Definición y cuestiones generales de los aprovisionamientos, Otros gastos de explotación, gastos de personal, amortización y gastos financieros

Aprovisionamientos

Los aprovisionamientos son principalmente los gastos derivados de la compra de mercaderías, materias primas y otras materias consumibles además de los gastos por trabajos realizados por otras empresas.

Los aprovisionamientos figuran en la Cuenta de pérdidas y ganancias con signo deudor y al cierre del año junto con las restantes cuentas del grupo 6 que figuran en otros epígrafes, se abonaran a la cuenta 129.

Las cuentas contables que pertenecen a este epígrafe de la cuenta de resultados son las cuentas 60X, 693, 793 y las cuentas de variación de existencias 611 y 612.

Otros gastos de explotación

Este epígrafe se encuadra dentro de la cuenta de pérdidas y ganancias, tiene signo deudor y se corresponden a los gastos del ejercicio de servicios exteriores, tributos (sin incluir el Impuesto de Sociedades), pérdidas por deterioro de operaciones comerciales, gastos por emisión de gases de efecto invernadero y otros gastos de gestión corriente  y al cierre del año junto con las restantes cuentas del grupo 6 que figuran en otros epígrafes, se abonaran a la cuenta 129.

Las cuentas contables que figuran en este epígrafe son las 62X, 63X (excepto la 630), 65X, 694, 794, 695 y 7954.

Gastos de personal

Para que la empresa pueda llevar a cabo una o todas sus actividades necesitará contar con, por ejemplo y entre otros, obreros, informáticos, ejecutivos, administrativos, personal de mantenimiento, etc… Quienes realicen una tarea para la empresa, y tenga una relación laboral del tipo que sea con esta, conforman la plantilla o el personal de la empresa; ellos prestan sus servicios a la empresa y esta ha de remunerar su trabajo, además de adquirir cierto compromisos con dichas personas. 

Las prestaciones que la empresa concede a los empleados, o a las que estos tienen derecho debido al trabajo realizado para la empresa se registran contablemente en el subgrupo 64 del cuadro de cuentas del PGC, denominado “Gastos de personal”. 

Las cuentas que propone el PGC en su cuadro de cuentas para la contabilización de estos gastos son las siguientes:

• 640. Sueldos y salarios
• 641. Indemnizaciones.
• 642. Seguridad Social a cargo de la empresa.
• 643. Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de aportación definida.
• 644. Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de prestación definida.
• 6440. Contribuciones anuales.
• 6442. Otros costes.
• 645. Retribuciones al personal mediante instrumentos de patrimonio.
• 6450. Retribuciones al personal liquidados con instrumentos de patrimonio.
• 6457. Retribuciones al personal liquidados en efectivo basado en instrumentos de patrimonio.
• 649. Otros gastos sociales.

La remuneración que la empresa dará a sus trabajadores será mediante nóminas o salarios, estos suponen la expresión del coste de la mano de obra y/o servicios que prestan a la empresa. Hay que indicar que el importe de las nóminas no será lo que vayan a abonarles a los trabajadores, los motivos serán explicados en este apartado. Además, el importe de las nóminas tampoco supone el gasto total de personal de la empresa, puesto que este incluye otro concepto que también será explicado en este mismo apartado. La cuenta contable utilizada para expresar este concepto en el cuadro de cuentas propuesto en el PGC es la 640. 

La diferencia entre las nóminas y el importe abonado a los trabajadores que se señala en el párrafo anterior se debe a que toda empresa tiene la obligación de detraer del salario de los trabajadores la suma de dos importes, denominados retenciones y que son los siguientes:

• Por una parte, la empresa ha de retener una cantidad destinada a la Hacienda Pública a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (Véase: “ Retenciones, ingresos a cuenta y pagos fraccionados (IRPF) ” y  “Tipos de retención (IRPF)”), de aquí en adelante denominaremos a este impuesto “IRPF”, de la nómina de cada empleado.
• Por otra parte, la empresa ha de retener de cada nómina una cantidad destinada a la Seguridad Social para cubrir: contingencias comunes, contingencias profesionales, desempleo, formación profesional, el Fondo de Garantía Salarial (FOGASA) y la cotización adicional por horas extraordinarias, si procede (Ver: Determinación de la base de cotización a la Seguridad Social).

