Procedimiento administrativo por medios electrónicos

Regulación del procedimiento administrativo por medios electrónicos

¿Cómo se regula el procedimiento administrativo por medios electrónicos?

Con la publicación en el BOE del 31 de marzo de 2021, con entrada en vigor el 2 de abril de ese mismo año, del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, el denominado procedimiento administrativo por medios electrónicos se encuentra previsto en el título II de la citada norma, abarcando los artículos 13 a 45.

A TENER EN CUENTA. Por sentencia de la Sala tercera del Tribunal Supremo, de 30/05/2022, se declara nula la disposición transitoria 1.ª del RD 203/2021, de 30 de marzo, la cual regulaba la destrucción de documentos en soporte no electrónico una vez transcurriesen dos años desde la entrada en vigor de la norma.

Se prevé en el artículo 13 que la tramitación electrónica de una actuación administrativa podrá llevarse a cabo, entre otras formas, de manera automatizada de acuerdo con lo previsto en el artículo 41 de la LRJSP:

• En el ámbito estatal la determinación de una actuación administrativa como automatizada se autorizará por resolución del titular del órgano administrativo competente por razón de la materia o del órgano ejecutivo competente del organismo o entidad de derecho público, según corresponda, y se publicará en la sede electrónica o sede electrónica asociada. La resolución expresará los recursos que procedan contra la actuación, el órgano administrativo o judicial, en su caso, ante el que hubieran de presentarse y plazo para interponerlos, sin perjuicio de que las personas interesadas puedan ejercitar cualquier otro que estimen oportuno y establecerá medidas adecuadas para salvaguardar los derechos y libertades y los intereses legítimos de las personas interesadas.
• En el ámbito de las entidades locales, en caso de actuación administrativa automatizada se estará a lo dispuesto en la disposición adicional octava del Real Decreto 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Administración local con habilitación de carácter nacional.

Régimen de subsanación de defectos

Se estipula en el artículo 14 que, si el interesado está obligado a relacionarse por medios electrónicos y no los hubiese utilizado, el órgano administrativo competente le requerirá para que subsane esta carencia, advirtiéndole (o a su representante) que, de no atender a ese requerimiento en el plazo de 10 días, se le tendrá por desistido de su solicitud o se le podrá declarar decaído en su derecho al trámite correspondiente, previa resolución que deberá ser dictada en los términos previstos en el artículo 21 de la LPAC.

A TENER EN CUENTA. Este régimen de subsanación será asimismo aplicable a las personas físicas no obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones públicas que, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 3.2, hayan ejercitado su derecho a relacionarse electrónicamente con la Administración pública de que se trate.

Cuando se trate de una solicitud de iniciación del interesado, la fecha de la subsanación se considerará a estos efectos como fecha de presentación de la solicitud de acuerdo con el artículo 68.4 de dicha ley.

En caso de incumplimiento en los formatos y estándares a los que deben de ajustarse los documentos presentados por el interesado (para el caso de que las AA. PP. los hayan determinado), se requerirá al interesado para que, en el plazo de 10 días, los subsane en los términos establecidos en los artículos 68.1, cuando se trate de una solicitud de iniciación, y 73.2, cuando se trate de otro acto, ambos de la LPAC, con la indicación de que, si así no lo hiciera y previa resolución que deberá ser dictada en los términos previstos en el artículo 21 de dicha ley, se le tendrá por desistido de su solicitud o se le podrá declarar decaído en su derecho al trámite correspondiente, respectivamente.

Si el escrito o solicitud adolece de otro defecto de carácter subsanable, por la falta de cumplimiento de los requisitos exigidos en los artículos 66, 67 y 73 de la LPAC, o por la falta de otros requisitos exigidos por la legislación específica aplicable, se requerirá su subsanación en el plazo de 10 días, en los términos de los artículos 68.1 y 73.1 de la citada ley. Este plazo podrá ser ampliado hasta 5 días, a petición del interesado o a iniciativa del órgano, cuando la aportación de los documentos requeridos, en su caso, presente dificultades especiales, siempre que no se trate de procedimientos selectivos o de concurrencia competitiva.

