Consejos para el cierre fiscal y contable de PYMES de 2019

 

Cuando se cierra un ejercicio fiscal hay que prestar especial atención a lo que hemos registrado en los estados contables. Los impuestos se presentan partiendo de la contabilidad, por lo que una partida incorrectamente contabilizada puede tener consecuencias fiscales difíciles de solventar.

Las comprobaciones que afectan al Impuesto sobre Sociedades son más complejas que las que afectan al resto de impuestos, dado que el resultado contable puede diferir del resultado fiscal. Al cierre contable hay que practicarle una serie de ajustes para hallar la base imponible del Impuesto de Sociedades.

Pero también hay ciertas partidas que presentan mayor complejidad y que conviene repasar antes de dar el ejercicio por cerrado.

1.- Saldos de cuentas contables:

En primer lugar, en las cuentas de proveedores hay que comprobar que no nos falten facturas. Al llevar registro bancario de pagos, es relativamente fácil comprobar si existen pagos de los que no hay factura. En los gastos de contado, es más difícil, pero siempre podemos verificar los gastos que son mensuales o recurrentes: gastos de suministros, teléfono, alquileres, sueldos y salarios y Seguridad Social, cuotas de préstamos de devengo mensual.

También hay que verificar que hemos reconocido los gastos que no se reflejan en factura como los servicios bancarios y similares, las primas de seguros…..El registro de bancos nos indicará en rojo que no existe contrapartida de gasto para el movimiento de tesorería.

2.- Dotación de provisiones por insolvencias:

En los saldos de clientes debemos fijarnos en las facturas que puedan dotarse como provisión fiscalmente deducible. A este respecto, cabe recordar que se van a considerar deducibles las provisiones por insolvencias  de deudores que reúnan los requisitos establecidos en el artículo 13.1 de la LIS.

Tener en cuenta también que se contempla la posibilidad de hacer una dotación global por insolvencias a las entidades de reducida dimensión (art. 104 de la LIS) con el límite del 1% de los deudores existentes a la conclusión del periodo impositivo.

La dotación contable sería: (490) Deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales                                                           a   (694) Pérdidas por deterioro de créditos comerciales.

                                                         Norma 9 de valoración del Plan General Contable, Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre

3.- Correcta contabilización de los impuestos:

Es aconsejable repasar los mayores de los saldos de impuestos para asegurarse de que se han declarado bien. Si detectamos retenciones sin ingresar o cuotas de IVA mal declaradas siempre podemos rectificarlas mediante complementaria antes de que la Agencia Tributaria nos las reclame.

E saldo de la cuenta de ventas e ingresos debe coincidir con la base imponible de  IVA repercutido, salvo que hayamos transmitido inmovilizado, en cuyo caso la base será mayor o que hayamos efectuado entregas intracomunitarias, exportaciones u operaciones exentas, en cuyo caso será menor.

En cuanto a los gastos, debemos asegurarnos de que si hemos efectuado entregas o prestaciones de servicios sujetas y otras exentas, tendremos que aplicar la regla de la prorrata del IVA.

En la última liquidación del impuesto de cada año se calcula la prorrata de deducción definitiva en función de las operaciones realizadas en el ejercicio y se practica la regularización de las deducciones.

El cálculo se realiza así:

Porcentaje de deducción (EN LA PRORRATA GENERAL): Importe anual de operaciones con derecho a deducción (entregas sujetas)                  _______________________________________________________________= x 100 Importe anual de todas las operaciones (entregas sujetas y exentas. No intracomunitarias.)                                                       IVA DEDUCIBLE = CUOTAS SOPORTADAS X PORCENTAJE DE DEDUCCIÓN

La prorrata se contabilizará del modo siguiente:

(6341) Ajustes negativos en IVA de activo corriente                                                                                a             (472) IVA soportado                                                                      Por el porcentaje de IVA de gastos que no es deducible.

Norma de valoración 12ª del Plan General Contable, Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre

La prorrata se indica en el modelo 303 y en el 390 en casillas específicas que la nombran.

4.- Reconocimiento de los gastos no deducibles:

La normativa contable obliga al registro de todos los gastos en los que la empresa incurre, sin atender a su deducibilidad. Esto va a traer como consecuencia que la cuenta de resultados no va a arrojar el resultado que debamos tener en cuenta a efectos del Impuesto sobre Sociedades.

Es recomendable recoger todos los gastos no deducibles en una misma subcuenta a efectos de su identificación para luego hacer un ajuste positivo por su importe en el Impuesto de Sociedades. Pueden recogerse, por ejemplo, en la cuenta 678 de Gastos Excepcionales. Estos gastos obligan a efectuar un ajuste positivo en el impuesto de Sociedades por el importe de los mismos, pero solo deben incluirse en este concepto los recargos tributarios, las sanciones y las multas.

