Fases de implantación y elementos del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad Laboral: OHSAS 18001

(LPRL; Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención; Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención; Real Decreto 604/2006, de 19 de mayo, por el que se modifican el Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención; Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud en las obras de construcción). 

Fases y elementos que intervienen en la implantación del estándar OHSAS 18001

No existe un modelo único para desarrollar e implantar un sistema de gestión de la SST en base a OHSAS 18001 necesitándose que cada organización personalice el suyo propio sobre una serie de pautas comunes que analizaremos en este punto siguiendo la "NTP 899: OHSAS 18001. sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo: implantación (II)".

Para que una organización realice la, nada fácil, tarea de asimilación del estándar del Sistema de Gestión de SST, ha de utilizarse, tal como el propio estándar asume, el "ciclo PHCA" y que no es otra cosa más que las iniciales de las distintas fases de un proceso de definición e implantación -en condiciones controladas- de un plan de implementación-integración, desarrollado específicamente en función de los objetivos, contexto y nivel de madurez de la organización. 

Respecto a las fases que deben seguirse en la implementación del estándar OHSAS 18001, pueden esquematizarse del siguiente modo: 

La primera fase, P (Planificar) es la de desarrollo del Plan de implementación-integración, corresponde a la fase de análisis y diseño, tanto estratégico como operativo; la segunda, H (Hacer), es la de implantación del plan propiamente dicho, con una serie de consideraciones a tener en cuenta en cada uno de los requisitos del estándar y que se expondrán en el siguiente apartado; la tercera, C (Controlar), es la de revisión, medición y seguimiento de lo ejecutado, y finalmente, la cuarta, A (Actuar) es la de aplicar las correspondientes mejoras en función de los resultados de la anterior fase de control; y así, sucesivamente. EN paralelo, la normativa española obliga a elaborar un Plan de Prevención para lograr con éxito el proceso de integración de la PRL, se debería disponer también de un plan para la implementación-integración de la PRL según OHSAS 18001, a fin de optimizar los beneficios del mismo. Ambos planes podrían incluso coincidir en un solo documento. Estas son las etapas esenciales para la implantación de OHSAS 18.001, según la NTP 899: OHSAS 18001. Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo: implantación (II). INSST. Año: 2011. 

Fuente: NTP 899: OHSAS 18001. Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo: implantación (II). INSST. Año: 2011. 

Respecto de los elementos que intervienen en la implementación del estándar OHSAS 18001, destacan los siguientes: 

a) Política de prevención de riesgos laborales

Como recoge la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, la política en materia de prevención tendrá por objeto la promoción de la mejora de las condiciones de trabajo dirigida a elevar el nivel de protección de la seguridad y la salud de los trabajadores en el trabajo. Estos objetivos han de traducirse en hechos para demostrar el compromiso visible de la dirección y de toda la estructura jerárquica.

Resulta vital la implicación de los representantes de los trabajadores y el compromiso de la dirección en cualquier proceso relacionado con la PRL. En el caso de la aplicación del estándar esta situación no es diferente, por lo que, han de enmarcarse en la Política de prevención de riesgos laborales seguida por la Organización.

Atendiendo a las recomendaciones de la OHSAS 18002 sobre política en SST, la dirección -con el visto bueno de la RLT- deberá tener en cuenta aspectos en la elaboración de la Política, como el compromiso por el cumplimiento de los requisitos legales, y la mejora continua, debiendo reflejar adicionalmente el compromiso por tres cuestiones adicionales:

• El compromiso por las personas como principal activo;
• la participación como vía determinante para la implicación de las personas en todo lo que les atañe, debiendo ser las opiniones y sugerencias de los trabajadores, siempre consideradas, y en lo posible aplicadas;
• la formación continua como instrumento esencial para asegurar el necesario incremento competencial de los trabajadores. Algo que debería estar en consonancia con el desarrollo profesional de las personas en aras también a su empleabilidad, un valor que reclaman las personas y la sociedad.

b) Planificación

Antes de proceder a la evaluación de riesgos, es necesaria la revisión de todos los requisitos legales propios de la actividad o aquellos otros que sin ser propios adquieren cierta relevancia como condiciones contractuales, acuerdos con los trabajadores y partes interesadas, códigos de buenas prácticas, principios voluntarios y requisitos corporativos, etc. El estándar pretende que la empresa controle, recopile y analice todos los aspectos legislativos o normativos que puedan afectar a la PRL, incluidos compromisos adquiridos de cualquier tipo.

