Subgrupo 62: Servicios exteriores

El subgrupo 62 en el PGC

El «Subgrupo 62: Servicios exteriores» es uno de los diez subgrupos que conforman el «Grupo 6: Compras y gastos» del cuadro de cuentas propuesto en el PGC. Le son de aplicación las indicaciones explicadas en el apartado general del Grupo 6. 

Dentro del «Subgrupo 62: Servicios exteriores», se encuadran aquellas cuentas y subcuentas que, como su nombre indica, se refieren a los gastos en servicios proporcionados por terceros en los que ha incurrido la empresa a lo largo del ejercicio. Dichas cuentas son las siguientes:

• Cuenta 620. Gastos en investigación y desarrollo del ejercicio.
• Cuenta 621. Arrendamientos y cánones.
• Cuenta 622. Reparaciones y conservación.
• Cuenta 623. Servicios de profesionales independientes.
• Cuenta 624. Transportes.
• Cuenta 625. Primas de seguros.
• Cuenta 626. Servicios bancarios y similares.
• Cuenta 627. Publicidad, propaganda y relaciones públicas.
• Cuenta 628. Suministros.
• Cuenta 629. Otros servicios. 

Los elementos que conforman este subgrupo son aquellos relativos a los servicios de naturaleza diversa, proporcionados por personas o empresas diferentes a aquella que está realizando la contabilidad, a los que ha tenido que recurrir esta a lo largo del ejercicio. Además, estos servicios son aquellos que no han de incluirse en el subgrupo 60 o que no formen parte del precio de adquisición del inmovilizado o de las inversiones financieras a corto plazo, según se indica en el propio PGC. 

Los movimientos en estas cuentas se registrarán según las siguientes pautas: serán cargadas, por lo general, con abono a la cuenta 410, a cuentas del subgrupo 57, a provisiones del subgrupo 14 o de la cuenta 529 o, en su caso, a la cuenta 475. 

El principio fundamental de contabilización de los gastos por servicios exteriores es que el mismo se reconoce en la cuenta de pérdidas y ganancias. 

En el caso de que un gasto no esté devengado, el pago se reconocerá como activo en la cuenta 480 de gastos anticipados, operación que normalmente se lleva a cabo a final de año. 

En el Plan General Contable no existe una norma general que regule la contabilidad de los gastos de servicios exteriores, aunque sí una para el caso particular de los arrendamientos: la norma de valoración 8.ª. Esta norma regula la información que se requiere para las operaciones de arrendamientos financieros y/o arrendamientos operativos.

• En los arrendamientos financieros, tanto los arrendadores como los arrendatarios informarán de la descripción general de los acuerdos; su valor actual, el importe de las cuotas, la inversión bruta total, los cobros mínimos a recibir, señalando, si la hubiera, la opción de compra. 
• En los arrendamientos operativos, los arrendadores informarán de los cobros futuros mínimos, la descripción de los bienes y de los acuerdos más significativos. Los arrendatarios informarán del importe total de los pagos futuros mínimos, la descripción general de los acuerdos más significativos, de la existencia en su caso de plazos de renovación. 

En la cuenta de pérdidas y ganancias, estos gastos de servicios exteriores se recogen en la partida específica denominada «otros gastos de explotación». Esta agrupación se compone de cuatro partidas:

• Servicios exteriores.
• Tributos.
• Pérdidas, deterioro y variación de provisiones por operaciones comerciales.
• Otros gastos de gestión corriente.

Cuentas que componen el subgrupo 62

Entre los gastos más comunes del «Subgrupo 62. Servicios exteriores» nos encontramos con:

Cuenta 620. Gastos en investigación y desarrollo del ejercicio

Esta cuenta se rige por la norma de valoración 6.ª del PGC y la resolución de 28 de mayo de 2013, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, por la que se dictan normas de registro, valoración e información a incluir en la memoria del inmovilizado intangible.

Así, se recogen dentro de esta cuenta las siguientes partidas de gastos:

Investigación y desarrollo

Los gastos de investigación serán gastos del ejercicio en que se realicen. No obstante, podrán activarse como inmovilizado intangible desde el momento en que estén específicamente individualizados por proyectos y su coste esté claramente establecido para que pueda ser distribuido en el tiempo y tengan motivos fundados del éxito técnico y de la rentabilidad económico-comercial del proyecto o proyectos de que se trate.

Los gastos de investigación que figuren en el activo deberán amortizarse durante su vida útil, y siempre dentro del plazo de cinco años; en el caso en que existan dudas razonables sobre el éxito técnico o la rentabilidad económico-comercial del proyecto, los importes registrados en el activo deberán imputarse directamente a pérdidas del ejercicio.