Existe una variedad de gastos que también pueden considerarse no deducibles: gastos sin factura (tiques), donativos y liberalidades (gastos de hostelería con clientes y proveedores) pero estos gastos pueden entenderse como una retribución a los socios, por lo que hay que tener especial cuidado con ellos. Los donativos y liberalidades se consideran gastos de representación y sí son deducibles con el límite del 1% de la cifra de negocios de la entidad. 

Con respecto a las sanciones tributarias, conviene comprobar que las hemos contabilizado correctamente y no olvidarse de hacer el ajuste positivo.  La Agencia Tributaria puede mandarnos un requerimiento si detecta que tenemos sanciones en el ejercicio y no hemos corregido el resultado contable en el Impuesto sobre Sociedades.

5.- Reclasificación de créditos y ajustes por periodificación:

Según la Norma de Valoración 9ª del PGC de PYMES los pasivos considerados como “débitos y partidas a pagar” habrán de valorarse por su valor razonable, ajustados por los costes de transacción que les sean atribuibles. Los préstamos se valoran por su coste amortizado, imputando a resultados los gastos financieros (comisiones, intereses…) .

Al cierre del ejercicio hay que reclasificar como deuda a corto plazo el importe del préstamo a pagar en el ejercicio entrante. 

(170) Deudas a L/P con entidades de crédito                                                                a           (520) Deudas a C/ con entidades de crédito

Norma 9 de valoración del Plan General Contable, Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre

Habrá que comprobar también el saldo de la cuenta 520 en relación a las pólizas de crédito que pueda tener la empresa. La disposición de cantidades de las pólizas no debe quedar como un saldo negativo en la cuenta bancaria que puede confundirse con un descubierto. La empresa debe reconocer un pasivo financiero por la póliza de crédito en la cuenta 520 por las cantidades dispuestas.

Si tenemos deudas comerciales anticipadas por entidades de crédito, como el factoring y el confirming, recogeremos el saldo de las facturas así anticipadas y no vencidas también en una subcuenta de la 520.

Todas estas partidas son de gran importancia para comprobar la situación financiera de la empresa y figuran en el pasivo del balance, con lo cual deben llevarse con rigor. Dan una imagen de la buena salud económica de la empresa o de si es objeto de un endeudamiento elevado. A su vez, estos datos se contrastan con la CIRBE (Central de Información de Riesgos del Banco de España) cuando se solicitan o renuevan préstamos y créditos, por lo que su saldo debe ser correcto.

Ajustes por periodificación

A cierre del ejercicio es necesario practicar ajustes por ingresos o por gastos contabilizados en el ejercicio conforme a su devengo, pero que corresponden parcialmente al siguiente. Esto ocurriría, por ejemplo, cuando se paga la prima de un seguro cuya cobertura abarca una parte del ejercicio entrante o cuando se factura una prestación de servicios por anticipado. En estos casos, se realiza un prorrateo de la parte imputable al ejercicio y el exceso se corrige con las cuentas:

(480) Gastos anticipados

(485) Ingresos anticipados.

Si se trata de intereses pagados o cobrados por anticipado  utilizaremos las cuentas:

(567) Intereses pagados por anticipado

(568) Intereses cobrados por anticipado

6.- Contabilización correcta de las retribuciones en especie de los trabajadores.

En lo que respecta al salario en especie, lo que hay que tener en cuenta en primer lugar es que en ningún caso podrá superar el 30% de las percepciones salariales del trabajador (art. 26.1 ET 2015).

La contabilización de las retribuciones en especie se efectúa en función de dos criterios:

- Que los bienes o servicios se adquieren a terceros para su entrega directa al trabajador. En tal caso, el el momento de adquirir el bien habrá que contabilizar el asiento del modo siguiente:

(460) Anticipo de remuneraciones                                                               a                           (572)   Bancos

Teniendo en cuenta que la cuenta 460 recogerá el importe del bien que consta en la factura con el IVA incluido, que no se deduce de forma independiente, a menos que se impute al trabajador.

En la  nómina del trabajador se reflejará del modo siguiente:

Sería:

(640) Sueldos y Salarios   (6401) Retribuciones en especie   (642) Seguridad social a cargo de la empresa                                                                                a                     (460) Anticipo de remuneraciones                                                                                                       (476) Organismos de la Seguridad Social acreedores.                                                                                                       (4751) HP acreedora por retenciones                                                                                                       (465) Remuneraciones pendientes de pago

Del mismo modo, si la operación pudiera determinar la realización de un ingreso a cuenta del IRPF, deberá incrementarse por dicho importe el gasto de personal indicado (cuenta 649), generándose como contrapartida una cuenta relativa a la Hacienda Pública acreedora (una subcuenta de la 4751).

