Protocolos para controlar el uso de medios tecnológicos en la empresa

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  • Estado: Redacción actual VIGENTE
  • Orden: Laboral
  • Fecha última revisión: 03/02/2020

En caso de que no exista en convenio colectivo un procedimiento para controlar el uso de medios tecnológicos en la empresa, sería conveniente llegar a un acuerdo de con la representación legal de las personas trabajadoras o formalizar un documento interno consultado a la representación legal de los trabajadores y sobre todo, que sea conocido por los/as trabajadores/s.

 

Protocolos en la empresa

A lo largo de la obra ya hemos visto la importancia de una correcta regulación interna del uso de los medios informáticos en el ámbito laboral. Podríamos decir que la desregulación en esta materia aboca a las empresas a la elaboración de una normativa privada que garantice una mayor seguridad en la prestación de servicios tanto a empresario como a personas trabajadoras.

En algunos casos es más que recomendable contar con esta normativa interna, y en otros casos es incluso obligatorio contar con estos procedimientos internos por cuanto se ha establecido esta obligación (ej. Protocolos frente a situaciones de acoso o planes de igualdad). En ambos casos lo conveniente sería recoger estos procedimientos en negociación colectiva como una de las mejores opciones para fijar un entorno adecuado de los medios digitales en el ámbito laboral [1]. El art. 91 LOPDGDD, establece que "los convenios colectivos podrán establecer garantías adicionales de los derechos y libertades relacionados con el tratamiento de los datos personales de los trabajadores y la salvaguarda de derechos digitales en el ámbito laboral", lo que permitirá regular con mayor detalle en sede de negociación colectiva todo este nuevo elenco normativo.

En caso de que no exista en convenio colectivo estos procedimientos sería conveniente llegar a un acuerdo de empresa con la representación legal de los trabajadores o formalizar un documento interno consultado a la representación legal de los trabajadores y sobre todo, que sea conocido por las personas trabajadoras.

Atendiendo a la ordenación tanto de la LOPDGDD como del propio ET, hemos de tener presente la necesidad de elaborar los siguientes protocolos: [2]

1.- PROTOCOLO de uso de los dispositivos digitales puestos a disposición de las personas trabajadoras por la empresa.

Para garantizar la protección de la intimidad de los trabajadores en el uso de los dispositivos digitales puestos a disposición por el empleador, el art. 87 LOPDGDD, establece que “Los empleadores deberán establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales respetando en todo caso los estándares mínimos de protección de su intimidad de acuerdo con los usos sociales y los derechos reconocidos constitucional y legalmente”. En su elaboración "deberán participar los representantes de los trabajadores" e informar posteriormente a los trabajadores. Es un protocolo que tiene el carácter de obligatorio, obligación impuesta por la LOPDGDD y requiere la participación de la RLT, lo que no es lo mismo que acuerdo con la RLT.

Los sistemas informáticos son un instrumento de trabajo sujeto al control del empresario pero la empresa debe dotarse de su política interna que regule el uso de equipos informáticos. Como es lógico, la política interna que se profese no podrá ser contraria a lo estipulado en la negociación colectiva, ni con los principios de la LOPDGDD.

En este procedimiento debe recoger “El acceso por el empleador al contenido de dispositivos digitales respecto de los que haya admitido su uso con fines privados requerirá que se especifiquen de modo preciso los usos autorizados y se establezcan garantías para preservar la intimidad de los trabajadores, tales como, en su caso, la determinación de los períodos en que los dispositivos podrán utilizarse para fines privados”. En este procedimiento han de establecerse claramente los criterios de utilización de los dispositivos prohibiendo el uso personal pero con garantía del derecho a la intimidad y a los demás derechos fundamentales de acuerdo con los estándares y los usos sociales. Es necesario establecer una cultura empresarial de uso responsable de estos medios informáticos.

Este procedimiento debe estar compuesto por:

- el alcance y la definición: concreción de lo que son los medios informáticos.

- las reglas de uso: permisividad para uso personal o prohibición total/parcial y breve explicación.

- la existencia de control por parte de la empresa y medios empleados a tal fin.

