Anexo 4 Gestión documental, organización y funcionamiento de los archivos de la Generalitat

La identificación y la valoración de las series documentales producidas por la Administración de la Generalitat tienen la finalidad de elaborar las propuestas de tablas de valoración documental que se presentan a la JCDA para emitir el correspondiente dictamen donde se proponga la conservación permanente de la documentación y su ingreso en los archivos históricos o bien su eliminación por su inutilidad administrativa y cultural.

I. Identificación de fondos documentales. La identificación consiste en la investigación del sujeto productor y del tipo documental. Su objetivo es el conocimiento del departamento que ha generado el documento, su evolución orgánica, competencias administrativas y tipos documentales en que se materializan. El resultado de esta fase será la organización del fondo, la elaboración de un cuadro de clasificación y la ordenación de las series documentales. Este proceso es imprescindible tanto para la descripción como para la posterior valoración de los fondos documentales.

El estudio de la evolución de la institución que ha producido la documentación, así como los cambios que ha experimentado a lo largo del tiempo con las diferentes reestructuraciones políticas y modificaciones competenciales. Toda modificación en la estructura de una institución afecta a su producción documental. Dentro de la identificación podemos diferenciar varias tareas: identificar el organismo productor, la función y el tipo documental. Este estudio ayudará posteriormente en la fase de valoración.

1. Identificación del organismo productor. La identificación está estrechamente unida al concepto de productor, definido como el departamento, entidad o centro que ha producido, reunido o conservado documentos en el ejercicio de su actividad. La definición del productor de un fondo documental se realiza mediante la norma ISAAR (CPF), que nos permite elaborar registros de autoridad de archivos y documentar las relaciones entre diferentes productores de documentos, así como hacer un seguimiento de la historia de una institución. Para la identificación del organismo productor habrá que acudir a diferentes fuentes de información para rastrear su historia, competencias desde el momento de su creación hasta la actualidad. Lo más fácil es realizar una recopilación y un estudio de la legislación como punto de partida para el conocimiento del organismo productor. En el caso de la Administración pública, los boletines oficiales nos permitirán conocer el organismo productor y su evolución temporal. Con este estudio de la legislación se reconstruirá la historia institucional, sus competencias, sus diferentes denominaciones y las fechas de las disposiciones que han supuesto el cambio de su estructura interna. Con toda la información recopilada, se recomienda elaborar los diferentes organigramas, que permitan mostrar de una forma gráfica los cambios en la estructura del organismo a lo largo de su existencia. Será conveniente realizar tantos organigramas como sea necesario para que se reflejen todos los cambios estructurales, indicando siempre las fechas extremas que representa, así como las normas o disposiciones que suponen cada reorganización. También es conveniente la realización de un índice legislativo que se formará a partir de este estudio.

Se recomienda identificar las funciones, ya que esa información ayuda a la elaboración del cuadro de clasificación. Estas funciones son la verdadera razón de ser del organismo y suelen permanecer en el tiempo siempre que no hayan cambios competenciales.

2. Identificación de las series documentales. El tipo documental se define como el modelo estructurado y reconocido que adopta un documento, en el desarrollo de una competencia concreta, en base a una regulación y cuyo formato, contenido informativo o soporte son homogéneos (por ejemplo, un certificado). Este término «tipo documental» se utiliza tanto para denominar la unidad documental simple como la compuesta, que es la más común en los archivos de la Administración. La unidad documental compuesta se conoce también como expediente, que es el conjunto de documentos producidos por una unidad de gestión para la resolución de un asunto, y que está regulado por una norma de procedimiento. El tipo documental se puede confundir con el concepto de serie documental, pero es solo un elemento más que, con el productor y la función, conforma la serie documental. La serie documental se define como el conjunto de documentos o expedientes producidos en el desarrollo de una función o actividad administrativa regulada por una norma de procedimiento y organizadas de acuerdo a un sistema de clasificación. Así tenemos que la serie documental es el resultado de la unión de tres elementos diferenciados: un sujeto productor, una función y un tipo documental.

SUJETO PRODUCTOR + FUNCIÓN + TIPO DOCUMENTAL = SERIE DOCUMENTAL

Cuando cambia uno de estos tres elementos, cambia la serie documental. Generalmente el nombre de la serie coincidirá con la denominación del tipo documental. Para identificar la serie documental se deben recoger los datos necesarios por elaborar una ficha. Esta ficha incluirá al menos la siguiente información:

- Tipología documental.

- Organismo o unidad productora.

- Función.

- Fechas extremas.

- Legislación que afecta a la tramitación.