Este análisis aportará, aparte de asegurar el cumplimiento reglamentario, una visión anticipatoria a los cambios previsibles. 

La OHSAS 18002 engloban en este punto la identificación de peligros, la evaluación de riesgos, la determinación de controles, el cumplimiento de requisitos legales, la fijación de objetivos y la materialización de todos los puntos citados en un Programa de Gestión.

c) Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles y requisitos legales

La cláusula 4.3.1 de la norma comienza de la siguiente manera: "la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación continua de peligros y la determinación de controles necesarios".

Fuente: NTP 900: OHSAS 18001. Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo: implantación (III). INSST.

Como se observa, la norma OHSAS 18001 comparte cierto paralelismo con la LPRL en relación con las exigencias sobre la identificación de peligros y evaluación de riesgos, por lo que partiendo de la misma, y en base a los riesgos existentes detectados atenderemos a la metodología más adecuada en función del área preventiva. Según OHSAS-18001, será necesario que la organización cuente con un procedimiento dedicado a la identificación de peligros, teniendo en cuenta:

• Obligaciones legales o cualquier otro requisito legal aplicable.
  Actividades rutinarias y no. Ha de atenderse a los procedimientos que se ejecuten continuamente en la organización, por muy irrelevantes y seguros que pudieran parecer, así como las actividades poco frecuentes que se tengan contempladas bajo un proceso. 
• Actividades de todas las personas que acceden al lugar de trabajo, sin importar si son trabajadores propios o personas ajenas a la organización.  Del mismo modo, cabe identificar qué tanto peligro representan esas personas para las demás.
• Comportamiento humano y sus factores. Con la intención de entender cómo reacciona la gente y crear conciencia de seguridad en el entorno.
• Peligros originados fuera del lugar de trabajo que pueden afectar a la organización. No todos los peligros pueden provenir dentro de las instalaciones, también hay consideraciones que hay que tener si el lugar de trabajo es propenso a sufrir desastres naturales inundaciones, incendios, etc.
• Peligros originados en el lugar de trabajo a causa de actividades relacionadas. En referencia a cualquier situación que pudieran ser ocasionadas directamente por la organización fuera del área de trabajo, pero que pudieran afectar a la integridad de los trabajadores en un área próxima a ésta.
• Infraestructura, equipamiento y materiales del lugar de trabajo. 
  Cambios o proposición de cambios en la organización, actividades o materiales.
• Modificaciones en el Sistema de Gestión de la SST.
• Diseño de las áreas de trabajo, procesos, instalaciones, maquinaria, procedimientos operativos y la organización del trabajo.

En la práctica, una vez identificados los peligros ha de pasarse a su eliminación o, en caso de no ser posible, evaluar los riesgos de los existentes para minimizar su impacto. Esta fase coincidiría con la denominada "Planificación de la Actividad Preventiva", que la OHSAS denomina "determinación de controles". El Estándar propone una jerarquía cuando se requiere determinar controles o cambios a los ya existentes en una organización tomando como base la reducción de los riesgos. La propuesta jerarquizada es la siguiente:

• Eliminación: si se elimina el peligro se producirá la eliminación o disminución de lesiones o enfermedades ocupacionales en una organización (ej. la eliminación de una sustancia química altamente tóxica en un proceso)
• Sustitución: cuando no fuese posible eliminar el peligro detectado debe intentarse sustituir ese peligro por alguno que sea menor (ej. el cambio de una sustancia química altamente tóxica en un proceso cambiándola por otra menos nociva).
• Controles de ingeniería: cuando la eliminación o sustitución no fuese posible correspondería instalar controles de ingeniería en el área necesaria (ej. si no fuese posible la eliminación o cambiar una sustancia química altamente tóxica en un proceso se instalarían controles de ingeniería como un sistema de extracción que no permita que la sustancia a manipular entrase en contacto con el trabajador).
• Señalización: como la implementación de procedimientos, letreros de seguridad, alarmas, etc., esta opción correspondería cuando la eliminación, sustitución y controles de ingeniería no fuesen posibles de aplicar en el área en cuestión (ej. si no es posible eliminar, sustituir o controlar una sustancia peligrosa se procede a la señalización del peligro cuando se utiliza y la divulgación de un protocolo de uso).
• Equipos de protección personal. En último caso ha de proveerse al trabajador de los equipos de seguridad necesarios en base al peligro (ej. si no es posible eliminar, sustituir o controlar mediante aspectos de ingeniería o señalizar entonces la última opción es el uso de equipo de protección personal (EPP).

