Obtención del NIF y del certificado electrónico

Obtención del NIF y del certificado electrónico por la comunidad de propietarios

Obtención del NIF por la comunidad de propietarios

Quienes vayan a desarrollar actividades económicas y/o abonen rentas sujetas a retención e ingreso a cuenta deben solicitar el alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores a través del modelo 036 de la Agencia Española de Administración Tributaria (AEAT).

El modelo 036 se regula en la Orden EHA/1274/2007, de 26 de abril, por la que se aprueban los modelos 036 de Declaración censal de alta, modificación y baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores y 037 Declaración censal simplificada de alta, modificación y baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores. Este modelo de la AEAT sirve, entre otras cosas, para solicitar la asignación del NIF, provisional o definitivo, antes de realizar cualquier entrega, adquisición o importación de bienes o servicios, de percibir cobros o abonar pagos, o de contratar personal para desarrollar su actividad. Para ello, las comunidades de propietarios consignarán en el modelo 036 como motivo de la presentación: solicitud del número de identificación fiscal (NIF). 

Aunque la comunidad de propietarios no fuese a realizar ninguno de los supuestos que requerirían su alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores, sería obligatorio tener el NIF a efectos de sus relaciones fiscales. Así, la disposición adicional sexta de la LGT, en su apartado primero, dispone:

«1. Toda persona física o jurídica, así como las entidades sin personalidad a que se refiere el apartado 4 del artículo 35 de esta ley, tendrán un número de identificación fiscal para sus relaciones de naturaleza o con trascendencia tributaria.

Este número de identificación fiscal será facilitado por la Administración General del Estado, de oficio o a instancia del interesado.

Reglamentariamente se regulará el procedimiento de asignación y revocación, la composición del número de identificación fiscal y la forma en que deberá utilizarse en las relaciones de naturaleza o con trascendencia tributaria».

En cualquier caso, no solo a efectos tributarios, sino que, actualmente, es imprescindible para las comunidades tener NIF para realizar prácticamente cualquier operación. Por ejemplo, es indispensable para poder abrir una cuenta bancaria. 

Por su parte, el artículo 22.1 del Real decreto 1065/2007, de 27 de julio, por el que se aprueba el Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos (RGAT), dispone:

«1. La Administración Tributaria asignará a las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica un número de identificación fiscal que las identifique, y que será invariable cualesquiera que sean las modificaciones que experimenten aquellas, salvo que cambie su forma jurídica o nacionalidad.

En los términos que establezca el Ministro de Economía y Hacienda, la composición del número de identificación fiscal de las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica incluirá:

a) Información sobre la forma jurídica, si se trata de una entidad española, o, en su caso, el carácter de entidad extranjera o de establecimiento permanente de una entidad no residente en España.

b) Un número aleatorio.

c) Un carácter de control».

Asimismo, la Orden EHA/451/2008, de 20 de febrero, por la que se regula la composición del número de identificación fiscal de las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica, especifica, en su artículo 2, lo siguiente:

«El número de identificación fiscal de las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica estará compuesto por nueve caracteres, con la siguiente composición.

a) Una letra, que informará sobre la forma jurídica, si se trata de una entidad española, o, en su caso, el carácter de entidad extranjera o de establecimiento permanente de una entidad no residente en España.

b) Un número aleatorio de siete dígitos.

c) Un carácter de control».

Además, dicha orden asigna la letra H para la identificación de las comunidades. Así, actualmente el NIF en las comunidades de propietarios estará compuesto por la letra H seguida de siete dígitos y un carácter de control.

A TENER EN CUENTA. Aunque la letra asignada para las comunidades de propietarios es la letra H, aquellas que lo solicitasen antes de 2008 y no hayan actualizado el mismo (por no habérselo notificado la AEAT o no haberlo solicitado, tal y como preveía la disposición transitoria única de la Orden EHA/451/2008, de 20 de febrero), pueden figurar con la letra E, que era la que se asignaba a todas las comunidades de bienes y hoy solo se aplica a comunidades de bienes y herencias yacentes. No obstante, pueden solicitar la actualización, a través del modelo 036, y conservarán el número modificándose solo la letra.

El artículo 23 del RGAT indica lo siguiente en cuanto a la solicitud del NIF:

«1. Las personas jurídicas o entidades sin personalidad jurídica que vayan a ser titulares de relaciones de naturaleza o con trascendencia tributaria deberán solicitar la asignación de un número de identificación fiscal.

En el caso de que no lo soliciten, la Administración tributaria podrá proceder de oficio a darles de alta en el Censo de Obligados Tributarios y a asignarles el número de identificación fiscal que corresponda.

