Articulo 13 Gestión documental, organización y funcionamiento de los archivos de la Generalitat

1. Las unidades de gestión, o unidades administrativas, que componen cada departamento o ente son los órganos productores de documentación que será objeto del proceso de archivo que se establece en este decreto. Asimismo, son las responsables de definir sus series documentales, para lo que interrelacionarán con su respectivo archivo central.

2. Los archivos de gestión están constituidos por la documentación activa, en fase de tramitación, que producida, recibida o reunida por una unidad de gestión es necesaria para realizar las actividades y funciones de dicha unidad. Generalmente, estos espacios dedicados a los archivos de gestión son compartidos por las unidades de gestión, las cuáles custodian esta documentación activa de la que son responsables hasta poder transferirla a su archivo central. Corresponden a la primera edad de los documentos y por tanto son de uso y consulta frecuente por parte del personal de la unidad a quien corresponde en exclusiva su control y el acceso a los mismos.

3. Los documentos han de conservarse íntegros, por lo que dichas unidades son responsables de que la unidad archivística esté completa y no fraccionada. En el caso de los expedientes híbridos que estén compuestos por documentación física y documentos electrónicos, se dotará a los expedientes de referencias únicas que los identifiquen como pertenecientes a una misma unidad archivística.

4. La documentación que sea susceptible de ser transferida al archivo central deberá estar organizada por series, de acuerdo con el cuadro de clasificación documental que facilitará su archivo central y estará ordenada según se hayan ido generando los expedientes. El cuadro de clasificación documental podrá ser actualizado con nuevas series si la unidad de gestión en cuestión y su archivo central lo consideran conveniente.

5. La persona responsable funcional de las series documentales es la titular de la jefatura de la unidad de gestión competente.

6. El personal responsable de la unidad de gestión deberá indicar al personal a su cargo qué documentación debe ser archivada. Para ello podrá requerir el asesoramiento de la persona responsable del archivo central.

7. Las dependencias de los archivos de gestión estarán atendidas por el personal técnico, administrativo y auxiliar correspondiente bajo el asesoramiento y supervisión del archivero o archivera del archivo central del departamento o ente.

8. En los archivos de gestión se seguirán unas pautas de conservación de la documentación que se describen en el Anexo I de este decreto.