Todos los riesgos identificados de la SST y los controles determinados deben tenerse en consideración para establecer, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la SST, como aspecto derivado de la Política de prevención de riesgos laborales, siendo fundamental su actualización, y comunicación a la RLT.

d) Objetivos y programas

Los objetivos y programas suponen para la OHSAS la base para alcanzar una continua mejora y mayor nivel de seguridad. Sus principales requisitos son que sean medibles, cuantificables (en lo posible), alcanzables, relevantes y delimitados en el tiempo.

A la hora de definir los objetivos, la organización debe tener en cuenta informaciones tales como: los requisitos legales y otros, la política de la empresa, los resultados de la evaluación de riesgos, de las auditorías internas, de la visión de los trabajadores, de la revisión de la dirección, de los recursos disponibles, del análisis del desempeño frente a objetivos anteriores, etc. 

Dentro del sistema OHSAS-1800, cada empresa deberá establecer sus procedimientos propios de actuación en base a diferentes criterios: 

• Derivados del cumplimiento legal. Esto conlleva a que la organización cuente con unos procedimientos que aporten respuesta a:
  • Qué requisitos legales se han de identificar (directivas, leyes, reglamentos, órdenes ministeriales, permisos, licencias, autorizaciones, legislación local, etc.).
  • Qué otros requisitos aplicables existen (contratos, prácticas del sector, compromisos con los trabajadores, acuerdos con las partes interesadas, etc.).
  • Quién será el responsable de la identificación de requisitos (cualquier persona que la organización designe para ello, que cuente con la competencia y autoridad apropiada).
  • Cuándo se deberán identificar (se recomienda la identificación en el momento en que se lleva a cabo la identificación de peligros y la evaluación de riesgos o durante un periodo de tiempo fijado por la organización para revisar la legislación).
  • Dónde se deben identificar dichos requisitos (dependerá de cada organización, según sus peligros identificados en seguridad y salud en el trabajo, la evaluación de riesgos, las medidas de control, los equipos, los empleados, el país, etc.).
• Estratégicos. Proyectar buena reputación de la empresa por su atención a las condiciones de trabajo, como una de las primeras responsabilidades sociales de la organización; lograr que el cumplimiento de objetivos y el desempeño en SST de la estructura jerárquica forme parte de su retribución salarial variable.
• Específicos expresados en términos medibles, (porcentuales, ratios, etc.). Dirigidos a: reducir la siniestralidad (%), reducir el riesgo de accidente a un nivel aceptable en los trabajos que se realizan en determinados puestos; reducir el nivel de estrés en un conjunto de puestos de trabajo; eliminar o reducir el nivel de ruido introduciendo determinados controles;(,) reducir la exposición a sustancias químicas: reducción del nivel de contaminación, limitación del tiempo de exposición, vigilancia de la salud; (,) incrementar el nivel de concienciación en SST, etc.
• Fuera del cumplimiento legal. Mantener reuniones diarias de sensibilización, diseñar herramienta informática para la gestión de contratas, impartir una formación básica en SST a todos los mandos intermedios, etc.

e) Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad

El éxito del sistema va a depender en gran medida del compromiso de todas las personas que están bajo el control de la organización. En este apartado, se analizarán los recursos para que la SST sea eficaz, debiendo para ello definir y asignar funciones, responsabilidad y autoridad en la materia, y la competencia, formación y toma de conciencia para alcanzar el estándar OHSAS 18001.

La dirección es quien ha de asignar los recursos para que la SST sea eficaz, debiendo para ello definir y asignar: funciones, responsabilidad y autoridad en la materia.

Habrá unas responsabilidades generales que se recogerán en el manual del sistema y otras específicas que lo harán en los procedimientos.

Todo ello habría de integrarse en el Plan de PRL.

Este apartado podríamos esquematizarlo de la siguiente manera:

f) Competencia, formación y toma de conciencia

Definir las competencias operativas de los miembros de la organización es el punto de partida para poder identificar las necesidades formativas en puestos y tareas, a resolver a través del plan de formación, el cual debe llevar implícito el seguimiento de su eficacia, tanto a nivel personal como organizacional mediante una evaluación del desempeño.