Identificación y autenticación de las Administraciones públicas y las personas interesadas

Las Administraciones públicas podrán utilizar los siguientes sistemas para su identificación electrónica y para garantizar el origen e integridad de los documentos electrónicos:

a) Sistemas de identificación de las sedes electrónicas y sedes electrónicas asociadas.

b) Sello electrónico basado en un certificado electrónico cualificado y que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica.

c) Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada.

d) Firma electrónica del personal al servicio de las Administraciones públicas.

e) Intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación, conforme a lo específicamente acordado entre las partes.

Mientras que las personas interesadas podrán utilizar los siguientes sistemas de identificación y firma en sus relaciones electrónicas con las Administraciones públicas:

a) De acuerdo con lo previsto en el artículo 9.2 de la LPAC, los interesados podrán identificarse electrónicamente ante las Administraciones públicas a través de los sistemas descritos en las letras a), b) y c) de dicho artículo. En este último supuesto los sistemas deberán ser autorizados previamente por la Secretaría General de Administración Digital del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, que solo podrá ser denegada por motivos de seguridad pública, previo informe vinculante de la Secretaría de Estado de Seguridad del Ministerio del Interior.

b) Asimismo, se considerarán válidos a efectos de firma electrónica ante las Administraciones públicas los sistemas previstos en las letras a), b) y c) del artículo 10.2 de la LPAC.

c) De acuerdo con lo previsto en el artículo 10.4 de la LPAC, cuando así lo disponga expresamente la normativa reguladora aplicable, las Administraciones públicas podrán admitir los sistemas de identificación previstos en dicha ley como sistema de firma cuando permitan acreditar la autenticidad de la expresión de la voluntad y consentimiento de los interesados.

A TENER EN CUENTA. La Administración no será responsable de la utilización por terceras personas de los medios de identificación personal y firma electrónica del interesado, salvo que concurran los requisitos establecidos en el artículo 32 de la LRJSP, para la exigencia de responsabilidad patrimonial.

El capítulo II del título II, en sus secciones segundas y terceras, hacen mención de:

• Identificación electrónica de las Administraciones públicas y autenticación del ejercicio de su competencia (artículos 18 a 25). Comprende la identificación de las sedes electrónicas y sedes asociadas, la identificación mediante sello electrónico basado en certificado electrónico cualificado, los sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada, la identificación y firma del personal al servicio de las Administraciones públicas (incluidos los certificados de empleado público con número de identificación profesional) y la autenticación e identificación de las Administraciones emisoras y receptoras en intercambio de datos a través de entornos cerrados de comunicación.

• Identificación y firma de las personas interesadas (artículos 26 a 31). Respecto a este punto, de acuerdo con la LPAC, señala que podrán hacerlo a través de cualquier sistema que cuente con un registro previo como usuario que permita garantizar su identidad. De acuerdo con lo previsto en el artículo 9.2 de la LPAC, serán admitidos los siguientes sistemas de identificación electrónica:

a) Sistemas basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la «Lista de confianza de prestadores cualificados de servicios de confianza».

b) Sistemas basados en certificados electrónicos cualificados de sello electrónico expedidos por prestadores incluidos en la «Lista de confianza de prestadores cualificados de servicios de confianza».

c) Cualquier otro sistema que las Administraciones públicas consideren válido en los términos y condiciones que se establezca, siempre que cuenten con un registro previo como usuario que permita garantizar su identidad y previa comunicación a la Secretaría General de Administración Digital del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. Esta comunicación vendrá acompañada de una declaración responsable de que se cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa vigente. De forma previa a la eficacia jurídica del sistema, habrán de transcurrir dos meses desde dicha comunicación, durante los cuales el órgano estatal competente por motivos de seguridad pública podrá acudir a la vía jurisdiccional, previo informe vinculante de la Secretaría de Estado de Seguridad, que deberá emitir en el plazo de diez días desde su solicitud.

La sección 4.ª por su parte, regula la acreditación de la representación de las personas interesadas (regulando, entre otros extremos, el registro electrónico de apoderamientos en el artículo 33).

