Anexo 1 Gestión documental, organización y funcionamiento de los archivos de la Generalitat

El responsable de los documentos es el servicio o unidad administrativa que los genere, y, por lo tanto, quien deberá velar por el cumplimiento de las pautas o criterios que se indican a continuación:

1. Los espacios destinados a los distintos archivos de gestión son contenedores de documentación y no podrá depositarse en los mismos ningún material ajeno a esta función.

2. El personal técnico responsable del archivo central de cada departamento podrá realizar controles periódicos para comprobar que las condiciones de conservación de los documentos y su estado es el adecuado. En su caso se adoptarán las medidas preventivas y correctoras que aseguren la adecuada conservación de los documentos.

3. La documentación que debe ser archivada será la que indique el personal responsable del servicio o unidad administrativa que genere los documentos, con el asesoramiento de la persona responsable del archivo central.

4. La documentación susceptible de ser transferida al archivo central deberá estar organizada por series, de acuerdo con el cuadro de clasificación documental facilitado por el archivo central, y estará ordenada según se haya establecido en la identificación y valoración de la serie.

5. Los expedientes se archivarán por series con un orden numérico, alfabético, cronológico, geográfico, etc., según se estime conveniente por la tipología de la documentación. Se individualizará cada expediente en una carpetilla, en cuya cubierta deberá constar el asunto, documentos que contiene, el año de inicio y la referencia con la que localizarlos. Estas carpetillas deberán confeccionarse con un papel de mayor gramaje con un pH neutro o ligeramente alcalino.

6. Se guardará un solo original, eliminándose los duplicados, así como las fotocopias y las copias cuando existan los originales. Las copias realizadas en el desarrollo del trabajo serán destruidas una vez que hayan dejado de ser necesarias para los fines que motivaron su creación, sea cual sea el soporte de las mismas (papel, documento digitalizado, etc.). También se eliminará toda la documentación que ha servido como apoyo informativo para la gestión de los expedientes, pero que no formen parte del expediente en sí.

7. Se eliminarán grapas, clips, gomas y demás elementos perjudiciales para la conservación del papel, de aquella documentación que en un futuro sea susceptible de ser transferida al archivo central. Asimismo, se eliminarán carpetas de plástico, de gomas, clasificadores, etc.

8. La documentación se archivará en cajas normalizadas que carezcan de grapas o elementos metálicos que con el tiempo pudieran oxidarse y dañar los documentos que contengan. Estas cajas cumplirán como mínimo con la certificación ISO 16245:2009, o una certificación similar, y tendrán las mediadas homologadas (alto 26,50 centímetros, ancho 13 centímetros y 39 centímetros de profundidad).

9. Nunca se mezclarán distintas series documentales en una misma caja, de la misma forma que se evitará que un expediente quede dividido en dos o más cajas, a no ser que las características físicas del mismo lo impidan.

10. Con la finalidad de garantizar la conservación permanente de los documentos en soporte papel que se consideren esenciales para la Generalitat por ser testimonio de sus derechos o deberes e imprescindibles para conseguir sus objetivos y obligaciones se imprimirán en un papel que cumpla como mínimo con la certificación ISO 9706:1999 o una certificación similar.

11. Para garantizar la conservación permanente de los documentos electrónicos se emplearán en su creación los formatos de preservación.xml,.pdf/a o los que se establezcan en la normativa que regula la gestión de los documentos electrónicos de la Generalitat como formatos aceptados de preservación. Los documentos electrónicos en otros formatos no aceptados se migrarán de su formato nativo a los formatos establecidos como de preservación.