7. Comprobar las amortizaciones

Al cierre del año debemos comprobar si hemos dotado todas las amortizaciones del inmovilizado, teniendo en cuenta la parte proporcional correspondiente a aquellos bienes que fueron adquiridos en el ejercicio. En el apartado de amortizaciones hay que prestar atención a dos puntos:

• Libertad de amortización para bienes de escaso valor

Existe la posibilidad de amortizar libremente los elementos del inmovilizado material nuevos cuyo valor unitario no exceda de 300 euros, con el límite de 25.000 euros de amortización total por este concepto referido al período impositivo (límite introducido por la Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades aprobado por el Real Decreto Legislativo 4/2004, de 27 de noviembre).

El límite se aplica por individualmente por cada elemento, por lo que, si en la factura se agrupan distintos bienes, es necesario comprobar cuáles no exceden de 300 euros para poder aplicarles la amortización libre.

Hay que tener cuidado de no confundir la libertad de amortización para bienes de escaso valor con contabilizar esa adquisición como un gasto del ejercicio. Para poder aplicar este incentivo lo que tenemos que hacer es un ajuste extracontable en el Impuesto de Sociedades.

Ejemplo:

Impresora adquirida por 300 euros.

Porcentaje de amortización lineal máximo según tablas es el 25%. Amortización anual: 75 euros.

Si desea aplicar la libertad de amortización, en el Impuesto de Sociedades tendrá que hacer:

• Un ajuste negativo de -225 euros el primer año (teniendo en cuenta que se haya adquirido a 1 de enero).
• Un ajuste positivo de 75 euros el segundo, tercero y cuarto año.

 

• Amortización acelerada

Los elementos nuevos del inmovilizado material y de las inversiones inmobiliarias, así como los elementos del inmovilizado intangible, puestos a disposición del sujeto pasivo en el período impositivo en el que se cumplan las condiciones del artículo 101 de la LIS (importe neto de la cifra de negocios  del período impositivo inmediato anterior inferior a 10 millones de euros), podrán amortizarse en función del coeficiente que resulte de multiplicar por 2 el coeficiente de amortización lineal máximo previsto en las tablas de amortización oficialmente aprobadas.

Siguiendo el ejemplo anterior, si en vez de aplicar la amortización libre practicamos la acelerada, tendremos:

                Coeficiente máximo de amortización: 25% x 2 = 50%

                Amortización el primer año: 75 euros contablemente y ajuste negativo de – 75 en Sociedades.

                Amortización el segundo año: 75 euros contablemente y ajuste negativo de – 75 en Sociedades

                El tercer y cuarto año haremos ajustes negativos de -75.

Es posible cambiar el coeficiente de amortización de un ejercicio a otro, siempre y cuando no se cambie el método.

Los gastos de ampliación o mejora del inmovilizado no se registran como gastos de conservación o reparación, siempre y cuando supongan un aumento de la capacidad productiva o un alargamiento de la vida útil de los mismos. Deben incorporarse al activo y proceder igualmente a su amortización.

8. Valoración de existencias

Al final del ejercicio hay que hacer un recuento de las mercaderías que tenemos en almacén sin vender y proceder a su contabilización. Para ello debemos dar de baja las existencias computadas al inicio del ejercicio.

Si la diferencia entre las existencias iniciales y las finales es positiva (tenemos más existencias al cierre que a la apertura del ejercicio) tendremos un beneficio fiscalmente deducible. Si es negativa (tenemos al cierre menos existencias), nos va a generar una pérdida.

El asiento sería :

(610) Variación de existencias                                                                         a                             (300) Existencias

(por las existencias iniciales)               

(300) Existencias                                                                  a                              (610) Variación de existencias

(por las existencias finales)

Las cuentas de existencias y variación de las mismas dependerán del tipo de existencias que tengamos en almacén, pues no sólo son mercaderías. Podemos tener: materias primas, otros aprovisionamientos como material de oficina, recambios, embalajes, subproductos  y productos semielaborados y acabados.

En la factura de compra habremos incorporado los gastos accesorios de transporte, seguro, carga y descarga, así como tasas e impuestos de las operaciones vinculadas a la adquisición de esas existencias, que formarán parte de su coste.  Asimismo, habremos minorado el importe de la factura por los descuentos en el precio. Si los descuentos son posteriores a la adquisición los registraremos así:

• Los rappels por compras en la cuenta 609.
• Los descuentos por pronto pago en la cuenta 606.