- el procedimiento de acceso y medida de control de los contenidos digitales.

- las medidas a adoptar para garantizar un uso correcto de los medios informáticos y medidas preventivas.

- las consecuencias del incumplimiento de este protocolo (régimen disciplinario).

- la posibilidad de que la empresa haga uso de los contenidos obtenidos en el control de los medios electrónicos para fines disciplinarios en caso de incumplimiento laboral por parte de la persona trabajadora.

- la regulación de otros aspectos como BYOD, acceso a servidores, tratamiento PD.

En la elaboración de este protocolo deben participar los representantes de las personas trabajadoras a los que ha de requerirse la elaboración de un informe en el plazo de 15 días conforme dispone el art. 64.5.f) ET. (STS 723/2016, que comentamos posteriormente) y por supuesto es necesario informar a los trabajadores sobre las medidas de control. No basta con una mera información inicial sino que es necesario la comunicación continua de la existencia y contenido de este protocolo puesto que como refiere la LOPDGDD “Los trabajadores deberán ser informados de los criterios de utilización a los que se refiere este apartado.”

¿Qué puede ocurrir si no contamos con un protocolo? Que la intromisión de la empresa en los equipos informáticos empleados por los trabajadores podría considerarse ilegitima y la prueba obtenida podría ser declarada nula porque se ha vulnerado el derecho a la intimidad del trabajador del art. 18 C, siendo una infracción muy grave (art. 8.11 LISOS) por lo que la empresa podría también ser sancionada por la Inspección de Trabajo

2.- PROTOCOLO del derecho a la desconexión digital.

Para garantizar el derecho a la desconexión digital el art. 88 LOPDGDD establece que “El empleador, previa audiencia de los representantes de los trabajadores, elaborará una política interna dirigida a trabajadores, incluidos los que ocupen puestos directivos, en la que definirán las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión y las acciones de formación y de sensibilización del personal sobre un uso razonable de las herramientas tecnológicas que evite el riesgo de fatiga informática”. Se requiere por tanto que el empleador elabore una política interna dirigida a trabajadores, incluidos los que ocupen puestos directivos, bajo los parámetros fijados por el art. 88 LOPDGDD. Es un protocolo que tiene el carácter de obligatorio, obligación impuesta por la LOPDGDD y requiere la audiencia de la RLT, lo que no es lo mismo tampoco que un acuerdo con la RLT.

Como es lógico, la política interna que se profese no podrá ser contraria a lo estipulado en la negociación colectiva, ni con los principios de la LOPDGDD.

En relación a los protocolos internos y desconexión digital, deben recoger los siguientes externos:

- El protocolo incluirá en su ámbito funcional a todas las personas trabajadoras, incluidas las que ocupen puestos directivos.

- La prohibición de conexión mediante medios digitales empresa-trabajador, como regla general, fuera de horario laboral supone un respeto absoluto al tiempo de descanso, permisos, vacaciones de la persona trabajadora, así como de su intimidad personal y familiar.

- Las modalidades de ejercicio de este derecho de desconexión digital siempre atendiendo a la naturaleza y objeto de la relación laboral (es necesario tener en cuenta el sector y la actividad a desarrollar) y potenciación del derecho a la conciliación de la actividad laboral y la vida personal y familiar.

-  Acciones de formación y sensibilización del personal sobre el uso de los medios tecnológicos y la necesidad de ejercer este derecho a la desconexión digital, incluyendo esto en las políticas de prevención de riesgos laborales.

- Delimitación taxativa de las causas que justifican la interrupción de ese descanso. La tendencia actual en la negociación colectiva es la de impulsar el derecho a la desconexión digital una vez finalizada la jornada laboral, fijándose excepciones como “fuerza mayor”[3]. , o dependiendo del nivel de responsabilidad o funciones de cada trabajador en la empresa, por lo que se hace necesario delimitar las excepciones.

- se podrían añadir protocolos concretos sobre contraseñas, seguridad de la información, logueo y deslogueo, mensajes de respuesta, o retraso en la entrega de correos electrónicos,  para controlar el cumplimiento de este derecho.

