Prevención de riesgos laborales en el sector de oficinas y despachos

(Real Decreto 488/1997, de 14 de abril y Real Decreto 773/1997, de 30 de mayo).

Riesgos que pueden darse en el sector de oficinas y despachos

El trabajo en oficinas y despachos tiene riesgos derivados de:

• Locales y equipos de trabajo: superficies peligrosas (aristas, cuchillo, tijeras, cúter), elementos móviles (caídas de objetos, cajones abiertos, sillas giratorias, puertas de vaivén y correderas), caídas de altura (escaleras, altillos o zonas elevadas, almacenamientos elevados, huecos de escalera o de sótano) o en el mismo plano (suelos irregulares, obstáculos en pasos, falta de orden, suelos sucios o resbaladizos), uso de equipos (grapadora, taladradora, guillotina).
• Electricidad: contacto eléctrico, directo o indirecto (ordenador, pantallas, impresoras, lámparas, fax, fotocopiadoras, aparatos eléctricos, frigorífico, horno microondas, equipos musicales).
• Agentes físicos: exposición a fuentes de ruido (equipos ruidosos, conversaciones de puestos de trabajo contiguos, ruidos exteriores, timbres) o a radiaciones (pantallas, impresoras láser, horno microondas).
• Sustancias químicas: contacto con productos que contienen sustancias químicas peligrosas (tintas de impresora y fotocopiadora, cartuchos de tóner, pegamentos, adhesivos, ozono, productos de limpieza).
• Agentes biológicos: riesgos debidos a seres vivos (bacterias, virus, hongos, ácaros) o subproductos (restos de insectos, heces y pelos de animales), producidos por una limpieza y mantenimientos inadecuado del sistema de aire acondicionado, agua estancada (humidificadores), humedad excesiva del aire o humedad en paredes y techos.
• Incendio y explosión: riesgo de incendio o explosión debido a sólidos inflamables (madera, papel, tóner), instalaciones eléctricas o equipos eléctricos defectuosos, presencia de focos de ignición (cigarros encendidos, mecheros) o escape del gas para calefacción o agua.
• Diseño de los puestos de trabajo: trabajos manejando cargas o en posiciones forzadas (cargas, posición inclinada, doblada o agachada, de pie, movimientos repetitivos, espacios estrechos), malas condiciones medioambientales (temperatura inadecuada, corrientes de aire, humedad del aire inadecuada, electricidad estática), uso de equipos con pantallas de visualización de datos (fatiga visual, mental y muscular), iluminación del lugar de trabajo (insuficiente, excesiva, inadecuada, deslumbrante, parpadeante, contrastes excesivos, entrada molesta de luz solar) o señalización inadecuada (óptica, acústica, táctil).
• Organización del trabajo: situaciones que producen estrés (jornada laboral excesiva, trabajos no planificados o imprevistos, trabajo a destajo, trabajos que requieren otra cualificación, lugar de trabajo desapacible), relaciones inadecuadas entre los trabajadores (inadecuado reparto de la actividad, falta de coordinación, trabajo en equipo inadecuado, conflictos entre compañeros, actitud negativa hacia los jefes, estilo de mando) o conductas personales ante los riesgos (escasa información de los riesgos laborales, no utilizar métodos de trabajo seguros ni los medios de protección, actuaciones erróneas en caso de emergencia).

Correlativamente, se tomarán las siguientes medidas preventivas.

