ser inferior, en ningún caso, a 30 días naturales. El periodo de disfrute será el pactado individual o colectivamente entre empresa y trabajadores. El derecho caduca de forma genérica el 31 de diciembre de cada año. No obstante, en el supuesto de que el período de vacaciones coincida con una incapacidad temporal que imposibilite al trabajador disfrutarlas, total o parcialmente, durante el año natural a que corresponden, el trabajador podrá hacerlo una vez finalice su incapacidad y siempre que no hayan transcurrido más de 18 meses a partir del final del año en que se hayan originado.

g) Excedencias y reducción de jornada por motivos de corresponsabilidad: las excedencias son situaciones en las que se produce la suspensión del contrato de trabajo, a solicitud del trabajador, sin que éste tenga derecho a recibir remuneración alguna. El art. 46 Estatuto de los Trabajadores, establece varios tipos distintos de excedencias: las voluntarias, las forzosas y las solicitadas por cuidado de hijos o familiares.

La reducción de jornada por motivos familiares consiste en reducir la jornada ordinaria del trabajador que tenga que hacerse cargo del cuidado de menores, personas discapacitadas o familiares hasta 2º grado de consanguinidad o afinidad.

h) Disponibilidad horaria del trabajador fuera de la jornada de trabajo: en caso de existir este tipo de supuestos se excluirían del derecho a desconexión digital durante el tiempo de disponibilidad en régimen de localización. En estos casos existirá obligación de atender las comunicaciones de la empresa, de conformidad a las normas que regulen el correspondiente régimen de disponibilidad.

i) Implantación del teletrabajo en la empresa: a pesar de que las condiciones concretas de cada trabajador se fijarán en un acuerdo de trabajo a distancia o teletrabajo (según Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre) de registro obligatorio ante el SEPE, el protocolo ha de definir aspectos específicos de desconexión para este tipo de prestación de servicios.

j) Aspectos relacionados con la Prevención de Riesgos Laborales y el tratamiento en la empresa de los riesgos psicosociales: es recomendable consultar con los servicios de prevención propios o ajenos de forma previa a la elaboración del protocolo en base al deber de prevención de todo empresario.

k) La existencia de canales éticos o su configuración como medida para detectar incumplimientos.

l) La configuración de la desconexión digital en el convenio colectivo aplicable, normas de  empresa y acuerdos individuales: donde encontraremos referencias de obligado cumplimiento o bases para su mejora.

m) Recopilación de información para conocer la situación actual con fiabilidad: encuestas entre distintas categorías de empleados y departamentos sobre los usos de las TIC permitirán desarrollar las futuras medidas de desconexión necesarias o, en caso de detectar un desconocimiento de las medidas existentes, crear acciones de formación concretas. Como ejemplo:

  • ¿Ha recibido llamadas de superiores fuera de horario laboral?
  • ¿Durante su periodo vacacional ha recibo e-mail, llamadas o similar por parte de compañeros?
  • ¿Durante su periodo vacacional ha recibo e-mail, llamadas o similar por parte de superiores?
  • ¿Se respetan por parte de la empresa los horarios fijados?
  • ¿Conoce las políticas de desconexión de la empresa?
  • ¿Cómo actuaría en caso de recibir un e-mail fuera de horario laboral?
  • ¿Durante los tiempos de descanso diario, semanal, permisos o vacacional se designa a una persona para solventar posibles incidencias?
  • ¿Cuál es su percepción sobre las medidas puestas en práctica en materia de desconexión digital?
  • etc.

Buenas prácticas en desconexión digital

Teniendo en cuenta todo lo anterior, es recomendable que el protocolo fije una serie de buenas prácticas en la organización del trabajo.

Ejemplos:

"- Garantizar el cumplimiento de la jornada anual pactada en Convenio Colectivo vigente.

- Garantizar el cumplimiento de las necesidades de nuestro servicio esencial, lo que implica el respeto de las diferentes modalidades de jornada, así como, en aquellos casos en los que el servicio lo requiere, la atención de incidencias fuera de dicha jornada.

- Evitar, salvo en situaciones debidamente justificadas, prolongaciones de jornada y la realización de horas extraordinarias.

- Impulsar una cultura enfocada a resultados, a la mejora de la productividad y a la satisfacción del cliente, eliminando la cultura del presentismo.

- Fomentar una ordenación racional del tiempo de trabajo y su aplicación flexible, así como el uso de las tecnologías y herramientas de planificación.

