Llevanza de la contabilidad

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  • Estado: Redacción actual VIGENTE
  • Orden: Contable
  • Fecha última revisión: 13/01/2017

Tal y como se indica establece el primer apartado del Art. 25 ,Código de Comercio, es obligación del empresario llevar una contabilidad ordenada, que se atenga a la normativa según su actividad y permita una verificación cronológica de todas las operaciones realizadas por la empresa. También habrá de elaborar periódicamente balances e inventarios.

 

Los empresarios  que se hallen sometidos al Código de Comercio tienen la obligación de proceder a la llevanza de la contabilidad de forma y adecuada a su actividad empresarial. Falsificarla o transgredirla es un acto ilícito que acarrea consecuencias jurídicas, especialmente en casos de concurso de acreedores o suspensión de pagos.

Están sometidas a este deber todas las personas físicas o jurídicas que lleven a cabo una actividad empresarial, independientemente de si están o no inscritas en el Registro Mercantil o su importancia económica. También tienen ésta obligación entidades no consideradas comerciantes como, por ejemplo:

  • Cooperativas.
  • Fundaciones.
  • Comunidades de bienes.
  • Sindicatos.
  • Asociaciones empresariales.
  • etc…

La responsabilidad debida incumplimiento de esta obligación recae sobre el empresario en el caso de una persona física; y los administradores en el caso de sociedades mercantiles. No obstante, no es un deber personalisimo, por lo que puede delegarse la función en otras personas, lo que es una práctica habitual. En este caso, el empresario no está exento de su obligación (segundo apartado del Art. 25 ,Código de Comercio)

Con esta obligación de garantiza la protección de las diversas partes afectadas por el funcionamiento de la empresa y, por tanto, interesadas en conocer el estado de la misma, como por ejemplo:

  • El propio empresario, a fin de poder ser consciente de la marcha real de la actividad empresarial, así como de los resultados de la misma.
  • En el caso de sociedades a los socios, estén o no involucrados en el día a día de la empresa. Esto se debe a que su derecho al reparto de dividendos se puede conocer gracias a la información contable y la cifra de su cuenta de resultados.
  • Los trabajadores de la empresa, a quienes interesa conocer la marcha de la empresa por ser su medio de vida. Además, es obligatorio facilitar esta información a los representantes de los trabajadores en iguales condiciones que a los accionistas.
  • El Estado, ya que la cantidad a pagar por impuestos calculada gracias a la contabilidad; y de estos impuestos se nutre el Estado.
  • Los acreedores de la empresa, quienes obviamente están interesados en poder cobrar la cantidad que se les debe,  poder acreditar la existencia de dicha deuda y poder conocer el patrimonio que avala el cumplimiento del deber de liquidar dicha deuda.

En cuanto a la obligatoriedad de la llevanza de los libros contables, debido a su extensión y las peculiaridades de cada libro se les ha dedicado un apartado propio. Simplemente recordaremos que, según nos indica el Art. 25 ,Código de Comercio el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales son de llevanza preceptiva para todo empresario. Según el tipo de empresa de la que hablemos habrá otros libros obligatorios.

En cuanto a los requisitos formales de llevanza (legalización de los libros), también se les dedicará un apartado propio donde se detallarán pormenorizadamente los procedimientos a seguir, así como las novedades que afecten a dichos procedimientos. Además, también detallaremos los plazos a que está sujeta la legalización.

En cuanto al deber de conservación de la contabilidad podremos hablar de tres cuestiones a cumplir:

  • ¿Quién es el sujeto obligado? Es decir, quién tiene la obligación de conservar la actividad. Correspondiendo al empresario, incluso a pesar de que hubiera podido cesar la actividad. Esta obligación se extiende los herederos si éste fallece y a los liquidadores, si los hubiera, hasta que la deposite en el Registro Mercantil.
  • ¿Cuál es el ámbito objetivo? ¿Qué se tiene que guardar? Ha de conservarse la totalidad de la documentación contable y empresarial (albaranes, facturas, correspondencia, etc…) debidamente ordenada, según indica el primer apartado del Art. 30 ,Código de Comercio.
  • ¿Durante cuánto tiempo? Los registros y documentación han de conservarse durante seis años, a partir de la fecha del último asiento realizado (primer apartado del Art. 30 ,Código de Comercio). En el caso de operaciones conexas se puede llegar a ampliar este período hasta los 10 años.

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