2. Cuando se trate de personas jurídicas o entidades sin personalidad jurídica que vayan a realizar actividades empresariales o profesionales, deberán solicitar su número de identificación fiscal antes de la realización de cualquier entrega, prestación o adquisición de bienes o servicios, de la percepción de cobros o del abono de pagos, o de la contratación de personal laboral, efectuados para el desarrollo de su actividad. En todo caso, la solicitud se formulará dentro del mes siguiente a la fecha de su constitución o de su establecimiento en territorio español.

3. La solicitud se efectuará mediante la presentación de la oportuna declaración censal de alta regulada en el artículo 9, en la que se harán constar las circunstancias previstas en sus apartados 2 y 3 en la medida en que se produzcan o sean conocidas en el momento de la presentación de la declaración.

4. La solicitud de asignación del número de identificación fiscal en los supuestos recogidos en el artículo 22.3 y 4 deberá dirigirse al órgano de la Agencia Estatal de Administración Tributaria que se determine en sus normas de organización específica, por la entidad con personalidad jurídica propia interesada o por un departamento ministerial o consejería de una comunidad autónoma. En el escrito de solicitud se indicarán los sectores, órganos o centros para los que se solicita un número de identificación fiscal propio y las razones que motivan la petición.

Estimada la petición, el órgano competente de la Agencia Estatal de Administración Tributaria procederá a asignar el número de identificación fiscal».

Respecto de las comunidades de propietarios, la AEAT especifica (en su guía de cumplimentación del modelo 036) que, para solicitar el NIF, junto con el modelo 036, deberán aportar:

• Original y fotocopia de la escritura o documento fehaciente del título constitutivo de la propiedad horizontal.
• Fotocopia de la primera página del libro de actas debidamente diligenciado por el registrador de la propiedad.
• Fotocopia del NIF de la persona que firme la declaración censal, que habrá de ser el presidente de la comunidad. Si es el propio interesado el que comparece ante la Administración tributaria, no será precisa la aportación de fotocopia del NIF, siempre que autorice a los órganos de la AEAT a efectuar la verificación de sus datos de identidad.
• Original y fotocopia del acta o del documento donde se recoja el nombramiento del presidente.

A TENER EN CUENTA. Por razones prácticas y de agilización de la gestión censal, la AEAT señala que, si se acredita que el libro de actas está debidamente diligenciado por el registrador de la propiedad, se podrá entender que la comunidad de propietarios está constituida y se podrá asignar un NIF definitivo, sin necesidad de que se aporte el título constitutivo. En cambio, si solo se aportara el documento fehaciente del título constitutivo de la propiedad horizontal, se asignará un NIF provisional hasta que se justifique la oportuna diligenciación del libro de actas.

La regulación de la asignación del número de identificación fiscal de las personas jurídicas y entidades sin personalidad se contiene en el artículo 24 del RGAT, que establece:

«1. La Agencia Estatal de Administración Tributaria asignará el número de identificación fiscal en el plazo de 10 días.

La Administración tributaria podrá comprobar la veracidad de los datos comunicados por los interesados en sus solicitudes de número de identificación fiscal provisional o definitivo de acuerdo con lo previsto en el artículo 144.1 y 2. Cuando de la comprobación resultara que los datos no son veraces, la Administración tributaria, previa audiencia a los interesados por un plazo de 10 días, contados a partir del día siguiente al de la notificación de la apertura de dicho plazo, podrá denegar la asignación de dicho número.

2. El número de identificación fiscal de las personas jurídicas y entidades sin personalidad tendrá carácter provisional mientras la entidad interesada no haya aportado copia de la escritura pública o documento fehaciente de su constitución y de los estatutos sociales o documento equivalente, así como certificación de su inscripción, cuando proceda, en un registro público.

El número de identificación fiscal, provisional o definitivo, no se asignará a las personas jurídicas o entidades que no aporten, al menos, un documento debidamente firmado en el que los otorgantes manifiesten su acuerdo de voluntades para la constitución de la persona jurídica o entidad u otro documento que acredite situaciones de cotitularidad.

El firmante de la declaración censal de solicitud deberá acreditar que actúa en representación de la persona jurídica, entidad sin personalidad o colectivo que se compromete a su creación.

3. Cuando se asigna un número de identificación fiscal provisional, la entidad quedará obligada a la aportación de la documentación pendiente necesaria para la asignación del número de identificación fiscal definitivo en el plazo de un mes desde la inscripción en el registro público correspondiente o desde el otorgamiento de las escrituras públicas o documentos fehacientes de su constitución y de los estatutos sociales o documentos equivalentes de su constitución, cuando no fuera necesaria la inscripción de los mismos en el registro correspondiente.