- Fomentar la racionalización del tiempo invertido en reuniones y evitando, en la medida de lo posible teniendo en cuenta el carácter internacional y los diferentes husos horarios de las compañías del Grupo, convocar reuniones a partir de las 6 de la tarde.

- Promover un uso eficiente y racional del e-mail y el teléfono corporativo, no solicitando respuesta fuera de los horarios de trabajo, ni durante los tiempos de descanso, permisos, licencias o vacaciones, salvo causa de fuerza mayor o circunstancias excepcionales".  (VIII Convenio colectivo de Iberdrola Grupo (BOE: 02/03/2021)).

a) Comunicaciones realizadas fuera de la jornada laboral

Con el fin de garantizar el descanso de todo el personal es recomendable instaurar que no se realicen llamadas, ni se enviarán mails o mensajes instantáneos en una determinada franja horaria o días de la semana salvo circunstancias excepcionales. Siendo fundamental especificar que no será necesario responder mails, llamadas o mensajes profesionales fuera del horario de trabajo pactado.

Una herramienta útil será la configuración del envío diferido de correos y evitar las "cadenas de mails" restringiendo el uso del “responder a todos”. Del mismo modo, en caso de enviar una comunicación que pueda suponer respuesta fuera del horario establecido al efecto, ha de quedar suficientemente claro que el remitente ha de reponer en la jornada laboral siguiente.

Ejemplos:

"Las personas trabajadoras de TIS tendrán derecho a no responder a ninguna comunicación, fuere cual fuere el medio utilizado (correo electrónico, WhatsApp, teléfono, etc.), una vez finalizada su jornada laboral, salvo que concurran las circunstancias señaladas en la medida Quinta de este documento." (Acuerdo de medidas para la desconexión digital: Telefónica Ingeniería de Seguridad, SAU. BOE: 07/01/2020)).

b) Vacaciones y días de descanso

En ningún caso se enviarán mails, mensajes instantáneos o se realizarán llamadas durante los fines de semanas, festivos ni periodos de vacaciones del personal, salvo excepciones por necesidades de negocio justificadas e ineludibles.

Dado que otras personas pueden no conocer que el trabajador se encuentra de vacaciones, nuestro protocolo puedo establecer la obligación de fijar la obligación de dejar un mensaje de aviso en el correo electrónico informativo, indicando los datos de contacto de la persona trabajadora que hubiera sido designada por la empresa para su reemplazo, así como las fechas de duración de periodos como los de vacaciones, días de asuntos propios, descanso diario y semanal, permisos, incapacidades o excedencias, etc.

Ejemplos:

"Una vez finalizada la jornada laboral, y para gestionar mejor las cargas de trabajo de aquellas personas que dispongan de dispositivos portátiles para trabajar, teléfonos móviles, tabletas u ordenadores deberá respetarse el descanso entre jornadas de trabajo, el descanso semanal, los festivos, las vacaciones y cualquier tipo de ausencia justificada". (Convenio colectivo de la Compañia de Seguros Zurich (BOE: 29/03/2019)).

c) Convocatoria a reuniones

Las reuniones serán convocadas siguiendo los horarios de prestación de servicios de las personas trabajadoras implicadas, indicando hora de inicio y hora máxima de finalización

Potenciar siempre el uso de las teleconferencias o videoconferencias con el fin de optimizar el tiempo y evitar desplazamientos.

"Las reuniones, tanto presenciales como telemáticas, se convocarán preferiblemente dentro de la jornada laboral ordinaria. Aquellas que se deban desarrollar fuera de la jornada laboral ordinaria, serán consideradas excepcionales y, siempre que sea posible, deberán ser convocadas con al menos 24 horas de antelación." (Protocolo de Desconexión Digital ALTAMIRA, S.A).

d) Cursos formativos y de sensibilización

La formación del personal para posibilitar la eficacia y eficiencia en el desempeño de los puestos, su permanente adecuación profesional a los cambios organizativos y tecnológicos, y potenciar sus expectativas de promoción y desarrollo profesional ha de ocupar un aspecto fundamental dentro de nuestro protocolo. No hemos de olvidar, como hemos recalcado en múltiples ocasiones a lo largo de la obra, que el art 88.3 LOPDGDD, obliga a realizar campañas y acciones de formación y sensibilización para informar y concienciar a la plantilla sobre la necesidad de la desconexión digital y explicar la naturaleza y el alcance de este protocolo.

