Anexo 5 Gestión documental, organización y funcionamiento de los archivos de la Generalitat

Las transferencias de documentación se harán de acuerdo con el cuadro de clasificación del departamento, los calendarios de transferencia establecidos y las pautas que se establecen a continuación. Excepcionalmente se podrán llevar a cabo transferencias según las necesidades de las diferentes unidades productoras de la documentación, teniendo en cuenta la capacidad de recepción de documentación de los archivos receptores.

Responsabilidades

1. Los responsables de realizar las transferencias serán las personas que la jefatura de cada servicio designe como coordinadoras o responsables de sus respectivos archivos de gestión, las archiveras o archiveros de cada departamento y el director o directora del Arxiu Intermedi de la Generalitat.

2. Es responsabilidad del organismo remitente la integridad de la documentación contenida en las cajas y su concordancia con las relaciones de entrega.

3. La transferencia de los documentos de archivo supondrá tanto la entrega ordenada de los mismos como las responsabilidades de custodia, conservación, tratamiento adecuado, servicio a la ciudadanía.

Plazos generales para las transferencias

1. Se transferirán desde los archivos de gestión a los archivos centrales de sus departamentos aquellos documentos de archivo con una antigüedad de más de cinco años cuya tramitación administrativa haya acabado y no sean de consulta frecuente. Estos documentos deberán tener una diligencia de archivo.

2. Se transferirán desde los archivos centrales de los departamentos al Arxiu Intermedi de la Generalitat aquellos documentos de archivo con una antigüedad de más de quince años.

3. Se transferirán desde el Arxiu Intermedi de la Generalitat al Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana aquellos documentos de archivo con una antigüedad de más de treinta años.

4. Primero se transferirán los documentos de archivo de más antigüedad y progresivamente los más recientes.

5. Junto a los documentos de archivo transferidos se enviará cualquier instrumento de descripción de la misma (bases de datos, índices, etc.) que pueda existir en la oficina gestora.

6. No obstante los plazos establecidos como norma general para realizar las transferencia, serán las tablas de valoración aprobadas por la JCDA quien determine los plazos de transferencia para cada serie documental y el paso del archivo de gestión al archivo del Sistema que considere pertinente.

Periodicidad de las transferencias

1. Las transferencias de documentos se realizarán con una periodicidad anual, en las fechas que acuerden los órganos intervinientes en la transferencia.

2. Las fechas de transferencias se establecerán por mutuo acuerdo entre las personas responsables de cada unidad y las personas responsables de los archivos receptores, de modo que la operación de transferencia interfiera lo mínimo posible en el desarrollo de las actividades habituales de la unidad productora y del archivo receptor.

3. Las personas responsables de los archivos receptores remitirán a todas las unidades el calendario de transferencias previsto.

4. En el caso de los archivos centrales de los departamentos, cada unidad tendrá asignados unos periodos en los que deberán realizar las transferencias de los documentos. En caso de que la unidad no pueda cumplir con ese calendario, deberá comunicarlo lo antes posible para que se le asigne otro periodo.

Suministro de material y credenciales

1. Los archivos centrales de los departamentos correspondientes suministrarán a todas las oficinas que van a transferir documentos cajas de cartón normalizadas e impresos de relación de entrega en los casos excepcionales en los que se realice la gestión de la transferencia fuera del sistema de gestión documental informatizado SAVEX o en los sistemas de gestión que seleccione la Generalitat.

2. Para el procedimiento de transferencia informatizado, se proporcionarán las credenciales de usuarios necesarias de acceso a la aplicación informática correspondiente para cumplimentar la relación de entrega.

Preparación de los documentos

1. Las unidades administrativas deberán realizar una serie de operaciones previas para preparar los documentos objeto de la transferencia:

a) Se comprobará que el trámite del expediente haya finalizado.

b) Se comprobará que las series documentales están debidamente organizadas y los expedientes ordenados.

c) Se comprobará que no falten documentos (expedientes y series completas) y se reintegrarán aquellos que falten.

d) Se individualizará cada expediente en una carpetilla de cartulina o papel. Se prescindirá de carpetas de anillas, de plástico o suspendidas.

e) Se eliminarán todos los duplicados, fotocopias y borradores de los documentos originales y solo en el caso que estos no existan se conservará la copia. Asimismo se eliminará toda aquella documentación de apoyo informativo que estuviera mezclada con los documentos de archivo.

f) Se eliminarán todos aquellos elementos que puedan deteriorar los soportes (clips metálicos, grapas, gomas elásticas, anillas, carpetas de plástico...)

g) Si se trata de soportes magnéticos u ópticos, se deberá comprobar la posibilidad de lectura de dichos documentos y su vida útil.

h) Toda la documentación se introducirá en cajas de archivo de cartón normalizadas. El archivo central del departamento correspondiente no admitirá documentación suelta ni contenida en contenedores que no sean las cajas normalizadas. En el caso de que se haya de transferir documentos de dimensiones especiales (planos, carteles...) o bien en otros soportes distintos al papel (magnético, óptico, fotográfico...) se utilizará el formato más conveniente, de acuerdo con el archivo central del departamento correspondiente.

i) Cada caja incluirá solo la documentación relativa a la misma serie documental, no debiéndose mezclar en una misma caja documentos pertenecientes a distintas series documentales, salvo excepciones autorizadas por el archivo central del departamento correspondiente. Cuando un expediente esté dividido en dos cajas u ocupe varias cajas, se especificará de forma clara en la relación de entrega, repitiendo la descripción y añadiendo un numeral correlativo al final de cada una.

j) La cantidad de documentos que se incluya en cada caja será la justa y suficiente para evitar que la misma se doble o enrolle pero que, a su vez, permita su extracción sin provocar su deterioro.

k) Todas las cajas, independientemente de su formato, se identificarán únicamente con un número correlativo que se anotará a lápiz en el lomo de la caja. Dicho número se corresponderá con el número de caja que figura en la relación de entrega. Aparte de ese número de orden, las cajas no es necesario que lleven ninguna anotación de su productor o contenido. La descripción de los documentos que contiene cada caja figurará únicamente en la relación de entrega.