Dentro del marco de transparencia que pretende impulsar la OHSAS 18001, los trabajadores deberían participar en la definición de competencias que les atañen y en la generación de
indicadores para la evaluación del desempeño. En la práctica, los responsables de las distintas áreas identificarían las necesidades de formación y sensibilización y se responsabilizarán de su seguimiento. El presente cuadro permite la descripción de trabajo y competencia.

Una vez realizada la formación, para comprobar la asimilación de la misma se recomienda una evaluación de su eficacia mediante:

• Un examen oral/escrito y/o una prueba práctica.
• Observar (incluso con simulacros de ser necesario) el desempeño de la actividad aplicando los nuevos conocimientos.

El estándar obliga a demostrar tanto las competencias de la persona trabajadora como la documentación acreditativa de la formación recibida y su posterior evaluación de eficacia.

Del mismo modo, el estándar hace referencia a la necesidad de la “toma de conciencia” en SST a todos los niveles. Eso implica conjugar compromisos y palabras con hechos que los evidencien, destacándose a continuación algunas cuestiones a acometer como:

• La necesidad e importancia de cumplir la Política;
• procedimientos y requisitos del Sistema;
• las consecuencias de las actividades para la SST;
• los beneficios personales y colectivos de un mejor desempeño en SST;
• las funciones y responsabilidades en el logro del cumplimiento de Política y requisitos; y finalmente,
• las consecuencias de la falta de seguimiento de los procedimientos.

Los programas de toma de conciencia deberían incluir a todos los interlocutores de la empresa, internos y externos.

g) Comunicación, participación y consulta

Como derecho fundamental de los trabajadores en el desarrollo de la SST el estándar amplía lo regulado en la materia por LPRL y ET, reconociendo la necesidad de mayor fluidez en la información y la comunicación interna a todos los niveles y ampliándose con la necesaria comunicación externa (contratistas, visitantes y partes externas interesadas).

Para que la participación y consulta de los empleados en relación con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo basado en la OHSAS 18001 sea efectiva se tendrá que determinar, implantar y mantener los siguientes procedimientos:

• Correcta involucración en procesos como la identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles.
• Participación en investigación de incidentes.
• Involucración en procesos de desarrollo y revisión de políticas y objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Consulta cuando exista un cambio que afecte a su Seguridad y Salud en el Trabajo.
• La consulta con contratistas cuando se produzcan modificaciones que puedan perjudicar a su SST.

Respecto de la comunicación, esta puede ser interna y externa, y se puede generar por medio de:

• Tablón de anuncios. 
• Entrega de documentación e información relativa a Seguridad y Salud de los Trabajadores.
• Reuniones y charlas impartidas por el responsable del Sistema de Gestión de Seguridad.
• Sugerencias de mejora.

Aunque el estándar no hace una indicación expresa al procedimiento de comunicación de riesgos y sugerencias de mejoras por parte de los trabajadores, se mantiene que para asegurar la participación y consulta de los mismos en cualquier cambio que les afecte, y en el desarrollo y revisión de políticas, y objetivos, es necesario proveer a éstos del tiempo y de los recursos necesarios, tal como recomiendan también las Directrices relativas a los sistemas de gestión de la seguridad y la salud en el trabajo de la OIT- 2001.

La comunicación, ya sea interna o externa, la OHSAS 18001 requiere que se desarrollen, implementen y mantengan procedimientos para:

• Ejecutar una correcta comunicación interna entre todos los niveles y funciones de una organización.
• Comunicarse con los contratistas y cualquier visitante que acceda a las instalaciones de trabajo.
• Recibir, documentar y responder a las comunicaciones de las partes interesadas pertinentes.

La comunicación interna garantiza que todos los trabajadores de todos los niveles y funciones conozcan y comprendan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud Laboral, por lo que ha de establecerse una sistemática de participación de los trabajadores de manera que queden establecidas las comunicaciones a cualquier nivel, acerca de los posibles riesgos o deficiencias que puedan ser percibidas por ellos en los puestos, instalaciones o zonas de trabajo, al objeto de que puedan ser convenientemente planificadas las acciones correctoras oportunas. En este punto, el proceso de comunicación de riesgos resulta una herramienta eficaz para establecer un canal de información activo, rápido y efectivo entre los trabajadores, la línea de mando y el Coordinador de Prevención, con el fin de actuar de la forma más rápida posible ante los riesgos evitables que puedan aparecer.

Una vez detectado un riesgo el trabajador deberá disponer de un impreso de comunicación interna de riesgos como el propuesto en el “registro de comunicación de riesgos”.

