Sistema de registro horario de la jornada laboral

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  • Estado: Redacción actual VIGENTE
  • Orden: Laboral
  • Fecha última revisión: 29/11/2019

El tipo de sistema de registro responderá a la libre elección de la empresa, siempre que garantice la fiabilidad e invariabilidad de los datos y refleje, como mínimo, cada día de prestación de servicios, la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada.

Negociación colectiva o acuerdo de empresa

La Audiencia Nacional había señalado, que “el registro de la jornada se puede instrumentar de múltiples maneras”; ya que “constituye una herramienta de modernización de las relaciones laborales»; y que para conocer la existencia de horas extraordinarias o no será necesario la existencia de un control; ya que sin un control o cómputo previo de las horas no se podrá saber si se efectúan horas extras o no.

La confirmación de esta doctrina hubiese implicado la necesidad de implantación en las empresas de mecanismos para el registro diario de la jornada realizada para toda la plantilla tanto de las horas ordinarias como extraordinarias. No obstante, la actual reglamentación no establece fórmula alguna de registro por lo que en atención a la doctrina del TS hemos de entender -salvo futuras especificaciones- válido cualquier registro que «resulte fiable y se gestione de modo objetivo” [1]

Forma del registro: ¿Qué sistema de registro será necesario implementar?

- El tipo de sistema de registro responderá a la libre elección de la empresa, siempre que garantice la fiabilidad e invariabilidad de los datos y refleje, como mínimo, cada día de prestación de servicios, la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada.

- Salvo futura modificación normativa que lo especifique podrá realizarse mediante sistemas manuales, analógicos o digitales.

- Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, podría negociarse la forma de organizar y documentar este registro de jornada.

La organización y documentación del registro de jornada, ha de realizarse mediante:

Contenido del registro de jornada.

Siguiendo el Criterio Técnico 101/2019 sobre actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en materia de registro de jornada

a) Lo que debe ser objeto de registro es la jornada de trabajo realizada diariamente. Como nada se ha dicho al respecto, el registro del apartado 9 debe interpretarse de manera conjunta y sistemática con el propio artículo 34 ET.

  • no se exige expresamente el registro de las interrupciones o pausas entre el inicio y la finalización de la jornada diaria, que no tengan carácter de tiempo de trabajo efectivo.
  • mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, el registro de jornada podrá organizarse de manera que incluya las interrupciones o pausas que se consideren, siempre y cuando el registro incluya necesariamente el horario de inicio y finalización de la jornada.
  • el registro diario de jornada se configura “sin perjuicio de la flexibilidad que se establece en este artículo” (artículo 34.2 y 3 del ET).
  • sería conveniente que el registro utilizado en la empresa ofrezca una visión adecuada y completa del tiempo de trabajo efectivo.

La negociación colectiva o los acuerdos de empresa referidos a la organización y documentación del registro deben ser el instrumento idóneo para precisar cómo considerar todos los aspectos relacionados con el registro de interrupciones, pausas o flexibilidad de tiempo de trabajo.

b) El registro de la jornada deberá ser diario

  • no siendo aceptable para la acreditación de su cumplimiento la exhibición del horario general de aplicación en la empresa, el calendario laboral o los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos, pues éstos se formulan "ex ante" y determinarán la previsión de trabajo para dicho periodo, pero no las horas efectivamente trabajadas en el mismo, que sólo se conocerán "ex post" como consecuencia de la llevanza del registro de jornada.

Sólo mediante un registro diario se podrá determinar la jornada de trabajo efectivamente llevada a cabo, así como, en su caso, la realización de horas por encima de la jornada ordinaria de trabajo, legal o pactada, que serán las que tengan la condición de extraordinarias.

c) Necesidad de otros registros y especialidades

Ya nadie discute la necesidad de un registro de jornada diario, con carácter obligatorio para todas las empresas independientemente de su actividad o tamaño, ya sea a través de medios mecánicos o manuales, reflejándose día a día y de forma individual la jornada diaria realizada por cada trabajador. No obstante, el registro previsto en el artículo 34.9 ET no enerva los registros ya establecidos en la normativa vigente que se mantienen funcionales y de acuerdo con sus propias previsiones o régimen jurídico.

  • El registro diario de los contratos a tiempo parcial del artículo 12.4.c) ET
  • El registro de horas extraordinarias del 35.5 ET.
  • Los registros de horas de trabajo y descanso contenidos en los arts. 10 bis, 18 bis y DA 7ª del Real Decreto 1561/1995 sobre trabajadores móviles, trabajadores de la marina mercante y trabajadores que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario.
  • Los registros de jornada en los desplazamientos transnacionales (art. 6 de la Ley 45/1999, de 29 de noviembre)

A pesar de la aplicación del artículo 34.9 ET han de realizarse otros registros ya establecidos en la normativa vigente.

