Obligaciones laborales y de la Seguridad Social en día a día de la empresa

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  • Estado: Redacción actual VIGENTE
  • Orden: Mercantil
  • Fecha última revisión: 08/07/2019

Como obligaciones laborales y de Seguridad Social durante la vida de la empresa podemos destacar:

- Comunicación de la apertura y/o cierre de centros de trabajo.

- Contratación de trabajadores: afiliación, alta...

- Gestión de nóminas y cotización a la SS.

- Calendario laboral

- Nueva obligación de Registro de la jornada diaria de trabajo

 

 

Comunicación de la apertura y/o cierre de centros de trabajo

Un centro de trabajo es cualquier área, edificada o no, en la que los trabajadores deban permanecer o a la que deban acceder por razón de su trabajo.

A lo largo de la vida de una empresa, es habitual que la misma requiera desarrollar su actividad en distintos centros de trabajo. En este sentido, existe una obligación general de comunicar la apertura o cierre de los centros de trabajo de una empresa a lo largo de su existencia.

Constituida la Sociedad o decidida por el empresario la iniciación de su actividad, se deberá proceder a la comunicación de apertura del centro de trabajo, a efectos del control de las condiciones de Seguridad y Salud Laboral.

La comunicación de apertura de un centro de trabajo o de reanudación de la actividad después de efectuar alteraciones, ampliaciones o transformaciones de importancia se efectuará previamente o dentro de los treinta días siguientes de la apertura o reanudación. Existe una especialidad para las obras de construcción, ya que, en estos casos, la comunicación de apertura será previa al comienzo de los trabajos.

Contratación de trabajadores

Todo empresario que deba tener trabajadores a su cargo deberá con carácter previo a que estos inicien la prestación de servicio, estar inscrito como empresario y contar con el correspondiente Código de Cuenta de Cotización.

A dicho código quedarán adscritos los trabajadores que sean contratados.

Por otra parte, además, se deberán solicitar códigos de cuenta secundarios en varios supuestos:

  • Se debe solicitar un Código de Cuenta de Cotización en cada una de las provincias donde la empresa ejerza actividad.
  • Cuando sea necesario identificar colectivos de trabajadores con peculiaridades de cotización, como por ejemplo empresas donde algunos trabajadores estarían sometidos al Régimen de Artistas, Régimen del Mar, etc.

Los regímenes de la Seguridad Social son:

  • Régimen General de la Seguridad Social
  • Régimen Especial de Trabajadores Autónomos
  • Régimen Especial de la Minería del Carbón
  • Régimen Especial de Trabajadores del Mar

Afiliación de los trabajadores

Con carácter previo al inicio de una actividad laboral, deberá solicitarse un número de afiliación para el trabajador. Con la afiliación, la Seguridad Social otorgará un número que es único y general para todos los Regímenes del Sistema, y se extiende a toda la vida de las personas comprendidas en él.

La solicitud de afiliación deberá realizarse, en todo caso, con anterioridad al inicio de la actividad laboral, si bien no se podrá realizar antes de los sesenta días naturales del inicio de la prestación de servicios.

Las solicitudes de afiliación únicamente surtirán efectos a partir del día en que se inicie la prestación de servicios por el trabajador.

¿Quién realiza la solicitud de afiliación del trabajador a la Seguridad Social?

La afiliación a la Seguridad Social podrá realizarse de la siguiente forma:

  • A instancia del empresario: Los empresarios están obligados a solicitar la afiliación al Sistema de la Seguridad Social de quienes no estando afiliados ingresen a su servicio.
  • A instancia del trabajador:
  • Los trabajadores por cuenta propia o asimilados que inicien su actividad como tales y no se encuentren ya afiliados, estarán obligados a solicitar la afiliación.
  • Los trabajadores por cuenta ajena o asimilados cuyo empresario no cumpla con la obligación que se impone en el apartado anterior, podrán solicitar su afiliación al Sistema.
  • De oficio: Cuando como consecuencia de la actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, de los datos obrantes en las entidades gestoras o por cualquier otro procedimiento, se compruebe que se ha incumplido con la obligación de afiliación, esta podrá efectuarse de oficio por las Direcciones Provinciales de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administraciones de la misma.

El contrato de trabajo

Todo empresario, deberá suscribir con sus trabajadores el correspondiente contrato de trabajo que recogerá los elementos esenciales que regularán la relación laboral entre ambas partes. No obstante lo anterior, y aun constituyendo un acuerdo que refleja la voluntad de las partes, el contrato de trabajo no podrá establecer condiciones laborales por debajo de las establecidas en los Convenios Colectivos o en el Estatuto de los Trabajadores.

El contrato de trabajo se podrá celebrar por escrito o de palabra. Se presumirá existente entre todo el que presta un servicio por cuenta y dentro del ámbito de organización y dirección de otro y el que lo recibe a cambio de una retribución a aquel.