Posiblemente en la organización exista un responsable de comunicación externa en todo lo relacionado con la Prevención de Riesgos Laborales. No obstante, es la Dirección quien decidirá la información que debe comunicarse externamente, al margen de los requisitos mínimos que marque el propio Sistema de Gestión.

La comunicación externa en materia de PRL debe tener un carácter bidireccional entre empresa y partes interesadas externas, mediante la recepción, registro, estudio y documentación y, en su caso, respuesta de los comunicados relevantes de partes interesadas externas, fundamentalmente instancias oficiales tales como la Autoridad Laboral.

h) Documentación y control de documentos

El art. 23 LPRL, establece la documentación exigible del sistema preventivo, entre la que figura el Plan de Prevención, que no es referenciado en el estándar OHSAS, el cual se limita a citar genéricamente los requisitos documentales genéricos de un sistema de calidad.

A pesar de las grandes coincidencias entre el Plan de Prevención exigido legalmente en nuestro país y el manual según OHSAS, se recomienda, separar ambos documentos, para evitar posibles confusiones a la autoridad laboral en caso de requerimiento. En la propia guía de Integración del INSHT se expone que el Plan perdería su sentido cuando se haya logrado integrar la SST y el sistema preventivo esté implantado. En tal circunstancia y de aplicar OHSAS 18001, el manual como descriptor del sistema debería seguir existiendo y mantenerse actualizado.

Dicho lo anterior, la documentación requerida por OHSAS-18001 aparece recogida en el texto normativo del estándar, debe incluir:

• Alcance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Política y objetivos de Seguridad y Salud Ocupacional.
• Registrar la identificación de peligros, evaluar los riesgos y los controles que se determinan.
• Objetivos y programas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Roles, responsabilidades y autoridades. Competencia y formación.
• Comunicación de las partes externas.
• Los elementos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y su interacción.
• Los procedimientos del control operacional.
• Supervisión de la información del desempeño.
• Los registros de calibración. Evaluación de los registros de cumplimiento.
• La no conformidad, las acciones correctivas y preventivas. Los registros de auditoría interna.
• La revisión de la gestión de los registros.

Atendiendo a la práctica para el control documental siguiendo el estándar (apdo. 4.5.4), la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:

• Aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su emisión;
• revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente;
• asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos;
• asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles y accesibles en los puntos de uso tanto en condiciones normales de prestación de servicios como en caso de emergencia;
• asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables;
• asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo que la organización ha determinado que son necesarios para la planificación y operación del sistema de gestión de la SST y se controla su distribución (ej. fichas de seguridad); y,
• prevenir el uso de documentos obsoletos. En este caso sería necesario aplicar una identificación adecuada a la documentación no actualizada en el caso de que resulte necesaria su conservación.

i) Control operacional

Este apartado recoge todo el conjunto de actividades de control de los riesgos laborales evaluados, aparte del control de posibles desviaciones de la política de SST y de sus objetivos. OHSAS 18002 hace una descripción detallada de diferentes tipos de controles:

• Medidas de control generales.
• Desempeño de tareas peligrosas.
• Uso de materiales peligrosos.
• Instalaciones y equipos.
• Compra de bienes, equipos y servicios.
• Contratistas.
• Otro personal externo o visitantes en el lugar de trabajo.

No habría que descuidar algunos controles no citados, tales como los derivados de la selección de personal o de cambios de trabajadores de lugares o puestos de trabajo, y los cambios o modificaciones en instalaciones, equipos y lugares de trabajo. Si bien cabe destacar que OHSAS 18002 recomienda con acierto, el establecer criterios para la selección de contratistas, la reglamentación es mucho más explícita al establecer los mecanismos de coordinación empresarial a seguir (Real Decreto 171/2004, de 30 de enero (coordinación empresarial)).

El control operacional se desarrolla esencialmente mediante dos grupos de actuaciones procedimentadas:

• Procedimientos de actividades preventivas: representan el conjunto de actuaciones procedimentadas, ya sea documentalmente o no, en función de la actividad empresarial, tamaño de empresa y tipos de riesgos a controlar.
• Las instrucciones de trabajo: destinadas al control de tareas críticas por la gravedad de sus riesgos, la complejidad de las tareas a realizar o la propia ocasionalidad de los trabajos. La identificación de tareas críticas con la implicación de los responsables de ejecutarlas sería de las primeras actuaciones a realizar para su evaluación y la determinación de la necesidad de elaborar instrucciones de trabajo escritas, que son de gran utilidad tanto para la formación de los trabajadores como para el control de sus actuaciones.

