El TS avala la digitalización con RRHH, pero impide imponer un canal único si la herramienta presenta deficiencias

La Sala de lo Social del Tribunal Supremo, en su STS n.º 441/2026, de 22 de abril, ECLI:ES:TS:2026:1925, desestima el recurso de casación de la empresa y confirma la sentencia de la Audiencia Nacional que anuló la imposición de HR Case como canal exclusivo de comunicación con Recursos Humanos.

La relevancia de la resolución radica en que delimita hasta dónde alcanza el poder de dirección empresarial en los procesos de digitalización interna. El Tribunal Supremo admite que la empresa puede implantar y potenciar una herramienta digital como fórmula principal de relación con la plantilla, pero rechaza que pueda convertirla en la única vía posible cuando, en la práctica, dificulta el ejercicio de derechos laborales y la gestión de incidencias.

Antecedentes del conflicto

El litigio se origina tras la comunicación remitida a la plantilla el 17 de junio de 2024, por la que la empresa informó de que todas las consultas de nómina y la entrega de documentación —como partes de baja, justificantes de ausencia, excedencias, anticipos y solicitudes similares— debían tramitarse exclusivamente a través de la herramienta HR Case. Al mismo tiempo, quedaban bloqueados los correos electrónicos y los canales presenciales que hasta entonces se venían utilizando.

Varios sindicatos promovieron un conflicto colectivo frente a esa decisión. La Audiencia Nacional declaró nula la comunicación empresarial y reconoció el derecho de las personas trabajadoras, así como de su representación legal, a seguir utilizando cualquier medio válido en derecho, incluido el correo electrónico y los canales presenciales. Contra esa sentencia se interpuso recurso de casación.

Qué argumentos acepta el Supremo

La sentencia parte de que el artículo 20 del Estatuto de los Trabajadores permite a la empresa organizar y adaptar los sistemas de comunicación mediante nuevas tecnologías. Por ello, el Tribunal no cuestiona la creación ni la utilización de una herramienta electrónica para centralizar estas gestiones.

Lo que rechaza es que esa herramienta se imponga como vía exclusiva en las circunstancias acreditadas en el proceso. El Supremo asume la valoración de la Audiencia Nacional y destaca varias deficiencias concretas del sistema implantado.

Imposibilidad de adjuntar documentación desde medios empresariales. La resolución subraya que ni desde los ordenadores de la empresa ni desde los quioscos disponibles en los centros de trabajo podía adjuntarse documentación a las solicitudes cursadas por HR Case.

Necesidad de usar medios personales o acudir al manager. Según los hechos probados, para subir documentos la persona trabajadora debía utilizar medios digitales propios o pedir a su responsable que lo hiciera desde su teléfono móvil personal. Para el Supremo, esta circunstancia evidencia que el sistema no resultaba suficientemente accesible ni proporcionado.

Retrasos en la respuesta. La sentencia también da relevancia al tiempo medio de contestación del sistema, situado en 14 a 17 días, un plazo incompatible con la rapidez que requieren determinadas incidencias y permisos, especialmente los vinculados a conciliación o situaciones de carácter inmediato.

El criterio del Tribunal Supremo

Con base en esos elementos, el Alto Tribunal concluye que HR Case puede ser la fórmula principal, pero no la única. La digitalización es legítima, pero no cuando se traduce en una restricción efectiva de las posibilidades de comunicación con Recursos Humanos o en una carga desproporcionada para la plantilla.

La sentencia recuerda, además, que el problema no está en la existencia de una herramienta digital, sino en sus deficiencias, insuficiencias y retrasos. Precisamente por ello confirma el derecho de las personas trabajadoras y de su representación legal a seguir empleando otros medios válidos, como el correo electrónico y los canales presenciales.

El Tribunal Supremo desestima el recurso de casación, confirma íntegramente la sentencia de la Audiencia Nacional y declara su firmeza, sin imposición de costas.

La resolución ofrece un criterio claro para los procesos de digitalización empresarial: la empresa puede priorizar canales tecnológicos de relación con la plantilla, pero no excluir por completo otras vías cuando la herramienta implantada no garantiza una gestión accesible, ágil y efectiva de derechos y trámites laborales. En estos casos, deberán mantenerse canales alternativos, aunque su uso pueda limitarse a circunstancias excepcionales.