- Documentos básicos de que se compone el expediente.

- Ordenación de la serie.

- Denominación de las series antecedentes y relacionadas.

3. Valoración de fondos documentales. La valoración consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial. Con la valoración se puede realizar una tría o selección por la que se determina qué series documentales hay que conservar y cuáles hay que eliminar. En la fase de valoración hay que tener en cuenta una serie de criterios que, unidos al análisis de los valores de los documentos, nos dará unas normas para determinar los plazos de transferencia entre los diferentes archivos del Sistema, además de los plazos para su selección o eliminación.

Como metodología principalmente haremos servir las pautas que nos da el Decreto 189/2005, de 2 de diciembre, del Consell de la Generalitat, por el que se regula la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoración, conservación y eliminación del patrimonio documental de los archivos públicos. El análisis de los valores se centrará en la identificación de los valores primarios, que nos ayudará a determinar su caducidad administrativa, y en el estudio del desarrollo de los valores secundarios. El valor primario del documento está determinado por el uso inmediato que la propia unidad productora hace de él. El documento nace con un propósito, que puede ser administrativo, fiscal, legal, contable, mientras este propósito exista, es decir acredite unos derechos, exija unas obligaciones, certifique un hecho o comunique una información, el documento estará activo, vigente. Esta vigencia operativa que contiene el documento es lo que determina su valor primario e inmediato.

Los valores primarios o inmediatos del expediente también están determinados por el plazo de conservación que se determine. Este plazo es el tiempo durante el que se concede al interesado la posibilidad de revisar o impugnar un aspecto de la tramitación de un expediente. Igualmente, durante este plazo, el expediente se utiliza de antecedente de otro, y es testigo del ejercicio de las funciones de una unidad de gestión. Así, los valores primarios o inmediatos existen durante el trámite, la vigencia operativa y la guarda precaucional.

El artículo 6 del Decreto 189/2005 indica que en ningún caso se puede autorizar la eliminación de documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente establezca para su conservación. Los principales valores de estos documentos son los administrativos (lo tienen los documentos que ayudan a los organismos a realizar su trabajo diario y ejercer sus funciones), fiscal (lo tienen los documentos que justifican los fondos que la Administración ha recibido, distribuido, controlado o gastado. La mayor parte de estos documentos corresponden a trámites financieros. Las series de documentos sobre política fiscal y económica pueden tener valor permanente.), legal (lo tienen los documentos que contienen pruebas legales que acreditan los derechos u obligaciones de la Administración y de los particulares).

Por otra parte, están los valores secundarios. Estos valores se refieren a los documentos que han perdido su vigencia administrativa porque se ha cerrado su tramitación. No tienen valor desde el punto de vista administrativo, fiscal o legal, aunque son testimonio de una acción o función. Este valor secundario o de interés para la investigación es lo que supone que ciertos documentos son los que finalmente hay que conservar en los archivos históricos. Algunos criterios pueden ayudarnos a detectar este valor informativo-histórico:

– Singularidad, la información que contiene no se encuentra de manera completa en ningún otro lugar.

– Valor testimonial, da pruebas de la organización, funciones, políticas, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades del organismo.

– Procedencia, tienen más valor los documentos que proceden de una institución de rango superior dentro de una jerarquía administrativa.

– Contenido, es mejor conservar la misma información de forma resumida que extensa.

El valor informativo se puede considerar con respecto a personas físicas o jurídicas (personalidades destacadas, sumarios de datos referentes para estudios sobre población, sociología o similares, como por ejemplo los censos); cosas (equipamientos, edificios históricos, carreteras…), lugares (como la información cartográfica), fenómenos (catástrofes, elecciones, materias sociales y económicas como la producción industrial).

En ningún caso se podrá destruir la documentación producida por la administración pública valenciana sin que se haya realizado y aprobado la correspondiente tabla de valoración por la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y por las sucesivas propuestas de eliminación que también deberán ser aprobadas por la Junta Calificadora de Documentos Administrativos, antes de cualquier destrucción de documentos.

Para consignar toda la información recogida tanto en la fase de identificación como en la de valoración se recomienda utilizar un formulario. Los datos que hay que indicar en este formulario se señalan en el Decreto 189/2005, en su artículo 15, sobre la elaboración de las propuestas de tablas de valoración documental. En la página web del Arxiu de la Generalitat, están disponibles unas instrucciones para la elaboración de las propuestas de tablas de valoración documental, así como el procedimiento que deben seguir las Comisiones de Valoración para presentar dichas propuestas a la Junta.