Última revisión
27/11/2025
Boletín de Noticias Red 11/2025 con aclaraciones sobre la gestión de la IT
A partir del 2 de diciembre de 2025, el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) dará un paso significativo en la gestión y transparencia de los procesos de incapacidad temporal (IT) con la comunicación mensual de la base reguladora (BR) de las prestaciones por IT a través del Fichero INSS Empresas (FIE) y el Servicio FIER, independientemente de la entidad responsable del pago de la prestación. Así lo establece el Boletín de Noticias RED n.º 11/2025, publicado el 26 de noviembre de 2025, en el que también se recuerdan importantes obligaciones para empresas y usuarios del Sistema RED en lo relativo a la información sobre los puestos de trabajo y funciones de los empleados en situación de IT.
Obligatoriedad de información detallada sobre el puesto de trabajo
El boletín enfatiza la obligatoriedad de que las empresas comuniquen al INSS los datos relativos al “Puesto de trabajo” y la “Descripción de funciones” de las personas trabajadoras en situación de incapacidad temporal. Esta comunicación debe llevarse a cabo a través del fichero FDI y del servicio “Incapacidad Temporal Online”, ambos disponibles en el Sistema RED Online.
La importancia de esta información radica en que facilita al INSS una valoración médica adecuada de los procesos de IT. El conocimiento preciso del puesto desempeñado y de las funciones asociadas permite a los equipos facultativos emitir diagnósticos y determinar el mantenimiento o alta médica de manera rigurosa y ajustada a las exigencias laborales reales del trabajador afectado.
Para asegurar la fiabilidad de los datos, se han especificado validaciones técnicas estrictas:
- El campo “Puesto de trabajo” debe tener un mínimo de cuatro caracteres y no puede consistir únicamente en números o símbolos. Si este requisito no se cumple, el sistema generará el error 158 (“PUESTO DE TRABAJO OBLIGATORIO”).
- El campo “Descripción de funciones” requiere al menos quince caracteres y tampoco admite solo números o símbolos. En caso de incumplimiento, el error devuelto será el 159 (“DESCRIPCIÓN FUNCIONES OBLIGATORIO”).
Cuando el INSS recibe correctamente estos datos, puede trasladarlos a la Mutua colaboradora responsable y al Servicio Público de Salud correspondiente, lo que refuerza el control clínico de la IT y mejora la conexión entre exigencias del puesto laboral y la gestión asistencial.
El boletín recuerda a las empresas que el incumplimiento de estas obligaciones puede constituir una infracción administrativa, conforme al artículo 21.4 del texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, aprobado por el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto.
Novedad: Comunicación mensual de la base reguladora de IT
Un avance clave en la gestión de las prestaciones por IT es la nueva obligación, a partir del 2 de diciembre de 2025, del INSS de informar mensualmente la Base Reguladora (BR) de la prestación a través del Fichero FIE y del Servicio FIER. Esta comunicación será realizada sin distinción de la entidad pagadora, mejorando la transparencia y equiparando el acceso a la información para empresas y trabajadores.
Hasta la fecha, la base reguladora solo se transmitía cuando el propio INSS era responsable de la cobertura de la contingencia. Con el cambio, tanto para el Régimen General (incluyendo el Sistema Especial de Empleados del Hogar, Trabajadores Agrarios por Cuenta Ajena y el Sistema Especial de Frutas y Hortalizas), como para el Régimen Especial de los Trabajadores del Mar por cuenta ajena, los datos estarán disponibles independientemente del pagador.
No obstante, quedan fuera de esta comunicación los profesionales taurinos, artistas, trabajadores por cuenta propia (RETA o RETAMAR) y aquellos del Régimen Especial de los Trabajadores del Carbón.
Detalles técnicos y operativos
La BR de IT calculada por el INSS se incluirá en los campos 1195, 1196 y 1197 del segmento IT2 del mensaje FIE, sin cambios en la estructura de los segmentos y campos existentes. Las instrucciones técnicas pueden consultarse en la página web de la Seguridad Social.
El cálculo y envío de esta información se realizará una vez al mes, tras la consolidación de las bases de cotización por parte de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), y se prevé que alrededor de los días 12 o 13 de cada mes se envíen más registros a través del Fichero FIE debido a esta actualización.
Es importante destacar que la comunicación de la BR por parte del INSS tendrá, de momento, carácter informativo y será revisable en determinados supuestos, permitiendo una mayor flexibilidad y la posibilidad de corrección ante eventuales discrepancias.
Gestión de discrepancias y recursos para empresas
En caso de divergencias entre la BR de IT informada por el INSS y la calculada por la empresa, se pone a disposición el aplicativo ACRASS y un nuevo tipo de incidencia denominado “BRIT – Base Reguladora IT” para agilizar las consultas y resolver discrepancias de manera eficiente, reforzando así la transparencia y agilidad en la gestión de las prestaciones por IT.