Copia básica de contratos e información empresarial a la RLT

Deber empresarial de entregar a la representación legal de los trabajadores una copia básica de los contratos

El art. 8.4 del Estatuto de los Trabajadores configura el deber empresarial de entregar a la representación legal de los trabajadores una copia básica de todos los contratos que deban celebrarse por escrito, a excepción de los contratos de relación laboral especial de alta dirección, respecto de los cuales existe un deber de notificación a dicha representación.

«Con el fin de comprobar la adecuación del contenido del contrato a la legalidad vigente, esta copia básica contendrá todos los datos del contrato a excepción del número del documento nacional de identidad o del número de identidad de extranjero, el domicilio, el estado civil, y cualquier otro que, de acuerdo con la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen, pudiera afectar a la intimidad personal. El tratamiento de la información facilitada estará sometido a los principios y garantías previstos en la normativa aplicable en materia de protección de datos.

La copia básica se entregará por el empresario, en plazo no superior a diez días desde la formalización del contrato, a los representantes legales de los trabajadores, quienes la firmarán a efectos de acreditar que se ha producido la entrega.

Posteriormente, dicha copia básica se enviará a la oficina de empleo. Cuando no exista representación legal de los trabajadores también deberá formalizarse copia básica y remitirse a la oficina de empleo.

Los representantes de la Administración, así como los de las organizaciones sindicales y de las asociaciones empresariales, que tengan acceso a la copia básica de los contratos en virtud de su pertenencia a los órganos de participación institucional que reglamentariamente tengan tales facultades, observarán sigilo profesional, no pudiendo utilizar dicha documentación para fines distintos de los que motivaron su conocimiento».

A efectos sistemáticos, esta obligación deriva directamente del art. 8.4 del ET y se proyecta sobre los contratos formalizados por escrito. Se trata de una obligación distinta, aunque conectada, con el derecho de información y consulta de la representación legal de los trabajadores regulado con carácter general en el art. 64 del ET.

Alcance de la copia básica y protección de datos

La finalidad de la copia básica es permitir a la representación legal de los trabajadores controlar la adecuación del contenido contractual a la legalidad vigente. Por ello, la documentación entregada debe ser suficiente para verificar la modalidad contractual, la identificación empresarial, la causa o circunstancias justificativas cuando proceda, la jornada, duración, grupo o puesto, centro de trabajo y restantes extremos relevantes del vínculo, pero excluyendo los datos especialmente vinculados a la esfera privada del trabajador en los términos del propio art. 8.4 del ET.

A TENER EN CUENTA. El tratamiento de la información contenida en la copia básica queda sometido a la normativa aplicable en materia de protección de datos, sin perjuicio de las facultades de control de legalidad atribuidas a la representación legal de los trabajadores.

Relación con el deber de información escrita a la persona trabajadora

Cuando la relación laboral tenga duración superior a cuatro semanas, el empresario deberá informar por escrito a la persona trabajadora sobre los elementos esenciales del contrato y las principales condiciones de ejecución de la prestación laboral, siempre que tales elementos no figuren ya en el contrato formalizado por escrito (art. 8.5 del ET) . Esta obligación opera en el plano individual de la relación laboral y no sustituye la obligación específica de entrega de copia básica a la representación legal de los trabajadores cuando el contrato deba constar por escrito.

Otras obligaciones de información a la RLT para la empresa

Junto a la entrega de la copia básica de los contratos del art. 8.4 del ET, la empresa debe atender un conjunto más amplio de deberes de información y consulta frente a la representación legal de los trabajadores. Estos deberes encuentran su eje principal en el art. 64 del ET, sin perjuicio de otras obligaciones específicas previstas en preceptos concretos del propio Estatuto de los Trabajadores y en normas especiales.

Información contractual y de empleo: arts. 8.4 y 64 ET

a. Copia básica de los contratos y comunicación de prórrogas y denuncias

Además del deber de entrega de la copia básica previsto en el art. 8.4 del ET, el comité de empresa tiene derecho, conforme al art. 64.4 del ET, a recibir la copia básica de los contratos y la notificación de las prórrogas y de las denuncias correspondientes a los mismos en el plazo de diez días siguientes a que tuvieran lugar.

Esta previsión debe ponerse en conexión con el art. 15.7 del ET, que obliga además a informar a las personas con contratos temporales o de duración determinada, incluidos los contratos formativos, sobre la existencia de puestos de trabajo vacantes, trasladando también dicha información a la representación legal de los trabajadores.

CUESTIÓN

¿El salario debe quedar reflejado en la copia básica del contrato?