Los gastos de desarrollo, cuando se cumplan las condiciones indicadas para la activación de los gastos de investigación, se reconocerán en el activo y deberán amortizarse durante su vida útil, que, en principio, se presume, salvo prueba en contrario, que no es superior a cinco años; en el caso en que existan dudas razonables sobre el éxito técnico o la rentabilidad económico-comercial del proyecto, los importes registrados en el activo deberán imputarse directamente a pérdidas del ejercicio.

Propiedad industrial

Se contabilizarán en este concepto los gastos de desarrollo capitalizados cuando se obtenga la correspondiente patente o similar, incluido el coste de registro y formalización de la propiedad industrial, sin perjuicio de los importes que también pudieran contabilizarse por razón de adquisición a terceros de los derechos correspondientes. Deben ser objeto de amortización y corrección valorativa por deterioro según lo especificado con carácter general para los inmovilizados intangibles.

Fondo de comercio

Solo podrá figurar en el activo, cuando su valor se ponga de manifiesto en virtud de una adquisición onerosa, en el contexto de una combinación de negocios.

Su importe se determinará de acuerdo con lo indicado en la norma relativa a combinaciones de negocios y deberá asignarse desde la fecha de adquisición entre cada una de las unidades generadoras de efectivo de la empresa, sobre las que se espere que recaigan los beneficios de las sinergias de la combinación de negocios.

Con posterioridad al reconocimiento inicial, el fondo de comercio se valorará por su precio de adquisición menos la amortización acumulada y, en su caso, el importe acumulado de las correcciones valorativas por deterioro reconocidas.

El fondo de comercio se amortizará durante su vida útil. La vida útil se determinará de forma separada para cada unidad generadora de efectivo a la que se le haya asignado fondo de comercio.

Se presumirá, salvo prueba en contrario, que la vida útil del fondo de comercio es de 10 años y que su recuperación es lineal.

Además, al menos anualmente, se analizará si existen indicios de deterioro de valor de las unidades generadoras de efectivo a las que se haya asignado un fondo de comercio, y, en caso de que los haya, se comprobará su eventual deterioro de valor. Las correcciones valorativas por deterioro reconocidas en el fondo de comercio no serán objeto de reversión en los ejercicios posteriores.

CUESTIÓN

¿Cómo se contabilizarían los gastos en los que ha incurrido una empresa audiovisual por el desarrollo de un software que permite la reproducción de vídeo en dispositivos móviles?

En el momento de registro y pago de los gastos:

Si durante el ejercicio se cumplen los requisitos para su activación:

¿Cuáles son los gastos más comunes asociados a esta cuenta?

• Gastos del personal afecto a las actividades de investigación y desarrollo: sueldos y salarios, Seguridad Social, atrasos, etc.
• Gastos asociados a los bienes inmuebles afectos: amortización, mantenimiento, suministros, etc.
• Gastos asociados al inmovilizado material afecto a la actividad de investigación y desarrollo.

Cuenta 621. Arrendamientos y cánones    

Se entiende por arrendamiento cualquier acuerdo por el que el arrendador cede al arrendatario a cambio de percibir una suma única de dinero o una serie de pagos o cuotas, el derecho a utilizar un activo durante un tiempo determinado, con independencia de que el arrendador quede obligado a prestar servicios en relación con la explotación o mantenimiento de dicho activo. Son los gastos devengados por el alquiler o arrendamiento operativo de bienes muebles e inmuebles en uso o a disposición de la empresa.

Se entiende por cánones las cantidades fijas o variables que se satisfacen por el derecho al uso o a la concesión de uso de las distintas manifestaciones de la propiedad industrial. Se contabilizan conforme a las reglas del arrendamiento de la norma de valoración 8.ª del PGC. Se pueden aplicar los criterios de financiero y operativo. Cuando el contrato de canon sea operativo, se contabilizará imputando las cuotas a la cuenta de pérdidas y ganancias a medida que se producen los beneficios económicos del activo y salvo que se pueda identificar otro patrón de consumo más relevante.  

A los contratos de canon operativo también pueden aplicarse los criterios de amortización de intangibles con vida útil definida sobre inmovilizado intangible. Los activos de vida útil definida se amortizan sobre una base sistemática que refleje el patrón de consumo de los beneficios inherentes del activo. La naturaleza de estos activos exige que el empleo de cuotas de amortización crecientes solo esté justificado. 

CUESTIÓN

¿Cómo se contabilizaría el alquiler de un local comercial en Asturias?