Medidas preventivas en el sector de oficinas y despachos

a) Relacionadas con los locales y equipos de trabajo:

• Superficies peligrosas: 
  • Utilizar muebles con aristas redondeadas.
  • No utilizar útiles puntiagudos y/o cortantes para usos distintos de aquéllos a los que están destinados.
• Elementos móviles: 
  • Vigilar la carga máxima y la estabilidad de las estanterías.
  • Disponer de cajones con dispositivos de bloqueo que impidan salirse de sus guías.
  • Utilizar sillas con ruedas (5 ruedas) con diseño antivuelco.
  • Instalar puertas de vaivén que permitan la visibilidad de la zona a la que se accede.
  • Disponer de puertas correderas provistas de un sistema de seguridad que impida salirse de los carriles.
• Caídas de altura: 
  • Asegurar todos los elementos de las escaleras de mano, colocar apoyos antideslizantes y prestar atención al ángulo de colocación y forma de utilización.
  • Colocar en los altillos (o zonas de trabajo elevadas) barandillas, barras intermedias y plintos.
  • Facilitar el acceso a zonas de almacenamiento elevadas mediante escaleras fijas o móviles perfectamente aseguradas.
  • Cubrir las aberturas en el suelo o colocar barandillas, barras intermedias y plintos en todo el perímetro de los huecos.
• Caídas en el mismo plano: 
  • Revestir el suelo con un pavimento antideslizante y sin irregularidades.
  • Hacer pasar los cables junto a las paredes.
  • Cubrir y señalizar los cables que no puedan ser colocados junto a las paredes.
  • No dejar abiertos los cajones u otros elementos del mobiliario.
  • Mantener las vías de acceso y los pasos libres de obstáculos.
  • Prestar especial atención al orden y la limpieza.
• Utilización de equipos: 
  • No utilizar equipos defectuosos.
  • Informar de los equipos averiados.
  • Utilizar equipos que cumplan con la normativa CE.
  • Utilizar los equipos únicamente para la finalidad concebida por el fabricante de los mismos.

b) Relacionados con la electricidad:

• Antes de comenzar a trabajar, hacer reparar todos los cables o enchufes en mal estado.
• Situar los cables de forma que no puedan ser aplastados, dañados o sometidos a tracción.
• Llevar a cabo un examen periódico, por personal especializado, de las instalaciones eléctricas y de los equipos eléctricos.
• Evitar el uso de «ladrones».
• Comprobar mensualmente el correcto funcionamiento de los interruptores diferenciales (botón «Test»).
• No utilizar, hasta que se revisen por un especialista, los equipos eléctricos que presenten defectos reconocibles por el usuario.
• En caso de avería, desconectar. Hacer reparar por personal formado en electricidad.
• En caso de calentamiento anormal (excesivo): hacer revisar los equipos eléctricos.
• No utilizar los aparatos eléctricos con manos húmedas o mojadas.
• Evitar limpiar, con líquidos, cualquier equipo conectado a la corriente eléctrica.
• Evitar salpicaduras sobre los equipos conectados a la corriente eléctrica.

c) Relacionados con agentes físicos:

• Exposición a ruidos: 
  • Adquirir equipos de trabajo teniendo en cuenta el nivel de ruido que producen durante su normal funcionamiento. Marcado CE.
  • Efectuar el mantenimiento adecuado de todos los equipos.
  • Revestir paredes y techo con paneles que absorban el ruido.
  • Aislar las fuentes de ruido.
  • Colocar doble acristalamiento en ventanas orientadas hacia zonas ruidosas.
  • Sustituir señales acústicas (timbres) por señales luminosas o por carteles del tipo «pase sin llamar».
• Exposición a radiaciones: 
  • Utilizar equipos con el marcado CE.
  • Informar a los trabajadores de la correcta utilización de los equipos.
  • Utilizar los equipos únicamente para la finalidad concebida por el fabricante de los mismos.
  • Asegurar un mantenimiento correcto.

d) Relacionados con sustancias químicas:

• Respetar las indicaciones del fabricante.
• Cuando exista riesgo de contacto con tintas, utilizar guantes.
• Evitar la respiración de vapores nocivos.
• Exigir al fabricante las fichas de datos de seguridad de los productos.
• No realizar mezclas de productos que no estén expresamente indicadas por el fabricante.
• Almacenar los productos químicos peligrosos (incluidos los de limpieza) en lugares adecuados, en recipientes cerrados y correctamente etiquetados.
• Utilizar maquinaria con marcado CE.
• Ubicar las impresoras y fotocopiadoras en lugares ventilados.

