Preambulo Gestión documental, organización y funcionamiento de los archivos de la Generalitat

Desde que la Generalitat asumió las competencias en materia de archivos, en el año 1984, se han incrementado considerablemente las necesidades de la Administración. El aumento de competencias y organismos y la aparición de nuevos procedimientos y formas de tramitación están dando lugar a los consiguientes cambios en la documentación que se genera. Esta evolución debe permitir la democratización de los servicios públicos, haciéndolos más transparentes a la sociedad a la que sirven y que demanda información, como desarrollo de la Ley 2/2015, de 2 de abril, de la Generalitat, de transparencia, buen gobierno y participación ciudadana de la Comunitat Valenciana. Este proceso está relacionado con la evolución producida en el ámbito de las tecnologías de la información y de la comunicación y, en consecuencia, del desarrollo de la administración electrónica, de los documentos que genera y de su tratamiento archivístico. Por ello, al enfoque tradicional sobre la gestión de los archivos, fundamentado en la conservación y protección del patrimonio documental, hay que añadir nuevos enfoques que permitan una mejor gestión de los documentos generados y que permita la puesta a disposición de la ciudadanía la gran variedad de documentos que se encuentran en los archivos públicos.

La documentación generada por la administración de la Generalitat forma parte del Patrimonio Documental de la Comunitat Valenciana y está protegida por la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, la Ley 4/1998, de 11 de junio, de la Generalitat Valenciana, del Patrimonio Cultural Valenciano y sus sucesivas modificaciones y por la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat Valenciana, de Archivos.

Tal como indica en su preámbulo la citada Ley 3/2005, de archivos, la gestión documental y la organización de los archivos es un elemento clave de la gestión administrativa y de los servicios que estos prestan a la ciudadanía. Es por tanto imprescindible regular dicha gestión documental y la organización y el funcionamiento de los archivos de la Generalitat, así como las condiciones generales de su utilización y acceso que garanticen los derechos de las personas físicas y jurídicas y la mejora de la gestión administrativa, todo lo cual es el objeto de este decreto.

Por otro lado, esta misma ley indica, en relación a las normas de gestión, que las personas titulares de documentos públicos deberán de aplicar, por medio de las responsables de sus archivos, las normas que establezca la conselleria competente en materia de cultura en lo que se refiere a técnicas del proceso de gestión de la documentación administrativa en su respectivo ámbito. Es por tanto misión de la conselleria competente en materia de cultura desarrollar la normativa básica en relación al funcionamiento, organización y gestión documental de los archivos de la Generalitat.

El Decreto 220/2014, de 12 de diciembre, del Consell, por el que se aprueba el Reglamento de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana responde a la rápida implantación de los documentos electrónicos en los flujos de trabajo de la Administración y a los cambios tecnológicos que implican la estandarización de los procesos, definiéndolos de forma clara para asegurar la integridad y autenticidad de estos documentos, así como su preservación temporal. Las organizaciones también deben garantizar la trazabilidad de los documentos, tanto en papel como electrónicos, para garantizar su conservación y acceso, y la eliminación controlada en cumplimiento de la legislación vigente. La Administración de la Generalitat debe ser ágil y abierta y promover el rápido acceso a la información pública en respuesta a las demandas de la ciudadanía y de la normativa sobre transparencia, con la voluntad de garantizar el ejercicio del derecho al acceso a la información pública.

Así, el conjunto de medidas a que se plantean con esta norma están orientadas a la consecución de dos objetivos fundamentales; por una parte, recoger y desarrollar en una única norma la legislación vigente que afecta la gestión documental de los archivos de la Administración de la Generalitat, como son el Decreto 189/2005, de 2 de diciembre, del Consell de la Generalitat, por el que se regula la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoración, conservación y eliminación del patrimonio documental de los archivos públicos; el Decreto 61/2006, de 12 de mayo, del Consell, por el que se aprueba el Reglamento de funcionamiento de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales y se crea el Fondo Histórico Judicial de la Comunitat Valenciana; la Orden 3/2011, de 15 de marzo, de la Conselleria de Cultura y Deporte, por la que se aprueba el Reglamento de composición, organización y funcionamiento del Consejo Asesor de Archivos de la Comunitat Valenciana; y la Ley 2/2015, de 2 de abril, de transparencia, buen gobierno y participación ciudadana de la Comunitat Valenciana. Por otra parte, el segundo objetivo consiste en profundizar en la mejora de los procedimientos de la gestión documental de la Generalitat que permitan el ahorro y la optimización de los medios personales y materiales de la Administración de la Generalitat.

Todo ello hace aconsejable la aprobación de un decreto que regule el sistema de gestión de la documentación administrativa de la Generalitat y determine los criterios básicos de organización y funcionamiento de los archivos que integran esta documentación en sus diferentes fases, a la vez que regula las condiciones generales de utilización y acceso que garanticen los derechos de las personas físicas y jurídicas y la mejora de la gestión administrativa.

Asimismo se hace constar que esta norma está incluida como una de las iniciativas reglamentarias a tramitar por esta conselleria en el marco del Plan normativo de la Administración de la Generalitat, aprobado por Acuerdo del Consell de 17 de febrero de 2017.

La disposición final segunda de la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos, faculta al Consell de la Generalitat para dictar las normas correspondientes en desarrollo de dicha ley.

Por todo ello, de acuerdo con lo que establecen los artículos 18.f y 28.c de la Ley 5/1983, de 30 de diciembre, de la Generalitat, del Consell, a propuesta del conseller de Educación, Investigación, Cultura y Deporte, vistos los informes preceptivos de la Abogacía de la Generalitat, oído el Consejo Asesor de Archivos, conforme con el dictamen del Consell Jurídic Consultiu de la Comunitat Valenciana, el Consell, previa deliberación, en la reunión del 27 de abril de 2018,

DECRETO