¿Cuáles son los gastos más comunes asociados a esta cuenta?

• Alquiler de los locales de negocio, naves e inmuebles en general donde se desarrolle la actividad económica.
• Alquiler de los bienes muebles en general: vehículos, mobiliario del lugar, aparatos electrónicos u otros empleados en el desarrollo de la actividad.
• Cánones: cuota de Microsoft Office, Adobe, Photoshop, dominio de una página web, etc.

Cuenta 622. Gastos de reparaciones y conservación

Se recogen en esta cuenta los gastos de mantenimiento de los bienes de activo no corriente (grupo 2). Se entiende por reparación el proceso por el que se vuelve a poner en estado de uso, mientras que la conservación tiene por objeto mantener el activo en buenas condiciones de funcionamiento, manteniendo su capacidad productiva. 

Estos gastos se imputarán a la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio en el que se originan. Estos gastos son deducibles en el Impuesto sobre Sociedades sin ninguna particularidad. 

CUESTIÓN

La empresa anterior contrata los servicios de un profesional para pintar la fachada del local comercial que tiene en Asturias.

La diferencia entre los gastos de reparación y conservación y los gastos de renovaciones, ampliaciones y mejoras viene dada por que estos últimos serán incorporados al activo como mayor valor del bien en la medida en que supongan un aumento de su capacidad productiva o alargamiento de su vida útil. 

En el caso de grandes reparaciones en las que un elemento del inmovilizado material haya de someterse de manera periódica a inspecciones generales, con independencia de que los elementos afectados sean sustituidos o no, en la fecha en que se produzca la incorporación del activo al patrimonio de la empresa se identificará como un componente del coste del activo el importe de los desembolsos necesarios para realizar la inspección.

Cuando se realicen los trabajos, el coste de la inspección se reconocerá como mayor valor del inmovilizado material, que a su vez será objeto de amortización. 

¿Cuáles son los gastos más comunes asociados a esta cuenta?

• Reparación de maquinaria, vehículos u otros activos del inmovilizado material afectos a la actividad económica.
• Obras u operaciones de ampliación y mejora de los mencionados activos.

Cuenta 623. Gastos de servicios de profesionales independientes

Se registrarán en esta cuenta los importes satisfechos a profesionales ajenos a la empresa (abogados, economistas, agentes mediadores independientes, arquitectos, notarios, etc.) por los servicios prestados a la empresa en el libre ejercicio de su actividad.

En determinados casos, estos gastos pueden ser activables como inmovilizado material, inmaterial o intangible según las normas de valoración 2.ª a 5.ª del PGC.

La imputación a la cuenta de pérdidas y ganancias se efectúa de acuerdo con el principio del devengo, imputándose durante el período que corresponda. 

CUESTIÓN

¿En qué cuenta contabilizaría una empresa la minuta del despacho de abogados, con motivo de la gestión de cobros de facturas impagadas de clientes?

Cuenta 624. Gastos de transportes

Se reconocen como gastos de transportes en el resultado de explotación, los transportes a cargo de la empresa realizados por terceros, cuando no proceda incluirlos en el precio de adquisición del inmovilizado o de las existencias. Se registran, por lo general y entre otros, los transportes por ventas. En esta cuenta se contabilizarán los gastos asociados al transporte de los productos vendidos por la empresa y que, normalmente tras formalizar un acuerdo, son llevados por cuenta de esta, a través de un tercero, al lugar indicado por el cliente para su depósito.

CUESTIÓN

¿Cómo contabilizará una empresa el gasto de transporte que paga a una empresa de mensajería para el transporte de las mercancías vendidas a sus clientes?

Cuenta 625. Gastos de primas de seguros

En esta cuenta se contabilizarán los importes abonados a terceros por la cobertura de determinados riesgos sobre las personas o sobre los bienes integrantes del patrimonio de la empresa, en concepto de primas de seguros, excepto las que se refieren al personal de la empresa y las de naturaleza financiera. En aplicación del principio del devengo, la imputación al resultado del ejercicio debe realizarse a medida que se entienda realizado el servicio independientemente de cómo se produzca la corriente de pagos. 

En el Impuesto sobre Sociedades no son deducibles las primas de seguro cuyos beneficiarios sean los socios de la entidad, al tratarse de retribuciones de los fondos propios. 

CUESTIÓN

La empresa contrata en el mes de marzo un seguro para el local comercial de Asturias. ¿En qué cuenta contabilizará el gasto de la prima del seguro?

