Sistema Red. Remisión electrónica de documentos

NOVEDAD: La Orden ESS/485/2013, de 26 de marzo, por la que se regulan las notificaciones y comunicaciones por medios electrónicos en el ámbito de la Seguridad Social, establce la extensión de la obligatoriedad de incorporación a dicho sistema al resto de las empresas, agrupaciones de empresas y demás sujetos responsables del cumplimiento de la obligación de cotizar.

Repaso histórico y normativo

Dentro del ámbito específico de la Administración de la Seguridad Social el uso y aplicación de técnicas y medios electrónicos para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias se ha regulado en la Orden de 3 de abril de 1995, sobre uso de medios electrónicos, informáticos y telemáticos en relación con la inscripción de empresas, la afiliación, altas y bajas de trabajadores, la cotización y la recaudación; medios y procedimientos que, bajo la denominación «Sistema de remisión electrónica de datos (Sistema RED)», han sido objeto de implantación y desarrollo progresivo a través de sucesivas resoluciones de la Dirección General de la Tesorería General de la Seguridad Social, dictadas en aplicación de la referida Orden ministerial.

El alcance y las condiciones de utilización del Sistema RED se han ido perfilando, asimismo, al amparo de lo previsto en el artículo 30 de la Ley 50/1998, de 30 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social, en aplicación del cual, por una parte, la Orden TAS/399/2004, de 12 de febrero, sobre presentación en soporte informático de los partes médicos de baja, confirmación de la baja y alta correspondientes a procesos de incapacidad temporal, ha extendido su ámbito de aplicación a la presentación de partes médicos de baja, confirmación de baja y alta correspondientes a procesos de incapacidad temporal, y, por otra parte, por la Orden TAS/1562/2005, de 25 de mayo, por la que se establecen normas para la aplicación y desarrollo del Reglamento general de recaudación de la Seguridad Social, se determinaron los supuestos de incorporación obligatoria a dicho sistema, tras su reforma por la Orden TIN/2777/2010, de 29 de octubre, y recientemente en el ámbito del Régimen Especial del Mar se ampliaron esos supuestos por Orden ESS/229/2012, de 9 de febrero, por la que se establecen para el año 2012 las bases de cotización a la Seguridad Social de los trabajadores del Régimen Especial del Mar incluidos en los grupos segundo y tercero.

A su vez, diversas normas reglamentarias de Seguridad Social, tales como la Disposicion Adicional 5 de Real Decreto 1391/1995, de 4 de agosto , del Reglamento general de la gestión financiera de la Seguridad Social; la Disposicion Adicional 6 de Real Decreto 2064/1995, de 22 de diciembre , del Reglamento general sobre cotización y liquidación de otros derechos de la Seguridad Social; el art. 38 de Real Decreto 84/1996, de 26 de enero , del Reglamento general sobre inscripción de empresas y afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores en la Seguridad Social y las Disposicion Adicional 4,DA5 de Real Decreto 1415/2004, de 11 de junio , del Reglamento general de recaudación de la Seguridad Social, también contemplan la posibilidad de utilizar los procedimientos y medios que conforman el Sistema RED para la realización de actuaciones administrativas y el suministro de datos o documentos relativos a las materias reguladas por tales reglamentos, quedando habilitada la Ministra de Empleo y Seguridad Social para determinar las condiciones de uso del citado sistema, bien de forma expresa en esos mismos preceptos o bien mediante las correspondientes disposiciones finales sobre facultades de aplicación y desarrollo de los respectivos reglamentos.

Finalmente, el art. 132 de Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre , ha introducido la obligatoriedad de notificación por medios electrónicos, informáticos o telemáticos de los actos administrativos que traigan causa o se dicten como consecuencia de los datos transmitidos electrónicamente a través del Sistema RED.

En base a las referidas previsiones legales y con el objetivo de sistematizar los criterios en ellas establecidos, así como prever la extensión de la obligatoriedad de incorporación a dicho sistema al resto de las empresas, agrupaciones de empresas y demás sujetos responsables del cumplimiento de la obligación de cotizar encuadrados en cualquiera de los regímenes del sistema de la Seguridad Social, con independencia del número de trabajadores que mantengan en alta, se reguló en un texto único la utilización de medios electrónicos, informáticos y telemáticos en las actuaciones de inscripción de empresas, afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores, cotización y recaudación de empresas y trabajadores, comunicación de partes médicos de baja, de confirmación de la baja y alta correspondiente a procesos de incapacidad temporal, así como cualquier otra actuación que se determine en el ámbito de la Seguridad Social a través del Sistema RED, publicándose la ORDEN ESS/484/2013, DE 26 DE MARZO, POR LA QUE SE REGULA EL SISTEMA DE REMISIÓN ELECTRÓNICA DE DATOS EN EL ÁMBITO DE LA SEGURIDAD SOCIAL.

