Documentación del sistema de prevención de riesgos laborales

Reglamentarios

Recomendables

• Nombramiento de los órganos formales de la prevención en la empresa, certificado de la formación específica recibida.
• Acta de constitución del comité de seguridad y salud (arts. 30 y 31 de la LPRL y capítulos III y VI RSP).
• Conciertos con Servicios de Prevención ajenos (art. 31 de la LPRL y art. 10.1, 12.1, 15.4, 16 y 20.1 del RSP).
• Memoria y programación anual de actividades preventivas (art. 15 y 39 de la LPRL y art. 9.3 del RSP).
• Informe de Auditorias reglamentarias realizadas a disposición de los representantes de los trabajadores (art. 31 del RSP). 
• Consulta de la modalidad preventiva a los trabajadores (art. 18 de la LPRL y 33 del LPRL).

• Declaración escrita de la política preventiva de la empresa y de los principios en que esta se basa.
• Manual del sistema de gestión (necesario si la empresa asume el modelo establecido en la norma o la OHSAS 18001: 1999).
• Organigrama funcional de la empresa.
• Justificante de que los trabajadores designados o miembros del servicio de prevención propio están en la plantilla de la empresa.
• Definición de funciones preventivas de los diferentes niveles jerárquicos y de los órganos legales, de acuerdo con la modalidad de organización preventiva adoptada.
• Información sobre ubicación y medios técnicos de los que dispone el Servicio de Prevención propio para su actividad.
• Norma interna sobre régimen de funcionamiento del Comité de Seguridad y Salud en el trabajo.
• Actas de reuniones de los diferentes grupos de trabajo en los que se traten temas relativos a la prevención de riesgos laborales y compromisos adquiridos en la adopción de mejoras preventivas.
• Actas de reuniones del comité de seguridad y salud en el trabajo.

Reglamentarios

Recomendables

• Evaluación inicial de riesgos con indicación de: puestos de trabajo o tareas, riesgos existentes, trabajadores afectados, resultados de la evaluación y las medidas preventivas a adoptar con indicación de plazos y responsables de llevarlas a término (art. 16 y 23 de la LPRL y capítulo II del RSP).
• Procedimientos de evaluación de carácter general y específicos aplicados (art. 5 y 7 del RSP).
• Certificados de la calificación o de acreditación de los técnicos que han realizado la evaluación (art. 4 y capítulo VI del RSP).
• Revisiones de actualización de la evaluación de riesgos realizadas y procedimiento de actualización (art. 16 de la LPRL y art. 6 del RSP).

Reglamentarios

Recomendables

• Proyectos de instalaciones y equipos y las correspondientes autorizaciones reglamentarias (Trámites reglamentarios de apertura de centro de trabajo, Reglamentos de Seguridad Industrial afectados y Real Decreto 486/1997, de 14 de abril).
• Manuales de instrucciones de máquinas y equipos de trabajo suministrados por los fabricantes a disposición de los trabajadores (Real Decreto 1644/2008, de 10 de octubre).
• Registros industriales y certificados de inspección de Organismos de control autorizados, en instalaciones y equipos sometidos a reglamentación de Seguridad Industrial (Reglamentos: Electrotécnico, Aparatos a presión, Ascensores y montacargas, etc.).
• Declaraciones de conformidad de equipos sometidos a directivas específicas.
• Declaraciones CE de conformidad de máquinas y equipos de trabajo (Real Decreto 1644/2008, de 10 de octubre y Real Decreto 1644/2008, de 10 de octubre).
• Registro de revisiones y comprobaciones de determinados equipos de trabajo (art. 4 Real Decreto 1215/1997, de 18 de julio).
• Fichas de datos seguridad de sustancias y preparados peligrosos a disposición de los trabajadores (RD 363/1995, RD 1078/1993 y RD 374/ 2001).
• Declaraciones de conformidad CE de equipos de protección individual; y, folletos informativos de características, uso y mantenimiento de EPI (Real Decreto 1407/1992, de 20 de noviembre).

• Legislación sobre PRL que afecta a la organización. Procedimiento para su actualización y conocimiento por la dirección y órganos formales de prevención de la empresa.
• Justificantes de entrega de los equipos a los trabajadores.
• Justificantes de información y formación a los trabajadores en el uso de equipos.
• Instrucciones de trabajo en tareas críticas y normas de seguridad.
• Criterios de aplicación y mantenimiento de la señalización en los lugares de trabajo.

Reglamentarios

Recomendables

• Certificados de cualificación de las personas con funciones preventivas en la empresa (Cap. VI del Reglamento de Servicios de Prevención).
• Justificantes de formación de los trabajadores contratados a Empresas de Trabajo Temporal (Real Decreto 216/1999, de 5 de febrero).
• Constancia de la información suministrada a los trabajadores sobre los riesgos generales y específicos a los que están expuestos, medidas de prevención y protección aplicables a los riesgos y medidas de emergencia (art. 18.1 de la LPRL).
• Consulta a los representantes de los trabajadores sobre los elementos fundamentales del sistema preventivo (organización preventiva, evaluación de riesgos, planificación preventiva, plan de formación, plan de reconocimientos médicos, auditorías externas, etc.) (art. 33.1 de la LPRL).

