Obligatoriedad de registro de la jornada de los trabajadores

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  • Estado: Redacción actual VIGENTE desde 13 de Noviembre de 2020
  • Orden: Laboral
  • Fecha última revisión: 13/11/2020

La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la existencia de flexibilidad horaria.

Obligación de registrar la jornada

El Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, establece textualmente la obligación del registro de jornada en dos supuestos de modo específico y otro a modo general (este último con efectos de 12 de mayo de 2019):

a) Horas extraordinarias 

El apdo. 5 del art. 35 ET, establece «A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente». La empresa se encontrará obligada a entregar al trabajador, en cada periodo de pago salarial, un comprobante de horas incluido en el recibo de salarios.

Si la empresa quiere acreditar la jornada efectiva realizada por el operario bastará con que aporte el registro diario de la misma, correspondiendo entonces al trabajador la carga de desvirtuar el mismo mediante la prueba correspondiente. (STSJ Navarra n.º 32/2014, de 10 de febrero, ECLI:ES:TSJNA:2014:43 ).

b) Trabajadores a tiempo parcial

El apdo. 4 c) del art. 12 ET, establece respecto a los trabajadores a tiempo parcial «a estos efectos, la jornada de los trabajadores a tiempo parcial se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias».

El empresario deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años.

En caso de incumplimiento de las obligaciones de registro, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario. (STSJ Canarias n.º 889/2018, de 21 de septiembre, ECLI:ES:TSJICAN:2018:1729 ).

Ampliación del registro a la jornada de todos las personas trabajadoras

Desde el 12 mayo de 2019, se extiende la obligatoriedad del registro de jornada (hasta ese momento sólo exigible para contratos a tiempo parcial, horas extraordinarias y ciertas jornadas especiales). Las SAN n.º 207/2015, de 4 de diciembre, ECLI:ES:AN:2015:4313  y SAN n.º 25/2016, de 19 de febrero, ECLI:ES:AN:2016:389 , habían ampliado la obligación de registro de la jornada de cada trabajador que establece el citado art. 35.5, "a efectos del cómputo de horas extraordinarias" a todos los casos con independencia de la realización de horas extra. El TS en sus posteriores STS n.º 338/2017, de 20 de abril,   ECLI:ES:TS:2017:1748 y STS n.º 246/2017, de 23 de marzo, ECLI:ES:TS:2017:1275 , anuló este criterio estableciendo que la necesidad de registro sólo afecta a las horas extras. No obstante, tras el cambio normativo realizado por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, “la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”. 

De forma directa sobre la obligación del registro de jornada, tras la modificación realizada en los art. 34 ET por parte del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, encontramos las siguientes novedades:

- El Gobierno, a propuesta de la persona titular del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social y previa consulta a las organizaciones sindicales y empresariales más representativas, podrá establecer ampliaciones o limitaciones en la ordenación y duración de la jornada de trabajo y de los descansos, así como especialidades en las obligaciones de registro de jornada, para aquellos sectores, trabajos y categorías profesionales que por sus peculiaridades así lo requieran.

- La empresa ha de "garantizar" el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que pueda existir en la empresa.

- La organización y documentación del registro de jornada, ha de realizarse mediante:

a) Negociación colectiva.

b) Acuerdo de empresa.

c) Decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa.

- Necesidad de conservar los registros de jornada efectuados durante cuatro años.

- Necesidad de tener los registros a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Sistema de registro horario de la jornada laboral

El tipo de sistema de registro responderá a la libre elección de la empresa, siempre que garantice la fiabilidad e invariabilidad de los datos y refleje, como mínimo, cada día de prestación de servicios, la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada. 

A TENER EN CUENTA.  El registro de la jornada se puede instrumentar de múltiples maneras”; ya que “constituye una herramienta de modernización de las relaciones laborales; y que para conocer la existencia de horas extraordinarias o no será necesario la existencia de un control; ya que sin un control o cómputo previo de las horas no se podrá saber si se efectúan horas extras o no.

Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, podría negociarse la forma de organizar y documentar este registro de jornada.

La organización y documentación del registro de jornada, ha de realizarse mediante:

 
Siguiendo el Criterio Técnico 101/2019 sobre actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en materia de registro de jornada:

a) Lo que debe ser objeto de registro es la jornada de trabajo realizada diariamente. Como nada se ha dicho al respecto, el registro del apartado 9 debe interpretarse de manera conjunta y sistemática con el propio artículo 34 ET.

b) El registro de la jornada deberá ser diario.

c) Necesidad de otros registros y especialidades.

A TENER EN CUENTA. A pesar de la aplicación del artículo 34.9 ET han de realizarse otros registros ya establecidos en la normativa vigente.

JURISPRUDENCIA

STS n.º 824/2019, de 04 de diciembre, ECLI:ES:TS:2019:4273

No es obligatorio registrar la compensación con descansos del exceso de jornada.

En cuanto a la localización y conservación de los registros horarios, el citado Criterio, ha fijado que los registros deberán “permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”: ha de poderse acceder a dichos registros en cualquier momento, cuando así sea solicitado por los trabajadores, sus representantes y por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social los registros tienen que estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de manera inmediata.

A TENER EN CUENTA: “La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”. (art. 39.4 ET).

La organización y documentación del Registro, será la que se determine mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa, o, en su defecto decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, tal y como establece el recién introducido artículo 34.9 ET.

Algunos pronunciamientos judiciales de interés relacionados con el registro horario:

La omisión de registro genera la presunción de existencia de jornada a tiempo completo

En la STSJ Castilla y León , rec. 272/2019, de 24 de mayo, ECLI:ES:TSJCL:2019:2243 , seguida de muchas otras, la Sala de lo Social entiende una injustificada falta de aportación del registro de jornada, o lo que es lo mismo "la ausencia de acreditación de su existencia", como un claro indicio de incumplimiento de las obligaciones que en esta materia corresponde a la empresa, por lo que no puede hacerse recaer sobre la trabajadora la carga de acreditar la realización de una jornada a tiempo completo.

La omisión de registro genera la presunción de existencia de jornada a tiempo completo, es decir, siguiendo las reglas de distribución de la carga de la prueba, será la empresa a la que corresponde acreditar una jornada a tiempo parcial y no a la persona trabajadora demostrar que su jornada es a tiempo completo. Lo contrario, asevera la sentencia, “iría en contra de la vinculación que la norma transcrita establece [artículo 12.4.c) del ET] y del efecto presuntivo contemplado en el artículo 385.1 de la LECiv, según el cual "las presunciones que la ley establece dispensan de la prueba del hecho presunto a la parte a la que este hecho favorezca". Supondría, además, desconocer los efectos propios del criterio de disponibilidad y facilidad probatoria contemplado en el artículo 217.7 de la LECiv, conforme al cual corresponde a la empresa la llevanza de los registros de jornada acreditativos de la realizada y quien puede y debe aportarlos, de serle requeridos, como así ocurrió en este caso”.

El fallo condena a la empresa demandada a que abone a la trabajadora la suma de 6.597,18 €, más un 10% anual en concepto de intereses de demora.

Sanción disciplinaria por eludir los controles horarios y fichar por otros compañeros

La reciente SAN , rec. 18/2018, de 20 de marzo de 2019,  ECLI:ES:AN:2019:947 , desestima el recurso contencioso-administrativo presentado frente a sanción disciplinaria por «acciones u omisiones dirigidas a evadir los sistemas de control de horarios o a impedir que sean detectados incumplimientos injustificados de la jornada de trabajo» (artículo 7.1 p) Reglamento de Régimen Disciplinario) realizado por un funcionario, infracción por la que se le había impuesto, inicialmente, una sanción de ocho meses de suspensión de funciones.

