Articulo 36 Utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública

1. Se entiende por metadato, a los efectos del presente Decreto, cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento.

2. Los documentos electrónicos utilizados en la actividad administrativa susceptibles de ser integrados o no en un expediente electrónico, deberán tener asociados metadatosque permitan su contextualizaciónen el marco del órgano u organismo público, el área material de competencia o función y el procedimiento administrativo al que corresponde.

Además, se asociará a los documentos electrónicos la información relativa a la firma del documento así como la referencia temporal de los mismos.

3. La asociación de metadatosa los documentos electrónicos aportados por los ciudadanos o emitidos por la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias o sus organismos públicos será realizada por el órgano u organismo actuante.

4. Los metadatosmínimos obligatorios que deben ser asociados a los documentos electrónicos, así como la asociación de los datos de firma o de referencia temporal, se establecerán conjuntamente por los órganos competentes en materia de administración electrónica y gestión documental y archivos y telecomunicaciones y nuevas tecnologías. Dichos metadatosdeberán ajustarse a las especificaciones que se establezcan en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

5. Una vez asociados los metadatosa un documento electrónico, no podrán ser modificados en ninguna fase posterior del procedimiento administrativo, con las siguientes excepciones:

a) Cuando se observe la existencia de errores u omisiones en los metadatosinicialmente asignados.

b) Cuando se trate de metadatosque requieran actualización, si así lo dispone el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

En estos supuestos, la modificación de los metadatos deberá ser realizada por el órgano competente conforme a la normativa de organización específica.

6. Independientemente de los metadatosmínimos obligatorios a que se refiere el apartado 4, los distintos órganos u organismos podrán asociar a los documentos electrónicos metadatos de carácter complementario, para las necesidades de catalogación específicas de su respectivo ámbito de gestión, realizando su inserción de acuerdo con las especificaciones que establezca al respecto el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en la correspondiente política de metadatos corporativa. Los metadatoscomplementarios no estarán sujetos a las prohibiciones de modificación establecidas en el apartado anterior.