¿Qué puede ocurrir si no contamos con un protocolo? Si consideramos que el derecho a la desconexión digital es un derecho fundamental incardinado en el derecho a la salud en caso de incumplimiento del derecho la persona trabajadora podría recabar su tutela judicial en cualquier momento, además de suponer un incumplimiento de la LPRL, y podría ser considerada una infracción muy grave de la LISOS por lo que la empresa podría también ser sancionada por la Inspección de Trabajo.

3.- PROTOCOLO de uso de dispositivos de videovigilancia y de grabación de sonidos en el lugar de trabajo.

El art. 89 LOPDGDD establece que “Los empleadores podrán tratar las imágenes obtenidas a través de sistemas de cámaras o videocámaras para el ejercicio de las funciones de control de los trabajadores o los empleados públicos previstas, respectivamente, en el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores y en la legislación de función pública, siempre que estas funciones se ejerzan dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo. Los empleadores habrán de informar con carácter previo, y de forma expresa, clara y concisa, a los trabajadores o los empleados públicos y, en su caso, a sus representantes, acerca de esta medida”. Es por tanto un protocolo que tiene el carácter de obligatorio, obligación impuesta por la LOPDGDD y requiere únicamente informar a los trabajadores y a sus representantes.  

Como es lógico, la política interna que se profese no podrá ser contraria a lo estipulado en la negociación colectiva, ni con los principios de la LOPDGDD.

En este caso el protocolo puede consistir en un documento muy sencillo de comunicación a la persona trabajadora y a la RLT de la existencia de sistemas de videovigilancia y de grabación de sonidos y la finalidad de uso de las mismas, haciendo constar de forma expresa que los datos o imágenes obtenidas pueden ser utilizados para fines disciplinarios.

¿Qué puede ocurrir si no contamos con un protocolo? Que la intromisión de la empresa en la intimidad de la trabajadora si tenía una expectativa de confidencialidad podría considerarse ilegitima y la prueba obtenida podría ser declarada nula porque se ha vulnerado el derecho a la intimidad del trabajador del art. 18 C, siendo una infracción muy grave (art. 8.11 LISOS) por lo que la empresa podría también ser sancionada por ello por la Inspección de Trabajo.

4.- PROTOCOLO de la utilización de sistemas de geolocalización en el ámbito laboral por el empleador.

El art. 90 LOPDGDD establece “Con carácter previo, los empleadores habrán de informar de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores o los empleados públicos y, en su caso, a sus representantes, acerca de la existencia y características de estos dispositivos. Igualmente deberán informarles acerca del posible ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión”. Es por tanto un protocolo que tiene el carácter de obligatorio, obligación impuesta por la LOPDGDD y requiere únicamente informar a los trabajadores y a sus representantes.  

Como es lógico, la política interna que se profese no podrá ser contraria a lo estipulado en la negociación colectiva, ni con los principios de la LOPDGDD.

En este caso el protocolo puede consistir en un documento muy sencillo de comunicación a la persona trabajadora y a la RLT de la existencia de sistemas de geolocalización y la finalidad de uso de las mismas, haciendo constar de forma expresa que los datos obtenidas pueden ser utilizados para fines disciplinarios.

¿Qué puede ocurrir si no contamos con un protocolo? Que la intromisión de la empresa en la intimidad de la trabajadora si tenía una expectativa de confidencialidad podría considerarse ilegitima y la prueba obtenida podría ser declarada nula porque se ha vulnerado el derecho a la intimidad del trabajador del art. 18 C, siendo una infracción muy grave (art. 8.11 LISOS) por lo que la empresa podría también ser sancionada por ello por la Inspección de Trabajo.

5.- PROTOCOLO sobre el registro de la jornada y control horario.

Como ya referíamos en el bloque 7 en el art. 34.9 del ET se establece que “Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada” . Es por tanto un protocolo que tiene el carácter de obligatorio, obligación impuesta por la LOPDGDD y requiere previa consulta con la RLT.  

Como es lógico, la política interna que se profese no podrá ser contraria a lo estipulado en la negociación colectiva, ni con los principios de la LOPDGDD.