Si bien, en función de la empresa puede resultar innecesario realizar grandes acciones, la tendencia actual de todos los protocolos es la de instaurar campañas informativas, acciones de formación, talleres, guías, etc., para "reforzar los compromisos adquiridos, así como para informar y concienciar a todas las personas trabajadoras y sobre todo a aquellos con capacidad organizativa, sobre la necesidad de cumplir los principios de buenas prácticas y en general el derecho a la desconexión digital de las personas trabajadoras fuera de las horas de trabajo; así como la implantación de automatismos, recordatorios, avisos electrónicos, todo ello sin perjuicio de aquellas medidas adicionales que ambas partes entiendan que pueden servir a reforzar este compromiso". (VIII Convenio colectivo de Iberdrola Grupo (BOE: 02/03/2021)).

e) Conveniencia de que las personas trabajadoras no hagan uso de los equipos y herramientas fuera de su jornada laboral

Es importante reflejar expresamente que, salvo causa de fuerza mayor, se reconoce el derecho de los trabajadores a no responder a los e-mails o mensajes profesionales fuera de su horario de trabajo.

Ejemplos:

"Las partes firmantes de este convenio coinciden en la necesidad de impulsar el derecho a la desconexión digital una vez finalizada la jornada laboral. Por ello, salvo causa de fuerza mayor, se reconoce el derecho de los trabajadores a no responder a los e-mails o mensajes profesionales fuera de su horario de trabajo." (Convenio colectivo para el Sector de Abogados, Procuradores y Graduados Sociales de Cantabria (BOC: 01/01/2019)).

"Las personas trabajadoras tienen el derecho, a una vez concluida su jornada laboral, que se respete el tiempo de descanso y de vacaciones, así como su vida familiar y personal, hecho que comporta no atender comunicaciones telefónicas, mensajes o correos electrónicos, valorándose las diferentes casuísticas y tratamientos diferenciados que puedan existir."  (Convenio Colectivo del comercio textil de Barcelona. BOC: 11/11/2019).

f) Trabajo a distancia

El art. 13 del reiterado Real Decreto-ley 28/2020, reconoce el derecho a flexibilizar el horario de prestación de servicios, respetando el marco fijado en el acuerdo de trabajo a distancia y la negociación colectiva y respetando los tiempos de disponibilidad obligatoria y la normativa sobre tiempo de trabajo y descanso.

No hay duda de que los derechos de la persona trabajadora en su relación laboral, como la protección de datos, la confidencialidad, el derecho a la intimidad y el derecho a la propia imagen, han recobrado un nuevo significado tras la llegada de las TICS y especialmente en el ámbito del teletrabajo o trabajo a distancia tras la pandemia del COVID-19. Ligado con el derecho a la intimidad y a la protección de datos fijado por el art. 17 Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre, y en consonancia con el vacío legal general en este punto, no se establecen en la nueva reglamentación los límites concretos al control empresarial, lo que complica salvaguardar un debido equilibrio entre la capacidad organizativa del empresario y la intimidad y libertad de la persona trabajadora a distancia.

El nuevo texto permite a las empresas adoptar las medidas de vigilancia que consideren oportunas para verificar que el trabajador cumple con sus funciones. Si bien, mediante el artículo citado, se introducen una serie de cautelas para evitar que se dañe la dignidad del empleado, lo que obligará a prestar especial atención a las modalidades de trabajo a distancia y trabajo desde casa total o parcial.

En cualquier caso, mediante el protocolo de desconexión pueden fijarse mecanismos de control de los puestos de trabajo no presenciales que deberán quedar concretados igualmente en el acuerdo de teletrabajo. En este sentido matizar:

  • En materia de protección de datos han de respetarse los límites que rigen en el ámbito laboral para no infringir derechos.
  • En materia de confidencialidad resulta cada día más importante para las empresas establecer mecanismos adecuados para proteger su know-how y cómo actuar en caso de incumplimiento de la obligación de confidencialidad por parte de la persona trabajadora.
  • En cuanto al derecho a la intimidad de la persona trabajadora tras la llegada de las TICs al mercado laboral es necesario establecer límites a la capacidad de control del empresario en materia de uso del correo electrónico, en los casos de videovigilancia o geolocalización.

A TENER EN CUENTA. Dentro del derecho a la desconexión digital, la LOPDGDD deja en manos de la negociación colectiva y de la política interna de la empresa las modalidades de ejercicio de este derecho, así como las acciones de formación y sensibilización del personal sobre el uso razonable de las herramientas informáticas, haciendo especial referencia a los supuestos de trabajo a distancia y teletrabajo.