Estos conceptos son ingresados por la empresa por cuenta de (es decir, en nombre de) cada trabajador a favor de las arcas públicas. Hay que tener en cuenta que estos dos conceptos en sí no forman parte del gasto de personal de la empresa, si no que son conceptos que se detraen a cada trabajador de su nómina bruta. Es esta nómina bruta la que sí se engloba dentro de los gastos de personal de la empresa.

A parte de estos conceptos, la empresa deberá pagar a la Seguridad Social la denominada “cuota patronal”, que se trata de una cuota que paga la empresa por sus trabajadores para cubrir contingencias que estos puedan sufrir. La cuenta contable utilizada para expresar este concepto en el cuadro de cuentas propuesto en el PGC es la 642. 

Además de estos conceptos, que son los más comunes, también se incluyen entre los gastos de personal:

• Indemnizaciones entregadas al personal a fin de resarcirles de un daño o perjuicio, en este concepto se engloban específicamente las indemnizaciones por despido y jubilaciones anticipadas. La cuenta contable utilizada para expresar este concepto en el cuadro de cuentas propuesto en el PGC es la 641.
• Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de aportación definida, que consiste en el importe de las aportaciones a largo plazo al personal de la empresa como, por ejemplo, pensiones u otras prestaciones por jubilación o retiro articuladas a través de un sistema de aportación definido. La cuenta contable utilizada para expresar este concepto en el cuadro de cuentas propuesto en el PGC es la 643.
• Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de prestación definida, donde se incluyen las remuneraciones al personal de la empresa por este concepto. Por ejemplo: jubilación o retiro articulados por medio de algún sistema de prestación definida. La cuenta contable utilizada para expresar este concepto en el cuadro de cuentas propuesto en el PGC es la 644.
• Retribuciones al personal mediante instrumentos de patrimonio, o con importes en efectivo basados en el valor de instrumentos de patrimonio a cambio de los servicios que han prestado los empleados. La cuenta contable utilizada para expresar este concepto en el cuadro de cuentas propuesto en el PGC es la 645.
• Otros gastos sociales, donde se incluyen todos aquellos gastos de naturaleza social realizados en cumplimiento de una disposición legal o de forma voluntaria en los que ha incurrido la empresa. Como ejemplo podríamos citar: Becas para estudio; primas por contratos de seguros de vida, accidentes, enfermedad (Exceptuando las cuota a las Seguridad Social); sostenimiento de escuelas en instituciones de formación profesional; subvenciones a economatos y comedores, etc… La cuenta contable utilizada para expresar este concepto en el cuadro de cuentas propuesto en el PGC es la 649.

A la hora de explicar el tratamiento contable cabe destacar que los conceptos que la empresa retiene a los trabajadores no son ingresado inmediatamente a los organismos correspondientes, si no que los ingresos se hacen del modo que se indica en los próximos párrafos.

Tanto el importe de la Seguridad Social correspondiente a los trabajadores, como el importe correspondiente a la empresa, que conjuntamente se denominan comúnmente “seguros sociales” han de ingresarse antes del día 30 (En febrero 28 ó 29 según corresponda) del mes siguiente al que hace referencia la nómina.

El importe de las retenciones realizadas con motivo del IRPF se ingresa por trimestres vencidos, habiendo de realizarse dicho ingreso antes del día 20 del mes posterior al vencimiento del trimestre. Es decir, las retenciones del primer trimestre (enero, febrero y marzo) han de ingresarse antes del día 20 de abril.

Los plazos mencionados en los dos párrafos anteriores son siempre los mismos, aún cuando la empresa hubiera comenzado el ejercicio en una fecha distinta al día 1 de enero del año.