El salario es un elemento esencial del contrato y no se considera dato íntimo (no está entre los excluidos del art. 8.4 ET) . Sin embargo, la STS, rec. 189/2019, de 26 de mayo de 2021, ECLI:ES:TS:2021:2211, subraya que la empresa solo está obligada a reproducir en la copia lo que figure en el contrato: si en el contrato se dice “según convenio” o “según pacto”, esa misma fórmula es la que debe figurar en la copia básica; no puede imponerse al empresario que en la copia se refleje una cuantía numérica si no está en el original. 

En paralelo, el art. 28 del ET y su desarrollo por el RD 902/2020 configuran un deber autónomo de registrar salarios medios desagregados por sexo, grupos y categorías, y un derecho de acceso de la RLT a esa información mediante el registro retributivo.

b. Modelos de contrato y documentación de extinción

Junto al art. 8.4 ET, el art. 64.4 ET reconoce al comité de empresa (y, por extensión, a la RLT) un derecho de información reforzado:

• Derecho a recibir la copia básica de los contratos (conexión directa con el art. 8.4 ET) .
• Derecho a recibir, en el plazo de 10 días, la notificación de las prórrogas y de las denuncias (comunicaciones de no renovación o extinción al llegar el vencimiento) de esos contratos.

Esto significa que el deber empresarial no se agota con la entrega inicial de la copia básica:

• Si un contrato temporal se prorroga (dentro de los límites del art. 15 ET) , el empresario debe informar a la RLT de esa prórroga dentro de los 10 días siguientes.
• Si el contrato se denuncia (se comunica la voluntad de no seguir prorrogándolo y dejarlo extinguirse en la fecha prevista), esa denuncia debe igualmente notificarse al comité/RLT en el mismo plazo.

El comité de empresa, por tanto, tiene derecho a conocer los modelos de contrato de trabajo escrito que se utilicen en la empresa, así como los documentos relativos a la terminación de la relación laboral, conforme al art. 64.4.b) del ET. Se trata de una facultad autónoma respecto de la copia básica, orientada a garantizar el control de legalidad y la vigilancia general sobre las condiciones de empleo.

Contenido general del derecho de información y consulta del art. 64 del ET

El art. 64 ET reconoce al comité de empresa el derecho a ser informado y consultado por el empresario sobre aquellas cuestiones que puedan afectar a las personas trabajadoras, así como sobre la situación de la empresa y la evolución del empleo.

La propia norma distingue entre:

a) Información: transmisión de datos por el empresario al comité de empresa para que este tenga conocimiento de una cuestión determinada y pueda proceder a su examen.

b) Consulta: intercambio de opiniones y apertura de un diálogo entre el empresario y el comité de empresa sobre una cuestión determinada, incluyendo, en su caso, la emisión de informe previo.

En la definición y aplicación de estos procedimientos, empresario y representación deben actuar con espíritu de cooperación, atendiendo tanto a los intereses de la empresa como a los de las personas trabajadoras.

a. Información trimestral

Conforme al art. 64.2 del ET, el comité de empresa tiene derecho a ser informado trimestralmente:

a) Sobre la evolución general del sector económico al que pertenece la empresa.

b) Sobre la situación económica de la empresa y la evolución reciente y probable de sus actividades, incluidas las actuaciones medioambientales con repercusión directa en el empleo, así como sobre la producción y ventas, incluido el programa de producción.

c) Sobre las previsiones de celebración de nuevos contratos, con indicación del número de estos y de las modalidades y tipos que serán utilizados, incluidos los contratos a tiempo parcial, la realización de horas complementarias y los supuestos de subcontratación.

d) Sobre las estadísticas de absentismo y sus causas, accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y sus consecuencias, índices de siniestralidad, estudios periódicos o especiales del medio ambiente laboral y mecanismos de prevención utilizados.

b. Información anual en materia de igualdad

Al menos anualmente, el comité de empresa tiene derecho a recibir información relativa a la aplicación en la empresa del derecho de igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres. Dicha información debe incluir el registro retributivo previsto en el art. 28.2 del ET y los datos sobre la proporción de mujeres y hombres en los diferentes niveles profesionales, así como, en su caso, las medidas adoptadas para fomentar la igualdad y la aplicación del plan de igualdad (art. 64.3 del ET) .

c. Información periódica o puntual de especial relevancia

De acuerdo con el art. 64.4 del ET, el comité de empresa tiene derecho a:

a) Conocer el balance, la cuenta de resultados, la memoria y, si la empresa adopta forma societaria por acciones o participaciones, los demás documentos que se faciliten a los socios, en las mismas condiciones que a estos.

b) Conocer los modelos de contrato y los documentos relativos a la terminación de la relación laboral.

c) Ser informado de todas las sanciones impuestas por faltas muy graves.

d) Ser informado por la empresa de los parámetros, reglas e instrucciones en los que se basan los algoritmos o sistemas de inteligencia artificial que afectan a la toma de decisiones que pueden incidir en las condiciones de trabajo, el acceso y mantenimiento del empleo, incluida la elaboración de perfiles.

e) Ser informado por la empresa de las medidas de actuación previstas con motivo de la activación de alertas por catástrofes y otros fenómenos meteorológicos adversos, sin perjuicio de los derechos de información, consulta y participación previstos en la normativa de prevención de riesgos laborales.

d. Información y consulta sobre empleo, organización y decisiones empresariales relevantes

Según el art. 64.5 del ET, el comité de empresa tiene derecho a ser informado y consultado sobre la situación y estructura del empleo en la empresa o centro de trabajo, así como a ser informado trimestralmente sobre la evolución probable del mismo, incluyendo consulta cuando se prevean cambios.

