Obligaciones tributarias formales

NOVEDADES

- Se modifica el artículo 32 del Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio por la publicación del RD 1512/2018, de 28 de diciembre, en vigor a partir del 01/01/2019, y también se suprime desde la misma fecha el artículo 36.

Son obligaciones tributarias formales los deberes jurídicos que, sin tener carácter pecuniario, son impuestas por la ley al obligado tributario con relación a los procedimientos de aplicación de tributos (deberes de declaración, de contabilidad, de facturación, de utilización del número de identificación fiscal, de información, etc.). Estas obligaciones en ocasiones son accesorias de la obligación tributaria principal, en otras se imponen incluso a quien no tiene la condición de deudor tributario; pero, en todo caso, tienen el carácter de prestaciones de carácter público de las que se contienen en el artículo 31.3 de la CE; su incumplimiento está tipificado en la mayoría de los casos como infracción tributaria (ver artículos 198 a 206 de la LGT).

Las obligaciones formales del obligado tributario, y, en particular, el deber de colaboración, sólo son exigibles en los procedimientos tributarios relativos a la aplicación de los tributos, esto es, el de gestión, el de inspección y el de recaudación; pero no existe obligación de colaborar en el procedimiento sancionador regulado en el Título IV, pues en este ámbito sí resulta posible trasladar garantías y conceptos propios del orden penal.

Por otro lado, debe tenerse en cuenta que, conforme al artículo 70.1 de la LGT, las obligaciones formales vinculadas a otras obligaciones tributarias (materiales) del propio obligado sólo podrán exigirse mientras no haya expirado el plazo de prescripción del derecho para determinar estas últimas, salvo que proceda mantener la obligación de conservación o suministro de información a los efectos del cumplimiento de las obligaciones tributarias de otras personas o entidades (artículos 29.2, d), e), y f de la LGT) durante los plazos establecidos en la normativa mercantil (artículo 30.1Código de Comercio).

También pesan obligaciones formales, mejor dicho, deberes, a cargo de la Administración, que se traducen en determinados derechos y garantías de los contribuyentes en los procedimientos tributarios (artículo 30 de la LGT), tales como obligaciones de información de derechos y asistencia, información sobre el expediente, expedición de certificados y documentos, etc. El Consejo de Defensa del Contribuyente vela por el cumplimiento de estas obligaciones. Precisamente en este sentido el artículo 227.1 de la LGT considera actos susceptibles de reclamación económico-administrativa los que declaren un deber.

Los obligados tributarios deberán cumplir las siguientes obligaciones:

• Presentar declaraciones censales por las personas o entidades que desarrollen o vayan a desarrollar en territorio español actividades u operaciones empresariales y profesionales o satisfagan rendimientos sujetos a retención.
• Solicitar y utilizar el número de identificación fiscal en sus relaciones de naturaleza o con trascendencia tributaria. 
• Presentar declaraciones, autoliquidaciones y comunicaciones.
• Llevar y conservar libros de contabilidad y registros, así como los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos cuando la obligación se cumpla con utilización de sistemas informáticos. Se deberá facilitar la conversión de dichos datos a formato legible cuando la lectura o interpretación de los mismos no fuera posible por estar encriptados o codificados.
• Presentar autoliquidaciones o declaraciones por medios telemáticos deberán conservar copia de los programas, ficheros y archivos generados que contengan los datos originarios de los que deriven los estados contables y las autoliquidaciones o declaraciones presentadas.
• Expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias. (Ver facturación de IVA).
• Aportar a la Administración tributaria libros, registros, documentos o información que el obligado tributario deba conservar en relación con el cumplimiento de las obligaciones tributarias propias o de terceros, así como cualquier dato, informe, antecedente y justificante con trascendencia tributaria, a requerimiento de la Administración o en declaraciones periódicas. Cuando la información exigida se conserve en soporte informático deberá suministrarse en dicho soporte cuando así fuese requerido.
• Facilitar la práctica de inspecciones y comprobaciones administrativas.
• Entregar un certificado de las retenciones o ingresos a cuenta practicados a los obligados tributarios perceptores de las rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta.
• Obligaciones de esta naturaleza que establezca la normativa aduanera.