Además, hay que tener en cuenta que los plazos de los que se hablaba anteriormente afectan a la hora del registro contable de los gastos de personal, ya que habrá que dejar constancia de las cantidades que la empresa ha de abonar a los diferentes organismos. Para una mejor comprensión pondremos un ejemplo:

Supongamos una empresa que ha de contabilizar los siguientes conceptos todos los meses, todos los datos expresados en unidades monetarias (u.m.):

• Nómina bruta de sus trabajadores: 150.000 u.m.
• Retenciones por concepto de IRPF: 15.000 u.m.
• Cuota de la Seguridad Social correspondiente a los trabajadores: 5.000 u.m.
• Cuota de la Seguridad Social a cargo de la empresa: 20.000 u.m.
• El mismo día que realiza el asiento contable correspondiente a los gastos de personal da a su banco la orden de pago de las nóminas, que coincide con el último día del mes.
• Realiza todos los pagos mediante transferencias bancarias.

El día 31 de enero la empresa realiza el asiento correspondiente a la nómina del personal, que será el que sigue: 

Por el pago de dichas nóminas

Como podemos ver, la empresa ha reflejado contablemente que deberá ingresar 15.000 u.m. a la Hacienda Pública en concepto de la retención de IRPF y 25.000 u.m. a la Seguridad Social (20.000 por su cuenta y 5.000 por cuenta de los trabajadores).

El día 28 de febrero la empresa realizará el asiento correspondiente al pago de los seguros sociales que tiene pendiente de enero, pago que realiza ese mismo día: 

El día 28 de febrero la empresa también realiza el asiento correspondiente a la nómina del personal: 

Por el pago de dichas nóminas

Como podemos ver, la empresa ha reflejado contablemente que deberá ingresar 15.000 u.m. a la Hacienda Pública en concepto de la retención de IRPF y 25.000 u.m. a la Seguridad Social (20.000 por su cuenta y 5.000 por cuenta de los trabajadores).

El día 30 de marzo la empresa realizará el asiento correspondiente al pago de los seguros sociales que tiene pendiente de febrero, pago que realiza ese mismo día: 

El día 31 de marzo la empresa realiza el asiento correspondiente a la nómina del personal: 

Por el pago de dichas nóminas

El día 20 de abril la empresa realizará el ingreso correspondiente a las retenciones de IRPF del primer trimestre del año: 

El día 30 de abril la empresa realizará el asiento correspondiente al pago de los seguros sociales que tiene pendiente de marzo, pago que realiza ese mismo día: 

Amortización

Las amortizaciones habrán de establecerse de manera sistemática y racional en función de la vida útil de los bienes y de su valor residual, atendiendo a la depreciación que normalmente sufran por su funcionamiento, uso y disfrute, sin perjuicio de considerar también la obsolescencia técnica o comercial que pudiera afectarlos.

Se amortizará de forma independiente cada parte de un elemento del inmovilizado que tenga un coste significativo en relación con el coste total del elemento y una vida útil distinta del resto del elemento.

Los cambios que, en su caso, pudieran originarse en el valor residual, la vida útil y el método de amortización de un activo, se contabilizarán como cambios en las estimaciones contables, salvo que se tratara de un error.

Cuando proceda reconocer correcciones valorativas por deterioro, se ajustarán las amortizaciones de los ejercicios siguientes del inmovilizado deteriorado, teniendo en cuenta el nuevo valor contable. Igual proceder corresponderá en caso de reversión de las correcciones valorativas por deterioro.

Adicionalmente, en las Cuentas Anuales se ha de especificar para el inmovilizado intangible, material e inversiones inmobiliarias los criterios de amortización adoptados.

Gastos financieros

Los gastos financieros corresponden a epígrafes de la cuenta de resultados que figuran después del resultado de explotación, si bien no hay una definición de los mismos en el Plan General de Contabilidad.

 Los gastos financieros, se componen por los gastos incurridos por la compañía derivados de todo pasivo financiero (principalmente intereses de deudas con entidades de crédito como por ejemplo préstamos, pólizas de crédito, etc...). Este epígrafe es de signo deudor y se incluye en el mismo las cuentas contables 660, 661, 662, 664, 665 y 669. Al cierre del año los saldos de este epígrafe junto con el de las restantes cuentas 6, se traspasan a la cuenta 129 de resultados del ejercicio.