Articulo 15 Archivos y Documentos de Navarra

1. Los sistemas de gestión documental de las instituciones integrantes del Sistema Archivístico de Navarra deben presentar una estructura adaptada a la complejidad organizativa de la entidad titular. La gestión de documentos y tratamiento archivístico se desarrollará a lo largo de todo el ciclo vital de los documentos desde su etapa de creación.

2. Las edades de los documentos se corresponderán con las siguientes fases:

1. Fase activa: etapa en que la documentación está en periodo de tramitación o es de uso habitual por parte de la oficina productora. Se corresponde con el archivo de gestión o de oficina.

2. Fase semiactiva: etapa en que la documentación, una vez concluida la tramitación ordinaria, mantiene valor administrativo, pero no es de uso habitual por la unidad productora. Se corresponde con el archivo intermedio.

3. Fase inactiva: etapa en que la documentación, una vez concluido su valor administrativo primario, se considera útil para la información o la investigación y, por tanto, debe ser conservada con carácter permanente. Se corresponde con el archivo histórico.

3. Las diferentes fases se regularán para cada serie documental en las normas de conservación de los documentos, recogidas en el correspondiente calendario de conservación.

4. A cada una de estas fases o etapas le corresponden diferentes tratamientos archivísticos.

5. El flujo de documentos entre los diferentes tipos de archivos, se desarrollará con arreglo a las normas de conservación establecidas por cada integrante del Sistema Archivístico.