El desarrollo del contenido de estas obligaciones se recoge en el Reglamento General de la actuaciones y los procedimiento de gestión e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos (RGAT en adelante)

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Obligación de disponer de NIF (artículo 18 del RGAT)

Las personas físicas y jurídicas, así como los obligados tributarios a que se refiere el artículo 35.4 de la LGT, tendrán un número de identificación fiscal para sus relaciones de naturaleza o con trascendencia tributaria.

El número de identificación fiscal podrá acreditarse por su titular mediante la exhibición del documento expedido para su constancia por la Administración tributaria, del documento nacional de identidad o del documento oficial en que se asigne el número personal de identificación de extranjero.

No obstante, el disponer de NIF no exime de la obligación de disponer de otros códigos o claves de identificación adicionales según lo que establezca la normativa propia de cada tributo.

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Obligación de llevar y conservar los libros registro de carácter fiscal (artículo 29 del RGAT)

Cuando la normativa propia de cada tributo lo prevea, los obligados tributarios deberán llevar y conservar de forma correcta los libros registro que se establezcan y conservarlos en el domicilio fiscal del obligado tributario, salvo lo dispuesto en la normativa de cada tributo.

Las operaciones que hayan de ser objeto de anotación registral deberán registrarse en el plazo de tres meses a partir del momento de realización de la operación o de la recepción del documento justificativo o, en todo caso, antes de que finalice el plazo establecido para presentar la correspondiente declaración, autoliquidación o comunicación, salvo lo dispuesto en la normativa propia de cada tributo.

Los libros o registros contables, incluidos los de carácter informático o electrónico que, en cumplimiento de sus obligaciones contables, deban llevar los obligados tributarios, podrán ser utilizados como libros registro de carácter fiscal, siempre que se ajusten a los requisitos que se establecen en este reglamento y en la normativa específica de los distintos tributos. A estos efectos, el libro diario simplificado que lleven los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación del régimen simplificado de contabilidad, se considerará como libro registro de carácter fiscal en aquellos casos en que sustituya a los libros registros exigidos por la normativa tributaria.

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Obligados a suministrar información sobre operaciones con terceras personas (artículo 31 del RGAT)

• Las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, así como las entidades carentes de personalidad jurídica del artículo 35.4 de la LGT, que desarrollen actividades empresariales o profesionales.
• Las entidades a las que sea de aplicación la Ley 49/1960, de 21 de junio sobre la propiedad horizontal, así como, las entidades o establecimientos privados de carácter social a que se refiere el artículo 20.3 de la LIVA, incluirán también en esta declaración las adquisiciones en general de bienes o servicios que efectúen al margen de las actividades empresariales o profesionales, incluso aunque no realicen actividades de esta naturaleza.
• Autoridades, cualquiera que sea su naturaleza, los titulares de los órganos del Estado, de las comunidades autónomas y de las entidades locales; los organismos autónomos y las entidades públicas empresariales; las cámaras y corporaciones, colegios y asociaciones profesionales; las mutualidades de previsión social; las demás entidades públicas, incluidas las gestoras de la Seguridad Social y quienes, en general, ejerzan funciones públicas
• Partidos políticos, sindicatos y asociaciones empresariales.
• Las entidades integradas en las distintas Administraciones públicas deberán incluir, además, en la declaración anual de operaciones con terceras personas las subvenciones, auxilios o ayudas que concedan con cargo a sus presupuestos generales o que gestionen por cuenta de entidades u organismos no integrados en dichas Administraciones públicas.
• La Administración del Estado y sus organismos autónomos, las comunidades y ciudades autónomas y los organismos que dependen de estas y las entidades integradas en las demás Administraciones públicas territoriales, presentarán una declaración anual de operaciones con terceras personas respecto de cada uno de los sectores de su actividad con carácter empresarial o profesional que tenga asignado un número de identificación fiscal diferente o respecto de la totalidad de ellos.
  • De entre estas estas entidades, las que sean distintas de la Administración del Estado y sus organismos autónomos, aun cuando no realicen actividades empresariales o profesionales, podrán presentar separadamente una declaración anual de operaciones con terceras personas por cada uno de sus departamentos, consejerías, dependencias u órganos especiales que tengan asignado un número de identificación fiscal diferente.
• Las sociedades, asociaciones, colegios profesionales u otras entidades que, entre sus funciones, realicen la de cobro, por cuenta de sus socios, asociados o colegiados, de honorarios profesionales o de derechos derivados de la propiedad intelectual, de autor u otros, estarán obligados a incluir estos rendimientos en la declaración anual de operaciones con terceras personas.