Cuenta 626. Gastos de servicios bancarios y similares

Se recogen en esta cuenta los gastos ocasionados por las relaciones con entidades bancarias distintos de la financiación. Es decir, se recogerán en ella las cantidades satisfechas en concepto de servicios bancarios y similares, que no tengan la consideración de gastos financieros

A TENER EN CUENTA. Las comisiones y demás gastos contabilizados en esta cuenta se incluirán siempre que no se califiquen como gastos financieros. Por ejemplo, las cantidades pagadas al banco por los intereses que genera un crédito, a pesar de ser gasto bancario, tienen la consideración de gasto financiero, por lo que no podrán incluirse en una cuenta del subgrupo 62, debiendo anotarse en una cuenta del grupo 66.

CUESTIÓN

Llegado el vencimiento del efecto enviado al pintor, se abona por cuenta bancaria, cobrando la entidad una comisión del 2 %.

El aspecto más crítico de la contabilización es determinar cuándo tienen naturaleza financiera y cuándo son gastos imputables al resultado de explotación. 

Respecto a los gastos derivados de ventas abonadas con tarjetas de crédito, el PGC no establece una forma detallada de su tratamiento. En todo caso, este descuento no se calificará como descuento por pronto pago. 

Los avales solicitados por una entidad tenedora de un contrato que suponga la obligación de realizar un pago inicial y una serie de desembolsos futuros, no serán considerados como un instrumento financiero, sino que se imputarán a la cuenta de pérdidas y ganancias como un gasto o ingreso de explotación. 

Relación de gastos asociados a esta cuenta:

• Comisiones por uso de TPV.
• Comisiones por transferencias y traspasos.
• Comisiones por mantenimiento de cuentas bancarias.
• Comisión por ingreso de cheques.
• Comisiones por cambio de divisas.
• Comisión por descubierto en cuenta.
• Comisiones asociadas a una tarjeta de crédito o débito.

Cuenta 627. Gastos de publicidad, propaganda y relaciones públicas

Esta cuenta tiene la finalidad de recoger los gastos por las campañas publicitarias, confección de catálogos o folletos, muestras, objetos de regalo o atenciones a clientes. El reconocimiento del gasto debe realizarse a medida que se reciba la prestación del servicio con independencia de cuándo se efectúe el pago. 

Los gastos de publicidad no se pueden incluir como coste de existencias, inmovilizados o inversiones inmobiliarias, ya que no forman parte del coste de producción. 

CUESTIÓN

¿En qué cuenta se contabiliza una campaña de buzoneo para repartir en la provincia de León?

¿Cuáles son algunos ejemplos de gastos de publicidad?

• Buzoneo.
• Cartelería.
• Calendarios.
• Camisetas.
• Merchandising (bolígrafos, imanes, gorras, llaveros...).

Cuenta 628. Gastos de suministros

Esta cuenta recoge los suministros de electricidad y cualquier otro abastecimiento que no tenga la cualidad de ser almacenable, que sea aplicado al proceso productivo. 

CUESTIÓN

Una empresa recibe la factura de electricidad, pagándose la misma por banco.

¿Cómo se realizará el asiento correspondiente a dicho gasto?

Si estos productos fueran almacenables, se contabilizarían en cuentas de existencias, compras o de variación de existencias.

¿Cuáles son los gastos de suministros más comunes? 

• Suministros de luz, agua o gas.
• Teléfono e internet.

Cuenta 629. Gastos de otros servicios

Todos los gastos que no tienen cabida en las cuentas anteriores. Se contabilizarán en esta cuenta, entre otros, los gastos de viaje del personal de la empresa, incluidos los de transporte, y los gastos de oficina no incluidos en otras cuentas. 

CUESTIÓN

¿En qué cuenta puede contabilizar la empresa las dietas pagadas a un comercial que se desplaza hasta León para visitar a los clientes?

Las dietas del consejo de administración se incluyen como gastos de personal. 

La contabilización de las aportaciones realizadas por los envasadores encargados en la gestión de residuos de envases se realiza a través de la partida de gastos por servicios exteriores como «Otros gastos de explotación».

Igualmente, los gastos por los servicios de gestión de los residuos de aparatos eléctricos o electrónicos deberán registrarse en la cuenta «Otros gastos de explotación».

¿Cuáles son los gastos recogidos en otros servicios más comunes? 

• Servicios profesionales realizados bajo personalidad jurídica (bufete de abogados, asesoría contable, fiscal y laboral, etc.).
• Papelería y material de oficina.
• Restaurante y hostelería.
• Gastos de viaje y locomoción.
• Hosting y servicios web.
• Formación y cursos.