Anexo 2 Gestión documental, organización y funcionamiento de los archivos de la Generalitat

El responsable de los documentos es el personal técnico archivero y, por lo tanto, quien deberá velar por el cumplimiento de las pautas o criterios que se indican a continuación, bajo la supervisión de la persona titular de la jefatura del servicio del que dependa el archivo.

1. Los depósitos destinados a archivo central e intermedio son contenedores de documentación y no podrá depositarse en los mismos ningún material ajeno a esta función.

2. Se velará porque las condiciones de conservación de los documentos y su estado sea el adecuado. En su caso se adoptarán las medidas preventivas y correctoras que aseguren la adecuada conservación del archivo.

3. Se realizará el estudio de la documentación de conservación permanente, y se eliminarán las copias simples o múltiples, fotocopias o duplicados innecesarios, inútiles o repetitivos de documentos administrativos, quedando absolutamente prohibida la eliminación de cualquier otro tipo de documentos.

4. En la documentación valorada de eliminación parcial o total por la JCDA se conservará en todo caso un expediente de cada año y un ejemplar de cada tipo de formulario que se utilice como muestra de la serie documental, que se remitirá a la secretaría de la JCDA junto con la propuesta de expediente de eliminación.

5. Los depósitos de los archivos centrales e intermedios dispondrán obligatoriamente de sistemas de detección y extinción de incendios, así como de sistema de climatización que permitan la conservación de la documentación.

6. Como criterio general, en los depósitos donde se conserve documentación, se debe mantener una temperatura constante, alrededor de 20ºC +/- 2ºC y una variación de 1ºC/24 horas; y humedad relativa del 45 % +/-5 % y una variación de 5 %/24 horas.

7. Los depósitos estarán bien ventilados, fijándose como criterio general una ventilación de 0,25 litros por segundo y metro cuadrado.