Protección de datos en la documentación de la comunidad de propietarios

Obtención de copias de la documentación de la comunidad por parte de los propietarios de viviendas en régimen de propiedad horizontal

Cuando hablamos de obtención de copias de la documentación de la comunidad, no hablamos de la obtención de copias de datos personales de los propios propietarios (que regula el art. 15.3 del RGPD) sino de documentación que gestiona la propia comunidad relativa a su funcionamiento y gestión. Es por ello que su acceso debe estar más «restringido» al suponer un manejo de datos personales de diferentes sujetos y naturaleza que pueden rozar la vulneración del derecho de protección de datos: números de cuentas corrientes, coeficientes de participación, consumos individuales, ingresos a la comunidad, datos de contacto de los propietarios, etc. 

La AEPD en su Guía sectorial Protección de Datos y Administración de Fincas establece al respecto que la propia LPH habilita diversas comunicaciones de datos personales que a efectos del RGPD se encuentran legitimadas en base al cumplimiento de una obligación legal, como en el caso de la convocatoria de juntas y la advertencia en la misma sobre los propietarios morosos (art. 16.2 de la LPH) o sobre la remisión de actas a los propietarios en las que también figuran diversos tipos de carácter personal (art. 19 de la LPH).

Si bien existe amparo legal para estas comunicaciones, no debe olvidarse el respeto y cumplimiento de los principios reguladores del tratamiento de datos: minimización, confidencialidad, proporcionalidad, idoneidad, calidad, etc. Los datos que se comuniquen han de ser adecuados, pertinentes y limitados con el único objetivo de que se cedan para el buen gobierno de la comunidad y su control.

CUESTIONES

1. ¿Pueden comunicarse los directorios con los datos de domicilio de los propietarios o su número de cuenta corriente?

No, ya que su comunicación no contribuye a la finalidad de control de la buena administración de la comunidad.

Fuente: Guía sectorial Protección de Datos y Administración de Fincas (AEPD).

2. ¿Pueden comunicarse las nóminas del portero de la comunidad?

Las nóminas, ya sean del portero de la comunidad o de cualquier otro empleado al servicio de esta, no pueden comunicarse puesto que en las mismas se refleja información personal, como datos fiscales u otros laborales (afiliación sindical, por ejemplo), de carácter especial y limitados por el propio artículo 9 del RGPD que prohíbe su tratamiento, salvo en casos concretos. Además, su cesión no contribuye al control de la gestión de la comunidad, por lo que sería desproporcionado y vulneraría el derecho a protección de datos. 

Fuente: Guía sectorial Protección de Datos y Administración de Fincas (AEPD).

Exhibición a las entidades financieras del libro de actas de la comunidad de propietarios

De nuevo entra en juego los principios rectores del tratamiento de datos, en especial el principio de proporcionalidad, ya que la exhibición del libro de actas de la comunidad a un banco puede afectar a los derechos del interesado. Recordar que, como indica el artículo 20 de la LPH, el libro de actas debe ser custodiado por el administrador de fincas, como parte de la documentación de la comunidad. 

En el libro de actas se refleja información tanto de las formalidades de la junta de propietarios, como de los convocantes y de los demás propietarios; por lo que, en el momento en el que se expone el libro de actas a un tercero, como en estos casos, a una entidad financiera para la apertura de una cuenta bancaria de la comunidad o para el cambio anual de firmas de los cargos de la comunidad, surge la duda de si estos hechos se realizan bajo el amparo de la normativa de protección de datos. A este respecto, como recoge la AEPD en su Guía Protección de Datos y Administración de Fincas:

«(...) la apertura y desenvolvimiento de una cuenta corriente con la entidad financiera provoca la necesidad de que esta tenga conocimiento de los datos de identificación de quien asume esa representación legal y de los cambios que se produzcan anualmente (o cuando fueren removidos de su cargo antes de este período), así como de los datos personales de aquellos cargos de la comunidad a los que el presidente otorgue la facultad de firma, independiente o conjunta, para las operaciones referidas a dicha cuenta».

Si bien, esos datos pueden ser comunicados mediante certificación expedida por el administrador de la comunidad u otro documento de apoderamiento legal. Como refiere la AEPD en la citada guía:

«La certificación expedida por el administrador será documento suficiente para formalizar ante la entidad financiera la apertura de una cuenta corriente o para el cambio anual de firmas de los cargos de la comunidad».