El protocolo de registro de jornada deberá organizar:

  • Sistema de control
  • Normas para una correcta cumplimentación por parte de la persona trabajadora.
  • Normas sobre la distribución irregular de la jornada.
  • Consecuencias que pueden conllevar la no cumplimentación o la consignación de datos incorrectos.
  • Computo de la jornada, de manera que incluya las interrupciones o pausas que se consideren
  • Forma de acceso de los trabajadores o la RLT al registro horario
  • La posibilidad de que la empresa haga uso del registro horario con fines disciplinarios
  • Respeto a la protección de datos personales y derecho a la intimidad de la persona trabajadora

Es conveniente por tanto establecer un procedimiento interno sobre el sistema de control horario a utilizar, que se considera o no jornada de trabajo y que interrupciones hay que marcar y cuales no.

¿Que puede ocurrir si no contamos con un protocolo? En caso de trabajadores a tiempo parcial puede conllevar la declaración del trabajador a tiempo completo; en el caso de la persona trabajadora que no cumplimenta el registro horario  la  empresa no puede adoptar medidas disciplinarias, tampoco podrá hacer uso del registro horario para adoptar medidas disciplinarias frente a la persona trabajadora. La no elaboración del registro también puede ser considerada una infracción de la LISOS por lo que la empresa podría también ser sancionada por ello por la Inspección de Trabajo.

6.- PROTOCOLO de canal de denuncias interno (Whisteblowing).

Conforme al art. 24 LOPDGDD que ya han sido comentado en el apartado relativo a la protección de datos, “Deberán adoptarse las medidas necesarias para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas por la información suministrada, especialmente la de la persona que hubiera puesto los hechos en conocimiento de la entidad, en caso de que se hubiera identificado. 4. Los datos de quien formule la comunicación y de los empleados y terceros deberán conservarse en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados”

En el ámbito laboral podríamos decir que existe una moratoria de la aplicación de la directiva aprobada en esta materia hasta diciembre de 2021.

¿Qué puede ocurrir si no contamos con un protocolo? En caso de una denuncia interna si no manejamos los datos de forma correcta podríamos estar vulnerando la LOPDGDD y por tanto el derecho a la intimidad de la persona denunciante o de la persona denunciada.

7.- PROTOCOLO sobre uso de redes sociales.

Es licito que la empresa controle la actividad en redes sociales de sus trabajadores (Facebook, Linkedin, Twiter, Whastapp, Telegram…) siempre que se trate de perfiles profesionales y siempre que cuente con un protocolo de uso acorde con el código ético de la compañía. No es un protocolo obligatorio impuesto por ninguna normativa salvo lo relatado en el art. 87 LOPDGDD relativo al uso de medios electrónicos. Es habitual que se incluya este protocolo dentro del protocolo de uso de medios informáticos por estar íntimamente relacionados. .

Como es lógico, la política interna que se profese no podrá ser contraria a lo estipulado en la negociación colectiva, ni con los principios de la LOPDGDD.

El contenido de este protocolo debería ser:

- el fomento de un uso razonable y prudente de las redes sociales como canal de información y participación corporativa, con participación de la empresa

- la restricción de la  información o documentación que se puede compartir en las redes sociales corporativas, de forma que no puedan compartirse ni datos confidenciales de la empresa ni datos vulneradores del derecho a la intimidad de las personas trabajadoras.

- en algún caso se establece la necesidad de contar con autorización previa para publicar comentarios en nombre de la empresa.

- la prohibición de comentarios que puedan afectar negativamente a la empresa.

- la previa autorización de la empresa para crear perfiles que impliquen usar la imagen corporativa de la empresa.

¿Qué puede ocurrir si no contamos con un protocolo? La empresa podrá disponer de contenidos de las redes sociales para su uso disciplinario pero si no consta un documento en el que se le informa al trabajador la prueba obtenida podría ser declarada nula por vulnerar el derecho a la intimidad de la persona trabajadora.

8.- PROTOCOLO sobre dress code o vestimenta corporativa.