No estarán obligados a presentar la declaración anual, en virtud de lo dispuesto en el artículo 32 RGAT:

• Quienes realicen en España actividades empresariales o profesionales sin tener en territorio español la sede de su actividad económica, un establecimiento permanente o su domicilio fiscal o, en el caso de entidades en régimen de atribución de rentas constituidas en el extranjero, sin tener presencia en territorio español.
• Las personas físicas y entidades en atribución de rentas en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, por las actividades que tributen en dicho impuesto por el método de estimación objetiva y, simultáneamente, en el Impuesto sobre el Valor Añadido por los regímenes especiales simplificado o de la agricultura, ganadería y pesca o del recargo de equivalencia, salvo por las operaciones por las que emitan factura.

No obstante lo anterior, los sujetos pasivos acogidos al régimen simplificado del Impuesto sobre el Valor Añadido incluirán en la declaración anual de operaciones con terceras personas las adquisiciones de bienes y servicios que realicen que deban ser objeto de anotación en el libro registro de facturas recibidas del art. 40.1RIVA.

• Los obligados tributarios que no hayan realizado operaciones que en su conjunto, respecto de otra persona o entidad, hayan superado la cifra de 3.005,06 euros durante el año natural correspondiente o de 300,51 euros durante el mismo periodo, cuando, en este último supuesto, realicen la función de cobro por cuenta de terceros de honorarios profesionales o de derechos derivados de la propiedad intelectual, industrial o de autor u otros por cuenta de de sus socios, asociados o colegiados.
• Los obligados tributarios que hayan realizado exclusivamente operaciones no sometidas al deber de declaración, según lo dispuesto en el art. 33RGAT.
• Los obligados tributarios a que se refiere el artículo 62.6 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, así como los obligados tributarios a que se refiere el artículo 49.5 del Reglamento de gestión de los tributos derivados del Régimen Económico y Fiscal de Canarias, aprobado por el Decreto 268/2011, de 4 de agosto. → Nueva redacción letra e) del artículo 32 del Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio (en vigor a a partir del 01/01/2019)

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Obligación de informar sobre operaciones incluidas en los libros registro: Artículo 36 del Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio SUPRIMIDO DESDE EL 01/01/2019 por la publicación del RD 1512/2018, de 28 de diciembre.

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Obligación de informar acerca de cuentas en entidades de crédito (artículo 37 del RGAT)

Según lo dispuesto en el artículo 37 del RGAT, las entidades de crédito y las demás entidades que de acuerdo con la normativa vigente se dediquen al tráfico bancario o crediticio, vendrán obligadas a presentar una declaración informativa anual referente a la totalidad de las cuentas abiertas en dichas entidades o puestas por ellas a disposición de terceros en establecimientos situados dentro o fuera del territorio español.

Cuando se trate de cuentas abiertas en establecimientos situados fuera del territorio español no existirá obligación de suministrar información sobre personas o entidades no residentes sin establecimiento permanente en territorio español.

La información a suministrar a la Administración tributaria comprenderá:

• La identificación completa de las cuentas y el nombre y apellidos o razón social o denominación completa.
• Número de identificación fiscal de las personas o entidades titulares, autorizadas o beneficiarias de dichas cuentas, los saldos de las mismas a 31 de diciembre.
• Saldo medio correspondiente al último trimestre del año, así como cualquier otro dato relevante al efecto para concretar aquella información que establezca la Orden Ministerial por la que se apruebe el modelo correspondiente.