(600) Compra de mercaderías (472) H P IVA soportado                                                                             a                            (400)  Proveedores (Por la compra de la mercadería)

 

(400)   Proveedores                                                         a                            (606) / (609)  Descuentos /Rappel                                                                                      (472) IVA soportado (Por el descuento posterior

NRV 10 del Plan General Contable 2007

También debemos dotar contablemente (con el mismo efecto en la fiscalidad ) las pérdidas reversibles por el deterioro de existencias, cuando las existencias que tenemos en almacén hayan disminuido su valor en el mercado (esta pérdida es reversible, pues habrá que convertirla en beneficio en el ejercicio siguiente en la medida en que el valor de esas mercaderías pueda volver a subir.)

Sería: 

(693) Pérdidas por deterioro de existencias                                                                           a             (39) Deterioro del valor de las existencias.

Esta norma no se aplica en caso de deterioro del artículo por destrucción o pérdida irreversible. Esas existencias se restarían de las finales a la hora de hacer el asiento de regularización al cierre. No obstante, ni la normativa contable ni la TRLIS contemplan el deterioro por obsolescencia provocada por la reducida rotación de las existencias.

Si no hemos incorporado los gastos accesorios de la adquisición de existencias, procede efectuar un ajuste contable para incrementar dicho valor.

9. Contabilización del leasing

En el caso del leasing, lo que debemos comprobar es que lo hemos contabilizado como un activo no corriente y que hemos dotado su amortización.

• Según el plan de contabilidad para microempresas: contabilizando directamente como gasto las cuotas o recibos sin distinguir la recuperación del coste del bien ni el gasto financiero.

(621) Arrendamiento financiero   (472) IVA                                                                               a                                                   (572) Bancos

• Según el plan general de contabilidad: deduciendo la amortización mediante un ajuste extracontable que aplique al coste del bien el doble del coeficiente de amortización lineal. Las cuotas se contabilizarían del modo siguiente:

 

(524) Acreedores corto pz por arrendamiento financiero   (662) Intereses   (472) IVA                                                                                            a                                                          (572) Bancos

Reclasificación de la deuda a final del año:

(174) Acreedores por arrendamiento financiero a L(P                                                                                         a              (524) Acreedores corto pz por arrendamiento financiero

Amortización:

(681) Amortización inmovilizado Material)                                                                        a             (281) Amortización acumulada inmovilizado material

No hay que confundir el leasing con el renting. El renting es un gasto que se contabiliza en la cuenta 621

Por las cuotas:

(621) Arrendamientos por renting (472) IVA soportado                                                                a                                        (572) Bancos

NV Nº 8 Plan General Contable 2007

10.- Valoración de las operaciones vinculadas

El artículo 16 de la TRLIS, Real Decreto Legislativo 4/2004, asienta que estas operaciones deben valorarse a valor normal de mercado, entendiendo como tal el que habrían acordado personas o entidades independientes en condiciones de libre competencia.

Aún cuando no exista obligación de documentar estas operaciones según el artículo 18 apartado 52 de la LIS, sí será necesario poder acreditar que la valoración se ajusta el criterio antes mencionado. De lo contrario, la Administración podrá efectuar los ajustes pertinentes en el Impuesto de Sociedades y practicar liquidaciones paralelas.

Si se trata de socios profesionales que prestan servicios a su sociedad, según el artículo 18.6 de la Lis, la cuantía de sus retribuciones (del total de los socios profesionales) no debe ser inferior al 75% del resultado del Impuesto previo a la práctica de la deducción de dichas retribuciones. Además, estas cuantías no deben ser inferiores a 1,5 veces el SMI de los asalariados de la entidad que realicen funciones análogas. Es necesario recoger por escrito los criterios de aplicación para su determinación.

Las operaciones de tráfico corriente entre el socio y su sociedad se recogen en la cuenta 551 Cuenta corriente con Socios y Administradores por los cargos y abonos a tesorería de la entidad. Esta cuenta está pensada para cantidades que el socio deposita o detrae de la cuenta de la empresa en un periodo corto de tiempo. No deben permanecer en la misma al cierre del ejercicio. El saldo al cierre debe ser cero.

La cuenta 551 se utiliza para atender necesidades puntuales de financiación. De existir saldo al cierre (saldo deudor), podría imputarse como un dividendo encubierto al socio que debería tributar en su Renta. Si el saldo es acreedor, podría entenderse como un préstamo no declarado del socio a la sociedad, del que debieran derivar intereses y práctica de retenciones.

11.-Partidas pendientes de aplicación.

Por último recordar que la cuenta 555 de Partidas Pendientes de aplicación debe cerrarse también con saldo cero, pues su uso está limitado para registrar partidas contables de las que desconocemos su origen. Esas partidas deberán permanecer en la cuenta tan solo el tiempo necesario para hallar su justificación y reconducirlas a la cuenta que realmente les corresponda.