4. Excepciones: urgencia justificada

La excepción como “fuerza mayor” no ha sido definida atendiendo a la desconexión digital, por lo que, en base a la doctrina y jurisprudencia sobre la suspensión del contrato de trabajo por fuerza mayor, podemos definirlo como un acaecimiento externo al círculo de la empresa, y como tal extraordinario, de todo independiente de la voluntad del empresario respecto a las consecuencias que acarrea en orden a la prestación del trabajo. STSJ País Vasco, rec. 2746/2005, de 14 de febrero de 2006, ECLI:ES:TSJPV:2006:597.

Es obvio que en toda organización pueden surgir imprevistos o necesidad de comunicación urgente con el personal. Nuestro protocolo ha de hacer referencia a esto fijando una serie de supuestos considerados como "circunstancias de fuerza mayor" o que supongan un grave, inminente o evidente perjuicio empresarial o del negocio, cuya urgencia temporal necesita indubitadamente de una respuesta inmediata.

5. Vigencia

Cualquier protocolo será un documento vivo, objeto de revisión por parte del organismo designado (Comisión de Igualdad por ejemplo) ante novedades legislativas o incidencias detectadas.

6. Acciones de Implantación, comunicación, sensibilización y formación

Entre las principales acciones para garantizar el derecho a desconexión digital encontramos (art 88.3 LODPGDD):

  • Comunicación: la empresa garantizará el conocimiento del protocolo para todas las personas trabajadoras.
  • Sensibilización en la aplicación del protocolo: creando cultura y actuando con ejemplaridad de manera que todos los colaboradores y colaboradoras se impliquen y se responsabilicen en su uso. Las personas con equipos a su cargo tendrán la especial función de garantizar la utilización del presente protocolo en su ámbito de responsabilidad.
  • Formación sobre la utilización adecuada de las herramientas tecnológicas: la adquisición de las competencias y manejo de las herramientas digitales es indispensable para minimizar los aspectos negativos y lograr un uso eficiente de las mismas. Fundamental será asegurar que quienes tengan la responsabilidad sobre un equipo de personas cumplan especialmente las políticas de desconexión digital, al ser una posición referente respecto a los equipos que coordinan.

Dentro del ámbito de igualdad, y más concretamente como medida de conciliación de la vida laboral, personal y familiar, bien por aplicación directa del plan de igualdad, bien por acuerdo entre las partes será recomendable implantar medidas de sensibilización sobre el uso razonable de los dispositivos digitales. 

A TENER EN CUENTA. El art. 88 LOPDGDD fija la obligación, previa audiencia de los representantes de los trabajadores de elaborar una política interna dirigida a trabajadores, incluidos los que ocupen puestos directivos, en la que definirán las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión y las acciones de formación y de sensibilización del personal sobre un uso razonable de las herramientas tecnológicas que evite el riesgo de fatiga informática. 

Ejemplos:

"(...) los superiores jerárquicos se abstendrán de requerir respuesta en las comunicaciones enviadas a las personas trabajadoras fuera de horario de trabajo o próximo a su finalización, siempre que pudieran suponer para los destinatarios de las mismas la realización de un trabajo efectivo que previsiblemente pueda prolongarse e invadir su tiempo de descanso. Por ello, las personas destinarias de la comunicación tendrán derecho a no responder a la misiva hasta el inicio de la siguiente jornada laboral".  (Acuerdo de medidas para la desconexión digital: Telefónica Ingeniería de Seguridad, SAU. BOE: 07/01/2020)).

"TIS implementará las medidas de sensibilización sobre las que se ampara el derecho a la desconexión digital. Para lo cual se informará y/o formará a las personas trabajadoras sobre la necesaria protección de este derecho, teniendo en cuenta las circunstancias, tanto laborales como personales de todas las personas trabajadoras, y para ello se pondrá a disposición de las mismas, toda la información y/o formación que precisen para la comprensión y posterior aplicación de las mencionadas medidas protectoras del derecho a la desconexión digital.

Corresponde a quienes tengan la responsabilidad sobre un equipo y/o superiores jerárquicos de las personas trabajadoras, fomentar y educar mediante la práctica responsable de las tecnologías y con el propósito de dar cumplimiento al derecho a la desconexión digital.(Acuerdo de medidas para la desconexión digital: Telefónica Ingeniería de Seguridad, SAU. BOE: 07/01/2020)).