Localización y conservación del registro

En cuanto a la localización y conservación de los registros horarios, el citado Criterio, ha fijado:

  • los registros deberán “permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”:

ha de poderse acceder a dichos registros en cualquier momento, cuando así sea solicitado por los trabajadores, sus representantes y por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social

los registros tienen que estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de manera inmediata.

  • en el caso de que el registro de jornada se haya instrumentado originalmente en formato papel, a efectos de su conservación podrá archivarse en soporte informático mediante el escaneo de los documentos originales, siendo guardado telemáticamente con las debidas garantías. Este archivo, estará igualmente a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
  • la comprobación de la existencia del registro debe poder realizarse en el centro de trabajo, lo que evita la posibilidad de la creación posterior, manipulación o alteración de los registros; todo ello sin perjuicio de que dichos registros puedan solicitarse, además, para su presentación en comparecencia en las oficinas de Inspección o remisión a este organismo por las vías que legalmente corresponda.
  • la permanencia a disposición no implica la obligación de entrega de copias, salvo que así lo disponga un convenio colectivo o exista pacto expreso en contrario, ni debe entregarse a cada persona trabajadora copia de su registro diario, sin perjuicio de facilitar su consulta personal, ni a los representantes legales de los trabajadores, lo que no obsta la posibilidad de estos últimos de tomar conocimiento de los registros de los trabajadores.

“La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.” (art. 39.4 ET)

Organización y documentación del Registro.

Será la que se determine mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa, o, en su defecto decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, tal y como establece el recién introducido artículo 34.9 ET.

El registro ha de ser documentado, por lo que en aquellos casos en que el registro se realice por medios electrónicos o informáticos, tales como un sistema de fichaje por medio de tarjeta magnética o similar, huella dactilar o mediante ordenador, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrá requerir en la visita la impresión de los registros correspondientes al periodo que se considere, o bien su descarga o su suministro en soporte informático y en formato legible y tratable. Si el registro se llevara mediante medios manuales tales como la firma del trabajador en soporte papel, la Inspección podrá recabar los documentos originales o solicitar copia de los mismos. De no disponerse de medios para su copia, pueden tomarse notas, o muestras mediante fotografías, así como, de considerarse oportuno en base a las incongruencias observadas entre el registro de jornada, y la jornada u horario declarado, tomar el original del registro de jornada como medida cautelar regulada el artículo 13.4 de la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

 

[1] Hasta el pronunciamiento del TS, las empresas que no tuviesen implantados medios técnicos de control de entrada y salida de los trabajadores debían elaborar un registro de la jornada diaria que cada trabajador, totalizando la jornada efectuada en función del periodo para el abono de las retribuciones (mensual por lo general); entregando a cada trabajador una copia de dicho resumen de horas junto con su nómina. En estos casos, como mantienen las sentencias TSJ Madrid, Sala de lo Social, nº 102/2010, de 15/02/2010, Rec. 5485/2009, TSJ Navarra, Sala de lo Social, nº 32/2014, de 10/02/2014, Rec. 21/2014 y TSJ Andalucia (Granada), Sala de lo Social, nº 649/2012, de 08/03/2012, Rec. 181/2012, entre muchas, si la empresa quería acreditar la jornada efectiva realizada por el operario bastará con que aporte el registro diario de la misma, correspondiendo entonces al trabajador la carga de desvirtuar el mismo mediante la prueba correspondiente.

 

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Registro de la jornada laboral
Representación legal
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Prestación de servicios
Inspección de trabajo y Seguridad Social
Horas de trabajo efectivo
Jornada diaria
Centro de trabajo
Calendario laboral
Jornada ordinaria
Contrato a tiempo parcial
Cómputo de horas extraordinarias
Transporte por ferrocarril
Convenio colectivo
Recibo de salarios

RDLeg. 2/2015 de 23 de Oct (Estatuto de los Trabajadores) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 255 Fecha de Publicación: 24/10/2015 Fecha de entrada en vigor: 13/11/2015 Órgano Emisor: Ministerio De Empleo Y Seguridad Social

Ley 23/2015 de 21 de Jul (Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 174 Fecha de Publicación: 22/07/2015 Fecha de entrada en vigor: 23/07/2015 Órgano Emisor: Jefatura Del Estado

Ley 45/1999 de 29 de Nov (Desplazamiento de trabajadores en el marco de una prestación de servicios transnacional) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 286 Fecha de Publicación: 30/11/1999 Fecha de entrada en vigor: 01/12/1999 Órgano Emisor: Jefatura Del Estado

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