Cuestiones a tener en cuenta para la formalización documental del teletrabajo

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  • Estado: Redacción actual VIGENTE
  • Orden: Laboral
  • Fecha última revisión: 02/12/2019

Información necesaria para la formalización de un acuerdo o contrato de teletrabajo o trabajo a distancia entre empresa y trabajador.

Para una consecución eficaz en la implantación del teletrabajo es recomendable seguir seis fases: (1)

1.- Estudio de viabilidad.  Con frecuencia el teletrabajo se asocia a empresas ligadas al sector TIC o al sector servicios, o en determinadas actividades que pueden desarrollarse de forma totalmente autónoma. Sin embargo, el teletrabajo puede ser implantado en empresas de cualquier tamaño o sector de actividad, para lo que inicialmente se recomienda:

  • Crear un equipo de trabajo encargado de la puesta en marcha del sistema de teletrabajo. Este equipo deberá detectar y cuantificar los problemas potenciales para los que el teletrabajo puede constituir una solución
  • Identificación de todos los aspectos que puedan quedar implicados, de forma que se consideren las necesidades de la organización en su totalidad, incluyendo aquí a las personas afectadas por la puesta en marcha del proyecto (mandos, dirección, trabajadores, grupos sindicales).
  • Calcular el potencial existente para el teletrabajo, incluyendo los departamentos o áreas de trabajo, personal con puestos de trabajo adecuados, nivel de interés...

2.- Desarrollo de nuevos criterios de selección y procedimientos. En esta fase han de quedar bien definidos los aspectos siguientes:

  • Los términos y condiciones en las que se va a participar en el proyecto de teletrabajo.
  • Los criterios de selección de los participantes y de los superiores.
  • Las posibles necesidades de formación que se van a plantear.
  • Los sistemas de apoyo que se van a ofrecer a los teletrabajadores cuando éstos estén trabajando.
  • Las necesidades de equipamiento, costes, servicios de mantenimiento, pólizas de seguro, sistemas de control...
  • Aspectos legales relacionados con cuestiones de seguridad e higiene.

3. Reclutamiento de teletrabajadores. El planteamiento más deseable es el de la opción voluntaria por el teletrabajo. Sin embargo, aun supuesta la voluntariedad, no todo trabajo es adecuado para ser desarrollado a través de teletrabajo, ni todo trabajador reúne las condiciones para teletrabajar, ni todo mando o gestor está preparado para desarrollar sus tareas habituales en el marco del trabajo a distancia. Por ello, se han de investigar a fondo los siguientes aspectos;

  • Características personales que han de presentar teletrabajadores y mandos y gestores (Capacidad para organizar su tiempo, autodisciplina, capacidad para soportar el aislamiento, capacidad para seguir un horario, capacidad para separar la vida laboral y familiar, capacidad de comunicación por teléfono, etc) (2)
  • Circunstancias personales y del hogar en donde se va a realizar el teletrabajo.
  • Razones de interés de los trabajadores voluntarios.
  • Tipo de trabajo apropiado.
  • Análisis de tareas.
  • Tipo de comunicación e información que los teletrabajadores necesitarán para realizar su trabajo.
  • Tiempo, distancia y problemas en el establecimiento de comunicaciones.

Con estos datos debe ser posible formar un grupo piloto de teletrabajadores y un esquema de puesta en marcha de programa de prueba.

4. Diseño y puesta en marcha del proyecto piloto. Una vez determinados quienes serán los participantes es preciso prepararlos y equiparlos adecuadamente. La formación, el entrenamiento y la concienciación son en esta fase aspectos muy importantes. Como resultado de las fases anteriores se tendrá una información bastante precisa de las carencias y necesidades detectadas. La preparación y formación debe atender a esas carencias y cubrir los siguientes aspectos:

  • Revisión del programa de teletrabajo, sus fines y objetivos.
  • Desarrollo y aprendizaje de nuevas habilidades de gestión; gestión del tiempo, de proyectos, habilidades negociadoras,asertividad...
  • Desarrollo de habilidades de comunicación -escrita, oral, electrónica- tanto para teletrabajadores como para gestores.
  • Desarrollo de habilidades técnicas relacionadas con el uso de equipos y sistemas de trabajo.
  • Derechos y responsabilidades relacionadas con la práctica del trabajo día a día (mantenimiento equipos, conservación del lugar de trabajo, disponibilidad de localización...).
  • Procedimientos de seguridad e higiene.