La información a suministrar se referirá a cuentas corrientes, de ahorro, imposiciones a plazo, cuentas de crédito y cualesquiera otras cuentas con independencia de la modalidad o denominación que adopten, aunque no exista retribución, retención o ingreso a cuenta.

El nombre y apellidos o razón social o denominación completa y número de identificación fiscal de las personas o entidades titulares, autorizadas o beneficiarias se referirán a las que lo hayan sido en algún momento del año al que se refiere la declaración.

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Obligación de informar acerca de cuentas financieras en el ámbito de la asistencia mutua (artículo 37 bis del RGAT)

Conforme a lo dispuesto en los artículos 1.2 y 29.bis de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria y artículo 30.2 del RGAT, las instituciones financieras vendrán obligadas a presentar una declaración informativa sobre cuentas financieras abiertas en aquellas cuando concurran las circunstancias especificadas en la normativa sobre asistencia mutua que, en cada caso, resulte de aplicación.

Respecto de las cuentas a que se refiere el párrafo anterior, y en atención a la normativa sobre asistencia mutua, las instituciones financieras deberán identificar la residencia o en su caso nacionalidad de las personas que, en los términos establecidos en dicha normativa, ostenten la titularidad o el control de las mismas. Dicha identificación se realizará conforme a las normas de diligencia debida que se determinarán mediante Orden del Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas.

La información a suministrar comprenderá la que se derive de la normativa sobre asistencia mutua y, en todo caso, la identificación completa de las cuentas y el nombre y apellidos o razón social o denominación completa y, en su caso, número de identificación fiscal o análogo, de las personas citadas en el párrafo anterior.

Cuando en la norma sobre asistencia mutua que resulte de aplicación se prevea la posibilidad de aplicación de otra distinta por resultar ésta última más favorable, la declaración de concurrencia de esta circunstancia deberá realizarse mediante Orden del Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas que deberá ser objeto de publicación en el «Boletín Oficial del Estado» previamente al momento en que haya de cumplirse con la obligación de información a que se refiere este artículo 37 bis.

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Obligación de informar acerca de préstamos y créditos, y de movimientos de efectivo

Las entidades de crédito y demás entidades que, de acuerdo con la normativa vigente, se dediquen al tráfico bancario o crediticio, vendrán obligadas a presentar las siguientes declaraciones informativas anuales:

• Declaración de los saldos por importe superior a 6.000 euros, existentes a 31 de diciembre, de los créditos y préstamos por ellas concedidos en la que se incluirá el nombre y apellidos o razón social o denominación completa y el número de identificación fiscal del acreditado o prestatario.
• Declaración de las imposiciones, disposiciones de fondos y de los cobros de cualquier documento, que se realicen en moneda metálica o billetes de banco cuando su importe sea superior a 3.000 euros, cualquiera que sea el medio físico o electrónico utilizado, ya estén denominados en euros o en cualquier otra moneda.

No se incluirán en esta declaración informativa aquellas operaciones que deban ser objeto de comunicación a la Administración tributaria de acuerdo con lo previsto en el artículo 41 del RGAT.

La declaración contendrá el importe en euros de cada operación, su carácter de imposición, disposición o cobro, su fecha, la identificación de quien la realiza y el número de cuenta en la que se efectúan los correspondientes cargos o abonos, así como cualquier otro dato relevante al efecto para concretar aquella información que establezca la Orden Ministerial por la que se apruebe el modelo correspondiente.

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Obligaciones de registro

Los obligados tributarios deben llevar y conservar  de forma correcta los libros registro que se establezcan, conservándose en el domicilio fiscal.

Con carácter general, las anotaciones deben asentarse en los libros  registro en el plazo de tres meses a partir del momento de la realización de la operación  o de la recepción del documento justificativo o, antes de que finalice  el plazo establecido para presentar la correspondiente  declaración o autoliquidación.

IRPF: Los empresarios personas físicas sometidos a estimación directa tendrán que llevar la contabilidad ajustada al Código de Comercio.

• Libro de inventario y cuentas anuales
• Libro diario.

• Libro registro de facturas  expedidas.
• Libro registro  de facturas recibidas.
• Libro registro de bienes de inversión.
• Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.