Las actividades preventivas relativas al control de riesgos son las siguientes:

• Instalaciones y equipos de trabajo (revisiones reglamentarias de seguridad industrial y mantenimiento preventivo, provisión, control y mantenimiento de los EPIs, inspección y prueba de los equipos de SST Anticaídas, rescate o incendios, etc.).
• Lugares de trabajo. Revisiones generales, y en particular de orden y limpieza (mantenimiento del orden y la limpieza en las zonas de tránsito).
• Actividades peligrosas: mediante observaciones del trabajo (limitación de las áreas donde puede usarse material peligroso, condiciones de utilización de los materiales peligrosos, conocimiento sobre el uso y disponibilidad de los equipos de emergencia, etc.).
• Mantenimiento de los Planes de Emergencia o Planes de Autoprotección.
• Controles ambientales ante riesgos higiénicos (temperatura y calidad del aire).
• Controles ergonómicos.
• Vigilancia médica (programas de salud).

Las actividades preventivas relativas al control de cambios son las siguientes:

• Compras y adquisiciones de bienes, equipos y servicios (Establecimiento de los requisitos de SST necesarios para la compra de bienes, equipos y servicios, Selección y seguimiento de los proveedores, requisitos de aprobación previa y especificaciones para la compra de maquinaria y equipos nuevos, cumplimiento de las especificaciones legales sobre EPIs, etc.).
• Modificaciones.
• Selección de personal.
• Coordinación empresarial (selección de contratistas, desarrollo de la Coordinación de Actividades Empresariales, evaluación, seguimiento y reevaluación periódica de la aplicación de la SST de los contratistas, etc.).

j) Preparación de respuesta ante emergencias

El estándar establece la necesaria existencia de procedimiento documental para implementar y mantener el plan de actuación ante situaciones de emergencia, de la misma manera que lo establece la reglamentación, y así dotarlo de la mayor eficacia posible.

Para ello habrá que:

• Identificar situaciones de emergencia potenciales.
• Preparar la respuesta a tales situaciones de emergencia.
• Incluir responsables de elaborar el Plan, de su gestión e implementación y de las diferentes actuaciones a realizar.
• Determinar la formación y adiestramiento del personal que interviene en el plan de emergencia, y
• Establecer criterios para las revisiones periódicas del plan de emergencia (periodicidad, responsabilidad) y de instalaciones, equipos y vías de salida.

De entre las anteriores, las dos principales actuaciones serán:

• Identificar situaciones de emergencia potenciales. Una situación de emergencia puede definirse como es toda aquella no habitual y anómala que se produzca dentro de la organización en el trascurso de la ejecución operacional que pueda ocasionar daños a los trabajadores o a los bienes materiales de la empresa (ej. contacto o derrames desustancias peligrosas, incendios, desastres naturales, explosiones, etc.).

• Preparar la respuesta a tales situaciones de emergencia. Una vez identificadas estas situaciones han de evaluarse sus posibles efectos para así establecer los planes de emergencia más adecuados para prevenir o minimizar su impacto.

Para cumplir con las OHSAS18001 ha de prestarse especial atención a aspectos como:

• Estructura organizativa y responsabilidades en los casos de emergencia. Ha de quedar documentado tanto el personal encargado de ejecutar cualquier actuación, como su formación o preparación para afrontar la medida de emergencia.
• Difusión del listado del personal clave. El personal encargado en situaciones de emergencia debe ser conocido por toda la organización.
• Especificaciones de los servicios de urgencias. La organización deberá fijar qué servicios externos intervienen, sus funciones y responsabilidades (ej. bomberos, médicos, etc.).
• Registro documental. Las instrucciones han de ser claras, concisas y específicas para las situaciones de emergencia evaluadas, debiendo existir copias de las mismas en lugares fácilmente accesibles.
• Planes de comunicación interna y externa. Para que los recursos necesarios intervengan en la situación de emergencia han de recibir información y ser conocedores del problema.
• Acciones aplicables a diferentes situaciones de emergencia. Deben existir soluciones claras a las distintas posibles situaciones de emergencia detectadas, así como especificarse métodos de actuación para situaciones especiales (ej. personal con movilidad, visión o audición reducida).
• Información sobre materiales o sustancias peligrosas. Si en la organización existe la necesidad de manipular sustancias o materiales peligrosos es necesario que exista un plan de emergencias específico.
• Planes de formación y de comprobación de la eficacia de las acciones tomadas. Es recomendable que se estipulen en el propio plan formaciones para afrontar situaciones de emergencia.

k) Verificación

Este apartado incluye aspectos relativos a medición y seguimiento del desempeño y evaluación del cumplimiento legal, investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva, control de los registros y auditoría interna, con el fin de chequear la validez del sistema SST implantado.

