Articulo 4 Gestión documental, organización y funcionamiento de los archivos de la Generalitat

1. El Sistema de Gestión Documental de la Generalitat es el sistema archivístico del conjunto de los archivos de la Administración de la Generalitat, e incluye las operaciones técnicas, integradas en la gestión administrativa, que comprenden la producción, la tramitación, el control, el acceso, la valoración, la conservación o la eliminación de los documentos. El objetivo es racionalizar y conseguir una gestión eficaz, promover el desarrollo de los valores democráticos y de transparencia de la gestión administrativa de la Generalitat, y mejorar la calidad de los servicios prestados a la ciudadanía. Este Sistema de Gestión Documental se aplicará tanto a los documentos en soporte analógico como a los documentos en soporte electrónico. En el caso de los documentos en soporte electrónico, además, se deberá aplicar la normativa que regula la gestión de los documentos electrónicos de la Generalitat.

2. El Sistema de Gestión Documental de la Generalitat es un subsistema perteneciente al Sistema Archivístico Valenciano, definido en el artículo 3 de la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de archivos.

3. El Sistema de Gestión Documental de la Generalitat coordina y unifica la gestión documental de todos los archivos enumerados en el artículo 2 de este decreto, para controlar la gestión de los documentos desde el momento de su creación o recepción en las oficinas, hasta su destrucción o conservación definitiva.

4. Son elementos básicos del Sistema de Gestión Documental los instrumentos de descripción y los instrumentos de control. Son instrumentos de descripción aquellos documentos, elaborados en la fase de descripción y sobre cualquier tipo de soporte, que proporcionen información sobre archivos, fondos o series (guías, inventarios, catálogos, índices y cuadros de clasificación). Son instrumentos de control los elaborados en las fases de identificación y valoración y sobre cualquier tipo de soporte (ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, registros topográficos, registros gráficos de depósitos, relaciones de entrega de transferencias, calendarios de conservación, tablas de valoración, informes de eliminación,...).

5. La aplicación del Sistema de Gestión se basa en el sistema de gestión documental informatizado SAVEX o en los sistemas de gestión que seleccione la Generalitat, administrado por las consellerias competentes en materia de archivos.