Trascurrido el plazo al que se refiere el párrafo anterior, o vencido el plazo de seis meses desde la asignación de un número de identificación fiscal provisional, sin que se haya aportado la documentación pendiente, la Administración tributaria podrá requerir su aportación otorgando un plazo máximo de 10 días, contados a partir del día siguiente al de la notificación del requerimiento, para su presentación o para que se justifiquen los motivos que la imposibiliten, con indicación del plazo necesario para su aportación definitiva.

La falta de atención en tiempo y forma del requerimiento para la aportación de la documentación pendiente podrá determinar, previa audiencia al interesado, la revocación del número de identificación asignado, en los términos a que se refiere el artículo 147.

4. Para solicitar el número de identificación fiscal definitivo se deberá presentar la declaración censal de modificación, en la que se harán constar, en su caso, todas las modificaciones que se hayan producido respecto de los datos consignados en la declaración presentada para solicitar el número de identificación fiscal provisional que todavía no hayan sido comunicados a la Administración en anteriores declaraciones censales de modificación, y a la que se acompañará la documentación pendiente.

Cumplida esta obligación, se asignará el número de identificación fiscal definitivo.

5. La Administración tributaria podrá exigir una traducción al castellano o a otra lengua oficial en España de la documentación aportada para la asignación del número de identificación fiscal cuando aquella esté redactada en lengua no oficial.

6. La Agencia Estatal de Administración Tributaria podrá suscribir convenios con los organismos, instituciones o personas que intervienen en el proceso de creación de entidades para facilitar la comunicación del número de identificación fiscal, provisional o definitivo, asignado. Cuando en virtud de lo dispuesto en un convenio, la Agencia Estatal de Administración Tributaria tenga conocimiento por medio de organismos, instituciones o personas de la información necesaria para asignar a una entidad el número de identificación fiscal, podrá exonerar a la entidad de presentar una declaración censal para solicitar la asignación de dicho número, sin perjuicio de la obligación que incumbe a la entidad de comunicar las modificaciones que se hayan producido respecto de la información que haya hecho constar en las declaraciones censales que haya presentado con anterioridad».

CUESTIONES

1. ¿Cuánto tiempo tardará la AEAT en otorgar el NIF? ¿Podrá denegar la asignación de un NIF?

De conformidad con el artículo 24.1 del RGAT, el plazo será de 10 días. No obstante, la AEAT podrá comprobar la veracidad de los datos comunicados por los interesados en sus solicitudes de NIF provisional o definitivo. Si de la comprobación resultara que los datos no son veraces, se dará audiencia a los interesados por un plazo de 10 días, pudiendo en su caso, la AEAT denegar la asignación del NIF.

2. Obtenido el NIF provisional, ¿qué plazo se establece para obtener el NIF definitivo?

Asignado el NIF provisional, la entidad quedará obligada a la aportación de la documentación pendiente necesaria para la asignación del NIF definitivo en el plazo de un mes desde la inscripción en el registro público correspondiente o desde el otorgamiento de las escrituras públicas o documentos fehacientes de su constitución y de los estatutos sociales o documentos equivalentes de su constitución, cuando no fuera necesaria la inscripción de los mismos en el registro correspondiente.

Trascurrido el plazo señalado, o vencido el plazo de seis meses desde la asignación de un número de identificación fiscal provisional, sin que se haya aportado la documentación pendiente, la Administración tributaria podrá requerir su aportación otorgando un plazo máximo de 10 días, contados a partir del día siguiente al de la notificación del requerimiento, para su presentación o para que se justifiquen los motivos que la imposibiliten, con indicación del plazo necesario para su aportación definitiva. La falta de atención en tiempo y forma del requerimiento para la aportación de la documentación pendiente podrá determinar, previa audiencia al interesado, la revocación del NIF asignado.

3. Si el presidente de una comunidad de propietarios solicita el NIF a través del modelo 036, aportando copia del acta donde se le nombra presidente y libro de actas que está debidamente diligenciado por el registrador de la propiedad. ¿Qué tipo de NIF le darán, provisional o definitivo?

Definitivo. Por un lado, presenta el modelo adecuado para la solicitud de NIF, junto con el acta donde se le acredita como presidente; además, al ser el presidente el que comparece ante la Administración tributaria, no será precisa la aportación de fotocopia del NIF, siempre que autorice a los órganos de la AEAT a efectuar la verificación de sus datos de identidad. Por otro lado, atendiendo a razones prácticas y de agilización de la gestión censal, la AEAT señala que, si se acredita que el libro de actas está debidamente diligenciado por el registrador de la propiedad, se podrá entender que la comunidad de propietarios está constituida y se podrá asignar un NIF definitivo.