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Alta de los trabajadores en el Régimen de la Seguridad Social correspondiente

Todo empresario que contrate a trabajadores deberá comunicar el alta en el Régimen de la Seguridad Social que corresponda.

Las altas son el acto administrativo por el que se constituye la relación jurídica con la Seguridad Social, el empresario y el trabajador se comprometen a realizar aportaciones económicas al sistema (obligación de cotizar) y genera derecho a recibir prestaciones (económicas y/o sanitarias) según la situación laboral del trabajador.

Forma de practicarse el alta:

• A instancia del empresario.

• A instancia del trabajador: cuando el empresario incumpla la obligación de comunicar el alta.

• De oficio: cuando la TGSS o al Administración de la SS compruebe el incumplimiento de comunicar el ingreso de trabajadores por parte de las empresas o, en su caso, de los trabajadores obligados a efectuarla.

Al realizar el alta del trabajador hay que encuadrarle en el Régimen de la Seguridad Social que corresponda.

A partir del momento de comienzo de la prestación de trabajo, nace la obligación de cotizar, y no se interrumpe mientras dura la relación laboral entre el empresario y el trabajador.

Asimismo, la empresa está obligada a comunicar todas aquellas actualizaciones y modificaciones que con respecto a los contratos de trabajo se produzcan durante la vigencia de los mismos y de la prestación de servicio del trabajador.

Gestión de nóminas y cotización a la Seguridad Social

  • La nómina del trabajador

La nómina, es el recibo individual que mensualmente deben confeccionar las empresas para cada uno de sus trabajadores, conteniendo la liquidación de las diferentes partidas salariales que constituyen el salario del trabajador y además las correspondientes deducciones por Seguridad Social e IRPF.

El periodo al que se referirán el recibo de salario o nómina es el del mes natural, si bien se admite el abono de salarios por periodos inferiores que deberán quedar documentados como anticipos a cuenta de la liquidación definitiva de la nómina mensual. En el caso de las pagas extraordinarias, habrá que atenerse al periodo de devengo que establezca el convenio colectivo aplicable al trabajador.

  • Deber de conservación.

Las empresas están obligadas a llevar un control, archivar y conservar tanto las nóminas como los boletines de cotización durante un periodo de cuatro años. Durante ese periodo toda la documentación deberá estar disponible de cara a las posibles comprobaciones inspectoras que pudieran producirse por la Inspección de trabajo.

Cotización y Seguros sociales

  • Cotización

La cotización a la Seguridad Social se en base a alguno de los siguientes conceptos:

  • Contingencias comunes (c/c) para la cobertura de las situaciones que deriven de enfermedad común y accidente no laboral, así como maternidad.
  • Accidentes de trabajo (AT) y enfermedades profesionales (EP), destinada a la cobertura de estas contingencias.
  • Horas extraordinarias.
  • Otras cotizaciones:
    •  
    • Fondo de Garantía Salarial (FOGASA).
    • Formación profesional.
  • Base de cotización

La base de cotización para todas las contingencias está constituida por la remuneración total, que, mensualmente, tiene derecho a percibir el trabajador, o lo que efectivamente perciba, cualquiera que sea su forma o denominación, que, por razón del trabajo que realice por cuenta ajena, sin otras exclusiones que los conceptos retributivos no computables determinados expresamente.

Para ello se considera remuneración la totalidad de las percepciones económicas recibidas por los trabajadores, en dinero o en especie, que retribuyan el trabajo efectivo o los períodos de descanso computables como de trabajo, así como las percepciones que resulten del exceso sobre el límite exento respecto de determinados conceptos excluidos expresamente de la misma legalmente.

Las percepciones de vencimiento superior al mes se prorratean a lo largo de los 12 meses del año.

  • Bases mínimas y máximas de cotización

Las bases de cotización para C/C y AT y EP deben estar comprendidas entre las mínimas y máximas que, al efecto, se determinan anualmente.

La cotización adicional por horas extraordinarias no está afecta por límite alguno ya que debe efectuarse por su cuantía total.

Calendario laboral

Las empresas están obligadas, a elaborar y exponer en cada centro de trabajo, en lugar visible, el calendario laboral.

Dicho calendario contendrá el horario de trabajo de la empresa y la distribución anual de los días de trabajo, festivos, descansos semanales y entre jornadas, y otros días inhábiles, teniendo en cuenta la jornada máxima legal o, en su caso, la pactada por convenio colectivo o entre partes.

Nueva obligación de Registro de la jornada diaria de trabajo

Además de las obligaciones laborales y de la Seguridad Social estudiadas anteriormente, conviene hacer mención a una obligación de reciente implantación, la obligación de registro de la jornada.

Con la reciente aprobación del Real Decreto 8/2019 Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, lo que hasta la fecha era una obligación para el control de horas extraordinarias y para la jornada a tiempo parcial, pasa a ser una obligación de control en todos los casos.

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