Asimismo, tiene derecho a ser informado y consultado sobre todas las decisiones empresariales que pudieran provocar cambios relevantes en la organización del trabajo y en los contratos de trabajo, así como sobre la adopción de eventuales medidas preventivas, especialmente en caso de riesgo para el empleo.

Además, el comité debe emitir informe, con carácter previo a la ejecución por parte del empresario, sobre las siguientes materias:

a) Reestructuraciones de plantilla y ceses totales o parciales, definitivos o temporales.

b) Reducciones de jornada.

c) Traslado total o parcial de instalaciones.

d) Procesos de fusión, absorción o modificación del estatus jurídico de la empresa con incidencia sobre el empleo.

e) Planes de formación profesional en la empresa.

f) Implantación y revisión de sistemas de organización y control del trabajo, estudios de tiempos, sistemas de primas e incentivos y valoración de puestos de trabajo.

e. Forma, momento y contenido de la información y de la consulta

El art. 64.6 del ET exige que la información se facilite en un momento, de una manera y con un contenido apropiados, que permitan a la representación realizar un examen adecuado y preparar, en su caso, la consulta y el informe.

Por su parte, la consulta debe desarrollarse, salvo previsión específica distinta, en un momento y con un contenido apropiados, en el nivel de dirección y representación correspondiente, de forma que permita a la representación:

a) Reunirse con el empresario.

b) Obtener una respuesta justificada a su eventual informe.

c) Contrastar sus puntos de vista u opiniones y, en su caso, intentar alcanzar un acuerdo.

Los informes que deba emitir el comité deberán elaborarse en el plazo máximo de quince días desde que hayan sido solicitados y remitidas las informaciones correspondientes.

Competencias complementarias de vigilancia y control

El art. 64.7 del ET atribuye además al comité de empresa diversas competencias, entre ellas:

a) Vigilancia del cumplimiento de la normativa laboral, de Seguridad Social y empleo, así como de pactos, condiciones y usos de empresa.

b) Vigilancia y control de las condiciones de seguridad y salud.

c) Vigilancia del respeto y aplicación del principio de igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres, especialmente en materia salarial.

d) Colaboración con la dirección de la empresa en medidas de productividad, sostenibilidad ambiental y conciliación, en los términos legales o convencionales.

e) Información a las personas representadas sobre las materias con repercusión laboral.

Sigilo profesional y confidencialidad

Las facultades de información y consulta del art. 64 ET deben interpretarse junto con el art. 65 ET, relativo a la capacidad y sigilo profesional. Los miembros del comité de empresa y este en su conjunto, así como los expertos que les asistan, deben observar el deber de sigilo respecto de aquella información que, en legítimo y objetivo interés de la empresa o del centro de trabajo, les haya sido expresamente comunicada con carácter reservado.

Ningún documento entregado por la empresa podrá utilizarse fuera del estricto ámbito de aquella ni para fines distintos de los que motivaron su entrega. El deber de sigilo subsiste incluso tras la expiración del mandato representativo.

A TENER EN CUENTA. La empresa puede negarse excepcionalmente a comunicar determinadas informaciones específicas relacionadas con secretos industriales, financieros o comerciales cuando su divulgación pudiera obstaculizar el funcionamiento de la empresa o causarle grave perjuicio, sin que esta excepción alcance a los datos relativos al volumen de empleo.

Información a la representación de los trabajadores en caso de contratas y subcontratas

a. Información derivada del art. 42 del ET en conexión con el art. 64 ET

Sin perjuicio de la información trimestral sobre previsiones de subcontratación a la que se refiere el art. 64.2.c) del ET, cuando la empresa concierte un contrato de prestación de obras o servicios con una empresa contratista o subcontratista, deberá informar a los representantes legales de los trabajadores sobre los siguientes extremos (art. 42.4 del ET) :

a) Nombre o razón social, domicilio y número de identificación fiscal de la empresa contratista o subcontratista.

b) Objeto y duración de la contrata.

c) Lugar de ejecución de la contrata.

d) En su caso, número de personas trabajadoras que serán ocupadas por la contrata o subcontrata en el centro de trabajo de la empresa principal.

e) Medidas previstas para la coordinación de actividades desde el punto de vista de la prevención de riesgos laborales.