• Justificantes de acciones formativas específicas en materia de PRL recibidas por los trabajadores tanto propios como ajenos y acreditación de la formación recibida por dichos trabajadores para poder ocupar un puesto de trabajo o tarea con riesgos.
• Constancia del seguimiento y eficacia de las acciones formativas realizadas.
• Actas de reuniones de trabajo en materia de PRL.
• Procedimiento de comunicación de riesgos y sugerencias de mejora de los trabajadores.
• Procedimientos para la información y formación de los trabajadores en PRL, así como para el control de su eficacia.

Reglamentarios

Recomendables

• Resultado de los controles de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores (art. 23 de la LPRL).
• Registro de revisiones de determinados equipos de trabajo (art. 4 del Real Decreto 1215/1997, de 18 de julio).

• Certificados de inspección de Organismos de control autorizados para los equipos sometidos a reglamentación oficial.
• Programa de mantenimiento preventivo de instalaciones, máquinas y equipos y los correspondientes registros.
• Programa de revisiones de las condiciones generales de los lugares de trabajo: Orden y limpieza y otros aspectos para el control de riesgos propios de la actividad. Procedimiento de actuación y los correspondientes registros.
• Programa de observaciones del trabajo para el control de los riesgos derivados de las actuaciones y comportamientos. Procedimiento de actuación y los correspondientes registros.

Reglamentarios

Recomendables

• Informes de resultados de mediciones y controles higiénicos, cuando éstos sean necesarios, realizados por personal competente (art. 23 de la LPRL).
• Programa periódico de control ambiental de riesgos higiénicos a los que estén expuestos los trabajadores (RD 1316/1989, Real Decreto 374/2001, de 6 de abril y otros reglamentos sobre riesgos específicos).
• Registros del control biológico y de salud de los trabajadores expuestos a riesgos higiénicos (art. 23 de la LPRL).
• Fichas de datos seguridad de sustancias y preparados peligrosos a disposición de los trabajadores (Real Decreto 363/1995, de 10 de marzo, Real Decreto 255/2003, de 28 de febrero y Real Decreto 374/2001, de 6 de abril).

• Programa de verificación de la eficacia de las medidas de prevención y protección.
• Prescripciones técnicas, programa de revisiones y manuales de instrucciones de equipos que sean fuentes de generación de contaminantes.
• Certificados de calibración de equipos utilizados en las mediciones, cuando éstas hayan sido realizadas con medios propios.

Reglamentarios

Recomendables

• Evaluación de riesgos, con atención a la carga física, carga mental y organización del trabajo en actividades o tareas que lo requieran y la consiguiente planificación preventiva (art. 16de la LPRL y capítulo II del RSP).

• Análisis del perfil del puesto de trabajo ante potenciales riesgos ergonómicos y psico-sociales.
• Estudios ergonómicos y psico-sociológicos en actividades con problemática específica.

Reglamentarios

Recomendables

• Documentación sobre la práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores y conclusiones en términos de aptitud obtenidas de los mismos (art. 23 de la LPRL).
• Relación de todas las enfermedades profesionales y accidentes de trabajo que hayan causado al trabajador una incapacidad laboral superior a un día de trabajo (art. 23.1.e) de la LPRL).
• Garantía de protección de datos de carácter personal relativos a la vigilancia de la salud (art. 22 de la LPRL).
• Constancia de la comunicación a los trabajadores afectados de los resultados de los reconocimientos médicos (art. 22 de la LPRL).
• Informe de los representantes de los trabajadores por el que se exceptúan de su carácter voluntario ciertos controles del estado de la salud (art. 22 de la ;LPRL).

• Relación de puestos de trabajo a los que les es exigible y les han sido aplicados protocolos médicos específicos a los trabajadores expuestos a riesgos de acuerdo con la reglamentación vigente.
• Consentimiento de los trabajadores cuando la vigilancia de la salud sea voluntaria.
• Solicitud de inscripción del fichero de vigilancia de la salud en el registro general de protección de datos.
• Protocolos y procedimientos de vigilancia de la salud en caso de no existir o no utilizar los protocolos establecidos por el ministerio de sanidad.
• Relación de puestos de trabajo que, en virtud de una posible repercusión sobre la salud de terceros, requieran para su desempeño de unas condiciones mínimas por parte del trabajador que vaya a desempeñarlo.

