Anexo 3 Gestión documental, organización y funcionamiento de los archivos de la Generalitat

Para la descripción archivística se aplicará lo dispuesto en las normas internacionales sobre esta materia y las normas técnicas que se desarrollen y se adopten por el órgano directivo del Sistema.

Se establecen las siguientes recomendaciones:

1. Para los títulos de los expedientes y documentos se establece un esquema descriptivo formado por la tipología documental, seguido de una frase que de forma concisa y unívoca, defina el expediente o documento.

2. Se recomienda que los títulos no contengan datos de carácter personal, salvo los estrictamente necesarios para su identificación, ya que los títulos de los expedientes y documentos serán el punto de acceso para los resultados de las búsquedas.

3. Se indicará claramente la fecha de creación de cada documento. En el caso de los expedientes se indicará la fecha inicial, correspondiente a la apertura del expediente, y la fecha final, correspondiente a su cierre.

4. Para indicar los nombres de las personas productoras o interesadas, en el caso de las personas físicas se indicará el nombre y apellidos. En el caso de personas jurídicas o instituciones, la forma autorizada es su nombre formal u oficial. Los archivos del Sistema tomarán estos datos del catálogo de autoridades de instituciones y personas que elaborarán, siguiendo la norma ISAAR (CPF).