Cuando la empresa principal, contratista o subcontratista compartan de forma continuada un mismo centro de trabajo, la primera deberá disponer de un libro registro en el que conste dicha información respecto de todas las empresas implicadas. Este libro estará a disposición de la representación legal de los trabajadores.

b. Información de la contratista o subcontratista a su propia RLT

La empresa contratista o subcontratista deberá informar igualmente a su representación legal, antes del inicio de la ejecución de la contrata, sobre la identidad de la empresa principal para la que se prestarán servicios, incluyendo nombre o razón social, domicilio social y número de identificación fiscal, así como sobre el objeto y duración de la contrata, lugar de ejecución, número de trabajadores ocupados en el centro de trabajo de la principal y medidas de coordinación preventiva (art. 42.3 y 5 ET) .

Información a la representación de los trabajadores en caso de sucesión de empresa

El cedente y el cesionario deberán informar a los representantes legales de sus trabajadores respectivos afectados por el cambio de titularidad de los siguientes extremos (art. 44.6 ET) :

a) Fecha prevista de la transmisión.

b) Motivos de la transmisión.

c) Consecuencias jurídicas, económicas y sociales de la transmisión para las personas trabajadoras.

d) Medidas previstas respecto de los trabajadores.

La información deberá facilitarse con la suficiente antelación antes de la transmisión y, en todo caso, antes de que los trabajadores se vean afectados en sus condiciones de empleo y trabajo. Si cedente o cesionario prevén adoptar medidas laborales, deberán abrir un periodo de consultas en los términos del art. 44.9 del ET.

Información a la representación de los trabajadores en el supuesto de contratos de alta dirección

En los contratos de alta dirección no procede la entrega de copia básica, pero sí el deber de notificación a la representación legal de los trabajadores en los términos del art. 8.4 ET. Además, el empresario debe comunicar al servicio público de empleo el contenido del contrato en el plazo de diez días desde su concertación, conforme al art. 8.3 del ET.

Información a la representación de los trabajadores en caso de contratos de puesta a disposición

La empresa usuaria deberá informar a la representación legal de los trabajadores sobre cada contrato de puesta a disposición y su motivo de utilización dentro de los diez días siguientes a su celebración, conforme al art. 9 de la Ley 14/1994, de 1 de junio, por la que se regulan las empresas de trabajo temporal.

Esta obligación debe ponerse en conexión con el derecho general de información del art. 64 del ET sobre la evolución del empleo y las modalidades contractuales utilizadas en la empresa.

Información algorítmica y presunción de laboralidad en plataformas digitales de reparto

La Ley 12/2021 introdujo una doble novedad relevante en el Estatuto de los Trabajadores. De un lado, añadió al art. 64.4 ET el derecho del comité de empresa a ser informado sobre los parámetros, reglas e instrucciones de los algoritmos o sistemas de inteligencia artificial con incidencia en las condiciones de trabajo, acceso o mantenimiento del empleo. De otro, incorporó la disposición adicional vigesimotercera ET, que presume la laboralidad en el ámbito de las plataformas digitales de reparto cuando la empresa ejerce facultades de organización, dirección y control, de forma directa, indirecta o implícita, mediante gestión algorítmica.

En este ámbito, la obligación de información del art. 64.4.d) ET adquiere una especial relevancia práctica, al permitir a la representación legal de los trabajadores conocer la arquitectura decisional que afecta a asignación de servicios, valoración del desempeño, mantenimiento de la actividad o elaboración de perfiles. (STS n.º 805/2020, de 25 de septiembre, ECLI:ES:TS:2020:2924).

CUESTIONES

¿La empresa cumple sus obligaciones informativas frente a la RLT entregando solo la copia básica de los contratos?

No. La copia básica del art. 8.4 ET constituye una obligación específica en materia contractual, pero no agota los deberes informativos empresariales. Junto a ella, el art. 64 ET reconoce un derecho general de información y consulta sobre empleo, organización, situación económica, subcontratación, igualdad, prevención, algoritmos, medidas frente a catástrofes y demás materias legalmente previstas, además de las obligaciones específicas de información en casos de contratas y subcontratas, sucesión de empresa o puesta a disposición por ETT.

¿La empresa puede limitar el acceso de la RLT a determinada información por razones de confidencialidad?

Sí, pero de forma excepcional y justificada. Conforme al art. 65 ET, la empresa puede atribuir carácter reservado a determinada información y, en supuestos excepcionales, negar la comunicación de informaciones específicas relacionadas con secretos industriales, financieros o comerciales cuya divulgación pueda perjudicar gravemente su funcionamiento o estabilidad económica. En todo caso, esta limitación no alcanza a la información relacionada con el volumen de empleo y debe interpretarse restrictivamente.