Descuento en nómina de los retrasos en el fichaje de entrada

La SAN n.º 115/2019, de 20 de junio, ECLI:ES:AN:2019:257 , desestima la demanda sindical, contra una empresa del sector del Contac Center, por la que se solicitaba la declaración como contraria a derecho de la práctica empresarial consistente en descontar directamente de las nóminas mensuales de los trabajadores los retrasos en el fichaje de entrada. Para la Sala esta práctica no constituye una multa de haber, ya que de las obligaciones recíprocas para ambas partes derivadas del contrato de trabajo ha de entenderse que el derecho al percibo del salario se genera por la efectiva prestación de servicios.

La AN señala que el hecho de que la empresa sancione bien con amonestaciones, bien son suspensiones de empleo y sueldo, bien con despidos, las ausencias y retrasos de los trabajadores, a la vez que detrae de sus salarios la parte proporcional de ausencias injustificadas detectadas, no supone una doble sanción, por cuanto que la detracción de salarios obedece al lógico desarrollo de las obligaciones de nacidas al amparo del contrato laboral sin que implique el ejercicio de potestad disciplinaria alguna, mientras que las sanciones obedecen al legítimo ejercicio de la potestad disciplinaria previsto legal y convencionalmente.

Incumplimientos y sanciones relacionados con la ausencia de registro horario

PRESUPUESTO

INCUMPLIMIENTO (PRECEPTO INFRINGIDO)

RESULTADO DE LAS ACTUACIONES INSPECTORAS

SI Registro y declaración de horas extraordinarias.

Superación del límite máximo de horas extras (apdo. 2 del art. 35 ;ET).

- Acta de infracción (apdo. 5 del art. 7 LISOS).

NO Registro y/o declaración de horas extraordinarias.

Ausencia de registro de jornada (apdo. 5 del art. 35 ET).

- Requerimiento.

- Acta de infracción (apdo. 5 del art. 7 LISOS).

Realización de horas extraordinarias no declaradas

apdo. 1 del art. 34 ET).

- Si se aprecia la existencia de prolongación de jornada u otros indicativos de la existencia de horas extraordinarias: Acta de infracción por superación de jornada máxima  (apdo. 5 del art. 7 LISOS).

apdo. 1 del art. 29 ET).

- Si se puede cuantificar las horas extras y no se acredita su pago: Acta de infracción con estimación de perjuicios económicos  (apdo. 7 del art. 10 LISOS y 1 del art. 8 LISOS).

apdo. 1 del  art. 29 ET).

- Si consta abono irregular, sin hacerlo constar en la nómina: Acta de infracción (apdo.3 del art. 7 LISOS).

 .

Liquidación diferencias de cotización.

Enmascaramiento de la remuneración correspondiente a horas extras en conceptos salariales diferentes (art. 147 LGSS).

- Comunicación a TGSS para correcta imputación en las bases de cotización.

- Si se ha producido un aumento indebido de prestaciones: Acta de infracción (apdo. 1e), art. 23 LISOS).

 .

No comunicación a los representantes de los trabajadores de las horas extraordinarias realizadas (DA3 Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre).

- Requerimiento.

- Si previa denuncia: Acta de infracción (art. 7.7 LISOS).

CUESTIONES

1. ¿Cómo descubrir el incumplimiento de la jornada laboral por parte de los trabajadores?

Como es lógico, para que la empresa detecte o sancione los incumplimientos de jornada laboral de las personas trabajadores es necesario un método de control, más cuando con efectos de 12 de mayo de 2019 el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, modifica el art. 34 ET,  instaurando el deber de la empresa de garantizar el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria existente. 

El tipo de sistema de registro responderá a la libre elección de la empresa, siempre que garantice la fiabilidad e invariabilidad de los datos y refleje, como mínimo, los datos citados. Actualmente podemos hablar de dos tipos de métodos o sistemas de control, el de fichaje –al entrar o salir del centro de trabajo, o en caso de trabajadores no presenciales o móviles, mediante internet–, y el de validación a través plataformas que habitualmente utilizan un software específico generando informes automáticos.

