Articulo 3 Gestión documental, organización y funcionamiento de los archivos de la Generalitat

A efectos de este decreto y para la correcta comprensión de lo en él dispuesto, serán de aplicación los siguientes conceptos archivísticos básicos:

1) Archivos: las instituciones y los conjuntos de documentos definidos en el artículo 80 de la Ley 4/1998,

de 11 de junio, de la Generalitat, del Patrimonio Cultural Valenciano.

2) Archivo Administrativo: es el tipo de archivo que conserva documentos en fase activa o semiactiva, generados o recibidos por los órganos de la administración en el ejercicio de sus funciones. Su finalidad principal es servir a la gestión administrativa, la garantía de derechos y obligaciones de las personas y de la propia administración.

3) Archivo de gestión: dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de la unidad de gestión u oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas unidades de gestión u oficinas.

4) Archivo central: dentro del ciclo vital de los documentos, es el que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión de un departamento y reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante.

5) Archivo intermedio y/o general: dentro del ciclo vital de los documentos, es aquel al que se han de transferir los documentos de los archivos centrales y periféricos cuando su consulta por los organismos productores es esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico.

6) Archivo histórico: dentro del ciclo vital de los documentos, es aquel al que se ha de transferir la documentación que deba conservarse permanentemente. También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición, etc.

7) Calendario de conservación: Es el instrumento de trabajo fruto del proceso de valoración documental, en el que se recoge el plazo de permanencia de los documentos de archivo en cada una de las fases del ciclo vital para su selección, eliminación o conservación permanente y, en su caso, el método y procedimiento de selección, eliminación o conservación en otro soporte.

8) Ciclo vital de documentos: son las diferentes etapas por las que atraviesan los documentos desde que se producen hasta su eliminación conforme al procedimiento establecido, o en su caso, su conservación permanente.

9) Clasificación: operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación.

10) Conservación: Es el conjunto de medidas y procedimientos destinados a asegurar la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas, tanto de los edificios como de los documentos.

11) Descripción: Es el proceso por el que se elabora una representación exacta de la documentación mediante el registro de cualquier información que permita identificarla, gestionarla, y localizarla.

12) Digitalización: es el proceso tecnológico que permite convertir documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento. La digitalización certificada o segura es el proceso de digitalización mediante el cual el documento obtenido tiene el mismo valor jurídico que el documento original.

13) Documentación activa: son los documentos que forman parte de un procedimiento que está siendo tramitado por una unidad administrativa y se utiliza habitualmente en los trabajos de gestión.

14) Documentación semiactiva: es la documentación administrativa que, una vez concluida la tramitación ordinaria, no es utilizada de forma habitual por la unidad que la ha producido en su actividad.

15) Documentación histórica: son los documentos que ya no poseen vigencia administrativa inmediata y que por su valor cultural se deben conservar permanentemente.

16) Documentación de apoyo informativo: son aquellos documentos (impresos, fotocopias de disposiciones normativas, folletos, etc.) cuya utilidad para la Administración radica exclusivamente en su contenido informativo para apoyo de la gestión administrativa, por tanto, no es documentación susceptible de integración en los expedientes ni de conservación en los archivos.

17) Documentos/Documentos de archivo: son las unidades archivísticas comprendidas en la definición del punto segundo del artículo 76 de la Ley 4/1998, de 11 de junio, de la Generalitat, del Patrimonio Cultural Valenciano, esto es, el testimonio material de un hecho o acto elaborado expresado en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogido en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes electrónicos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones bibliográficas y publicaciones.

18) Documentos esenciales o vitales: son los documentos que se consideran necesarios para asegurar el normal desarrollo de las funciones y actividades desarrolladas por la Administración pública y contribuyen a garantizar los derechos fundamentales de las instituciones, así como sus obligaciones legales y financieras. Su pérdida, o su falta de disponibilidad supondrían una merma significativa de los derechos y obligaciones de la Administración y de la ciudadanía a la que sirve.

19) Expediente administrativo: es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. Los expedientes se forman mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. En el caso del expediente electrónico, su formación y trámite se rige por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las correspondientes Normas Técnicas de Interoperabilidad, y lo establecido por el artículo 70 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.

20) Eliminación de documentos: consiste en la destrucción física de unidades o series documentales por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.

21) Identificación: es la fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.

22) Metadato: se entiende por metadato cualquier descripción estandarizada de las características de un conjunto de datos. En el contexto del documento electrónico cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento.

23) Cuadro de clasificación: Instrumento de consulta resultado de la fase de identificación, que refleja la organización de un fondo documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos esenciales de su estructura.

24) SAVEX (Sistema Arxivístic Valencià en Xarxa): es el sistema de información y gestión integral de los archivos del Sistema Archivístico Valenciano. Integra una aplicación informática que cuenta con las características y funcionalidades necesarias para la descripción y la gestión documental de los archivos del Sistema.

25) Serie documental: es el conjunto de documentos o expedientes producidos en el desarrollo de una función o actividad administrativa regulada por una norma de procedimiento y organizadas de acuerdo a un sistema de ordenación.

26) Sistema archivístico: conjunto de normas e instituciones que participan en la dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los programas para la conservación, tratamiento y difusión del patrimonio documental. Componen el sistema archivístico los archivos, los servicios archivísticos, la administración de archivos, la legislación archivística y el personal.

27) Tablas de valoración documental: son documentos administrativos en los que se determinan los valores administrativos, jurídicos, fiscales, informativos e históricos de los documentos o series documentales; se fijan los plazos de transferencia a los diferentes tipos de archivo; se determina la conservación o eliminación de las series documentales, o bien, si procede, su conservación en soporte diferente al de su producción; y, por último, se establece el régimen de accesibilidad a los documentos.

28) Tipo documental: modelo estructurado y reconocido que adopta un documento, en el desarrollo de una competencia concreta, con base en una regulación y cuyo formato, contenido informativo o soporte son homogéneos (por ejemplo, un certificado, un oficio, un informe, etc.).

29) Transferencia documental: procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que estas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.

30) Unidad archivística: es el elemento básico de las agrupaciones documentales, puede ser simple, cuando se trata de un solo documento, o compuesta, cuando se compone de una agregación sucesiva de documentos relacionados entre sí, que conforman un expediente.

31) Valoración documental: es el proceso de análisis y determinación de los valores de los documentos de archivo en función de los efectos que causan y la información que contienen. Estos valores son los que condicionan la conservación temporal o permanente de la documentación.