Esquema y claves en los trámites de baja por incapacidad temporal desde el 1 de abril de 2023: RD 1060/2022 y Orden ISM/2/2023

Real Decreto 1060/2022, de 27 de diciembre: nuevo sistema de comunicación telemática de las altas y bajas en caso de incapacidad temporal.

Con la modificación realizada en el Real Decreto 625/2014, de 18 de julio, por el que se regulan determinados aspectos de la gestión y control de los procesos por incapacidad temporal en los primeros trescientos sesenta y cinco días de su duración, por el Real Decreto 1060/2022, de 27 de diciembre (BOE 5 de enero de 2023), desaparecerá la necesidad de presentación por parte de la persona trabajadora de la copia del parte médico a la empresa.

Con efectos desde el 1 de abril de 2023, las nuevas claves en la la gestión y control de los procesos por incapacidad temporal en los primeros trescientos sesenta y cinco días de su duración serán:

Orden ISM/2/2023, de 11 de enero (y corrección de errores del 28 de enero de 2023): nuevos modelos de parte de baja, alta y confirmación de IT  y adaptación de las claves para su gestión

Con el nuevo procedimiento la comunicación de la expedición de la baja, confirmación y alta se realizará directamente por la administración a la empresa, así como por la transmisión de esta a la Administración de la Seguridad Social de los datos adicionales que precise para la gestión de la prestación y la compensación en la cotización, en su caso, de lo abonado en pago delegado.

1. Parte de baja/alta

- Cualquiera que sea la contingencia determinante: se expedirá, inmediatamente después del reconocimiento médico de la persona trabajadora, por el facultativo del servicio público de salud.

- En caso de que la baja médica derive de un accidente de trabajo o de una enfermedad profesional: será el facultativo del servicio médico de la mutua o empresa colaboradora el que, inmediatamente después del reconocimiento médico de la persona trabajadora, expida el parte médico de baja.

- Procesos de muy corta duración estimada: se emitirá el parte de baja y de alta en el mismo acto médico. Para ello utilizará un único parte, haciendo constar, junto a los datos relativos a la baja, los identificativos del alta y la fecha de la misma, que podrá coincidir con el día de la baja o estar comprendida dentro de los tres días naturales siguientes. No obstante, la persona trabajadora podrá solicitar que se le realice un reconocimiento médico el día que se haya fijado como fecha de alta y el facultativo, si considerase que la persona trabajadora no ha recuperado su capacidad laboral, podrá modificar la duración del proceso estimada inicialmente

- Proceso de duración estimada corta, media o larga: el facultativo del servicio público de salud, de la mutua o de la empresa colaboradora consignará en el parte de baja la fecha de la siguiente revisión médica prevista que, en ningún caso, excederá en más de siete días naturales a la fecha de la baja médica, tratándose de procesos de duración estimada corta o media, o de catorce días naturales tratándose de procesos de duración estimada larga. En la fecha de la primera revisión médica se extenderá el parte de alta o, en caso de que proceda mantener la baja, el primer parte de confirmación.

2. Parte de confirmación 

- Serán expedidos por el correspondiente facultativo del servicio público de salud, o de la mutua o de la empresa colaboradora cuando la incapacidad temporal derive de una contingencia profesional cubierta por una de ellas.

- En función de la duración estimada del proceso:

Procesos de duración estimada muy corta: no procederá la emisión de partes de confirmación, sin perjuicio de lo indicado en el artículo 3.2, párrafo segundo.

Procesos de duración estimada corta: el primer parte de confirmación se expedirá en un plazo máximo de siete días naturales desde la fecha de la baja médica. El segundo y sucesivos partes de confirmación se expedirán cada catorce días naturales, como máximo.

Procesos de duración estimada media: el primer parte de confirmación se expedirá en un plazo máximo de siete días naturales desde la fecha de la baja médica. El segundo y sucesivos partes de confirmación se expedirán cada veintiocho días naturales, como máximo.

Procesos de duración estimada larga: el primer parte de confirmación se expedirá en un plazo máximo de catorce días naturales desde la fecha de la baja médica. El segundo y sucesivos partes de confirmación se expedirán cada treinta y cinco días naturales, como máximo.

- Independientemente de cuál fuera la duración estimada del proceso: el facultativo expedirá el alta médica por curación o mejoría que permite realizar el trabajo habitual cuando considere que la persona trabajadora ha recuperado su capacidad laboral, por propuesta de incapacidad permanente o por inicio de una situación de descanso por nacimiento y cuidado de menor.

Variación de la duración estimada: podrá expedir los partes de confirmación en un período inferior al indicado. 

«Producida una modificación o actualización del diagnóstico o una variación de la duración estimada en función de la evolución sanitaria de la persona trabajadora, se emitirá un parte de confirmación, en el que se hará constar el diagnóstico actualizado, la nueva duración estimada y la fecha de la siguiente revisión. Los posteriores partes de confirmación se expedirán en función de la nueva duración estimada».

- Alta médica por incomparecencia: Si la persona trabajadora no acude a la revisión médica prevista en los partes de baja y confirmación, se podrá emitir el alta médica por incomparecencia.