Registros, comunicaciones y notificaciones electrónicas

El título II se cierra con el capítulo III, que en sus dos secciones regula los registros electrónicos, las notificaciones electrónicas y los otros actos de comunicación electrónicos.

Así, la sección 1.ª regula los registros electrónicos (entre otros aspectos, el Registro Electrónico General de cada Administración y la presentación y tratamiento de documentos en registro o las competencias de las oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración General del Estado) y la sección 2.ª regula las comunicaciones administrativas a las personas interesadas por medios electrónicos (actos de comunicación electrónica a las personas interesadas distintos de las notificaciones o publicaciones) y las notificaciones electrónicas (incluyendo las reglas generales de la práctica de las notificaciones electrónicas, el aviso de puesta a disposición de la notificación, la notificación a través de la dirección electrónica habilitada única (DEHu) y la notificación electrónica en sede electrónica o sede electrónica asociada).

Registro electrónico (artículo 37 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo)

Las Administraciones públicas dispondrán de registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones, que deberán ser plenamente interoperables de manera que se garantice su compatibilidad informática e interconexión en los términos previstos en el artículo 16 de la LPAC y en el artículo 60 de este reglamento.

Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General en que hará el asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente. Los organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes de cada Administración podrán disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración a la que estén vinculados o de la que dependan.

CUESTIÓN

¿Qué documentos serán admitidos en estos registros?

a) Documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen conforme a lo dispuesto en la norma de creación del registro, cumplimentados de acuerdo con formatos preestablecidos.

b) Cualquier solicitud, escrito o comunicación distinta de los mencionados en el párrafo anterior dirigido a cualquier Administración pública.

Comunicaciones y notificaciones electrónicas

El artículo 41 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, señala que, como mínimo, cuando los interesados deban comunicarse de forma electrónica con las AA. PP., serán objeto de comunicación al interesado por dichos medios:

a) La fecha y, en su caso, hora efectiva de inicio del cómputo de plazos que haya de cumplir la Administración tras la presentación del documento o documentos en el registro electrónico, de acuerdo con lo previsto en el artículo 31.2.c) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

b) La fecha en que la solicitud ha sido recibida en el órgano competente, el plazo máximo para resolver el procedimiento y para la práctica de la notificación de los actos que le pongan término, así como de los efectos del silencio administrativo, de acuerdo con lo previsto en el artículo 21.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

c) La solicitud de pronunciamiento previo y preceptivo a un órgano de la Unión Europea y la notificación del pronunciamiento de ese órgano de la Unión Europea a la Administración instructora de acuerdo con lo previsto en el artículo 22.1.b) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

d) La existencia, desde que se tenga constancia de la misma, de un procedimiento no finalizado en el ámbito de la Unión Europea que condicione directamente el contenido de la resolución, así como la finalización de dicho procedimiento de acuerdo con lo previsto en el artículo 22.1.c) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

e) La solicitud de un informe preceptivo a un órgano de la misma o distinta Administración y la recepción, en su caso, de dicho informe, de acuerdo con lo previsto en el artículo 22.1.d) de la LPAC.

f) La solicitud de previo pronunciamiento de un órgano jurisdiccional, cuando este sea indispensable para la resolución del procedimiento, así como el contenido del pronunciamiento cuando la Administración actuante tenga la constancia del mismo de acuerdo con lo previsto en el artículo 22.1.g) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

g) La realización del requerimiento de anulación o revisión de actos entre administraciones previsto en el artículo 22.2.a) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, así como su cumplimiento o, en su caso, la resolución del correspondiente recurso contencioso-administrativo.

CUESTIONES

1.- ¿Cómo se realizará la práctica de notificaciones a través de medios electrónicos?

Según lo previsto en el artículo 42 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, haciendo remisión a lo previsto en el artículo 43.1 de la LPAC, las notificaciones por medios electrónicos se practicarán mediante comparecencia en la sede electrónica o sede electrónica asociada de la Administración, organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente actuante, a través de la dirección electrónica habilitada única o mediante ambos sistemas, según disponga cada Administración, organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente, debiendo quedar constancia de la fecha y hora del acceso al contenido de la misma, o del rechazo de la notificación.