Reglamentarios

Recomendables

• Verificación de cumplimiento de especificaciones reglamentarias en las modificaciones y adquisiciones de equipos y productos químicos realizadas en los últimos años, además de verificar la actualización de la correspondiente evaluación de riesgos.
• Declaración CE de conformidad de máquinas y equipos (Real Decreto 1644/2008, de 10 de octubre).
• Manuales de instrucciones de máquinas y equipos en castellano (Real Decreto 1644/2008, de 10 de octubre).
• Fichas de datos de seguridad de sustancias y preparados peligrosos a disposición de los trabajadores (Real Decreto 363/1995, de 10 de marzo y RD 1078/1993 y RD 374/ 2001).
• Proyectos de instalaciones y equipos y las correspondientes autorizaciones (Real Decreto 486/1997, de 14 de abril).
•  Declaraciones de conformidad CE de EPI (Real Decreto 1407/1992, de 20 de noviembre).
• Folleto informativo de características, uso y mantenimiento de EPI en castellano (Real Decreto 1407/1992, de 20 de noviembre).

• Procedimiento de adquisición de máquinas, equipos y productos químicos, para asegurar el cumplimiento de las prescripciones de seguridad y calidad establecidas.
• Procedimiento de diseño de nuevas instalaciones y equipos para evitar y minimizar riegos.
• Registros industriales y certificados de inspección de organismos de control autorizados, en los equipos sometidos a reglamentación oficial.
• Procedimiento de modificación de instalaciones y equipos para evitar la generación de riesgos incontrolados.
• Justificantes de entrega personalizada de EPI y de información/formación para su utilización.

Reglamentarios

Recomendables

• Evaluación de riesgos (art. 16 de la LPRL).
• Acreditación de aptitudes, cualificaciones e información de riesgos de trabajadores de empresas de trabajo temporal (Real Decreto 216/1999, de 5 de febrero).
• Notificación de la contratación de trabajadores temporales a los delegados de prevención (art. 28.5 de la LPRL).
• Información a las Empresas de Trabajo Temporal sobre los requerimientos de reconocimientos médicos de los trabajadores puestos a su disposición (art. 28.2 de la ;LPRL).

• Análisis de puestos de trabajo y elaboración de perfiles profesionales requeridos para los mismos.
• Certificados médicos de aptitud.
• Procedimiento de contratación de personal.

Reglamentarios

Recomendables

• Información facilitada a las contratas que puedan verse afectadas sobre los riesgos existentes en la empresa principal, medidas preventivas a adoptar y medidas de emergencia a aplicar (art. 24 de la LPRL).
• Información recabada de las contratas sobre los riesgos y las medidas preventivas a adoptar (art. 14 y 24 de la LPRL).
• Evaluaciones de riesgos realizadas por las contratas (art. 16 de la LPRL).

• Procedimiento para la selección de proveedores con atención a los aspectos de PRL.
• Cláusulas de salvaguarda establecidas en los contratos.
• Acuerdos establecidos entre empresas para la cooperación y el autocontrol de los riesgos en áreas comunes.
• Acreditación de la cualificación de los trabajadores de las contratas.
• Valoración y seguimiento de contratas que han trabajado o trabajan con la empresa.

Reglamentarios

Recomendables

• Plan de emergencia (art. 23 de la LPRL).
• Información facilitada a los trabajadores sobre riesgos graves e inminentes (art. 21 de la LPRL).

• Instrucciones en el manejo de equipos y medios de lucha contra incendios y otras intervenciones previsibles en el Plan de Emergencia.
• Normas de actuación en primeros auxilios y registro de curas practicadas.
• Carteles o tarjetas personalizadas con informaciones básicas: teléfonos de emergencias y normas de actuación.

Reglamentarios

Recomendables

• Modelos oficiales de notificación accidentes. Copias de las notificaciones remitidas a la autoridad laboral de los daños para la salud de los trabajadores producidos con motivo del desarrollo de su trabajo (art. 23 de la LPRL y Orden de 16 de diciembre de 1987).
• Relación de accidentes y enfermedades profesionales con incapacidad laboral superior a un día (art. 23 de la LPRL).
• Resultados de las investigaciones de accidentes realizadas (art. 16.3 de la LPRL).

• Índices estadísticos de siniestralidad (de frecuencia, de gravedad, de duración media, etc.) y seguimiento de su evolución.
• Procedimiento documental de investigación de accidentes aplicado a los accidentes acontecidos.

Reglamentarios

Recomendables

• Procedimientos y datos básicos sobre las actividades preventivas realizadas y sus resultados siempre que lo exija la normativa directamente, o indirectamente, al obligar a la empresa a tener una determinada documentación a disposición de terceras partes.
• Constancia del seguimiento y control periódico de la aplicación de medidas y acciones preventivas y del control de su eficacia, de acuerdo con las prioridades y plazos establecidos (art. 9 del RSP).
• Memoria y programa anual de actividades preventivas (art. 15 y 39 de la LPRL y art. 9.3 del RSP).

• Procedimiento para el seguimiento y control de cumplimiento de medidas preventivas y de control de su eficacia en los diferentes departamentos y unidades de la empresa.
• Asignación de presupuesto económico para la actuación preventiva.
• Cronograma para el seguimiento y control de cumplimiento de objetivos y actividades preventivas a realizar de acuerdo con programa anual establecido.