Medición y seguimiento del desempeño y evaluación del cumplimiento legal

En este punto, a diferencia de la normativa en prevención española, la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para hacer el seguimiento y medir de forma regular el desempeño de la SST. Estas actividades han de estar programadas y su realización ha de registrarse.

Los procedimientos deben incluir una serie de seguimientos de las medidas proactivas, activas y reactivas en función a las necesidades de la organización:

• Medidas proactivas
  • Vigilancia de la salud de los trabajadores.
  • Conformidad con los programas, controles y criterios operacionales de la SST.
• Medidas activas
  • Grado de cumplimiento de los objetivos de SST de la organización.
  • Eficacia de los controles (tanto para la salud como para la seguridad).
  • Inspecciones de seguridad.
  • Chequeos de dispositivos y elementos de seguridad.
• Medidas reactivas (en caso de no conformidad o incidentes/accidentes)
  • Deterioro de la salud.
  • Investigación de accidentes e incidentes (incluyendo los cuasi accidentes) y otras evidencias históricas de un desempeño de la SST deficiente.
  • El registro de los datos y los resultados del seguimiento y medición, para facilitar el posterior análisis de las acciones correctivas y las acciones preventivas.
  • Evaluación de la eficacia de las acciones correctivas realizadas.
  • Inspecciones de las condiciones de trabajo tras accidentes/incidentes.

Si se necesitan equipos de medición para el seguimiento y la medición del desempeño, éstos deberán mantenerse y almacenarse de manera adecuada, según se haya procedimentado, y, cuando sea preciso, deberá constar un esquema de calibración (ej. frecuencia de calibración, referencia a los métodos de prueba, identidad de los equipos usados, acciones a tomar si el equipo de medición resulta estar fuera de los límites de calibración, etc.).

l) Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la investigación de todos los incidentes/accidentes. Como requisito mínimo, habría que diferenciar qué tipo de incidentes deberían ser investigados directamente por el superior jerárquico, y cuáles, por su relevancia o daños generados habrían de ser investigados con la incorporación de otras personas (servicio de prevención, trabajadores, y expertos, entre otros).

La actividad para el estándar debería contemplar:

• Identificación rápida del suceso indeseado.
• Investigación por personas competentes según se haya establecido.
• La adopción de medidas correctoras.
• Seguimiento de su eficaz implantación.
• Difusión de las lecciones aprendidas. 

Recalcar aquí, que no solo es necesario investigar, determinar las causas y establecer las medidas correctivas pertinentes, sino que la organización ha de establecer cauces de comunicación tanto con la Autoridad Laboral, como, a efectos de concienciación, con las personas trabajadoras. No puede hablarse realmente de participación de los trabajadores en SST, sin la existencia de un procedimiento por el cual puedan aportar de ideas, encaminadas a evitar nuevos incidentes.

El apdo “1.4. Términos y definiciones” del estándar define, con objeto de garantizar una correcta interpretación, la no conformidad, la acción correctiva y la acción preventiva:

La no conformidad, es un incumplimiento de un requisito obligatorio del SST, derivado de un fallo en la aplicación de la norma legal, o del protocolo interno establecido. En la organización se deberá establecer en qué grado y exigencia se pretenderá que los integrantes del grupo identifiquen una no conformidad. A modo de ejemplo, cabe citar:

• La existencia de documentación inapropiada o no actualizada.
• Las desviaciones producidas en la aplicación de los procedimientos de SST.
• Incumplimiento de una norma legal o del protocolo interno establecido, etc.

La no conformidad puede ser real o potencial, y habrán de estar bien definidas. Se trata, más allá de lo dispuesto reglamentariamente, de garantizar que cualquier desviación o deficiencia con lo establecido sea detectada, resuelta y se controle su aplicación mediante la participación de la línea jerárquica. El estándar exige, al igual que en el caso de los incidentes, la elaboración de un procedimiento documentado.

Por otro lado, la acción correctiva, es aquella acción que se lleva a cabo con objeto de eliminar la causa de una no conformidad real u otra situación indeseable. Su última finalidad es la de evitar la repetición del hecho acaecido causante de la no conformidad.