Obtención del certificado electrónico

El artículo 14.2.b) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPACAP) establece en relación con el derecho y la obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones públicas:

«2. En todo caso, estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los siguientes sujetos:

(...)

b) Las entidades sin personalidad jurídica».

Por tanto, las entidades sin personalidad jurídica están obligadas a relacionarse electrónicamente con las Administraciones de modo que las comunidades de propietarios deberán relacionarse con las Administraciones tributarias digitalmente.

Para relacionarse digitalmente es necesario un certificado digital que permita realizar los diferentes trámites. El certificado digital puede obtenerse a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), realizando la pertinente solicitud en su página web. En el caso de las comunidades de propietarios, se ha de realizar la solicitud «como representante». 

El proceso de obtención del certificado de representante de entidad sin personalidad jurídica, que han de seguir las comunidades de propietarios, se divide en cuatro pasos, que deben realizarse en el orden señalado (según indica la propia FNMT):

• Configuración previa. Para solicitar el certificado es necesario instalar el software que se indica en la propia FNMT.
• Solicitud vía internet del certificado. Al finalizar el proceso de solicitud, en el que se debe indicar un correo electrónico, se recibirá el mismo un código de solicitud, que será requerido en el momento de acreditar la identidad y posteriormente a la hora de descargar el certificado.
• Acreditación de la identidad. Este trámite puede realizarse en las oficinas de acreditación de identidad de la Agencia tributaria (en las oficinas de la AEAT se requiere cita previa), de la Comisión Nacional del Mercado de Valores (la CNMV tiene un procedimiento específico) o de la Comunidad Foral de Navarra.  Para la acreditación de la identidad, en el caso de las comunidades de propietarios, han de aportar la siguiente documentación:
  • Documentación relativa al representante: 
    • Si el representante fuese el presidente, como representante legal de la comunidad de propietarios: libro de actas original, donde conste su nombramiento, o bien copia del acta donde se le nombra presidente o certificación de la misma con las firmas legitimadas ante notario.
    • Si el representante fuese el administrador de la comunidad: un poder notarial otorgado por junta o presidente en el que se incluya una cláusula especial para la solicitud y uso del certificado electrónico, o bien el libro de actas original o certificación del acta en la que se incluya la aprobación expresa en junta de propietarios del nombramiento del administrador como apoderado de la comunidad de propietarios, confiriéndole mandato tan amplio como en derecho convenga (en el marco de las facultades atribuidas por la ley y por la junta), para solicitar, obtener y utilizar el certificado de firma electrónica de entidad sin personalidad jurídica de la FNMT-RCM para las relaciones de la comunidad de propietarios con las Administraciones públicas, sus organismos y entidades. En el acta o certificación debe especificarse que el acuerdo es firme, que el acuerdo se ha adoptado válidamente con las mayorías exigidas por la ley y los estatutos, el número de colegiado del administrador y el colegio al que pertenece (siendo causa de revocación el cese, renuncia o pérdida de la condición de administrador) y que el acuerdo no se encuentra recurrido judicialmente por otros comuneros o participes. 
    • Adicionalmente, si la que actúa como administradora es una sociedad, esta tendría que acreditar su existencia/inscripción (mediante certificación del registro mercantil o nota simple con las hojas selladas) y las facultades de su representante legal o voluntario, mediante escritura de nombramiento o apoderamiento.
  • Documentación relativa a la comunidad de propietarios: escrituras públicas, contratos, estatutos, pactos o cualesquiera otros documentos que puedan acreditar su constitución, vigencia e identificación de los miembros que las integran. Cuando la Agencia Estatal de Administración Tributaria actúe como oficina/autoridad de registro no será necesario aportar estos documentos.
• Descarga del certificado. Aproximadamente una hora después de que haya acreditado la identidad en una oficina de acreditación de identidad, desde el mismo ordenador desde el que se realizó la solicitud (requisito indispensable) y haciendo uso del código de solicitud correspondiente, desde la página de la FNMT se podrá descargar e instalar el certificado y realizar una copia de seguridad. Si se quiere dotar al certificado de mayor seguridad de uso se puede adquirir, a través de la propia FNMT, un kit lector y una tarjeta criptográfica.

CUESTIÓN

¿Está obligada la comunidad de propietarios a obtener el certificado digital?

Sí, dado que el artículo 14.2.b) de la LPACAP establece que las entidades sin personalidad jurídica están obligadas a relacionarse electrónicamente con las administraciones, las comunidades de propietarios deberán relacionarse con las Administraciones tributarias digitalmente. Por tanto, necesitan contar con un certificado digital que les permita cumplir con dicha obligación.