Si la puesta a disposición de las notificaciones se realiza por ambos sistemas, para el cómputo de plazos y demás efectos jurídicos se tomará la fecha y hora de acceso al contenido o el rechazo de la notificación por el interesado o su representante en el sistema en el que haya ocurrido en primer lugar.

Debemos resaltar que, independientemente de que un interesado esté o no obligado a relacionarse de forma electrónica con las AA. PP. o de que no haya comunicado que se le practiquen notificaciones por medios electrónicos, su comparecencia voluntaria o la de su representante en la sede electrónica o sede asociada de una Administración, organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente o a través de la dirección electrónica habilitada única, y el posterior acceso al contenido de la notificación o el rechazo expreso de esta tendrá plenos efectos jurídicos.

La notificación por comparecencia en la sede electrónica o sede electrónica asociada y a través de la dirección electrónica habilitada única conlleva la puesta a disposición del interesado de un acuse de recibo que permita justificar bien el acceso al contenido de la notificación, bien el rechazo del interesado a recibirla.

El acuse contendrá, como mínimo, la identificación del acto notificado y la persona destinataria, la fecha y hora en la que se produjo la puesta a disposición y la fecha y hora del acceso a su contenido o del rechazo.

2.- ¿Qué ocurre con las notificaciones que tenga pendientes un interesado que haya fallecido?

Este supuestos de sucesión de personas físicas o jurídicas, inter vivos o mortis causa, la persona o entidad que suceda al interesado, comunicará dicha sucesión al órgano competente de la tramitación del procedimiento de cuya existencia tenga conocimiento. Dicha comunicación deberá efectuarse tras la efectividad de la sucesión o desde la inscripción de la defunción en el Registro Civil, en el caso de fallecimiento de persona física.

El órgano responsable de la tramitación procederá, en su caso, en procedimientos no finalizados, a autorizar a la persona o entidad sucesora el acceso a las notificaciones electrónicas ya practicadas desde la fecha del hecho causante de la sucesión y a practicar a dicha persona o entidad sucesora las notificaciones electrónicas que se produzcan en lo sucesivo. En el caso en el que la persona física sucesora no estuviera obligada a relacionarse electrónicamente con la Administración y no opte por este cauce de relación, las notificaciones que se produzcan en lo sucesivo deberán practicarse en papel, sin perjuicio de la garantía de acceso al expediente completo.

La persona o entidad que suceda al interesado en un procedimiento del que conozca su existencia debe comunicar, conforme a lo expuesto en los párrafos anteriores, la sucesión a la Administración pública a la que corresponda la tramitación de aquel, en el plazo de 15 días hábiles, desde el día siguiente al de la efectividad de la sucesión o desde la inscripción de la defunción en el Registro Civil, en el caso de fallecimiento de persona física. Si la persona o entidad sucesora efectúa la comunicación después de dicho plazo, los defectos en la práctica de notificaciones que se deriven de este incumplimiento, que hubieran acaecido con anterioridad a dicha comunicación, le serán imputables al interesado; dándose por cumplida por la Administración, a todos los efectos, la obligación de puesta a disposición de la notificación electrónica en la sede electrónica o sede electrónica asociada, a través de la dirección electrónica habilitada única o ambas, según proceda, a la persona jurídica o persona física cuya sucesión el interesado no ha hecho valer (artículo 42.4 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo).

3.- ¿Cómo se realizarán los avisos de puesta a disposición de la notificación?

Con independencia de que la notificación se realice en papel o por medios electrónicos, las Administraciones públicas, organismos públicos o entidades de derecho público vinculados o dependientes enviarán al interesado o, en su caso, a su representante, aviso informándole de la puesta a disposición de la notificación bien en la dirección electrónica habilitada única, bien en la sede electrónica o sede electrónica asociada de la Administración, u organismo o entidad o, en su caso, en ambas.

Es importante tener en cuenta que la falta de práctica de este aviso, de carácter meramente informativo, no impedirá que la notificación sea considerada plenamente válida.