"Por ello, a fin de asegurar el respeto del tiempo de descanso y de vacaciones, así como de la vida personal y familiar, se reconoce el derecho a no atender a las obligaciones derivadas de su trabajo a través del teléfono, el ordenador o cualquier otro dispositivo electrónico fuera de la jornada habitual de trabajo, salvo en circunstancias urgentes o excepcionales. La empresa adoptará las medidas oportunas durante la vigencia del convenio e integrará dentro de su plan de formación sesiones de sensibilización sobre el uso racional de los dispositivos digitales." (Convenio Estrella de Levante, Fabrica Cerveza, S.A. (BOE: 05/08/2020))

"Asimismo, se iniciarán actuaciones de comunicación y sensibilización, dirigidas a las plantillas y a los mandos intermedios, y a la misma dirección de la empresa, sobre las pautas de trabajo derivadas del protocolo, y sobre el uso razonable de las comunicaciones y medios digitales."  (Convenio Colectivo del comercio textil de Barcelona. BOC: 11/11/2019).

7. Canal de comunicación para denuncias, quejas, reclamaciones o sugerencias: vulneración del derecho a desconexión

Según se determine, en caso de vulneración de su derecho a la desconexión, la persona trabajadora podrá alertar de la situación al responsable jerárquico, el responsable de recursos humanos, representantes del personal, etc.

En virtud del artículo 8 de la Directiva (UE) 2019/1937, la necesidad de un canal interno de denuncias y seguimiento del mismo afectará tanto al sector privado como público, previa consulta a los interlocutores sociales y de acuerdo con ellos cuando así lo establezca el derecho nacional. No obstante, hasta la transposición de la Directiva whistleblowing, el establecimiento del un canal de denuncias interno, así como los mecanismos de protección de los denunciantes, en principio, no serán obligatorios. 

Actualmente el art. 24 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) especifica:

"Será lícita la creación y mantenimiento de sistemas de información a través de los cuales pueda ponerse en conocimiento de una entidad de Derecho privado, incluso anónimamente, la comisión en el seno de la misma o en la actuación de terceros que contratasen con ella, de actos o conductas que pudieran resultar contrarios a la normativa general o sectorial que le fuera aplicable. Los empleados y terceros deberán ser informados acerca de la existencia de estos sistemas de información".

La denuncia interna es el mejor modo de recabar información de las personas que pueden contribuir a resolver cualquier tipo de incidencia en relación a la desconexión digital en la organización. Es conveniente fijar un procedimientos de denuncia interna asociado a incumplimientos del protocolo, siempre dejando bien claro el cumplimiento del deber de confidencialidad, tratamiento de datos y Registro de las denuncias (Directiva (UE) 2019/1937 y LOPDGDD).

8. Seguimiento y proceso de auditoria

En este punto, y con el fin de crear una infraestructura en la empresa para el control de la desconexión digital, sería posible crear una comisión paritaria formada por la RLT y representantes de la empresa o atribuir a un Órgano existente (Comisión de Igualdad por ejemplo) el seguimiento de las medidas impulsadas, la concreción de indicadores de cumplimiento, análisis de las incidencias con el registro de jornada o de conexiones a servidores fuera de horario, la redacción de una manual de buenas prácticas internas, la redacción encuesta anual destinada a los trabajadores, etc.

Del mismo modo, es recomendable implantar un Proceso de Auditoria de forma que al menos anualmente se realice una encuesta entre los empleados para evaluar el grado de cumplimiento de estas normas y la detección de posibles malas praxis o incumplimientos. Dentro del Plan de igualdad sería posible fijar seguimientos y evaluaciones periódicas del protocolo.

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Suspensión del contrato de trabajo

RDLeg. 2/2015 de 23 de Oct (Estatuto de los Trabajadores) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 255 Fecha de Publicación: 24/10/2015 Fecha de entrada en vigor: 13/11/2015 Órgano Emisor: Ministerio De Empleo Y Seguridad Social

Ley Orgánica 3/2018 de 5 de Dic (Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales -LOPDGDD-) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 294 Fecha de Publicación: 06/12/2018 Fecha de entrada en vigor: 07/12/2018 Órgano Emisor: Jefatura Del Estado

RD-Ley 28/2020 de 22 de Sep (Trabajo a distancia) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 253 Fecha de Publicación: 23/09/2020 Fecha de entrada en vigor: 13/10/2020 Órgano Emisor: Jefatura Del Estado

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