e) Relacionados con agentes biológicos:

• Revisión y limpieza del sistema de aire acondicionado, conforme a la normativa: filtros de aire, aparatos de humectación y enfriamiento evaporativo, unidades de impulsión y retorno del aire, torres de refrigeración.
• Limpieza y mantenimiento adecuado del local.

f) Relacionados con incendio y explosión:

• Almacenar los materiales fácilmente inflamables (como papel) en zonas alejadas de fuentes de calor.
• Realizar el almacenamiento provisional de todo tipo de residuos (papel, cartón, cartuchos vacíos de tóner, etc.) en contenedores no inflamables.
• No vaciar los ceniceros en las papeleras.
• Vaciar todos los días las papeleras.
• Desconectar los aparatos eléctricos durante los periodos prolongados de no utilización (por ejemplo: durante la noche).
• Retirar las sustancias inflamables que no sean necesarias.
• Con quemadores de gas para calefacción y agua caliente sanitaria: asegurarse de que se corta automáticamente el suministro de gas, si se apaga la llama.
• Revisar periódicamente la instalación de gas.
• Prohibir fumar en todo el recinto sujeto al riesgo.
• No exponer los cartuchos de tóner a la llama o a temperaturas excesivas.
• Colocar extintores de incendio adecuados a la clase de fuego.
• Hacer mantenimiento periódico de extintores y demás equipos contra incendios.
• Dotar de instalaciones fijas de extinción.
• Instalar sistemas de detección y alarma.
• Revisar y mantener las instalaciones de detección y alarma en correcto estado.
• Señalizar y dejar libres las salidas de emergencia.
• Colocar carteles con planos de localización («Ud. está aquí»).
• Realizar periódicamente simulacros de evacuación.

g) Relacionados con el diseño de los puestos de trabajo:

• Trabajos manejando cargas o en posiciones reforzadas:
  • Realizar la manipulación de cargas de forma adecuada.
  • Disminuir el peso de las cargas.
  • Alzar y transportar cargas con ayuda de otras personas.
  • Emplear útiles y mobiliario con un diseño adecuado y confortable para evitar posturas forzadas.
  • Posibilitar los cambios de postura y descansos durante el trabajo en una postura forzada.
  • Adecuar el espacio de trabajo a las necesidades.
  • Adaptar la altura del asiento a la talla del trabajador.
  • Utilizar sillas o sillones de dimensiones y características adecuadas o ajustables a la talla de trabajador (altura, inclinación, tipo de respaldo, material transpirable, etc.) y en función de la tarea a realizar.
• Malas condiciones ambientales: 
  • Regular la temperatura a niveles confortables (calefacción-aire acondicionado).
  • Humedad relativa comprendida entre el: 30 y el 70 % con carácter general y entre el 50 y el 70 % en presencia de electricidad estática.
  • Evitar corrientes de aire.
• Utilización de equipos con pantallas de visualización de datos:
  • Regular la inclinación, la altura de la pantalla y la distancia de la misma al usuario hasta conseguir una adecuada visión.
  • Dejar espacio suficiente delante del teclado del ordenador para que las manos puedan reposar sobre la mesa.
  • Ajustar la altura del teclado a las necesidades del usuario.
  • Ajustar brillo y contraste y evitar brillos molestos.
  • Disponer de un atril (porta documentos) regulable y estable.
  • No orientar el puesto de trabajo ni de frente ni de espaldas a las ventanas.
  • Disponer de reposapiés.
  • Utilizar programas informáticos que se adapten a la formación del trabajador.
  • Establecer pausas breves y frecuentes (por ejemplo: cada hora).
• Iluminación: 
  • Adecuar la intensidad de la iluminación a las exigencias visuales de las tareas.
  • Iluminar adecuadamente las zonas oscuras (incluidas vías de acceso y zonas de paso).
  • Eliminar o apantallar las fuentes de luz deslumbrantes.
  • Limpiar periódicamente las lámparas y luminarias.
  • Limpiar periódicamente los cristales de las ventanas.
  • Reparar las fuentes de luz parpadeante.
  • Evitar reflejos sobre cristales y pantallas de visualización de datos.
  • Para impedir el paso de la luz solar que origine molestias, colocar persianas, toldos, cortinas o «estores» en las ventanas.
• Señalización:
  • Señalizar cuando se requiera llamar la atención sobre: un peligro, una indicación, una obligación, etc.
  • Señalizar siempre que un peligro pueda pasar desapercibido.

