Articulo 16 Gestión documental, organización y funcionamiento de los archivos de la Generalitat

1. Los archivos centrales deben analizar las necesidades de organización y de gestión de la documentación administrativa del departamento o ente y deben elaborar, aplicar y mantener los elementos del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat de acuerdo con la normativa técnica establecida por la conselleria competente en materia de hacienda y las instrucciones de la secretaría general administrativa, subsecretaría, subdirección general u órgano directivo correspondiente.

2. En aplicación de sus funciones, los archivos centrales deben realizar las siguientes actuaciones:

a) Implantar el Sistema de Gestión Documental de la Generalitat en el departamento o ente correspondiente.

b) Colaborar con las personas responsables del catálogo de trámites administrativos con la descripción del trámite, definición de procedimiento administrativo, y los datos necesarios para su publicación en la sede electrónica de la Generalitat, tal y como se establece en la Orden 7/2012, de 27 de septiembre, de la Conselleria de Hacienda y Administración Pública, por la que se regula el catálogo de procedimientos administrativos de la Administración de la Generalitat y su sector público. Este catálogo de procedimientos administrativos de la Administración de la Generalitat y su sector público, en el que se incluyen todos los procedimientos administrativos de carácter externo, es decir, los que van dirigidos a otras instituciones públicas, a las empresas y a las personas físicas, se completará con la descripción de los procedimientos internos.

c) Elaborar y mantener actualizado el cuadro de clasificación funcional de la documentación específica del departamento o ente.

d) Aplicar y proponer la actualización del cuadro de clasificación funcional único establecido por la conselleria competente en materia de hacienda.

e) Elaborar los inventarios, catálogos y otros instrumentos de descripción de la documentación, que permitan su control e identificación.

f) Supervisar las condiciones de conservación de la documentación depositada en el archivo central y en los archivos de gestión del departamento o ente.

g) Gestionar la consulta y el préstamo de la documentación depositada en el archivo central.

h) Coordinar las transferencias documentales.

i) Establecer las instrucciones técnicas a seguir por los archivos de gestión del departamento o ente y coordinar y supervisar sus actuaciones.

j) Formar y asesorar al personal del departamento o ente y a las personas responsables de los archivos de gestión sobre la aplicación del Sistema de Gestión Documental, así como sobre el sistema de gestión documental informatizado SAVEX y los sistemas de gestión que seleccione la Generalitat en un futuro.

k) Transferir los documentos al Arxiu de la Generalitat, en la forma y tiempo establecidos en el correspondiente calendario de conservación o tablas de valoración, una vez agotado su plazo de permanencia en el archivo central.

l) Colaborar en la elaboración de las propuestas de tablas de valoración, presentadas a la Junta Calificadora de Documentos Administrativos por la Comisión de Valoración Documental de su departamento, y aplicar los dictámenes de valoración documental de dicha Junta.

m) Eliminar la documentación original que la Junta Calificadora de Documentos Administrativos haya dictaminado que no es de conservación permanente.

n) Elaborar memorias anuales sobre la gestión del servicio y las instalaciones de archivo y remitir toda la información estadística solicitada por el órgano directivo del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat.

3. En lo referente al tratamiento y la gestión de la documentación electrónica se aplicará lo establecido en la normativa que regula la gestión de los documentos electrónicos de la Generalitat.