5. Evaluación de la prueba piloto. La evaluación no ha de dejarse exclusivamente para la finalización de la fase piloto sino que debe ser también paralela al desarrollo del programa. Algunos de los aspectos que han de ser considerados en esta fase son los siguientes:

  • Sentimientos y sensaciones de los gestores y teletrabajadores sobre la marcha de la fase de prueba. Actitudes hacia ella, cambio de estas actitudes a medida que avanza el tiempo, beneficios y problemas reales en comparación con los esperados.
  • Tiempo requerido para los diferentes tipos de actividad.
  • Resultados del trabajo. Comparación con los resultados obtenidos en situación de trabajo "normal".
  • Relación detallada de costes y ahorros; costes de telecomunicaciones, de viajes, calefacción, iluminación. otros gastos corrientes generados o evitados

6. Implantación formal del programa. Es conveniente que los resultados de las fases anteriores (criterios de selección, procedimientos, guías de acción...) queden incorporados y reflejados en los documentos oficiales de la empresa en cuanto que es probable que muchas de las técnicas desarrolladas específicamente para el teletrabajo puedan ser usadas como referencia para nuevos procedimientos de trabajo.

Complementando lo anterior, el Acuerdo Marco Europeo sobre Teletrabajo (16 de julio de 2002), enmarcado en el contexto de la Estrategia Europea de Empleo, fue suscrito por representantes europeos de sindicatos y empresarios, fijando las dimensiones mínimas a tener en cuenta a la hora de establecer una regulación sobre el teletrabajo en cada país.

7. Evaluación del teletrabajo

Como en todo proyecto de este tipo, una adecuada definición de los objetivos inicialmente facilitará la evaluación de la efectividad del teletrabajo implantado.

A partir de los registros administrativos habituales de la empresa, como indicadores de la implantación, podrían analizarse objetivos planificados y pactados, de los que se derivarán

  • Ahorro en costes de espacio de oficina, aparcamiento, material informático, pluses de transporte, dietas, etc.
  • Reducción del absentismo.
  • Reducción de la rotación del personal.
  • Mejora en la capacidad de contratar empleados.
  • Nuevos nichos para la contratación de personas trabajadoras, como puede ser el del colectivo de personas con discapacidad
  • Mejora de la conciliación de la vida laboral y familiar de los empleados.
  • Incremento de la productividad del trabajo

Documento para la formalización del teletrabajo

Si bien no existe obligación legal establecerse por escrito las condiciones de teletrabajo, la necesidad de clarificar y especificar detalladamente las tareas a realizar y las modificaciones  organizativas del trabajo, convierten la formalización del pacto en un tema necesario para ambas partes intervinientes.

Las áreas o aspectos que, de manera particular y especial, han de ser negociados y recogidos en el documento de teletrabajo serán, siempre respetando lo establecido en convenio y teniendo en cuanta el principio de no discriminación promulgado para estos supuestos, las siguientes:

1. Condiciones.

Aspectos como las horas de trabajo, el lugar de trabajo, la accesibilidad del trabajador a requerimientos de la empresa, las vacaciones, etc., han de ser recogidos en el documento.

En cuanto al lugar de trabajo, algunas empresas exigen unas condiciones mínimas a cumplir por el área de la vivienda (o la vivienda en su conjunto) destinada a teletrabajar (que no sea un garaje, que pueda cerrarse con llave, que tenga un cierto espacio, etc.).

También han de establecerse los momentos del día y los días de la semana en que el trabajador ha de estar accesible y disponible para la empresa. De esta forma se evita una disponibilidad de 24 horas e interrupciones continuas, permitiéndose al trabajador la organización de su tiempo de trabajo.

