Cierre de hoja registral por falta de depósito de las cuentas: ¿qué hacer para reabrirla?

Una de las diversas obligaciones de las sociedades mercantiles consiste en la presentación y depósito de sus estados financieros en el registro mercantil, lo que se conoce como el depósito de las cuentas anuales. Y es que, no en vano, según el artículo 25 del Código de Comercio «todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios». Pero, más en concreto, a esta figura se refiere el artículo 279 de la LSC en el ámbito de las sociedades de capital, en los siguientes términos:

«1. Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas. Los administradores presentarán también el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera, y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría por una disposición legal o esta se hubiera acordado a petición de la minoría o de forma voluntaria y se hubiese inscrito el nombramiento de auditor en el Registro Mercantil.

2. Si alguno o varios de los documentos que integran las cuentas anuales se hubieran formulado en forma abreviada, se hará constar así en la certificación, con expresión de la causa».

Una vez llevadas las cuentas al registro, dentro de los 15 días siguientes al de la fecha del asiento de presentación, el registrador tendrá que calificar bajo su responsabilidad si los documentos presentados son los legalmente exigidos, si están aprobados por la junta general en debida forma y si constan las preceptivas firmas. En el caso de que no aprecie defectos, tendrá por realizado el depósito y practicará el correspondiente asiento en el libro de depósito de cuentas y en la hoja correspondiente a la sociedad depositante. De no ser así, procederá conforme a lo establecido respecto de los títulos defectuosos.

A TENER EN CUENTA. El registro mercantil deberá conservar los documentos depositados durante el plazo de seis años y cualquier persona podrá obtener del mismo información de todos los documentos depositados.

Hasta ahí todo más o menos bien. La cuestión es que, como suele ocurrir con todas las obligaciones, su incumplimiento acarrea consecuencias: si el órgano de administración incumple la obligación de depositar los documentos mencionados dentro del plazo establecido, la consecuencia será el cierre registral. No se inscribirá en el registro mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista; a excepción de los títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa. Además, el incumplimiento de esta obligación también dará lugar a al imposición de multas, tal y como establece el artículo 283 de la LSC.

¿Qué hacer si se produce el cierre registral por falta de depósito de las cuentas anuales? ¿Cómo lograr la reapertura?

Como punto de partida antes de abordar esta cuestión, conviene acudir al artículo 378 del RRM , que se refiere justamente al cierre del registro mercantil por falta de depósito de las cuentas y señala lo siguiente:

«1. Transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que, con carácter previo, se practique el depósito. Se exceptúan los títulos relativos al cese o dimisión de Administradores, Gerentes, Directores generales o Liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y al nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la Autoridad judicial o administrativa.

2. Si tan sólo se hubiese efectuado el asiento de presentación de las cuentas anuales, el cierre registral provisional únicamente se practicará cuando caduque dicho asiento.

3. Interpuesto recurso gubernativo contra la suspensión o la denegación del depósito de cuentas, quedará en suspenso la vigencia del asiento de presentación, con los efectos previstos en el apartado anterior, hasta el día en que recayere la resolución definitiva.

4. Interpuesto recurso gubernativo contra la resolución del Registrador sobre nombramiento de auditor a solicitud de la minoría, aunque haya transcurrido el plazo previsto en el apartado primero, no se producirá el cierre registral, por falta del depósito de las cuentas del ejercicio para el que se hubiere solicitado dicho nombramiento, hasta que transcurran tres meses a contar desde la fecha de la resolución definitiva.

5. Si las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la Junta general, no procederá el cierre registral cuando se acredite esta circunstancia mediante certificación del órgano de administración con firmas legitimadas, en la que se expresará la causa de la falta de aprobación o mediante copia autorizada del acta notarial de Junta general en la que conste la no aprobación de las cuentas anuales. Para impedir el cierre, la certificación o la copia del acta deberá presentarse en el Registro Mercantil antes de que finalice el plazo previsto en el apartado primero de este artículo, debiendo justificarse la permanencia de esta situación cada seis meses por alguno de dichos medios. Estas certificaciones y actas y las posteriores que, en su caso, se presenten reiterando la subsistencia de la falta de aprobación serán objeto de inscripción y de publicación en el «Boletín Oficial del Registro Mercantil».

6. En los casos a que se refieren los anteriores apartados 3, 4 y 5 subsistirá la obligación de depósito de las cuentas correspondientes a los ejercicios posteriores.

7. El cierre del Registro persistirá hasta que se practique el depósito de las cuentas pendientes o se acredite, en cualquier momento, la falta de aprobación de éstas en la forma prevista en el apartado 5».

Por lo tanto, como parece lógico, la reapertura del registro pasará por el depósito de las cuentas anuales, salvo que se demuestre que la falta de depósito es debida a la no aprobación de las mismas en los términos que indica el apartado 5 del precepto ahora reproducido. Sin embargo, la cosa puede no ser también, pues la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública (antigua Dirección General de Registros y Notariado) viene aplicando la siguiente doctrina [resolución de 18 de noviembre de 2021]:

«(...) es doctrina de esta Dirección General que no cabe el depósito de las cuentas anuales aprobadas, correspondientes a un ejercicio determinado, si no constan previamente depositadas las de ejercicios anteriores (vid. Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 4 de julio de 2001).

Cuando la falta de depósito previo se refiere a varios ejercicios, es igualmente doctrina de esta Dirección General que teniendo en cuenta el carácter excepcional de la normativa sancionadora y la interpretación favorable que debe de prevalecer a los afectados por ella, a los efectos de enervar el cierre registral únicamente es necesario depositar las cuentas (o su constancia de no aprobación) correspondientes a los tres últimos ejercicios (Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 3 de octubre de 2005).

(...)

Como ya dijera la Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 8 de febrero de 2010 (en un supuesto en el que se planteó idéntica cuestión), es preciso para que se produzca la reapertura del Registro la presentación a depósito de los tres últimos ejercicios respecto de los que se haya producido el efecto de cierre.

Esto es así porque como resulta del artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil el efecto de cierre del Registro sólo se produce respecto de aquellos ejercicios en los que habiendo transcurrido un año desde su cierre, no se haya producido el correspondiente depósito de cuentas».

En el mismo sentido se pronuncia también en su más reciente resolución de 17 de enero de 2023.