Su objeto sería regular las obligaciones para el trabajador en esta materia. No es un procedimiento obligatorio pero resulta conveniente contar con él para que el trabajador conozca las condiciones necesarias para el desarrollo de su trabajo.

Como es lógico, la política interna que se profese no podrá ser contraria a lo estipulado en la negociación colectiva, ni con los principios de la LOPDGDD, ni mucho menos con el ET o con el principio de igualdad y no discriminación por razón de sexo recogido en la Constitución. Las indicaciones recogidas en este procedimiento deben ser respetuosas con la propia imagen de la persona trabajadora.  

¿Que puede ocurrir si no contamos con un protocolo? Resultaría difícilmente sancionable un incumplimiento del dress code por parte de una persona trabajadora.

En conclusión podríamos decir que ante la ausencia de normativa sobre la materia se requiere una mayor regulación privada, y para suplir esta carencia legislativa es necesario contar con estos protocolos, como necesarios para un correcto cumplimiento de la normativa laboral en la empresa puesto que va a determinar en muchos casos el sentido de las resoluciones judiciales sobre actuaciones de la empresa. Relacionado directamente con el “compliance laboral” la existencia de estos protocolos han de estar anudados al Código Ético o Código de Buenas Prácticas vigente en la empresa, y tiene como función prevenir y gestionar el riesgo asociado a los posibles incumplimientos laborales en la empresa. Los beneficios de establecer en la organización empresarial el cumplimiento normativo son:

  • evitar sanciones administrativas o sentencias condenatorias en el juzgado, e incluso posibles responsabilidades penales del empleador por hechos cometidos por la persona trabajadora
  • una mayor protección de la empresa frente a incumplimientos de la persona trabajadora
  • reforzar la reputación y la marca de la empresa en el mercado
  • facilitar la mejora continua de la empresa

Los protocolos siempre deben ser consultados a la RLT pero además deben ser conocidos por el trabajador por lo que es conveniente siempre su firma, que puede ser manuscrita o digital, pero no basta con la firma sino que es necesario contar con un recordatorio cada cierto tiempo o la realización de jornadas informativas sobre la materia.

 

[1] Como ejemps. de convenios colectivos donde se regula el Derecho a la desconexión digital y Uso de las herramientas tecnológicas: Convenio colectivo del Grupo Axa. Arts. 14 y 15 (BOE núm. 244 de 10/10/2017); Convenio Colectivo para el Sector de Abogados, Procuradores y Graduados Sociales de Cantabria. Art. 41 (BOC núm. 161 de 22/08/2019); Convenio colectivo de la industria del calzado. Art. 72 (BOE núm. 174 de 22/07/2019); Convenio colectivo estatal de perfumeria y afines. (BOE núm. 199 de 20/08/2019), etc.

[2] Fernando Biurrun Abad. Negociación colectiva de los derechos digitales. 31 de enero de 2019. LEGAL TODAY.

[3] Este concepto no ha sido definido atendiendo a la desconexión digital, por lo que, en base a la doctrina y jurisprudencia sobre la suspensión del contrato de trabajo por fuerza mayor, podemos definirlo como un acaecimiento externo al círculo de la empresa, y como tal extraordinario, de todo independiente de la voluntad del empresario respecto a las consecuencias que acarrea en orden a la prestación del trabajo. STSJ País Vasco, Sala de lo Social, Sección 1, Rec 2746/2005 de 14 de febrero de 2006.

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Trabajador a tiempo parcial
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Principio de igualdad
Compliance
Buenas prácticas
Discriminación por razón de sexo
Suspensión del contrato de trabajo
Sanciones administrativas

RDLeg. 2/2015 de 23 de Oct (Estatuto de los Trabajadores) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 255 Fecha de Publicación: 24/10/2015 Fecha de entrada en vigor: 13/11/2015 Órgano Emisor: Ministerio De Empleo Y Seguridad Social

Ley Orgánica 3/2018 de 5 de Dic (Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales -LOPDGDD-) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 294 Fecha de Publicación: 06/12/2018 Fecha de entrada en vigor: 07/12/2018 Órgano Emisor: Jefatura Del Estado

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