El aviso se remitirá al dispositivo electrónico o la dirección de correo electrónico que el interesado haya comunicado voluntariamente al efecto, o a ambos, de acuerdo con lo previsto en el artículo 41.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

Se dispone en el apartado 1 del artículo 43 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, que:

«El interesado se hace responsable, por la comunicación a la Administración, organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente, de que dispone de acceso al dispositivo o dirección de correo electrónico designados. En caso de que dejen de estar operativos o pierda la posibilidad de acceso, el interesado está obligado a comunicar a la Administración que no se realice el aviso en tales medios. El incumplimiento de esta obligación por parte del interesado no conllevará responsabilidad alguna para la Administración por los avisos efectuados a dichos medios no operativos.

El aviso regulado en este apartado solo se practicará en caso de que el interesado o su representante hayan comunicado a la Administración un dispositivo electrónico o dirección de correo electrónico al efecto».

4. ¿Qué ocurre si el interesado está obligado a relacionarse por medios electrónicos con las AA. PP., pero estas no disponen de datos de contacto electrónicos para realizar el aviso de puesta a disposición de la notificación?

Pues en estos casos, en los procedimientos iniciados de oficio la primera notificación que efectúe la Administración, organismo o entidad se realizará en papel en la forma determinada por el artículo 42.2 de la LPAC, advirtiendo al interesado en esa primera notificación que las sucesivas se practicarán en forma electrónica por comparecencia en la sede electrónica o sede electrónica asociada que corresponda o, en su caso, a través de la dirección electrónica habilitada única según haya dispuesto para sus notificaciones la Administración, organismo o entidad respectivo, y dándole a conocer que, de acuerdo con lo previsto en el artículo 41.1 de la LPAC, puede identificar un dispositivo electrónico, una dirección de correo electrónico o ambos para el aviso de la puesta a disposición de las notificaciones electrónicas posteriores.

Notificación a través de la dirección electrónica habilitada única o en sede electrónica o sede electrónica asociada

Toda notificación cuyo emisor pertenezca al ámbito estatal a que se refiere el artículo 1.2 de este Reglamento se pondrá a disposición del interesado a través de la dirección electrónica habilitada única, incluyendo el supuesto previsto en el artículo 42.1 de la LPAC. Asimismo, los emisores de ámbito estatal podrán notificar en su sede electrónica o sede electrónica asociada de forma complementaria a la puesta a disposición en la dirección electrónica habilitada única.

La dirección electrónica habilitada única es el sistema de información para la notificación electrónica cuya gestión corresponde al Ministerio de Economía, Comercio y Empresa en colaboración con el Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública.

Cuando una incidencia técnica imposibilite el funcionamiento ordinario de la dirección electrónica habilitada única, una vez comunicada dicha incidencia a los órganos, organismos o entidades emisores que la utilicen como medio de notificación, estos podrán determinar una ampliación del plazo no vencido para comparecer y acceder a las notificaciones emitidas. En caso de que también pongan a disposición las notificaciones en su sede electrónica o sede electrónica asociada, deberán publicar también en esta tanto la incidencia técnica acontecida en la dirección electrónica habilitada única como la ampliación concreta, en su caso, del plazo no vencido.

Con carácter previo al acceso al contenido de la notificación puesta a disposición del interesado en la dirección electrónica habilitada única o sede electrónica o sede electrónica asociada, este será informado de que de acuerdo con lo previsto en los artículos 41 y 43 de la LAPC, dicho acceso al contenido, el rechazo expreso de la notificación o bien la presunción de rechazo por haber transcurrido el plazo de diez días naturales desde la puesta a disposición de la notificación sin acceder al contenido de la misma, dará por efectuado el trámite de notificación y se continuará el procedimiento.

Para dar por efectuado el trámite de notificación a efectos jurídicos, en la dirección electrónica habilitada única  o sede electrónica o sede electrónica asociada deberá quedar constancia, con indicación de fecha y hora, del momento del acceso al contenido de la notificación, del rechazo expreso de la misma o del vencimiento del plazo previsto en el artículo 43.2 de la LPAC.