- En caso de contingencia profesional: cuando el facultativo a cargo emita el último parte de confirmación anterior al agotamiento de los trescientos sesenta y cinco días naturales de duración, comunicará a la persona trabajadora en el acto de reconocimiento médico que, una vez agotado el referido plazo, el control del proceso corresponderá en lo sucesivo al Instituto Nacional de la Seguridad Social (art. 170.2 de la LGSS), informándole de que no emitirá más partes de confirmación. Todo ello sin perjuicio de que el servicio público de salud, la mutua o la empresa colaboradora le siga prestando la asistencia sanitaria que aconseje su estado.

En dicho parte de confirmación, el facultativo, en lugar de la fecha de la siguiente revisión médica, cumplimentará el apartado correspondiente al pase a control por el Instituto Nacional de la Seguridad Social, señalando el día de cumplimiento de los trescientos sesenta y cinco días naturales en situación de incapacidad temporal.

El servicio público de salud comunicará telemáticamente al Instituto Nacional de la Seguridad Social la fecha del agotamiento de los trescientos sesenta y cinco días de manera inmediata a su cumplimiento y, en todo caso, no más tarde del primer día hábil siguiente.

La norma también modifica la regulación de dos supuestos concretos:

- Expedición de partes médicos de alta por el facultativo del servicio público de salud, de la mutua o de la empresa colaboradora

«1. El parte médico de alta será expedido por el facultativo del correspondiente servicio público de salud, o de la mutua o de la empresa colaboradora si el proceso deriva de contingencia profesional cubierta por una de ellas, tras el reconocimiento de la persona trabajadora, utilizando para ello el modelo que se acompaña como anexo I. El facultativo que expida el parte médico de alta entregará a la persona trabajadora una copia del mismo».

- Expedición de altas médicas por los inspectores médicos de los servicios públicos de salud.

«Los inspectores médicos del respectivo servicio público de salud que, de acuerdo con lo previsto en el artículo 5 del Real Decreto 625/2014, 18 de julio, expidan partes de alta médica, utilizarán el modelo que figura como anexo I. La tramitación del parte de alta, del que se entregará una copia a la persona trabajadora, será la prevista en el capítulo IV de esta orden».

La tramitación del parte de alta, del que se entregará una copia a la persona trabajadora, será la prevista en los artículos 10, 11 y 13 de la Orden ESS/1187/2015, de 15 de junio.

El Instituto Nacional de la Seguridad Social o el Instituto Social de la Marina, según corresponda, dará traslado telemáticamente de los datos contenidos en el parte, de manera inmediata y, en todo caso, en el primer día hábil siguiente al de dicha expedición, al servicio público de salud, para su conocimiento, y a la mutua cuando, tratándose de contingencias comunes, le corresponda la cobertura de la prestación económica.

3.  ¿Cómo se comunicará la IT a la empresa?

El Instituto Nacional de la Seguridad Social comunicará a la empresa, por medios electrónicos a través del fichero «INSS EMPRESAS» del sistema de Remisión Electrónica de Datos (RED) y como máximo en el día hábil siguiente al de su recepción en dicho Instituto, los datos identificativos de carácter meramente administrativo relativos a los partes médicos de baja, confirmación y alta emitidos por los facultativos del servicio público de salud o de la mutua, referidos a sus trabajadores y trabajadoras (art. 7.2 del Real Decreto 625/2014, de 18 de julio).

Asimismo, cuando el parte médico de alta sea emitido por el inspector médico del Instituto Nacional de la Seguridad Social o del Instituto Social de la Marina, la entidad gestora que lo emita comunicará a la empresa, a través del citado fichero «INSS EMPRESAS», los datos meramente administrativos relativos al alta médica de sus trabajadores y trabajadoras, en el plazo establecido en el art. 7.4 del Real Decreto 625/2014, de 18 de julio.

Cuando la persona trabajadora pertenezca a algún colectivo respecto del cual la empresa o empleador no tenga obligación de incorporarse al sistema RED, las comunicaciones a que se refiere este artículo se practicarán por medios electrónicos, a través del servicio correspondiente de la sede electrónica de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones (SEDESS), de acuerdo con lo previsto en la regulación de las notificaciones y comunicaciones electrónicas en el ámbito de la Administración de la Seguridad Social, cuando el destinatario esté obligado a su utilización o hubiese optado por ella. En otro caso, la comunicación se realizará mediante correo ordinario, sin perjuicio de la puesta a disposición a través del citado servicio de forma simultánea.

4. Comunicación de datos económicos por parte de la empresa 

La empresa o empresas para las que preste servicios la persona trabajadora a la que se refiera la baja médica transmitirán al Instituto Nacional de la Seguridad Social, a través del sistema RED y en el plazo fijado en el art. 7.2 del Real Decreto 625/2014, de 18 de julio, los datos a comunicar figuran en el anexo III dela Orden ISM/2/2023, de 11 de enero.

La obligación a que se refiere el apartado anterior corresponde a las empresas aun cuando hayan asumido el pago, a su cargo, de la prestación económica de incapacidad temporal, en régimen de colaboración voluntaria, en los términos del art. 102.1.a) de la Ley General de la Seguridad Social.

El acceso a la consulta, el tratamiento y la explotación de los datos remitidos conforme a lo indicado en este artículo únicamente podrán ser realizados por el Instituto Nacional de la Seguridad Social y, en su caso, el Instituto Social de la Marina o la mutua correspondiente. Asimismo, el acceso a la consulta de los citados datos podrá realizarse por la Tesorería General de la Seguridad Social exclusivamente en relación con aquellos aspectos que determinen condiciones de cotización específicas respecto de las personas trabajadoras en situación de baja médica.