Auto Social Tribunal Supremo, Sala de lo Social, Sección 1, de 11 de Abril de 2005: La aceptación del trabajo a domicilio no puede ser obligatoria para el trabajador y no puede establecerse con este carácter ni por la vía del art. 41 ET, ni mediante acuerdo colectivo, pues implica una transformación del régimen contractual que afecta a la esfera personal del trabajador.

SAN Nº 159/2017, Sala de lo Social, Sección 1, Rec 236/2017 de 10 de Noviembre de 2017. Plan de igualdad. Derecho a obtener información .La AN declara el derecho del sindicato demandantea recibir la información solicitada relativa a la aplicación en la empresa del derecho de igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres, establecidas en el plan de igualdad. (FJ 3).

2. Formalización del procedimiento y método de trabajo

El menor contacto directo con la empresa puede necesitar del establecimiento de procedimientos y métodos formalizados de trabajo; a quién reportar, de qué forma, cuándo, etc., tipos de comunicación (teléfono, carta, fax, correo electrónico, periodicidad de reuniones, etc.).

En cualquier caso, el empresario deberá entregar al teletrabajador las informaciones escritas pertinentes conforme a la Directiva 91/533/CEE del Consejo, de 14 de octubre de 1991, relativa a la obligación del empresario de informar al trabajador acerca de las condiciones aplicables al contrato de trabajo o a la relación laboral, que comprenderán:

  1. Informaciones relativas a los convenios colectivos aplicables.
  2. Una descripción del trabajo a realizar.
  3. Todas aquellas especificidades que requieran información escrita (departamento al que se encuentra adscrito el teletrabajador, sus superiores, personas a las que puede dirigirse para informarse sobre temas profesionales o personales, modalidades de entrega de informes, etc).

La legislación, los convenios colectivos aplicables o los acuerdos específicos complementarios individuales o colectivos garantizarán a los teletrabajadores idénticas condiciones laborales que a los trabajadores que presten sus servicios en los locales de la empresa

3. Remuneración y control de la actividad

Las personas trabajadoras con contrato a distancia tienen los mismos derechos retributivos que otro trabajador con las mismas funciones y grupo profesional fijadas por convenio colectivo. Como es lógico, determinados pluses extrasalariales que compensen los gastos del trabajador por desplazamiento o similares no se remunerarán salvo especificación por vía convencional.

Siempre resulta aconsejable formalizar un documento de control empresarial de la actividad ejecutada a distancia por parte del trabajador (teletrabajo), donde se haga constar, del mismo modo, la recepción por parte del trabajador de los medios, materiales e informaciones precisas que la empresa suministra para el desarrollo del mismo.

4.- Formación

El teletrabajo no debe suponer menoscabo en su formación, y además debe potenciarse un a formación específica en esta materia, tanto para los teletrabajadores, como para sus responsables directos, a cuyo efecto la Empresa dispondrá los medios oportunos para facilitar dicha formación.

Dada la obligación empresarial de proporcionar el acceso efectivo a estos trabajadores a la formación profesional, es conveniente concretar la formación que se impartirá (aspectos ergonómicos de diseño del puesto, formación en tecnologías telemáticas, ... ), así como cuando (al inicio del teletrabajo, formación continua,...), así como integrar a los teletrabajadores en los planes generales de formación de empresa.

En este punto es recomendable prestar especial atención a la promoción interna dentro de la empresa relacionada con la formación, y su aplicación a este colectivo.

5. Terminación de la situación de teletrabajo y vuelta a la situación anterior

La práctica habitual es que la situación de teletrabajo pueda terminar en cualquier momento en que lo demande una de las partes (empresa o trabajador), si bien se establece un periodo de preaviso mínimo (5 o 3 meses). En todo caso, la terminación del teletrabajo no suele afectar al contrato de trabajo, que sigue vigente.

6. Propiedad del equipo de trabajo, mantenimiento

También en este tema las posibilidades de acuerdo son variadas; en la mayoría de los casos el equipamiento pertenece a la empresa, corriendo ésta con los costes de su mantenimiento. En otros casos es el trabajador quien ha de aportar su propio equipo, pudiendo concederse préstamos a bajo interés por parte de la empresa. En estos casos el mantenimiento ha de hacerlo el trabajador.