Por último, la acción preventiva, aquella acción efectuada para eliminar una posible fuente que pueda desarrollar una no conformidad u otra situación potencial indeseable. Con una intención claramente proactiva, la norma pretende que la organización se anticipe a cualquier no conformidad.

m) Control de los registros y auditoría interna

Todo registro relacionado con el funcionamiento y la eficacia del SST -entendido como "un documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas", por lo que resulta evidente su estrecha relación con el manual de procedimientos- han de estar perfectamente identificado, protegido y guardado durante el tiempo que se haya definido (o establecido legalmente), para poder ser recuperados con agilidad para estar a disposición de sus usuarios.

Dentro del este apartado se recomienda hacer constar en una tabla de control para cada procedimiento parámetros como: identificación del procedimiento, fecha, centro o centros de trabajo sobre los que se plantea, quien custodia -y por cuanto tiempo- la información documental generada, su formato y quien tiene acceso a la misma.

Respecto de la auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener “evidencias objetivas” de las no conformidades o desviaciones respecto a los requisitos establecidos en la reglamentación, en este caso OHSAS 18001, que hayan sido identificadas, para clasificarlas en función de su importancia y priorizar las necesarias acciones de mejora a adoptar.

Aunque el alcance de la auditoría del sistema de SST habrá que determinarse ante cada situación, el objetivo principal es diverso. En primer lugar, determinar si el sistema es conforme con los planes de gestión y los requisitos, si está adecuadamente implantado y mantenido, si el nivel de integración de la SST es aceptable, y finalmente si es efectivo para lograr la política y los objetivos establecidos.

Como hemos analizado en otros bloques, la auditoría se desarrolla en tres fases, la preparatoria, la de ejecución propiamente dicha y la de elaboración del informe final que habrá de proporcionar información útil a la Dirección sobre sus resultados. 

n) Revisión por la dirección

La revisión, como factor diferencial de OHSAS 18001, supondrá el repaso de las informaciones extraídas de:

• Resultados de auditorías internas/externas;
• evaluaciones de cumplimiento de los requisitos legales;
• resultados de la participación y consulta;
• comunicaciones externas (quejas) o internas (sugerencias);
• desempeño de la SST;
• grado de cumplimiento de los objetivos;
• investigación de incidentes/incidentes;
• seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones por la dirección previas;
• cambios en las circunstancias o contexto de la organización; y,
• recomendaciones para la mejora.

De todo ello habrá de surgir el informe final de revisión, cuyos resultados deben estar disponibles para su comunicación y consulta y sobre los cuales ha de pronunciarse la dirección de la empresa tomando decisiones sobre elementos del SST donde se detectan deficiencias, en aplicación de la política de empresa en la materia, los recursos necesarios, etc.

DOCUMENTACIÓN DE INTERÉS

OHSAS 18001:2007 sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

OHSAS 18002:2008 Directrices para la implementación de OHSAS 18001:2007.

Directrices sobre sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. 2001. OIT.

ISO 9001:2008.

ISO 14001:2004.

UNE 66177:2005 Guía para la integración de los sistemas de gestión.

UNE-EN Iso/IEC 17021 Requisitos para los organismos que realizan la auditoría y la certificación de sistemas de gestión.

Guía para la auditoría de los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. OHSAS 18001

Guía Técnica de integración de la Prevención en el sistema General de Gestión de las empresas.

NTP 576: Integración de sistemas: calidad, Prevención y medio Ambiente. INSST. 

NTP 829: Nueva cultura de Empresa y condiciones de trabajo (II): factores de éxito del cambio. INSST. 

NTP 830: Integración de la prevención y desarrollo de competencias. INSST. Año: 2009. 

NTP 848: Empresas de nueva creación y condiciones de trabajo (I). INSST. Año: 2009

NTP 849: Empresas de nueva creación y condiciones de trabajo (II). Plan de empresa y plan de PRL. INSST. Año 2009. 

NTP 850: Empresas de nueva creación y condiciones de trabajo (III). Implantación del plan de prevención. INSST. Año: 2009. 

NTP 870: Excelencia empresarial y condiciones de trabajo. INSST. Año: 2010. 

NTP 898: OHSAS 18001. Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo: implantación (I). INSST.

NTP 899: OHSAS 18001. Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo: implantación (II). INSST. Año: 2011. 

NTP 900: OHSAS 18001. Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo: implantación (III). INSST.