Articulo 14 Gestión documental, organización y funcionamiento de los archivos de la Generalitat

1. Los archivos de gestión tendrán un registro permanentemente actualizado con los expedientes que conservan en sus dependencias.

2. Todos los procedimientos administrativos que realicen el conjunto de unidades de gestión de la Administración de la Generalitat deben ser identificados, codificados y descritos de forma estandarizada. Las unidades de gestión son las responsables de la definición y actualización permanente de los trámites administrativos de los que sean responsables. Cualquier modificación de estos se deberá comunicar a las personas responsables de los archivos centrales de las consellerias y departamentos, para su actualización, y estos comunicarán los cambios al órgano de la Generalitat competente en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones y al Arxiu de la Generalitat.

3. Corresponde a los archivos de gestión realizar las siguientes funciones:

a) Garantizar la gestión administrativa, asegurando el acceso eficiente a los documentos que están en fase de tramitación, en fase semi-activa, y los inactivos pendientes de transferencia.

b) Aplicar el sistema de gestión de archivos SAVEX a la gestión de los documentos en soporte analógico, así como el sistema de gestión de documentos electrónicos que la Generalitat seleccione para la gestión de los documentos en soporte electrónico.

c) Informar a la persona responsable de su archivo central de los procedimientos y trámites que gestionan y de cualquier variación que les afecte, que haga necesaria la modificación de alguna o diversas series documentales del cuadro de clasificación funcional del departamento.

d) Suministrar a la persona responsable de su archivo central toda la información necesaria para la identificación y valoración de las series documentales de las que son responsables.

e) Clasificar, ordenar y describir la documentación producto del trabajo de la unidad de gestión correspondiente, de acuerdo con los cuadros de clasificación y otros elementos del Sistema de Gestión Documental que sean aplicables.

f) Supervisar la descripción normalizada y codificación de los expedientes producidos con independencia de su soporte.

g) Conservar los expedientes completos y evitar su dispersión.

h) Controlar la instalación, consulta y localización de la documentación depositada.

i) Controlar los registros de los expedientes conservados en sus unidades de gestión y registrar y autorizar los préstamos a otras unidades de gestión.

j) Realizar las oportunas copias digitales necesarias para la gestión de las unidades de gestión.

k) Eliminar las copias realizadas en el desarrollo de las funciones de las unidades de gestión una vez hayan dejado de ser necesarias, sea cual sea su soporte (en papel o documentos digitalizados).

l) Transferir los documentos al archivo central, en la forma y tiempo establecidos en los correspondientes calendarios de conservación y tablas de valoración documental elaboradas de manera conjunta con el archivo central, una vez agotado su plazo de permanencia en la unidad productora.

m) Eliminar de los expedientes los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia a su archivo central.

n) Eliminar la documentación original que la Junta Calificadora de Documentos Administrativos haya dictaminado que no es de conservación permanente.

4. En lo referente al tratamiento y la gestión de la documentación electrónica se aplicará lo establecido en la normativa que regula la gestión de los documentos electrónicos de la Generalitat.