Se ha de fijar también cada cuánto tiempo se va a realizar el mantenimiento y las correspondientes revisiones, quién lo va a realizar (el servicio técnico de la empresa, servicios externos, ... ) y cuáles van a ser los criterios y estándares bajo los que se van a llevar a cabo.

También es conveniente determinar quién está autorizado a utilizar el equipo informático, si es posible utilizarlo para usos distintos del trabajo y qué hacer si el equipo se estropea.

7. Costes

Trabajar desde el hogar supone incurrir en una serie de costes entre los que se deben distinguir los costes variables de los fijos.

Los primeros están formados por los derivados del consumo eléctrico: iluminación, funcionamiento equipo informático,...), de la calefacción, teléfono, material de oficina, etc. y entre los segundos, la amortización del equipo informático, mobiliario, etc

Además se han de considerar también los posibles costes derivados de adaptación del nuevo lugar de trabajo (adaptación de la instalación eléctrica, sistemas de seguridad - contra robo, incendio- , cerraduras en puertas para proteger la confidencialidad de datos, etc.

Presumiblemente estos costes deberán ser sufragados por el empresario, si bien existen distintas formas de hacerlo e incluso, en ocasiones, ha sido precisamente la posibilidad de transferir todos estos costes al trabajador un argumento fundamental para implantar el teletrabajo.

En el caso de los costes de teléfono lo más cómodo y sencillo es instalar una línea específica para el trabajo de forma que las facturas telefónicas sean imputables al trabajo, reembolsando la empresa (o cargando directamente a la empresa) el importe de la factura.

Para el resto de gastos las empresas pueden adelantar una cantidad fija al mes, de forma que si el gasto excediera tal cantidad, la diferencia sería reembolsada previa presentación de facturas.

8. Seguros

Es conveniente que el documento de teletrabajo recoja en detalle qué aspectos han de estar cubiertos por pólizas de seguros (equipamiento, accidente, seguro de hogar, responsabilidad civil frente a terceros, robo incendio...), quién ha de contratar y quién ha de hacerse cargo del coste de los seguros.

Ante la posibilidad de que existan obligaciones por convenio, es conveniente analizar su cobertura en caso de teletrabajo.

9. Confidencialidad y seguridad de los datos

Con la finalidad de proteger la confidencialidad de la información de la empresa, ésta puede establecer procedimientos sobre acceso a información, puede vetar la salida de ciertos documentos de la empresa, puede establecer sistemas de claves de acceso a la información estableciendo distintos distintos niveles de confidencialidad, puede exigir la adopción de sistemas de seguridad en el hogar (antirrobo, cerraduras, ... ).

El empresario estará obligado a respetar la vida privada del teletrabajador.

Si se instala un sistema de vigilancia, éste debe ser proporcional al objetivo perseguido e introducido según lo establecido en la Directiva 90/270/CEE del consejo, de 29 de mayo de 1990, referente a las disposiciones mínimas de seguridad y de salud relativas al trabajo con equipos que incluyen pantallas de visualización (con arreglo al artículo 16.1 de la Directiva 89/391/CEE, relativa a la aplicación de medidas para promover la mejora de la seguridad y de la salud de los trabajadores en el trabajo).

En este campo, ambas partes respetarán las exigencias establecidas en la legislación vigente en materia de protección de datos personales así como en el convenio colectivo aplicable.

Según el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos -RGPD-) y Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), se garantizan en los términos exigidos por la citada normativa:

  • Derecho a la intimidad y uso de dispositivos digitales
  • Derecho a la desconexión digital
  • Derecho a la intimidad frente al uso de dispositivos de videovigilancia y de grabación de sonidos en el lugar de trabajo
  • Derecho a la intimidad ante la utilización de sistemas de geolocalización en el ámbito laboral 

10. Registro horario y tipos de teletrabjo

Respecto al número de horas de trabajo puede pactarse un número de horas diarias o semanales, siendo, en la práctica, habitual tres maneras de prestación de servicios:

  • Teletrabajo tiempo completo (todos los días de la semana)
  • Teletrabajo algunos días a semana
  • Teletrabajo una parte de la jornada

Como analizamos en el tema: Problemática en la aplicación del registro horario: Puestos de trabajo móviles y teletrabajadores, dada la variabilidad de la jornada diaria de trabajo bajo esta modalidad de prestación de servicios, la empresa ha de adaptar el registro de jornada a cada caso

11.- Derechos sindicales

En este campo existen los mismos derechos que cualquier otra persona trabajadora que desarrolle sus funciones presencialmente en el centro de trabajo.