Relación de entrega

1. Toda transferencia de documentos irá acompañada de la correspondiente relación de entrega que será facilitada por el sistema de gestión documental informatizado SAVEX, los sistemas de gestión que seleccione la Generalitat, o por el archivo receptor correspondiente.

2. Las relaciones de entrega deberán ir obligatoriamente firmadas por las personas que ostenten la jefatura de servicio de los organismos remitentes.

3. Cada serie documental que se transfiera deberá ir acompañada de una relación de entrega diferente.

4. La información contenida en las relaciones de entrega se introduce de modo normalizado, asociando a las mismas las descripciones de la documentación que se va a transferir existentes en el sistema de gestión documental informatizado SAVEX o en los sistemas de gestión que seleccione la Generalitat. Se deberán cumplimentar los siguientes datos:

a) Organismo productor: Se especificará el nombre del organismo que ha producido o reunido la documentación, siguiendo la jerarquía del organigrama del departamento correspondiente.

b) Organismo remitente: Se especificará el nombre del organismo que remite la documentación.

c) Serie: Se especificará el nombre de la serie documental.

d) Número de caja: Se especificará el número de la caja que se va a transferir.

e) Años: Se especificará el año de inicio y fin en el que se ha producido la documentación.

f) Contenido: Se especificará un resumen de la unidad documental a transferir, teniendo en cuenta que la descripción ha de ser pormenorizada, no admitiéndose una descripción global del procedimiento.

g) Signatura remitente: Se especificará, si la hubiera, la signatura del archivo de gestión de la unidad documental a transferir.

5. Las relaciones de entrega se enviarán al archivo receptor mediante el sistema de gestión documental informatizado SAVEX o los sistemas de gestión que seleccione la Generalitat, debiéndose remitir preferentemente en formato electrónico firmado digitalmente.

6. Junto a la documentación se remitirán todos los instrumentos de descripción o copias de los mismos relativos a la documentación que se transfiere (índices, inventarios).

7. En el caso de documentación en soporte magnético u óptico, se remitirá un informe donde se especifique el lenguaje de programación utilizado, el software necesario para su manejo, el volumen, la memoria requerida y todos aquellos requerimientos técnicos necesarios para su consulta.

Procedimiento para las transferencias

1. Comunicación de la transferencia

La persona responsable del archivo de gestión o archivo remitente que vaya a realizar una transferencia deberá ponerse en contacto con el archivo receptor con el tiempo suficiente, siempre dentro del plazo establecido en el calendario de transferencia, para recibir el permiso de transferencia.

Una vez recibida la solicitud de transferencia el archivo receptor la revisará. Si encuentra alguna incorrección o error, se devolverá para que sea subsanado.

2. Transferencia

Una vez recibido el permiso de transferencia y realizadas las operaciones previas se enviarán las relaciones de entrega al archivo receptor a través del sistema de gestión documental informatizado SAVEX, los sistemas de gestión que seleccione la Generalitat, o enviando la relación de entrega por correo electrónico. El archivo receptor verificará su contenido, corrigiendo eventualmente las relaciones, pudiendo autorizarlas o rechazarlas.

La validación de la relación de entrega implica la autorización del traslado de las cajas, y será la unidad u organismo remitente el encargado de solicitar los servicios necesarios para el traslado de la documentación.

El organismo o unidad remitirá las cajas al archivo receptor, quien comprobará el volumen y acusará el recibo de las mismas, hasta que proceda a la comprobación de los documentos relacionados y a la asignación de signatura. El archivo receptor, en el caso de observar algún error, las devolverá al organismo o unidad remitente, indicando los errores detectados y sus posibles soluciones.

En el archivo receptor se completarán los datos de la relación de entrega con los siguientes datos:

a) Número de relación: se especificará el número de relación de entrega de la documentación que le asigne el sistema de gestión documental informatizado SAVEX o los sistemas de gestión que seleccione la Generalitat.

b) Signatura de archivo: se especificará la signatura de la unidad documental dentro del fondo del archivo receptor.

3. Las gestiones relativas al transporte y la descarga de la documentación irán a cargo de la unidad, organismo o servicio que la transfiere.

Transferencia de documentación de unidades o servicios extinguidos o disueltos

En el supuesto de que una unidad productora desaparezca del organigrama de la Generalitat sin que sus funciones sean asumidas por otra, la documentación que haya producido hasta su extinción se transferirá al archivo central del departamento correspondiente mediante el procedimiento establecido en los artículos anteriores.

Transferencias de documentación en soporte electrónico

En lo referente al tratamiento y la gestión de las transferencias de la documentación electrónica se aplicará lo establecido en la normativa que regula la gestión de los documentos electrónicos de la Generalitat.