Ámbito de Actuación

1. El Sistema de remisión electrónica de datos (en adelante, Sistema RED), es un servicio gestionado por la Tesorería General de la Seguridad Social para el intercambio electrónico de datos o documentos, así como para la comunicación de actuaciones administrativas entre ésta y los autorizados para ello, con el fin de facilitar el cumplimiento de las obligaciones de Seguridad Social por parte de los sujetos responsables en las siguientes materias (1):

• a) Inscripción de empresas, afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores, cotización y recaudación de empresas y trabajadores en el ámbito de la Seguridad Social en los términos y condiciones previstos en cada momento por la normativa aplicable a estas materias.
• b) Comunicación de partes médicos de baja, de confirmación de la baja y de alta correspondiente a procesos de incapacidad temporal cuya gestión esté encomendada a la entidad gestora o a la mutua de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social, en los términos establecidos en la Orden TAS/399/2004, de 12 de febrero, sobre presentación en soporte informático de los partes médicos de baja, confirmación de la baja y alta correspondientes a procesos de incapacidad temporal.
• c) Cualquier otra actuación que venga exigida en la normativa de la Seguridad Social, cuya gestión venga atribuida a la Tesorería General de la Seguridad Social en la forma y con las especificaciones técnicas que establezca por resolución de su Director General.

2. Las notificaciones de los actos administrativos que traigan causa o se dicten como consecuencia de los datos que deban comunicarse electrónicamente a través del Sistema RED se efectuarán en la sede electrónica de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social, de acuerdo con lo previsto en la art. 132 de Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre , así como en la Orden ESS/485/2013, de 26 de marzo, por la que se regulan las notificaciones y comunicaciones por medios electrónicos en el ámbito de la Seguridad Social.

3. La incorporación al Sistema RED será obligatoria para los sujetos responsables de la obligación de cotizar citados en el punto 1 de este apartado. Los restantes sujetos responsables podrán incorporarse voluntariamente para la realización de los trámites administrativos que en cada momento permita dicho sistema para estos colectivos. En todo caso se precisará para la incorporación la autorización previa otorgada por la Tesorería General de la Seguridad Social.

2. A los efectos indicados, las empresas, agrupaciones de empresas y demás sujetos responsables del cumplimiento de la obligación de cotizar encuadrados en cualquiera de los regímenes del sistema de la Seguridad Social, con independencia del número de trabajadores que mantengan en alta, estarán obligados a su incorporación al Sistema RED, sin perjuicio de:

• En el caso de los TRABAJADORES INCLUIDOS EN EL RÉGIMEN ESPECIAL DE LA SEGURIDAD SOCIAL DE LOS TRABAJADORES POR CUENTA PROPIA O AUTÓNOMOS, con excepción de los correspondientes al Sistema Especial de Trabajadores por Cuenta Propia Agrarios, SÓLO ESTARÁN OBLIGADOS A SU INCORPORACIÓN EFECTIVA AL SISTEMA RED LOS QUE AL MISMO TIEMPO TENGAN LA CONDICIÓN DE EMPRESARIOS OBLIGADOS A TRANSMITIR POR DICHO SISTEMA LOS DATOS RELATIVOS A SUS TRABAJADORES, EN CUYO CASO TAMBIÉN ESTARÁN OBLIGADOS A TRANSMITIR POR EL MISMO SISTEMA SUS PROPIOS DATOS COMO TRABAJADORES AUTÓNOMOS.
• La incorporación al Sistema RED NO SERÁ OBLIGATORIA PARA LAS EMPRESAS, AGRUPACIONES DE EMPRESAS Y DEMÁS SUJETOS RESPONSABLES DEL CUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACIÓN DE COTIZAR ENCUADRADOS EN EL RÉGIMEN GENERAL, POR LO QUE RESPECTA A LOS COLECTIVOS DE PROFESIONALES TAURINOS Y REPRESENTANTES DE COMERCIO Y A LOS SISTEMAS ESPECIALES PARA EMPLEADOS DE HOGAR Y DE LA INDUSTRIA RESINERA, ASÍ COMO EN EL RÉGIMEN ESPECIAL DE LOS TRABAJADORES DEL MAR, RESPECTO A LOS TRABAJADORES POR CUENTA PROPIA.

Pasos para la incorporación al Sistema RED

Para incorporarse correctamente al Sistema RED, las empresas y profesionales tienen que realizar un proceso que se divide en seis fases

Exención de la obligación de presentación de la relación nominal de trabajadores.

En aquellos supuestos en los que existiendo transmisión electrónica de la relación nominal de trabajadores a través del Sistema RED, y por razones técnicas la Tesorería General de la Seguridad Social no pueda calcular la liquidación correspondiente, no será necesario adjuntar, para su sellado y validación, dicha relación nominal de trabajadores (documentos serie TC-2) al boletín de cotización (serie TC-1) en el momento del ingreso de las cuotas en cualquiera de las oficinas recaudadoras autorizadas. Al respecto, en la casilla del boletín de cotización (serie TC-1) reservada a firma y sello del empresario se indicará (Disposicion Adicional 1 de Orden ESS/484/2013, de 26 de marzo ):

«No acompaña TC-2

Autorización TGSS número.......... de fecha................»

(1) Las actuaciones administrativas, para el intercambio de datos o documentos, en el Sistema RED podrán llevarse a cabo por los sujetos responsables del cumplimiento de las obligaciones bien en nombre propio o bien por medio de representante.