2. ¿Qué hacer si el trabajador incumple la jornada laboral?

Tras analizar los datos de registro de jornada la empresa conocerá –o debería conocer–  si alguna de sus personas trabajadores ha incumplido  su horario, debiendo acudir al convenio colectivo o Estatuto de los Trabajadores para sancionar mediante:

Amonestación verbal o escrita.

Imposición de falta laboral grave o muy grave por escrito (haciendo constar fecha y descripción de los hechos).

En caso de máxima gravedad, proceder al despido o a la suspensión de empleo y sueldo.

3. ¿En base al establecimiento de una jornada anual por convenio colectivo es posible que los retrasos injustificados se recuperen?

Como hemos anticipado la parte demandante entiende que el Convenio sectorial prevé una jornada anual, y siempre estos periodos de tiempo se podrían recuperar en otro momento.

La Sala analiza los artículos 22 (Jornada), 23 (Distribución irregular de la jornada), 26 (Horarios y turnos), 28 (Permisos retribuidos) Artículo 29 (Permisos no retribuidos) del Convenio sectorial de aplicación, poniéndolos en conexión con los apartados 1, 2, y 6 del art. 34 ET, deduciendo:

"1.- Que si bien en el convenio se estable un cómputo anual de la jornada, la distribución irregular de la misma se otorga al empleador dentro de los límites del art. 23 del Convenio de aplicación, y dicha concesión en exclusiva al empleador se deduce tanto del propio texto del convenio, como de lo dispuesto en el 34.2 E.T , pues es una facultad que deriva del poder de dirección y organizador del trabajo que al empleador le otorga el art. 20.1 E.T como manifestación del derecho reconocido en el art. 38 CE a la libertad de empresa.

2.- Que todo trabajador del sector del Contact center para desarrollar la jornada diaria que resulte de lo dispuesto en el apartado anterior, debe encontrarse adscrito a un turno determinado, con arreglo a un horario determinado conforme se prescribe en el art. 26 del convenio sectorial, dentro del calendario laboral correspondiente.

3.- Que el convenio colectivo reconoce en su art. 29 reconoce a los trabajadores un derecho a ausentarse justificadamente al trabajo por unas causas determinadas y sin derecho a la retribución que se hubiera devengado durante dicho periodo de tiempo".

Es decir, no existe un derecho del trabajador a que su jornada individual sea redistribuida una vez fijada por causa de retrasos injustificados como se pretende por la asociación sindical demandante, pues tal distribución irregular de la jornada es una facultad empresarial, y por otro lado, implicaría "hacer de peor condición al trabajador que previo aviso se ausenta unas horas del trabajo con arreglo al art. 29 del Convenio, que pierde su derecho a la retribución con relación a aquel que sin causa justificativa alguna simplemente llega tarde al su puesto de trabajo".

 
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Permiso no retribuido
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Libertad de empresa

RDLeg. 8/2015 de 30 de Oct (TR. Ley General de la Seguridad Social -LGSS-) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 261 Fecha de Publicación: 31/10/2015 Fecha de entrada en vigor: 02/01/2016 Órgano Emisor: Ministerio De Empleo Y Seguridad Social

RDLeg. 2/2015 de 23 de Oct (Estatuto de los Trabajadores) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 255 Fecha de Publicación: 24/10/2015 Fecha de entrada en vigor: 13/11/2015 Órgano Emisor: Ministerio De Empleo Y Seguridad Social

Real Decreto 1561/1995 de 21 de Sep (jornadas especiales de trabajo) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 230 Fecha de Publicación: 26/09/1995 Fecha de entrada en vigor: 26/09/1995 Órgano Emisor: Ministerio De Trabajo Y Seguridad Social

RD-Ley 8/2019 de 8 de Mar (Medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 61 Fecha de Publicación: 12/03/2019 Fecha de entrada en vigor: 13/03/2019 Órgano Emisor: Jefatura Del Estado

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