h) Relacionados con la organización del trabajo:

• Situaciones que producen estrés: 
  • Distribuir de forma clara las tareas y competencias.
  • Planificar los diferentes trabajos de la jornada teniendo en cuenta una parte para imprevistos.
  • Prever las pausas.
  • Dotar de medios y equipos adecuados.
  • No prolongar en exceso la jornada habitual de trabajo y compensarla preferentemente con descanso adicional.
  • Impedir la acumulación de documentos innecesarios a corto plazo sobre las mesas de trabajo.
  • Mejorar el entorno de trabajo con plantas, cuadros, música ambiental, etc.
• Relaciones inadecuadas entre los trabajadores: 
  • Delimitar la tarea por actividades afines.
  • Marcar prioridades de tareas, evitando solapamientos e interferencias entre los operarios.
  • Informar periódicamente sobre la calidad del trabajo realizado.
  • Motivar al trabajador responsabilizándole de su tarea.
  • Aclarar los problemas con los interesados.
• Conductas personales ante los riesgos: 
  • Promover la aceptación de medidas de seguridad.
  • Instruir convenientemente a los trabajadores en todos y cada uno de los cometidos y situaciones de riesgo ante los que se puedan encontrar.
  • Sensibilizar sobre la seguridad del compañero de trabajo.
  • Cualquier trabajador debe poder exponer a su jefe todas las objeciones que, por motivo de seguridad, considere oportunas.
  • Instruir a los trabajadores sobre primeros auxilios.

El empresario realizará una evaluación de los riesgos para cada puesto de trabajo.

DOCUMENTACIÓN DE INTERÉS 

- Guía técnica INSST para la acción preventiva: Limpieza de oficinas. Año 1999.

- Documento INSST sobre calidad de ambiente interior en oficinas; identificación, análisis y priorización de actuación frente al riesgo.

- NTP 242: Ergonomía: análisis ergonómico de los espacios de trabajo en oficinas. INSST. 

- NTP 503: Confort acústico: el ruido en oficinas. INSST. Año: 1998. 

- NTP 1085: Calidad del aire interior. Equipos y materiales de oficina: contaminantes químicos. INSST. Año: 2017. 

- NTP 1129: Criterios ergonómicos para la selección de sillas de oficina. INSST. Año: 2018. 

- NTP 1130: Criterios ergonómicos para regular correctamente la silla de oficina y otras sillas alternativas. INSST. Año: 2018. 

- UNE-EN 1021-1:2015. Mobiliario. Valoración de la inflamabilidad del mobiliario tapizado. Parte 1: Fuente de ignición: cigarrillo en combustión.

- UNE-EN 1021-2:2015. Mobiliario. Valoración de la inflamabilidad del mobiliario tapizado. Parte 2: Fuente de ignición: llama equivalente a una cerilla.

- UNE-EN 1335-1:2021. Mobiliario de oficina. Sillas de oficina. Parte 1: Dimensiones. Determinación de las dimensiones.

- UNE-EN 1335-2:2019. Mobiliario de oficina. Sillas de oficina. Parte 2: Requisitos de seguridad.

- UNE 89401-1:2021. Mobiliario de oficina. Materiales para mobiliario de oficina. Parte 1: Sillas.

- UNE-EN ISO 9241-5:1999. Requisitos ergonómicos para trabajos de oficina con pantallas de visualización de datos (PVD). Parte 5: Concepción del puesto de trabajo y exigencias posturales. (ISO 9241-5:1998).