Al objeto de garantizar la aplicación efectiva del derecho de información y participación sindical del teletrabajador/a, en caso necesario , vía convenio colectivo o pacto individual, se arbitrarán las medidas oportunas que permitan el ejercicio real de este derecho por los teletrabajadores/as, en función de la organización del trabajo y el tiempo establecido para el
desarrollo de esta modalidad.

En este punto destacar que, cualquier persona teletrabajadora podrá ser elector o elegible, motivo por el cual resulta importante adscribir al teletrabajador siguiendo criterios funcionales o locativos, dentro de algún centro de trabajo a los efectos del ejercicio de los derechos colectivos. En este sentido, el centro del que depende el teletrabajador será determinante para fijar la unidad electoral y para el ejercicio del derecho de representación. 

SAN Nº 221/2015, Audiencia Nacional, Sala de lo Social, Sección 1, Rec 299/2015 de 23 de diciembre de 2015: Tutela de libertad sindical. Extinción del mandato de la representación legal de los trabajadores. La AN estima la demanda y declara que la decisión de la empresa de extinguir en mandato representativo de los demandantes supone una vulneración del artículo 28 de la Constitución, art. 4 ET y 1 LOLS. La adscripción de los trabajadores al centro de trabajo de Madrid se ha realizado de un modo, meramente administrativo o de organización interna en la empresa puesto que la desaparición de tres centros de trabajo y la adscripción de sus trabajadores al centro de trabajo de Madrid no ha implicado modificación geográfica o funcional alguna con respecto a los trabajadores que prestaban servicios en los centros que han sido cerrados. Nos hallamos ante reajustes departamentales en la empresa al objeto de unificar o centralizar su gestión, es cierto que ha habido modificaciones puesto que un grupo de trabajadores que venían prestando servicios en los centros que se han cerrado, actualmente prestan servicios mediante teletrabajo, y el otro grupo que es el personal de ventas, no ha sufrido modificación alguna simplemente la nueva adscripción al centro de trabajo de Madrid y lo cierto es que se mantienen 191, de un total de 465 trabajadores, que vienen desempeñando las mismas funciones y en la misma localidad, a cuyos representantes la empresa de forma unilateral ha extinguido su mandato representativo, lo que supone que un 41% de la plantilla que carece de representación legal, debiéndose mantener a estos hasta que haya nuevas elecciones porque, en ningún supuesto cabe que sea la propia empresa la que unilateralmente decida, revocar el mandato de determinados representantes. (FJ 6)

12.-  Prevención de riesgos y Salud Laboral 

El art. 34 LPRL reconoce el derecho de los trabajadores a participar en la empresa en las cuestiones relacionadas con la prevención o bien delegar su participación a los delegados de prevención y al comité de seguridad y salud, otorgándose a los delegados de prevención una seria de competencias específicas respecto a los teletrabajadores (art. 36 LPRL).

La aplicación de medidas o impartición de información/formación ha de reflejarse en el acuerdo escrito.

 

(1) Moorcroft, S. y Bennett, V. NTP 412: Teletrabajo: criterios para su implantación

(2) European Journal of Teleworking (1995)

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Ley Orgánica 3/2018 de 5 de Dic (Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales -LOPDGDD-) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 294 Fecha de Publicación: 06/12/2018 Fecha de entrada en vigor: 07/12/2018 Órgano Emisor: Jefatura Del Estado

RDLeg. 2/2015 de 23 de Oct (Estatuto de los Trabajadores) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 255 Fecha de Publicación: 24/10/2015 Fecha de entrada en vigor: 13/11/2015 Órgano Emisor: Ministerio De Empleo Y Seguridad Social

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